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SENSIBILIZACIÓNCultura LEAN
Iurreta, 18 Marzo de 2015
José Ignacio Llorente
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Agenda de la jornada
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� Acogida y presentación de la jornada 9:00 – 9:15
� Presentación “Cultura LEAN” 9:15 – 10:00
� Taller por grupos 10:00 – 11:30� Definición de valor� Actividades de Valor añadido vs. Despilfarros� Herramientas básicas Lean
� Pausa 11:30 – 12:00
� Puesta en común taller 12:00 – 13:00
� Charla motivacional final 13:00 – 13:45
� Cierre de la jornada 13:45 – 14:00
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Objetivos de la jornada
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Se persiguen fundamentalmente dos propósitos:
1. Adquirir un conocimiento básico de lo que supone la forma de pensar Lean en las organizaciones
2. Entender los conceptos de valor y despilfarro en nuestros procesos
3. Terminar la jornada con interés por aplicar esta forma de pensamiento en nuestras organizaciones
Tknika: Sensibilización cultura Lean
ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LEAN OFFICE
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� En departamentos administrativos o de soporte de cualquier empresa u organización (RR.HH, Contabilidad, Compras).
� En empresas públicas o privadas.
� En la gestión de la Administración, de hospitales, de centros educativos, bancos, oficinas y despachos, empresas hosteleras etc. En definitiva, en cualquier sector .
¿Y PARA QUÉ?• Ser más eficiente• Aumentar la satisfacción del Cliente • Reducir costes• Desarrollar a las personas• Dominar los procesos
En el sector servicios las posibilidades de mejora con esta metodología son mayores aún que en entornos industriales
Tknika: Sensibilización cultura Lean 5
• Falta de visibilidad del proceso.
• Personas con un perfil más complejo.
• No habituados a objetivos concretos sobre sus procesos.
• Falta de datos de partida:� No suele haber datos sobre el proceso “propio”
� Dificultades para obtener datos
� La obtención de información pasa por la implicación de los actores
• Compartimentación:� Incomunicación
� Dificultad para ver el proceso global
� Inexistencia de dinámicas de mejora (y mucho menos transversales…)
Principales diferencias de los PROCESOS ADMINISTRAT IVOS
O DE GESTIÓN frente a PROCESOS OPERACIONALES :
Tknika: Sensibilización cultura Lean 6
¡NO HAY VISIBILIDAD DEL PROCESO!
Tknika: Sensibilización cultura Lean
PERO, ¿QUÉ ES LEAN?
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
ORIGEN
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� Esta filosofía nació en Toyota (Japón) como respuestaa una situación de extrema falta de recursos ycompetitividad tras la II guerra mundial.
� Toyoda Kiichiro , presidente de Toyoda, se dio cuentade la necesidad imperiosa de incrementar laproductividad con el fin de asegurar su supervivencia.
� Taiichi Ohno desarrolló un sistema de producción(Toyota Production System ) centrado en laminimización sistemática de los despilfarros y lareducción del Lead Time .
02-09-1945 Hirohito firma la rendición de Japón sobre el acorazado Missouri
Tknika: Sensibilización cultura Lean
ORIGEN II
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� Desplegado en todo el mundo, el TPS condujo ,tanto a Toyota como a las compañías japonesasque adoptaron este sistema, a obtener buenosresultados .
� Científicos norteamericanos del MIT* estudiaronesta evolución y transmitieron sus conceptos ymetodologías al mundo occidental. Nace eltérmino Lean Manufacturing.
� Empresas occidentales de distintos sectores seadhieren masivamente a esta corrienteobteniendo muy buenos resultados .
Roger B. Smith, presidente de G.M. con Eiji Toyod a,
presidente de Toyota en la planta de Nummi en 1985 .
Tknika: Sensibilización cultura Lean
CONCEPTO
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“ Un camino hacia la satisfacción del cliente y la mejora de la productividad por la vía de la reducción del desperdicio
“
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Y más concretamente:
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• Definicion de la Lean Academy:
� Maximizar el valor para nuestros clientes mientrasminimizamos los despilfarros . Crear más valor para nuestrosclientes con menos recursos. (“Hacer más con menos”)
• Definición del NIST*
� Iniciativa sistemática.
� Cuyo objeto es la identificación y eliminación del despilfarro.
� Mediante la mejora continua.
� Haciendo fluir el producto cuando el cliente lo necesita (Pull).
