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Curso Online

SECRETÁRIA EXECUTIVA

1

ESSE CURSO FOI CRIADO E É

PROMOVIDO PELA INSTITUIÇÃO

2

Todos os Direitos Reservados ®

3

_Conceitos

_Natureza da Função e Importância

_Responsabilidades

_Obstáculos

_Conhecimentos Desejáveis

_Atributos

_Qualidades Indispensáveis

_Base para a Prática da Profissão

Perfil da Profissional 1

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CONCEITOS Ser secretária executiva é promover uma assessoria

completa para organização na qual faz parte. É dominar

habilidades requeridas num escritório, demonstrar

capacidade para assumir responsabilidades e,

principalmente, ter iniciativa.

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No dia a dia, este profissional deve ser mais do que “a

pessoa que digita, anota e comunica compromissos”.

Ela deve manter seu arquivo organizado e atende

telefonemas. Deve assumir decisões de nível gerencial e

transmitir segurança na realização das tarefas.

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É importante conhecer totalmente o papel da secretária

executiva, o que faz cada cargo na empresa, conhecer os

métodos de trabalho em um escritório assim como o os

sistemas de informações. Neste curso, você terá uma visão

muito mais ampla do que é ser uma secretária.

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NATUREZA DA FUNÇÃO E IMPORTÂNCIA

Esta profissão exige descrição. Uma boa secretária executiva deve

desenvolver habilidades relativas a finanças, economia, marketing,

administração, comércio exterior, contabilidade, tributação e relações

humanas no trabalho. Para alcançar o êxito é importante ser

perseverante, aprender sempre e quebrar paradigmas.

É preciso conhecer fielmente suas RESPONSABILIDADES, atravessar

OBSTÁCULOS e ter CONHECIMENTOS DESEJÁVEIS, ATRIBUTOS e

QUALIDADES INDISPENSÁVEIS para o perfeito desempenho da função.

Principais Responsabilidades

Participação Ativa em Encontros

Preparação de Eventos

Redação de Correspondências

Preparação de Relatórios Administrativos

Digitação e Edição de Textos e Planilhas

Supervisão e Treinamento de Auxiliares

Seleção e Recomendação de Equipamentos para Escritório

Aquisição de Material de Uso Diário

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X Falta de Informação

X Falta de Experiência

X Desleixo com a expressão corporal e roupas

X Medo exagerado das situação e métodos novos.

X Incapacidade para boa comunicação

X Desinteresse pessoal e profissional

X Falta de criatividade

X Não clareza do seu papel na organização

X Fofocas/Impertinência/Egoísmo

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Principais Obstáculos

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Conhecimentos desejáveis

o Procedimentos de trabalho do máximo de setores possíveis

o Objetivos da Empresa: Missão/Visão/Valores.

o Fluxogramas/Organogramas/Diagramas

o Psicologia Social

o Sólidos conhecimentos sobre administração

o Idiomas (no mínimo o inglês)

o Conhecimentos sobre organização do trabalho

o Conhecimento mínimo de todos produtos/serviços da empresa

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Atributos

Espírito Cooperativo para Trabalhar em Equipe

Cuidado com a Aparência

Bons Hábitos de Higiene e saúde

Atualização Constante (“sede de conhecimento”)

Saber Interpretar a Metodologia de Execução do Trabalho

Espírito de Iniciativa e Criatividade

Inteligência para Respeitar a Autoridade Hierárquica

Sugerir/Desenvolver Alternativas de Execução de Tarefas

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Qualidades Indispensáveis

Segurança Profissional

Bom Senso

Equilíbrio Emocional

Habilidade e Intuição para tomar Decisões Sábias

Ponderação diante de Situações Complexas

Humildade

Organização e Capacidade de Planejamento

Disponibilidade

Senso de Humor

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BASE PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO

Nossa sugestão é:

Comece em uma empresa que você possa atingir suas

metas e satisfazer as suas necessidades primárias.

Nesta empresa, aprenda rapidamente a desempenhar

todas as tarefas. Reconheça a política da empresa. Faça

sobressair seus valores pessoais. Pense que, se algum dia

você tiver que deixar a empresa, que você saia sendo

indicada para outras melhores por conta da boa atuação.

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BASE PARA A PRÁTICA DA PROFISSÃO

Mesmo em tempos de crise financeira e econômica (como a

que estamos enfrentando atualmente), uma profissional da

importância da secretária é sempre requisitada e mantida.

Se já é complicado para uma empresa manter o bom

desempenho com a agenda organizada, imagina para

empresas que não cumprem compromissos importantes por

conta da má gestão de horários, de tarefas ou de qualquer

adversidade que sempre ocorrem nas empresas.

