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ABC DEL SISTEMA DE GESTIÓN
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL /ABC / Versión 20
Control de Versiones
Fecha Versión Descripción Autor
2009-05-13 1.0 Elaboración Jorge Luis Martelo
2009-05-22 2.0 Ajustes sugeridos por la supervisión del proyecto.
Jorge Luis Martelo
Fecha: 2009-05-22
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SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL /ABC / Versión 20
Tabla de Contenido
1. ANTECEDENTES.................................................................................................... 4
2. EL PROYE CTO ...................................................................................................... 6
3. VENTAJAS DEL SISTEMA................................................................................... 10
4. DEFINICIONES...................................................................................................... 11
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1. ANTECEDENTES
Las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en el nivel Nacional muestran una
problemática generalizada en la forma como Administran los documentos1.
Por tales motivos, la SNR se propone el objetivo de procesar manera electrónica los
recientes, para lo cual formula 3 estrategias corporativas.
1. Realizar un diagnóstico que permita detectar los documentos que se producen a nivel
misional, de archivo y correspondencia y obtener las acciones a seguir.
2. Gestionar un presupuesto de $ 5.650.000.000 para contratar una solución integral de
manejo electrónico de documentos..
3. Implementar un Sistema de Gestión Documental de tipo electrónico que permita dar
respuesta a las necesidades y problemáticas documentales de la SNR.
Dado el primer paso, se logra determinar que la Correspondencia, los archivos
misionales y los archivos administrativos, no se Administran de acuerdo a los
procedimientos y normatividad vigente en materia Archivística Nacional, acarreando
como consecuencia entre otros problemas:
1 Fue tomado del informe presentado por la Superintendencia de Notariado y Registro en el año 2008, donde se reportó que la documentación
que soporta la información registral de la propiedad inmueble de Colombia no se actualiza desde el año 1997 y se estima en 750,000,000 de
documentos.
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‐ Prácticas inadecuadas de conservación documental.
‐ Acumulación innecesaria en depósitos de documentos.
‐ Pérdida de tiempo y retrasos en la recuperación de documentación.
‐ Sanciones administrativas y legales por posible pérdida de documentos.
‐ Impacto negativo en los servicios al ciudadano, colocando en riesgo la misión de las
ORIPS.
La Dirección de la Superintendencia, siendo consecuente con la problemática emprende
el camino de gestionar los recursos necesarios para iniciar el proyecto; que permita ir
acortando la brecha entre el estado actual de la Gestión documental en las ORIPS y el
estado deseado, es decir el funcionamiento de un Sistema Integrado de Gestión
Documental, acercándose al concepto de oficina sin papel.
La Superintendencia genera los pliegos de condiciones para que oferentes expertos en
Gestión Documental, realicen sus propuestas y es de esta manera como la firma
COLGRABAR empresa colombiana con más de 25 años de conocimiento, experiencia y
liderazgo en el manejo integral de la información, sistemas de gestión documental y el
desarrollo de software. Se hace acreedora a la Licitación bajo el Contrato Numero 553
de 2008.
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2. EL PROYE CTO
El objeto del proyecto a realizar es el diseño, adquisición, implementación e integración
de una infraestructura tecnológica de gestión documental ajustada a los procesos
misionales, archivísticos y estándares de tecnología de información y comunicaciones
(TIC´S) de la administración publica y de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Duración: Tiene una duración de 10 meses.
Fases del proyecto:
FASE IAdecuación de la solución
Diseño Funcional Infraestructura tecnológica Solución de SW (Iris Documental)
Planificación y Alcance
Adecuación de SoftwareInfraestructura
Etapas
FASEIIPrueba Piloto
Oficina Bogotá CentroOficina Tipo A con SIR Oficina Tipo B
Etapas
Plan de CapacitaciónTransferencia y tecnológica
Implementación y ajustes (Por tipo de oficina)
Capacitación y
FASE IIIImplementación a Nivel Nacional
Implementación de las restantes oficinas a nivel nacional
Etapas
Implementación
Capacitación y
Pruebas y ajustes
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Alcance: El Sistema de Gestión Documental cubre los procesos de correspondencia, archivos de
Gestión, el misional (Registro inmobiliario) para los sistemas SIR y FOLIO Magnético,
en las 37 Oficinas de Registro y Sede Principal de forma descentralizada.
