View
444
Download
8
Category
Preview:
Citation preview
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
1/25
SIKLUS PENGG JI N D NM N JEMEN SUMBER D Y
M NUSI
Disusun oleh :
Cynthia Yolanda Mayliana Dewi Sari
Dwi Apriliani Kelvin
Jesica Hananta Frieska SuwandiKwik Felicia Cahyono Walter Wishnu
Felice Lestari Johanna Angela
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
2/25
TUGAS YANGLEBIH PENTINGDALAM SIKLUS
MANAJEMEN SDM?
1. Rekrut danmempekerjakanpegawai baru
2.Melatih
3. PemberianTugas
4.Kompensasi
5.
Evaluasi
6.Pemberhentian Pegawai
Siklus manajemen SDM/penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnisberulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengancara yang efektif dalam mengelola pegawai.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
3/25
Gambaran Umum
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
4/25
Aktivitas Siklus
Penggajian
Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang
terus diproses dalam bentuk batchkarena alasansebagai berikut:1. Cek gaji dibuat secara periodik (mingguan, duamingguan, atau bulanan)
2. Sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yangbersamaan.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
5/25
Departemen manajemen SDM memberikan informasi untukmencerminkan berbagai jenis perubahan dalam file induk (master file)penggajian yaitu mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahantingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
Hal yang penting untuk diperhatikan adalah semua perubahan
penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkandalam periode pembayaran berikutnya.
1 Perbarui file indukpenggajian
2 Perbarui tarif danpemotongan pajak
Bagian penggajian membuat perubahan perubahan ini, tetapiperubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadi ketika bagianpenggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak danpotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan
asuransi.
Berbagai aktivitas yang terjadidalam siklus penggajian
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
6/25
Skema pembayaran
para pegawai yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakankartu waktu untuk mencatat waktu kedatangan pegawai dan waktukeluar, untuk setiap giliran kerja. Kartu waktu juga mencantumkan totaljam kerja yang digunakan selama suatu periode pembayaran. Data
tersebut digunakan untuk mengalokasi biaya tenaga kerja di antaraberbagai departemen, pusat biaya, dan pekerjaan produksi.
Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap misalnya para manajer danstaf profesional, jarang mencatat pekerjaan mereka ke dalam kartuwaktu. Sebagai gantinya, para supervisor mereka secara informal akan
mengawasi kehadiran mereka dalam suatu pekerjaan.
3. Validasi data waktudan kehadiran
Para pegawai bagian pemasaran dibayar baik berdasarkan konsumsimurni maupun gaji ditambah konsumsi. Sebagai tambahan, beberapapegawai penjualan diberi bonus karena dapat melebihi target.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
7/25
Peluang untuk menggunakan teknologi informasi
Pemrosesan penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan caramengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektroniksebagai ganti dokumen kertas.
Dengan ini, maka dapat mengurangi waktu dan potensi kesalahan yang
berhubungan dengan pencatatan, verifikasi, dan akhirnya memasukkandata waktu serta kehadiran pegawai secara manual.
Contohnya , pembaca kartu dapat digunakan untuk mengumpulkan datawaktu kerja para pegawai bagian produksi. Data tersebut kemudiansecara otomatis dimasukkan ke dalam sistem pemrosesan penggajian.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
8/25
ProsedurPertama file transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai, agar berada dalamurutan yang sama dengan yang berada dalam file induk penggajian. Apabila organisasitersebut memproses penggajian dari beberapa divisi. File transaksi penggajian setiapdivisi harus digabungkan.
File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. Bagisetiap pegawai, catatan file induk pengajian dan catatan transaksi terkait akan dibacadan gaji kotor akan dihitung. Bagi para pegawai yang dibayar per jam, jumlah jam yangdihabiskan akan dikali dengan tingkat upah dan kemudian tambahan untuk lembur ataubonus akan ditambahkan. Bagi para pegawai yang menerima gaji bulanan, gaji kotoradalah pecahan dari gaji tahunan, yang mencerminkan lamanya periode pembayaran.Contohnya, para pegawai penerima gaji yang dibayar bulanan akan menerima satu per dua
belas gaji tahunan mereka setiap periode pembayaran.
