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Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001) Control de Documentos
Código: SGI-P-02
Fecha: 31.03.2020
Revisión: 08
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Aura Ingeniería S.A.
PROCEDIMIENTO
SGI-P-02
CONTROL DE DOCUMENTOS
CONTENIDOS
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5. RESPONSABLE
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
7. METODOLOGÍA
8. REGISTROS
9. ANEXOS
10. CONTROL DE MODIFICACIONES
Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Sebastián Rodríguez Sánchez
Ingeniero SGI
Aura Ingeniería S.A.
José Miguel Cárdenas
Medición y Monitoreo
Aura Ingeniería S.A.
Ximena Bravo A.
Jefe Corporativo de SGI
Aura Ingeniería S.A. Firma: Firma: Firma:
Sistema de Gestión Integrado
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Código: SGI-P-02
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1.0.- PROPOSITO
El propósito de este procedimiento es definir y establecer la forma de Codificar,
Controlar y Distribuir los diferentes documentos, conforme a los requisitos del Sistema
de Gestión Integrado (SGI) de AURA INGENIERÍA S.A.
2.0.- ALCANCE
El alcance de este procedimiento es aplicable al control de los siguientes Documentos:
Política de Gestión Integrada
Manual de Gestión Integrada
Procedimientos de Gestión Integrada
Procedimientos Operacionales
Instructivos Operacionales
Planes de Gestión
Procedimientos Específicos
Instructivos Específicos
Fichas Técnicas
Listados Maestros
Documentos Técnicos de Origen Externo.
3.0.- DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1. Política Integrada
3.2. Manual de Gestión Integrada
3.3. Procedimiento SGI-P-01 “Elaboración y Modificación de Documentos”.
4.0.- DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
4.1. SGI: Sistema de Gestión Integrado
4.2. PIR: Procedimiento, Instructivo y Registro
4.3. Codificación: Corresponde al proceso de identificación de toda la Documentación del
Sistema de Gestión Integrado.
4.4. Archivo: Corresponde al lugar físico o medio magnético donde se mantendrán los
documentos de Gestión Integrada.
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4.5. Distribución: Corresponde al proceso de entrega de la Documentación del Sistema de
Gestión Integrada en forma controlada, a las personas que corresponda.
4.6. Documento Controlado: Es aquel que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser
adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen revisiones no
vigentes. Además del documento digital en la red interna de Aura, habrá sólo un respaldo
del documento original en papel, que formará parte de la Lista Maestra y Matriz de
Procedimientos, Instructivos y Registros del SGI y contendrá todas las firmas en original.
Este documento se mantendrá bajo Responsabilidad del Coordinador del Sistema o quién
este designe.
4.7. Documento Original: Documento que cuenta con las firmas en original de los
profesionales responsables de su elaboración, revisión y aprobación, además de la fecha
de emisión y vigencia del documento y timbre color azul con la leyenda “ORIGINAL”
4.8. Documento Vigente: Es aquel documento que está vigente y archivado en original en
oficina del Coordinador del Sistema o quién éste designe, para el SGI y además está
disponible en formato digital en la red interna y pagina web de AURA INGENIERÍA
S.A.
4.9. Documento Obsoleto: Documento original que ha perdido vigencia dentro del SGI.
Toda copia de un documento obsoleto debe ser eliminada y no estar disponible en la red
interna y pagina web de AURA INGENIERÍA S.A.
4.10. Copia no Controlada: Toda copia en papel del documento original que impriman los
usuarios desde la red y pagina web de Aura, es una copia no controlada, siendo de
expresa responsabilidad de quien imprime, verificar la vigencia del documento.
4.11. Listados Maestros: Corresponden a los listados que se generan para tener un registro de
los documentos confeccionados. Estos documentos pueden ser del Sistema de Gestión, de
carácter general o específicos de obra.
4.12. Encargados: Corresponden a las personas encargadas de administrar los documentos del
Sistema de Gestión Integrado. Para el caso de la documentación de carácter general y de
administración en la oficina central, la responsabilidad corresponde al Coordinador del
Sistema o quien éste designe, y en la documentación de carácter específica en las obras
corresponde al Administrador de la Obra o quién él designe para dichos efectos.
4.13. Documentos Técnicos de Origen Externo: Corresponde a la documentación especifica
de carácter técnico utilizada para la realización de actividades. Ejemplo: Manuales de
Carretera, Compendio de normas NCh, Manual del Hormigón, etc.