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_Conceitos

_Princípios Éticos

_Faltas Contra a Dignidade No Trabalho

_Recomendações a um Iniciante

Ética Profissional 2

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CONCEITOS

Ética é um conjunto de princípios que visa disciplinar e regular

os costumes, a moral e a conduta das pessoas.

A ética é utilizada para conceituar deveres e estabelecer regras

de conduta no desempenho das atividades profissionais e em

seu relacionamento com clientes e demais pessoas.

17 PRINCÍPIOS ÉTICOS

Honestidade no trabalho e lealdade para com a empresa.

Respeito à dignidade da pessoa humana.

Execução do trabalho no mais alto nível de rendimento.

Saber gerir segredos da empresa.

Respeito aos chefes, colegas e subordinados.

Prestação de contas aos superiores hierárquicos.

Observação das normas administrativas da empresa.

Apoio a esforços para aperfeiçoamento da profissão.

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FALTAS CONTRA A

DIGNIDADE NO TRABALHO

Utilizar informações e influências para conseguir vantagens pessoais.

Negar-se a prestar colaboração nas dependências da entidade.

Estimular a discórdia, fofocas e conflitos, propositalmente.

Não prestar ajuda aos companheiros, independente de qualquer hierarquia.

Delegar execução de trabalhos confidenciais que foram lhe atribuídos.

Prestar serviço de forma deficiente, demorar injustamente sua execução ou

abandoná-lo sem motivo.

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RECOMENDAÇÕES A UM INICIANTE

• Deixe suas preocupações fora do escritório;

• Procure melhorar sua capacidade de observação;

• Trate com paciência e compreensão todas as pessoas;

• Seja simpático, agradável, amável e prestativo com todos;

• Desenvolva a iniciativa e a criatividade escondida em você;

• Amplie o conhecimento sobre seu trabalho sempre que possível;

• Desenvolva seu senso de responsabilidade e;

• Seja disciplinado com seus próprios objetivos pessoais.

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_Eficiência e Eficácia Profissional

_Ambiente de Trabalho

_Como Recepcionar o Visitante

Rotina do Trabalho 3

21

ROTINA DE TRABALHO

A secretária executiva é quem organiza todas as atividades

administrativas da diretoria, a qual ela está subordinada.

Ela que é a responsável por manter os contatos com as

organizações que de alguma maneira a empresa participa,

por lembrar as atividades que serão desempenhadas pelo

chefe ao longo do dia, por fazer com que o chefe seja

lembrado das suas obrigações na empresa.

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1. Redigir e-mails, memorandos, bilhetes e outros documentos comuns.

2. Dar solução aos assuntos pendentes.

3. Colocar a mesa do executivo em ordem.

4. Atender ao chefe.

5. Cuidar dos instrumentos de trabalho.

6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas, assuntos, reuniões, etc.

7. Atender aos telefonemas e solicitações de entrevistas.

ROTINA DE TRABALHO

23

8. Selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo chefe.

9. Organizar arquivos.

10. Estabelecer contatos com outros departamentos.

11. Prestar informações.

12. Transmitir recados.

13. Redigir e digitar correspondência.

14. Deixar a mesa sempre em ordem.

ROTINA DE TRABALHO

24

15. Manter equipamentos em condição de uso.

16. Estocar material suficiente.

17. Receber, classificar e distribuir correspondências.

18. Manter atualizado o arquivo de endereços

19. Providenciar reservas de hotéis, passagens, documentos, etc.

20. Conhecer o que a empresa produz ou dos serviços que prestam.

ROTINA DE TRABALHO

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21. Colocar tudo ao alcance da mão da equipe e do executivo.

22. Ter atenção ao conferir uma digitação.

23. Levar as atividades até o fim.

24. Manter a calma diante de situações difíceis.

25. Atender e fazer chamadas telefônicas.

26. Anotar recados.

ROTINA DE TRABALHO

26

Uma pessoa eficaz é aquela que faz aquilo que deve ser feito,

que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.

A eficiência diz respeito a como fazer e está relacionada às

ações a serem realizadas. É uma questão de custo-benefício,

onde buscamos ter o mínimo de perdas e/ou desperdício.

Uma relação entre os resultados obtidos e os recursos

empregados.

EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

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EXEMPLO 1:

Cláudio vendeu sua quota de produtos. Eliza

também. Porém Eliza gastou 30% de gasolina

a menos. Neste caso, se a meta era vender a

quota, ambos foram eficazes, mas Eliza foi

mais eficiente do que Cláudio.