� Bajo la convicción de que todo, siempre, es mejorable.
� Aplicable tanto a fabricación como a servicios.
* National Institute of Standarization and Technology
Tknika: Sensibilización cultura Lean
OBJETIVO Y FUNDAMENTOS LEAN
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• Objetivo
• Ser más eficiente.
• Alcanzar la satisfacción del Cliente al mínimo coste y apoyándonos en nuestro capital humano.
• Fundamentos:
• Detección de los despilfarros.
• Desarrollar la implicación y el respeto por las personas.
Satisfacción cliente
Coste Plazos
Garantizar la satisfacción cliente:
calidad, plazos de entrega y precio
Reducir
los costes
Reducir el
lead-time
Fujio Cho presidente de Toyota: “First we build people, and then we build cars”
Tknika: Sensibilización cultura Lean
LOS 5 PRINCIPIOS DEL LEAN
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Definir el valor
Identificar el flujo de valor y eliminar
despilfarros
JIT
Mejora continua.
Perfección
Jidoka – 0 defectos
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33
4
55
Tknika: Sensibilización cultura Lean
1. DEFINIR EL VALOR
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y el cliente está dispuesto a pagar por ello.
Modifica el producto o la información.
Se hace bien a la primera
Es necesario definir valor desde el punto de vista del cliente
Tknika: Sensibilización cultura Lean 15
¿Cuál es el valor para el cliente?
Tknika: Sensibilización cultura Lean
¿Cuál es el valor para el cliente?
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
2. IDENTIFICAR EL FLUJO DE VALOR
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¿Cuáles son nuestros procesos?
¿Qué procesos y actividades añaden valor?
¿Qué procesos y actividades no añaden valor?
Tknika: Sensibilización cultura Lean 18
Lead
Time
OP 1 OP 2 OP 3
Despilfarros
VA VA VA
VALORDESPILFARRO
2. IDENTIFICAR EL FLUJO DE VALOR
LEAN SE CENTRA EN ELIMINAR DESPILFARROS
Tknika: Sensibilización cultura Lean
2. IDENTIFICAR EL FLUJO DE VALOR LOS 7+1 DESPILFARROS
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8º Despilfarro: Deficiente utilización de las perso nas
Tknika: Sensibilización cultura Lean
3. JIDOKA. 0 DEFECTOS
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Sakichi Toyoda
Fundador de Toyoda
Tknika: Sensibilización cultura Lean
4. JIT (JUST IN TIME)
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Fabricar los productos demandados en el momento demandado y en la
cantidad demandada.
JAT•Producir al mínimo de stocks
•El lead time más corto
•Sincronizado con el cliente
•En flujo continuo
•Cuando el cliente lo demanda = PULL
Tknika: Sensibilización cultura Lean
4. JIT (JUST IN TIME) Ejemplo de flujo discontinuo - Lean Service
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Tratamiento de reclamaciones
Validación de la respuesta
Envío postalSTOCK
STOCK
STOCK
Tiempo: 36 segTiempo real (1h/seg) = 36 h
Enfoque hacia eficiencias individuales sin atender a cómo avanza el flujo de valor.
Tknika: Sensibilización cultura Lean
5. MEJORA CONTÍNUA. Búsqueda de la perfección.
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Tiempo
Resultados: satisfacción y eficiencia
Mejora
� Progreso a "PEQUEÑOS PASOS“.� Basado en conocimientos convencionales.� Los operacionales son los actores, aprovechando su “saber hacer” y
facilitando su implicación y responsabilización.� Requiere continuidad.
Tknika: Sensibilización cultura Lean 24
� Medir
� Analizar la situación actual
� Buscar causas
� Definir soluciones
� Definir objetivos
� Formar, instruir para la acción
� Poner en marcha los indicadores
� Aplicar
� Verificar la consecución de los
resultados
� Intervenir si es necesario para rectificar
� Determinar las causas que han provocado
las derivas respecto a los objetivos
� Establecer las reglas a fin de
estabilizar los resultados en el proceso.