4.14. Coordinador del Sistema: Apoya a la Gerencia General, en la administración del
sistema.
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5.0.- RESPONSABLES
5.1. Los encargados del Depto. SGI o quienes éstos designen (en Obra, son los encargados de
Calidad o Control Documental), son responsables de asignar el código respectivo para el
documento, independiente del área que lo genere (operación, seguridad, ambiente,
administración, etc.); revisar que el formato se adecue a lo establecido en procedimiento;
mantener actualizados los listados maestros de documentos del sistema y distribuirlos
cuando corresponda.
5.2. Los administradores de la documentación son los responsables de mantener vigente y
actualizada la documentación del SGI ya sea en obra o en la red interna de AURA
INGENIERÍA S.A.
5.3. El Jefe de área es responsable de la distribución de un documento específico que no
pertenece al sistema de gestión (el. Manuales, Especificaciones, etc.).
5.4. Todo el personal es responsable de verificar la vigencia de un documento cuya copia no
sea controlada (impresa desde red interna o página Web de Aura), antes de su utilización.
6.0.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
No aplica
7.0.- METODOLOGÍA
7.1. El Depto. de SGI recepcionará el archivo del documento ya aprobado, según las pautas
establecidas en el procedimiento para Elaboración y Modificación de Documentos (SGI-
P-01), le asigna código, según Anexo N°1 “Codificación de Documentos”, e imprime una
versión en original para la firma de los responsables involucrados en la elaboración,
revisión y aprobación, y gestiona con los administradores de la documentación para que
se publique en la red interna y pagina web de Aura.
7.2. Los Administradores de la documentación publican el documento original y vigente en la
red y pagina web de Aura y según corresponda, eliminan desde la misma el documento
que ha quedado obsoleto.
7.3. El Encargado actualiza la “Lista Maestra y Matriz de procedimientos, instructivos y/o
registros”, según Anexo N° 2, incorporando el nuevo documento y eliminando el que es
reemplazado, cuando corresponda. Mantiene además los documentos vigentes originales,
identificados con la firma en original en su portada, y según corresponda, emite las copias
a distribuir en papel, las que identifica con la impresión COPIA CONTROLADA, en
color azul.
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MODELO DE TIMBRE DE COPIA CONTROLADA
7.3.1. El propósito del control de los documentos asegura:
• Que todos los funcionarios usuarios de un documento cuenten con una copia
actualizada del o los documentos que le corresponden (Distribución).
• Que “no” circulen documentos obsoletos (retiro de copia no válidas).
• Que los documentos que deban ser modificados o eliminados lo sean.
7.3.2. La forma de controlar la distribución y recepción de los documentos en papel es la
siguiente:
• El Encargado tiene una copia actualizada de todos los documentos incluyendo los
nuevos que componen el SGI.
• En el original actualizado de los documentos el Encargado, solicitará al receptor
de los documentos que firme la recepción conforme sobre timbre de Copia
Controlada de documentos ubicado al reverso del documento.
• Este original será conservado por el Encargado, a objeto de mantener su
trazabilidad, y posteriormente controlar el retiro de copias obsoletas.
• En el caso que se requiera, y para respaldo y resumen de la documentación
entregada al receptor, se podrá utilizar el registro SGI-P-02/R-03 “Listado de
Entrega de Documentos” o el registro SGI-P-02/R-04 “Listado de Entrega de
Documentos por Cargo”
7.4. Mediante correo electrónico u otro medio de comunicación, a los niveles que
corresponda, los administradores de la documentación o quién estos designen, difundirán
los cambios producidos y las nuevas vigencias generadas a la documentación en la red
interna y pagina web de AURA INGENIERÍA S.A.. El responsable de esta gestión
podrá guardar copia de las comunicaciones correspondientes, escrita en papel o en
archivo seguro en la red de AURA.
7.5. Una vez recibido el comunicado de modificaciones, los Jefes de Área deberán bajar esta
información a todos los involucrados, según corresponda.
Copia Controlada N°
Nombre:
Unidad Funcional:
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7.6. La forma de asegurar que no circulen documentos obsoletos o no válidos por la
empresa o faena, es el retiro de copias obsoletas por el método de Pasando y Pasando:
7.6.1. El documento obsoleto en poder del RD llevará estampado un timbre que dice
Documento No Válido u Obsoleto.