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EXEMPLO 2:

Se toda a sua equipe entregou o relatório na

data prevista, logo, foram eficazes. Mas

César, que era um dos membros da equipe,

conseguiu fazê-lo e ainda sobrou tempo para

realizar a próxima tarefa do dia, ou mesmo

para aproveitar o resto do dia e ir ao cinema.

Logo César foi mais eficiente que os demais.

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Executar tarefas de forma eficiente e eficaz é fator

de sucesso, tanto para o profissional, tanto para a empresa.

Em âmbito pessoal, significa dar abertura para novas

oportunidades de promoções, para tarefas mais desafiadoras e

mais estimulantes, e para âmbito profissional, significa melhor

uso do tempo do diário de serviço, oferecendo assim, maior

produção, e consequentemente, maior lucro.

EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

30

Para se ter eficiência, assegure-se que você entendeu

claramente a tarefa que lhe foi designada.

Certifique-se ter compreendido até onde vai a sua

responsabilidade e sua autoridade. Negocie com seu chefe quais as

tarefas que você pode executar sem precisar consultá-lo, pois isso

economiza tempo. Pergunte ao seu chefe quem pode tomar as

decisões na ausência dele. Cada segundo é importante.

EFICIÊNCIA E EFICÁCIA

31

AMBIENTE

DE TRABALHO

A disposição dos móveis deve ter em vista, sobretudo, a

racionalização e a redução dos movimentos. Deve-se guardar

o material que não está sendo utilizado, cuidar do arejamento

da sala e guardar os papéis em arquivos ou pastas.

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Em relação a utilização da agenda, certifique-se de anotar (além de

reuniões, compromissos, e etc.) dias e horas para, por exemplo,

fazer backup de arquivos, organizar bolo de papéis, arquivos, e

outros. É um processo simples, mas que traz grandes benefícios.

Evite acúmulos! No caso da papelada, caso elas não sejam

de uso frequente, verifique a possibilidade de digitalizá-las e,

posteriormente, salvá-las em uma mídia. (CD, DVD, Pendrive e etc.)

AMBIENTE DE TRABALHO (Agenda)

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Arquivos é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua

data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos

por um organismo público ou privado, independente de sua atividade

empresarial e conservado para efeitos administrativos;

Os arquivos tem por objetivo manter a organização ou a instituição

em perfeitas condições de funcionamento. Arquivos organizados

geram segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade, melhor acesso

AMBIENTE DE TRABALHO (Arquivos)

.

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Regras básicas para organização dos arquivos:

- Não empilhe papéis.

- Use etiquetas para facilitar a organização e procura de documentos.

- É preciso estabelecer dia e hora para a organização do arquivo.

- Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha separados

os arquivos de um e do outro.

AMBIENTE DE TRABALHO (Arquivos)

.

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- Computador e impressora (com digitalizadora, de preferência).

- Agenda e/ou bloco para recados.

- Pastas para guardar documentos em geral.

- Lápis, Caneta, Carimbo da Empresa, Clipes, Elásticos, Papel, etc.

- Telefone fixo e celular.

AMBIENTE DE TRABALHO (Principais Materiais)

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Como Recepcionar O Visitante

- Procure saber o nome da visita,

a qual organização pertence e qual o

propósito da visita.

- Visitas frequentes devem ser atendidas

com o mesmo bom humor.

- Demonstre reconhecimento pelo nome.

- Manifeste vontade de ajudar o visitante

a alcançar seus propósitos.

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Como Recepcionar O Visitante

- Nunca julgue uma visita pela aparência.

- Proteja o tempo de seu executivo.

Resolva tudo o que estiver ao seu alcance.

- Ao conduzir o visitante à sala de seu

superior, caminhe ao lado dele, abra a

porta sem ficar de costas, peça para que

sente, apresente-o e saia da sala.

- Evite interromper a entrevista,

exceto em caso de urgência.

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Relações Humanas 4 _Aspectos do Comportamento Humano

_Relacionamento com Chefes, Clientes e Colegas

_Eficácia da Comunicação

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ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO

É importante conhecer a si mesmo e ao

mesmo tempo, compreender os outros.

Como secretária, tenha uma boa convivência grupal.

Desenvolva suas aptidões para o bom relacionamento humano,

afinal você, mais do qualquer um, tem o poder de gerenciá-lo.

40

Alguns comportamentos que podem obter atritos:

Reações agressivas •

Interromper quem está falando •

Passar por cima dos outros •

Falta de modéstia e a presunção •

ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO

41

Alguns comportamentos consideráveis

que auxiliam no bom comportamento humano:

✓ Ouvir tão bem quanto falar.

✓ Não interromper conversas.