� Generalizar la solución a otros
sectores y procesos implicados
5. MEJORA CONTÍNUA. Búsqueda de la perfección.
Tknika: Sensibilización cultura Lean 25
NO HAY FINAL
Buscando e identificando los despilfarros
Desarrollando la capacidad y la implicación de las personas para
identificarlos y resolver los problemas
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RESULTADOS
Papeles
Costes
Productividad
Lead Time
Satisfacción cliente
Defectos
Tiempo de respuesta
LOS 7 DESPILFARROS
Tknika: Sensibilización cultura Lean28
Objetivo: La eficiencia de los procesos
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Tknika: Sensibilización cultura Lean29
Tknika: Sensibilización cultura Lean
¿Qué añade valor al producto?
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Objetivo: La eficiencia de los procesos
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Objetivo: La eficiencia de los procesos
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Contribuyen al desperdicio
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Los 7 despilfarros
Tknika: Sensibilización cultura Lean
El 8º desperdicio
Tknika: Sensibilización cultura Lean
7+1 DESPILFARROS EN LEAN OFFICE- SOBREPRODUCCIÓN
- ESPERAS
- MOVIMIENTO
- TRANSPORTE
- SOBREPROCESO
- STOCK
- DEFECTOS-RETRABAJOS
- INFRAUTILIZACIÓN DE
LAS PERSONAS
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Producir más trabajo del que necesita el
cliente o antes de que sea requerido.
Movimientos realizados por las personas
para el desarrollo del proceso inútiles o
poco ergonómicos.
Transferencia de información y material
entre los puestos de trabajo
Dedicar recursos a una tarea que no
aporta valor añadido (el cliente no lo ha
requerido, controles innecesarios etc.)
Información o material en espera de ser
procesada.
Errores o defectos creados y el trabajo
adicional para corregirlos. Decisiones
erróneas
Esperar medios (materiales o información)
para realizar poder realizar su trabajo, la
toma de una decisión, entrar en una
reunión etc.
Personas no están implicadas en las
mejoras. Síndrome “no es mi problema”
Sobreproducción de datos
Falta organización en el espacio de trabajo
- Todos los jugadores se desplazan para llevar expedientes
de un puesto a otro, Producción va a la fotocopiadora y
Aceptación al B de E.
- Rellenar datos repetidos en los formularios.
- Verificación de las peticiones por parte del RC
- Técnico revisa datos incorrectos en el expediente.
- Expediente se envía al cliente dos veces
- Stock en curso en Call Center, Producción, Técnico y
Cliente (para firma)
- Peticiones con retoques
- Envío al cliente de contrato con datos incorrectos
- Reclamaciones por exceder el plazo de resolución
- Empleados aburridos, falta de participación o motivación
- Aceptación espera a validación B de E.
- Técnico espera que cliente firme Balance de Intervención
- Aceptación y Técnico pasan ratos de inactividad
- Retraso en encontrar info de las reclamaciones.
Tknika: Sensibilización cultura Lean
HERRAMIENTASLEAN
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5S y Gestión Visual
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Es un útil de base de la mejora continua
Las 5S es un proceso para crear ymantener el puesto de trabajo limpio,ordenado y altamente productivo
Tknika: Sensibilización cultura Lean
� Partir del sentido común : “Nada bueno puede salir durablemente de un puesto d e trabajo desorganizado”
� Las 5S tiene como objetivo hacer que el puesto de trabajo sea:RACIONAL, PRÁCTICO, SIMPLE…
� Dar sentido a las 5S como principio de base para la obtención d e unprimer nivel de eficiencia
� La eficacia del puesto de trabajo solo puede ser mantenida (ydespués mejorada) si es posible compararse con un estado dereferencia establecido.
� Las 5S tienen que convertirse en la estandarización física d el puestode trabajo
Poner las 5S al servicio de la eficiencia del puesto de trabajo
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Los puestos de trabajo bien organizados y ordenados , permiten :
� Reducir los desplazamientos, las manutenciones, los gestos inútiles
� Reducir los tiempos perdidos
� Mejorar la seguridad de las personas
� Mejorar la motivación de los equipos que se «sienten mejor» en un entorno de trabajo agradable
� Mejorar la productividad de las instalaciones.
� Desarrollar el espíritu de rigor.