MODELO DE TIMBRE COPIA OBSOLETA
7.6.2 El Encargado cada vez que entregue una copia actualizada de un documento a un
usuario en papel le solicitará la COPIA OBSOLETA, la que será destruida
inmediatamente.
7.6.3. El Encargado, destruirá todas las copias obsoletas de un documento, exceptuando
el original de este mismo documento que Almacenará y Preservará
adecuadamente con el propósito de servir de TRAZABILIDAD de los cambios
de ese documento. Este se conservará a lo menos un año o bien podrá ser
destruido cuando el documento vigente pase a ser obsoleto.
7.6.4. La forma de asegurar el retiro de todas las copias obsoletas es que al reverso del
original del Encargado del nuevo documento en cuyo reverso se estampó el timbre
de Copia Controlada y de recepción conforme se estampará conjuntamente un
timbre de “Retiro de copia Obsoleta”, el Encargado chequeará uno por uno a los
destinatarios hasta completar el retiro de todos aquellos que figuren en la
distribución. Si un usuario no entrega el documento obsoleto, quedará constancia
al reverso del documento original actualizado en poder del Encargado, registrando
motivo y firma de usuario.
MODELO DEL TIMBRE RETIRO COPIA OBSOLETA
Copia Obsoleta
Retiro de Copia Obsoleta
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7.7. Todo documento que circule, en papel, como copia no controlada tendrá estampado sobre
“él” un timbre de color rojo con la expresión COPIA NO CONTROLADA.
MODELO DEL TIMBRE COPIA NO CONTROLADA
7.8. Todo documento aprobado e incorporado a la lista matriz tendrá estampado sobre “él” un
Timbre de Color, con la expresión ORIGINAL, de esta manera se asegura que no
circulen documentos no válidos por la planta, un documento que no contenga este timbre
en original se entiende como copia no válida.
MODELO DEL TIMBRE ORIGINAL
7.9. Todos los documentos que no sufran modificaciones en el período de dos años, deben ser
revisadas por el Representante de Gerencia y/o Administrador de Obra, según
corresponda, a fin de asegurar que el contenido del documento se ajuste a la realidad de la
empresa.
7.10. Si los documentos revisados, no sufren modificaciones, se podrá mantener la vigencia del
documento a pesar que su fecha en el encabezado sea de más de dos años. Sin embargo,
debe haber registro de la revisión efectuada, ratificando la validez del documento (actas,
reuniones, registro de actividad, entre otros).
7.11. En obra todos los documentos controlados y distribuidos en papel que ya se encuentren
obsoletos, deberán ser retirados de circulación por el encargado de calidad de obra y
reemplazados por los vigentes (ej. Planos, especificaciones). Sólo en oficina técnica de
obra se podrá tener copia del documento retirado, pero debidamente identificado como
OBSOLETO. Asimismo, se deberá identificar la fecha de recepción del documento
vigente en oficina técnica.
Copia No Controlada
Original
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7.12. La persona responsable de cada Área que utilice documentos técnicos de origen externo,
debe mantener un “Control de Documentos Externos SGI-P-02/R-02”, ver anexo N°3,
que contiene el nombre de los documentos, vigencia o revisión y cualquier otra
observación que se tenga, si corresponde.
7.13. Cada Obra redactará sus procedimientos operacionales e instructivos de trabajo y
registros pertinentes de acuerdo a los requisitos de los clientes y basados en los
Procedimientos Maestros de AURA INGENIERÍA S.A. Cada obra deberá tener su
propia “Lista Maestra y Matriz de procedimientos, instructivos y/o registros”.
7.14. Esto es válido solo para la documentación aplicable a la ejecución y el control de la
realización o prestación del servicio.
Los procedimientos necesarios y suficientes para la realización de la prestación del
servicio podrán ser redactados según:
• Los requisitos contractuales de los clientes
• Las condiciones y aspectos técnicos de la prestación del servicio.
• Las consideraciones de Calidad.
• Las consideraciones de Seguridad y Salud del Trabajo.
• Las consideraciones Ambientales aplicables.
• La educación y entrenamiento del personal.
• En los idiomas que se requieran.
Los formatos que se utilizarán podrán ser de diferentes formas según:
• Especificaciones contractuales de los clientes.
• Especificaciones de la sucursal.
• El formato de los Sistemas de Gestión adoptados por AURA INGENIERÍA S.A.