Cobertura del Sistema 1. OFICINA PRINCIPAL SEDE ADMINISTRATIVA 2. BOGOTA CENTRO 3. BOGOTA NORTE 4. BOGOTA SUR 5. CALI 6. MEDELLIN SUR 7. BUCARAMANGA 8. MEDELLIN NORTE 9. BARRANQUILLA 10. CUCUTA 11. CARTAGENA 12. PALMIRA 13. TULUA 14. BUGA 15. DOS QUEBRADAS 16. ZIPAQUIRA 17. CARTAGO 18. FACATATIVA 19. SOGAMOSO 20. FUSAGASUGA 21. YOPAL 22. RIONEGRO 23. DUITAMA 24. MARINILLA 25. GIRARDOT 26. IPIALES 27. PITALITO 28. BARRANCABERMEJA 29. CHIQUINQUIRA 30. GIRARDOTA 31. TURBO 32. OCANA 33. ROLDANILLO 34. SAN MARTIN 35. VELEZ 36. GARZON 37. SABANALARGA 38. UBATE
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Modelo Funcional Esperado:
Funcionalidades del Sistema:
1. Sistematización del proceso de Gestión Documental2 en las etapas de producción, recepción, trámite, distribución, organización, conservación, custodia, y disposición final del ciclo vital del documento.
2. Seguimiento de los procesos archivísticos y los Registros de instrumentos públicos.
2 Etapas del ciclo vital del documento, definidas en el PGD – Archivo General de la Nación. 2004
Interface con Sistemas
Misionales
PRODUCCIÓN
RECEPCIÓN
TRÁMITE
DISTRIBUCIÓN
ORGANIZACIÓNCONSULTACONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PRODUCCIÓN
RECEPCIÓN
TRÁMITE
DISTRIBUCIÓN
ORGANIZACIÓNCONSULTACONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
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3. Integración del sistema de tramitación electrónico con el físico. 4. Garantizar la trazabilidad, custodia y almacenamiento de la información misional
de la SRN. 5. Configuración de expedientes electrónicos. 6. Posibilita el uso de la firma digital. 7. Oportunidad en la búsqueda y recuperación de documentos.
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3. VENTAJAS DEL SISTEMA - Control de estructura documental a nivel de series, sub series y tipos documentales a
partir de la herramienta de tablas de retención.
- Control de la estructura Organizacional a nivel de dependencias, cargos y servidores
públicos.
- Facilidad en la administración, consulta, búsqueda, manejo y seguridad de los
documentos digitalizados.
- Control de los tiempos de conservación de los documentos.
- Manejo de flujos de trabajo con la posibilidad de personalizarlos de acuerdo a las
necesidades de los diferentes tipos de proceso.
- Integración con aplicaciones de correo electrónico y aplicaciones reconocidas de
oficina en Microsoft.
- Prevención, detección y reacción a acciones no autorizadas de usuarios.
- Permite el almacenamiento y custodia de imágenes en distintas versiones y formatos.
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4. DEFINICIONES Gestión Documental Gestión Documental3 es un conjunto de actividades administrativas y técnicas, realizado para un efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
A continuación se describe de manera general los procesos misionales y de apoyo que
Diseño de Colgrabar en desarrollo del PGD – Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. 2004.
Ciclo Vital del Documento Son las etapas sucesivas4 por las que atraviesan los documentos desde la Producción, Recepción, Trámite, Distribución, Organización, Consulta, Conservación, hasta la disposición final.
3 Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nación. Bogotá. 2004 4 I bid.
ARCHIVO
GESTIÓN
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTÓRICO
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Diseño de Colgrabar en desarrollo del PGD – Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación. 2004. Folio magnético
Aplicativo que funciona en una base de datos local, que incluye la implementación de
todas las actividades registrales, con sus propios controles y seguridades, soportado en
Oracle versión 7.x y desarrollado con herramientas modo carácter (Forms 3.0 y Pro*C).
PRODUCCIÓN
RECEPCIÓN
TRÁMITE
DISTRIBUCIÓN
ORGANIZACIÓNCONSULTA
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
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Sistema de Información Registral (SIR)
El sistema funciona en un ambiente WEB con un motor de base de datos Oracle 10g
centralizado y opera sobre una granja de servidores de aplicaciones certificado J2EE
1.3 o superior, que provee facilidades de comunicación.
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