Poner las 5S al servicio de la eficiencia del puesto de trabajo
Tknika: Sensibilización cultura Lean
PRINCIPIOS DE APLICACIÓN DE LAS 5 S
Un escenario de ruptura (PDCA)…… seguido de ciclos de mejora continua (SDCA)
P
A D
A
C
D
S
Tiempo
A
C
D
P/S
Transición PDCA ���� SDCA:
la cala está formada porestados de referencia (4ª S) y estándares de la SPT (FOS, sobre todo)
Ciclo SDCA:aplicación y mejora continua de las 3S (5ªS = practicar)así como estándares de la SPT, con la investigación, el análisis y la resolución de las anomalías y los despilfarros
Ciclo PDCA: el km0 de las 3 S(seleccionar, ordenar, limpiar) contempla la obtención física de los estados de referencia en un
Plazo muy cortoSituación de ruptura Planteamiento de mejora continua
Progreso
Estandarización de Procesos
Tknika: Sensibilización cultura Lean 47
La estandarización consiste en un 5% de papel y un 95%de gestión.Por eso se trata de una gestión diaria de laestandarización.
Entre el 70% y el 80% de los errores en los procesos sederivan de una estandarización incorrecta.
Gestión de la estandarización
Tknika: Sensibilización cultura Lean 48
El estándar
Estandarizar tiene como objetivo definir la mejor m anera de hacer «del momento» para la realización de una operación o de un proceso.
La mejora contínua se sustenta en la aplicación de los estándares y su mejora progresiva.
Se debe garantizar simultáneamente:� la seguridad del personal� el mejor nivel de calidad, a la primera, sin recurrir a los
controles ni al re-trabajo� un modo operatorio fácil, ergonómico y económico� el plazo (es decir, ser capaz de enviar al proceso siguiente
en el momento previsto)� la introducción de los progresos
Tknika: Sensibilización cultura Lean 49
Management de la estandarización de las operacionesProgreso
Tiempo
D
P
A
Mejora de la performance (Q,C,D,RH)
Estandarización de las operaciones
Tknika: Sensibilización cultura Lean 50
El ciclo SDCA
Aplicar efectivamente las operaciones estándar
Standardise
S
DoD
Check
C
Act A
Establecer las operaciones estándar
Mejorar la situación
Observar las operacionesDeterminar los problemas,
buscar las causas
Tknika: Sensibilización cultura Lean 51
La voluntad de estandarizar no es una novedad en sí misma.
Un estándar extraído del diálogo
La gran diferencia reside en que el estándar proceda del diálogo entre los colaboradores y su jerarquía y no de la ingeniería o de los diferentes oficios.
Una vez redactado el estándar, debe ser escrupulosamente respetado por todo el personal.
Tknika: Sensibilización cultura Lean 52
Síntesis� El estándar es ante todo un soporte de formación em anado del
diálogo de los colaboradores
� Cuando se han elaborado los estándares, se puede:
• Formar al personal
• Comprobar que se respeta el mejor modo operatorio
• Diagnosticar rápidamente un problema de calidad vinculado a un no respeto del modo operatorio
� El estándar permite capitalizar el progreso pues es el soporte puesto al día con la mejoras realizadas
� La estandarización es 5% de « papel » y 95% de gestió n
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Práctica y mantenimiento al día de la operación estándar
• Dejar a todos los colaboradores comprender y ejecutar perfectamente las operaciones estándar a través de las actividades de trabajo reales.
• Observar con atención las operaciones realizadas por los colaboradores y recordar las instrucciones precisas si no se adaptan a la operación estándar.
• Si existen otras causas o no respeto de estándares, buscar la causa y aplicar de forma inmediata la acción correctiva necesaria.
• Si las condiciones operatorias han cambiado o si se encuentra un mejor método de ejecución, deberán ser revisadas las operaciones estándar afectadas.
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Estrategia de implantación
• El formato: lo más sencillo y visual posible, adecuado a la operación que se desee estandarizar.
• Comenzar por estandarizar allí donde se haya constatado un problema real.
• Identificar las operaciones susceptibles de estandarizar, con visión general de los procesos.
• Establecer una prioridad para las operaciones a estandarizar. • Aprovechar todos los medios tecnológicos disponibles.• Formar a las personas sin pausa. • Rigor, rigor y rigor en la aplicación.
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Un problema es una desviación entre los resultados obtenidos y los resultados previstos, o
entre estos y los deseados
Definición de un problema
¿Qué es un problema?
Situación ideal
Situación aceptada: estandar
Situación inaceptable
Desviación por factores humanos, tecnológicos, etc ...
Aparición del problema
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Resolución de problemas: lógica de pensamiento
OBSERVAR ACTUARCOMPRENDER
HechosTestimoniosTerreno
Causas Soluciones
activismo
tecnocracia
Tknika: Sensibilización cultura Lean 59
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
¿Por qué?