7.15. Los procedimientos e instructivos de una obra, generados bajo un Plan de Gestión
Integrado, podrán ser revisados una vez concluida la Obra, a fin de determinar su
incorporación a la documentación del Sistema de Gestión Integrado de Oficina Central.
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8.0. REGISTROS
SGI-P-02/R-01 “Lista Maestra y Matriz de Procedimientos, Instructivos y Registros”.
SGI-P-02/ R-02 “Control de Documentos Externos”.
SGI-P-02/R-03 “Listado de Entrega de Documentos”
SGI-P-02/R-04 “Listado de Entrega de Documentos por Cargo”
9.0. ANEXOS
Anexo N°1: “Codificación de Documentos”.
Anexo N°2: “Lista Maestra y Matriz de Procedimientos, Instructivos y Registros”.
Anexo N°3: “Control de Documentos Externos”.
Anexo N°4: “Listado de Entrega de Documentos”.
Anexo N°5: “Listado de Entrega de Documentos por Cargo”.
10. CONTROL DE MODIFICACIONES
FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS
14.01.08 • Cambia la Codificación del documento de SGI-P-C-002 a SGI-P-02
• Cambia la Carátula del procedimiento.
• Se modifica logo, se incorpora nuevo logo empresa.
• Cambia el contenido de todos los puntos de la Tabla de contenidos.
• Se incluyen 2 nuevos puntos, 7. GESTIÓN DE CALIDAD: Punto en donde se
deben definir los criterios de aceptación a considerar en el procedimiento en
cuestión y el pto. 8. REGISTROS: relacionado con los registros a considerar
para el procedimiento relacionado.
25.05.09 • Se cambia estructura del procedimiento, decía: 1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5. RESPONSABLE
6. METODOLOGÍA
7. GESTIÓN DE CALIDAD
8. REGISTROS
9. ANEXOS
10. CONTROL DE MODIFICACIONES • Debe decir:
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
5. RESPONSABLE
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
7. METODOLOGÍA
8. REGISTROS
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9. ANEXOS
10. CONTROL DE MODIFICACIONES
• Se elimina el registro “Listado de Entrega de documentos”.
• Se modifica formato Anexo Nº2.
11.06.10 • Se elimina la responsabilidad señalada en el punto 5.4.
• En el punto 7.3.2. se agrega un cuarto párrafo, relacionado con la incorporación
de 2 nuevos registros al procedimiento.
04.03.11 • Se modifica registro SGI-P-02/R01 “Lista Maestra y Matriz de
Procedimientos, Instructivos y Registros”.
02.01.13 • Modificación razón social de la empresa de LTDA. a S.A.
15.12.15 • Se modifica punto 7.1.
19.12.17 • Revisión nueva versión
• Se elimina Representante de la dirección
31.03.2020 • Revisión documento para actualización.
• Migración ISO 45001.
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ANEXO N°1
CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
La codificación para la elaboración de documentos deberá quedar estipulada en la viñeta de la
siguiente forma:
Código: AAA-B-XX
1.- Para Procedimientos, Manuales, Instructivos y otros documentos controlados:
Código: AAA-B-XX
Donde: AAA = Corresponde a la sigla del Área Emisora que genera el Documento según
la siguiente codificación:
GE = Gerencia
DAF = Departamento de Administración y Finanzas
SGI = Sistema de Gestión Integrado
DMA = Departamento de Maquinarías.
DEP = Departamento de Estudio de Propuestas
DAD = Departamento de Adquisiciones
BOD = Bodega de Almacenamiento Central
DOP = Documento Operacional.
RR.HH= Recursos Humanos
RR.LL = Relaciones Laborales
B = Corresponde al tipo de documento, pudiendo ser:
P = Procedimiento
I = Instructivo
M = Manual
O = Otros documentos que no tiene la estructura de Procedimiento, Instructivo
o Manual.
XX = Corresponde al número correlativo del documento generado y
controlado
Ejemplo:
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Código: SGI-P-02
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SGI-P-07 Corresponde al procedimiento N°7 generado por el Sistema de
Gestión Integrada.
2.- Para Procedimientos, Instructivos Operacionales.