✓ Não impor as próprias ideias.

ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO

42

O comportamento humano é sempre reflexo da maneira

pela qual o indivíduo vê a realidade que o cerca

(independente do comportamento estar certo ou errado).

Essa percepção é a grande responsável pela formação da

cultura de um grupo ou organização. Vejamos a seguir os

principais aspectos do comportamento humano.

ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO

43

Os principais aspectos do comportamento humano são:

▪ Atitudes.

▪ Motivação.

▪ Satisfação de necessidades.

▪ Frustração.

▪ Comportamento defensivo.

▪ Estereótipos

ASPECTOS DO COMPORTAMENTO HUMANO

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RELACIONAMENTO COM

CHEFES, CLIENTES E COLEGAS

Sabemos como é difícil agradar a todos. Entretanto, existem itens

que são importantes para a boa convivência organizacional, seja

com chefe, clientes e colegas de trabalho.

Vejamos a seguir estes principais itens.

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➢ Conheça sua organização.

➢ Não favoreça ninguém.

➢ Troque ideias com colegas

➢Manifeste sempre vontade de cooperação.

➢ Apoie as políticas da empresa.

➢ Evite discutir assuntos que tratou com seu chefe.

➢ Aprenda a contornar as situações difíceis.

➢ Evite entrar a todo instante na sala de seu chefe.

➢ Evite sentar ao lado de seu chefe se não for convidado.

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➢ Não recusar trabalhos que você nunca fez.

➢ Não se lastimar da sua vida e nem bisbilhotar a dos outros.

➢ Tenha paciência.

➢ Procure desempenhar o trabalho de forma eficiente.

➢ Saiba aceitar as críticas.

➢ Use sempre o tratamento adequado ao dirigir-se aos chefes.

➢ Jamais conclua que seu chefe não é inteligente ou competente.

47

EFICÁCIA DA

COMUNICAÇÃO

Comunicação significa tornar comum,

trocar opiniões, fazer saber; implica

participação, interação, noção de

mensagens. É um processo de

participação de experiências, que

modifica a disposição mental das

partes envolvidas.

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Regras para uma boa comunicação:

- Falar com clareza.

- Certificar-se de que foi bem compreendido.

- Saber ouvir.

- Estar atento a comunicação não-verbal.

- Falar olhando nos olhos.

- Sorrir.

- Evitar gíria.

EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO

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A comunicação é determinada pelo emissor, por sua posição, pelo

status que ocupa na organização, pela credibilidade e reputação

que desfruta, pelas experiências passadas de comunicação.

Quanto existe comunicação, existe a

necessidade de passar uma mensagem importante.

EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO

50

Na comunicação, há determinadas expectativas que devem ser

consumadas quando uma pessoa entra em contato com outra.

Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente daquilo

que o receptor espera dele.

Quando isso ocorre, não se estabelece

uma comunicação positiva.

EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO

51

Apresentar dificuldades próprias, como problemas pessoais e

emocionais, quando o receptor também tem os seus próprios,

pode de tal maneira prejudicar o estabelecimento e a

efetividade da comunicação, provocar reações negativas e

não gerar nenhuma receptividade. E é isso que a secretária

executiva deve tentar prever e gerenciar.

EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO

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O sucesso da comunicação depende de adaptar as tentativas

de intercomunicações à ocasião, situação, ao tema, às

pessoas envolvidas, etc. Uma mensagem deve ser coerente.

A incoerência reduz a probabilidade de que uma mensagem

seja entendida. A incoerência deve ser banida numa

mensagem ou num fluxo de informações grandes,

como existe em grandes empresas.

EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO

53

A secretária deve acompanhar todo o processo da

comunicação para verificar se a mensagem foi

compreendida como ela deseja.

Se o tempo é determinante, a comunicação face-a-face, ou

por telefone (ao invés de e-mails), talvez

seja a mais recomendável.

EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO

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Evite obstáculos sérios à comunicação com o uso

de linguagem simples. A complexidade de linguagem

é a principal barreira à boa comunicação.

Crie uma atmosfera de comunicação simples e mútua

entre os membros de uma organização. A compreensão de

todos é fundamental para cumprir os objetivos da empresa.

EFICÁCIA DA COMUNICAÇÃO

55

O trabalho executado pela secretária executiva faz com que o

tempo seja otimizado, que os compromissos sejam

cumpridos, que a empresa seja respeitada por cumpri-los e

que todos os diretamente relacionados com a empresa sejam

atendidos da melhor maneira possível.

A secretária executiva é essencial para o sucesso da empresa

56

PARAB ÉNS

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SECRE TÁRIA EXECU TIVA

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