CausaRaiz
Causaprobable
El método de los « 5 Porqués »
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Plantear correctamente el problema
Verificar a la inversa que la causa implica bien el efecto
Resumen del método Puntos clave del métodoHacer frases cortas y precisas (sujeto, verbo, complemento)
Solicitar las diferentes competencias necesarias
No razonar nada más que sobre hechos
Plantearse la pregunta ¿por qué?
Definir las acciones y medir sus efectos
¿Hay otras causas?
Verificar sobre el terreno : no imaginar
Buscar tratar la causa raíz y prever cerrojos si no se llega
No poner la ausencia de cerrojo como una causa en el análisis. (Ej.: el coche ha atropellado al peatón porque no hay barreara en ese lugar)
Encarar el problema desde diferentes ángulos (utilizar por ejemplo las 4M)
Tantas veces como sea necesario hastta identificar la causa organizativa o humana
Análisis POR QUÉ - Síntesis
Tknika: Sensibilización cultura Lean
Algunos ejemplos de aplicaciones Lean en ámbitos educativos
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
Mejora del aprovechamiento del tiempo académico
� Objetivo
• Recuperar tiempo de formación académica para conseguir los resultados esperados
� Desarrollo del proyecto
• Análisis a lo largo del curso académico de la correlación entre la disminución en la consecución de objetivos curriculares y el aumento de la pérdida de tiempo de formación
• Entrevistas al personal, clasificación y priorización de interrupciones y pérdidas
• Elaboración de un procedimiento para gestionar las invasiones futuras del tiempo académico
� Resultado
• Recuperación de 120 horas en 9 meses por profesor de tiempo de formación
• Aumento de la disponibilidad del personal para gestionar la eficiencia y centrarse en las necesidades del alumnado
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
Estandarización de las mejores prácticas
� Objetivo
• Desarrollar un proceso estandarizado para la Dirección que le permita monitorizar las clases y descubrir y compartir las mejores prácticas
� Desarrollo del proyecto
• Creación de una herramienta de valoración en la que la Dirección pueda ver las tendencias de enseñanza
• Compartir las mejores prácticas en reuniones individuales semanales como parte de la mejora de las competencias de los profesionales de la escuela
� Resultados
• Se consiguió un feed-back para los profesores de aplicación inmediata con impacto en la forma de ordenación de ideas de los estudiantes
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
Aprovechamiento de los espacios
� Objetivo
• Organización de la oficina para maximizar la distribución eficiente de los objetos de tal forma que el personal de oficina realice las tareas sin invertir tiempo en desplazamientos y búsqueda de materiales
� Desarrollo del proyecto
• Limpieza completa y reorganización de la oficina para facilitar accesos y flujo
• Colocación de muebles y accesorios para conseguir los requerimientos del flujo de tareas, valoración ergonómica y ubicación de materiales con etiquetado visual para eliminar la necesidad de búsqueda
• Eliminación de objetos innecesarios
� Resultado
• Diseño eficiente de la oficina que redundó en una mejor impresión de los padres y visitantes, además de posibilitar al personal el cumplimiento de las tareas más rápida y eficientemente
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
PARTE PRÁCTICA
Trabajo en grupos
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
Parte práctica – Metodología (I)
� Nos dividimos en 7 grupos
� Cada grupo elige un área de trabajo dentro de las s iguientes:
• gestión de reuniones
• resolución de interrelaciones de los procesos
• revisar y actualizar mapa y procesos
• organizar auditorías
• gestionar documentación
• gestionar las S/Q/R
• gestionar NNCC
• facilitar la gestión de los procesos (objetivos, indicadores, actividades, planes ...)
• acogida al personal
• promover la mejora continua (memorias, autoevaluaciones, buenas prácticas...)
�
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Tknika: Sensibilización cultura Lean
Parte práctica – Metodología (II)
En cada grupo vamos a reflexionar sobre 3 aspectos:
� Definición del valor que espera el “cliente”
� Clasificación de las actividades que se llevan a ca bo
• Actividades de valor añadido
• Actividades de no valor añadido (despilfarros)
� Utilización de herramientas básicas lean dentro del área
• 5 S
• Estandarización de los procesos
Finalmente, breve reflexión sobre la pertinencia de la cultura Lean en nuestros centro educativos.
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Tknika: Sensibilización cultura Lean 68
Muchas gracias
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