Código: PO – CCC- XX o bien I-CCC-XX
Donde: PO = Procedimientos Operacionales
I = Instructivo Operacional
CCC = Corresponde a la sigla que define la Actividad, por ejemplo:
MIN = Minería
OOCC = Obras Civiles
MAG = Maquinarias
ELE = Eléctrico
XX = Corresponde al Número correlativo del documento generado y
controlado
3.- Para Documentos específicos generados en una obra
Podremos clasificarlos en Documentos Operacionales o de Gestión:
3.1. Procedimientos Operacionales: Estos Procedimientos específicos generados para la
Obra serán identificados como:
Código: Código de Obra - Procedimiento, Instructivo Operacional.
Por Ejemplo: O-106-PO-MIN-01 corresponde al procedimiento operacional de Minería N°1,
generado en la obra 106.
O-106-I-ELE-01 corresponde al instructivo eléctrico N°1, generado en la obra 106.
3.2. Documentos de Gestión: Estos documentos generados en una Obra serán identificados
de manera similar a los Procedimientos Operacionales.
Código: Código de Obra - Procedimiento, Instructivo, Manuales, etc.
Por Ejemplo: O-106-P-DAF-01 corresponde al procedimiento de Administración N°1, generado
en la obra 106.
Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001) Control de Documentos
Código: SGI-P-02
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4.- Para Planes de Gestión Integrada específicos para una Obra.
Estos Planes definidos para una Obra especifica serán identificados como:
Código: PGI – YYY.
Donde: PGI= Plan de Gestión Integrado.
YYY= Corresponde al Número Asignado a la Obra.
Ejemplo: PGI – 106, corresponde al Plan de gestión Integrado de la Obra 106.
5.- Para Planes Individuales de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente.
Estos planes pueden ser generados en forma separada a solicitud del cliente, en tal caso:
Código: Tipo de Plan - Identificación de Obra.
Planes de Calidad : PC-O-XXX
Planes de Seguridad y Salud en Trabajo: PSSO-O-XXX
Planes de Medio Ambiente : PMA-O-XXX
Donde XXX= Número de Obra.
NOTA: Cualquier copia de este procedimiento no tiene validez si no
cuenta con los timbres del Sistema de Gestión Integrado.
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Código: SGI-P-02
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ANEXO 2
Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)
Lista Maestra y Matriz de Procedimientos, Instructivos y Registros
Código: SGI-P-02/ R01
Fecha: 31.03.2020
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ESTADO AL:
N° NOMBRE DEL
DOCUMENTO
REV. FECHA CÓDIGO
ASIGNADO
NOMBRE DEL
/ REGISTRO
ASOCIADO
REV. FECHA CÓDIGO
ASIGNADO
PARA USO EN OBRA (CUANDO APLIQUE)
FECHA
ESTIMADA
PARA USO
FECHA
ENVÍO
REVISIÓN
FECHA
DE
APROBACIÓN
STATUS ENVIADO POR LOD
Cartas/ Ttal Nº Fecha
Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001) Control de Documentos
Código: SGI-P-02
Fecha: 31.03.2020
Revisión: 08
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Aura Ingeniería S.A.
ANEXO N°3 Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)
CONTROL DE DOCUMENTOS
EXTERNOS
Código: SGI-P-02/ R-02
Fecha: 31.03.2020
Revisión: 08
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Nombre del
Documento
Organismo que lo
emite o Distribuye Código Documento
Nº Rev./ Versión o Fecha
Vigencia
Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001) Control de Documentos
Código: SGI-P-02
Fecha: 31.03.2020
Revisión: 08
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Aura Ingeniería S.A.
ANEXO N°4
Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)
LISTADO DE ENTREGA DE
DOCUMENTOS
Código: SGI-P-02/ R-03
Fecha: 31.03.2020
Revisión: 08
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NOMBRE DEL DOCUMENTO
CÓDIGO _________________________ Nº DE REVISION ____________________
Nº NOMBRE CARGO FECHA
RECEPCIÓN
FIRMA
(recepción conforme)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001) Control de Documentos
Código: SGI-P-02
Fecha: 31.03.2020
Revisión: 08
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ANEXO N°5
Sistema de Gestión Integrado
(ISO 9001/ ISO 14001/ ISO 45001)
LISTADO DE ENTREGA DE
DOCUMENTOS
Código: SGI-P-02/ R-04
Fecha: 31.03.2020
Revisión: 08
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NOMBRE _________________________
CARGO _________________________ FECHA DE ENTREGA _________________
Nº CODIGO NOMBRE DOCUMENTO Nº REVISIÓN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Se recibe conforme la documentación
Nombre
Firma
Recommended