4. Mempersiapkan Penggajian
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
9/25
Selanjutnya, semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gajikotor untuk mendapatkan gaji bersih.
Terakhir, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. Daftar penggajian adalahlaporan yang mendaftar gaji kotor setiap pegawai, potongan gaji, dan gaji bersih dalamformat multi kolom. Daftar ini sering kali disertai dengan daftar potongan terpisah, yangmendaftar berbagai potongan sukarela untuk setiap pegawai.
Daftar penggajian juga digunakan untuk mengesahkan transfer dana ke rekening bankperusahaan untuk penggajian. Cek gaji pegawai juga umumnya melampirkan slip gaji, yang
mencantumkan jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode saat ini, dantotal hingga tahun ini, untuk setiap kategori.
Ketika setiap transaksi diproses, sistem tersebut juga mengalokasikan biaya tenaga kerjake akun buku besar terkait dengan memeriksa kode dalam catatan kartu waktu kerja.Sistem tersebut memelihara jumlah total simultan atas alokasi ini hingga semua catatan
penggajian pegawai telah diproses. Jumlah total ini, bersama dengan jumlah total untukkolom di slip gaji, merupakan dasar untuk entri jurnal ringkasan, yang dimasukan ke dalambuku besar setelah semua cek gaji dicetak.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
10/25
5. Membayar gaji
Prosedur
Daftar penggajian dikirim ke bagian piutang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucherpengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan transfer dana dari rekening giro umummilik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan.
Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim ke kasir, kasir akanmeninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta kemudian membuat dan
menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dan ke rekening bank untuk penggajainperusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani dan menyebarkan cek gaji.Jadi tugas mensahkan dan mencatat perusahaan. Guna mencegah pembuatan danpenyebaran cek gaji palsu, sebuah cek gai yang tidak di klaim akan dikirim ke departemenaudit internal untuk diselidiki lebih jauh.
Daftar peggajian tersebut kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, Voucher
pegeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakanya untukmemperbaharui buku besar.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
11/25
Peluang efesiensi: setoran langsung
Setoran langsung adalah salah satu cara untuk meningkatkan efesiensi dan mengurangi
biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar melalui setoran langsungbiasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang menunjukan jumlah yang disimpanbersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut harus menghasilkan serangkaian filesimpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran gaji dilakuakan. Setiap file berisisebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada di bank tertentu. Setiapcatatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan jumlah
gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronis, dengan ,menggunakan EDI ke setiapbank yang terlibat. Dan tersebut kemudian akan dikirim secara elektronis dari rekeningbank perusahaan ke rekening pegawai.
Setoran langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biayapembelian, pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bankdan pengiriman. Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnaya pengambangan
dana, yaitu penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika merekadimasukan ke bank untuk pembayaran. Akan tetapi penghematan yang berhubungan dengansetoran langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian besar perusahaan kinimenawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung danmendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
12/25
6. Hitung kompensasi dan pajakyang dibayar perusahaan
Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung.Contonya perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah yang
ditahan dari cek gaji pegawai. Surat edaran E, EmployersTax Guideyang diterbitkan oleh IRSmemberikan instruksi terinci mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan mengirimkanpajak penghasilan serta untuk mengisi berbagai laporan.
Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan permintaan atas sistemmanajemen SDM/ pengajian perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besardengan ribuan pegawai dapat penghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaantentang rencana 401 (k). Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusaninvestasi mereka secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuklayanan semacam ini tanpa meningkatkan biaya, dengan cara memberikan akses informasipenggajian/ manajemen SDM dalam intarnet perusahaan.
7. Keluarkan pajak penghasilandan potongan lain lain
Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajakpenghasilan dan potongan sukarela lainya dari setiap pegawai. Organisasi harussecara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dan secara elektronisuntuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
13/25
Gambar 2.3.1 DFD tingkat nol untuk siklus penggajian
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
14/25
Gambar 2.3.2 flowchart untuk siklus penggajian
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
15/25
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
16/25
Pilihan Pemrosesan : Biro Jasa Penggajian
dan Organisasi Tenaga Kerja
Banyak organisasi melakukan outsourcing
untuk fungsi penggajian dan SDMmereka ke biro jasa penggajian danorganisasi tenaga kerja (professional
employer organizationPEO).
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
17/25
Biro jasa penggajian dan PEO sangatmenarik untuk bisnis kecil hingga
menengah karena alasan-alasan berikutini:
Menurunkan biaya Kompensasi yang kebih luas
Membebaskan sumber daya komputer
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
18/25
Tujuan Pengendalian, Ancaman,
dan Prosedur
Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar Semua transaksi penggajian yang dicatat valid Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi
dicatat Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan
pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian sertaMSDM (manajemen sumber daya manusia) telahdipenuhi
Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau
pencurian Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan
secara efisien dan efektif
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
19/25
Ancaman ancaman utama dalam siklusmanajemen SDM / penggajian dan prosedur
pengendalian yang dapat diterapkan untuk
mengurangi ancaman ancaman tersebutadalah sebagai berikut :
Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasiatau penipu
Pelanggaran hukum ketenagakerjaan Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian Data waktu yang tidak akurat Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
Pencurian atau distribusi cek gaji palsu Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi Kinerja yang kurang baik
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
20/25
Keputusan keputusan Penting,Kebutuhan Informasi, dan Model
Data
Fungsi ketiga dari SIA dalam sikluspenggajian / manajemen SDM adalahmemberikan informasi untuk mengelola
aktivitas bisnis.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
21/25
Sistem penggajian harus didesain untukmengumpulkan dan mengintegrasikan
data biaya dengan jenis informasi lainnyaagar memungkinkan pihak manajemen
membuat jenis keputusan berikut:
Kebutuhan pegawai di masa mendatang.
Kinerja pegawai
Moral pegawai Efisiensi dan efektifitas pemrosesan gaji
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
22/25
Biasanya, sistem penggajian memberikan beberapainformasi yang dibutuhkan untuk menjawabpertanyaan pertanyaan ini, seperti data mengenaibiaya tenaga kerja. Sistem manajemen SDMbiasanya memberikan informasi lainnya, sepertidata tentang keahlian pegawai. Tetapi, informasi
lainnya seperti moral pegawai tidak dikumpulkanbaik sistem penggajian maupun manajemen SDM.Selain data yang dihasilkan secara internal, datayang dihasilkan secara eksternal pun dipakai dalam
pembuatan keputusan seperti tarif pajak,rata-ratapergantian pegawai dan ketidakhadiran. Model datayang didesain dengan baik dapat memfasilitasiintegrasi yang efektif atas semua informasi ini.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
23/25
Manfaat Model Data
Model data membuat informasi menjadi lebih mudah diaksesoleh para manajer , maka model data mendorong keputusan yanglebih baik mengenai bagaimana sumber daya manusia digunakandan dikembangkan (contoh: pertukaran informasi sesama pegawaiantar perusahaan dengan menggunakan perusahaan jasa
professional untuk menangani suatu masalah tertentu), selain itujuga mempermudah perusahaan mengawasi bahwa para pegawaimemang benar-benar menghadiri kelas pelatihan yang tepat danmeningkatkan keahlian mereka.
Para pegawai dapat melakukan banyak aktivitas manajemen SDM
secara lebih efisien, sehingga dapat mengurangi biaya (contoh:pengumpulan surat lamaran secara online dapat didownload dandisimpan secara otomatis sehingga tak menghabiskan waktuuntuk entri data secara manual dan biaya).
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
24/25
Pertimbangan Pengendalian
Diagram REA sangat berguna unutk menilai pengendalian pengendalian karena menunjukan pelaku internal mana yangteribat dalam suatu kegiatan. Apabila REA diimplementasikandalam sebuah DBMS maka komputer dapat diprogram untukmendorong pemisahan tugas dengan cara mencegah seseorang
untuk melakukan fungsi yang tidak dapat disatukan. Selain itu DBMS juga meningkatkan pentingnya pengendalian
akses yang efektif dan membantu mengendalikan akses denganmengizinkan akses terbatas dimana pengguna hanya bisamengakses tampilan saja.
Dengan DBMS, pembuatan cadangan yang memadai dan prosedurpemulihan dari bencana juga menjadi hal yang sangat penting.
7/22/2019 Siklus HRD dan penggajian
25/25
TERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIH
TERIMA KASIH
TERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIH
TERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIHTERIMA KASIH
Recommended