View
22
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
SOP FTIK - 008
Dokumen Internal
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI PALOPO
FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
Jln. Agatis Tlp. 0417-22076 Balandai Kota Palopo
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 1of 14
1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
FAKULTAS TARBIYAH DAN ILMU KEGURUAN
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 2of 14
2
KATA PENGANTAR
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 3of 14
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR............................................................................................................ 2
DAFTAR ISI ......................................................................................................................... 3
I. TUJUAN ..................................................................................................................... 4
II. RUANG LINGKUP ...................................................................................................... 4
III. REFERENSI / DOKUMEN TERKAIT .............................................................................. 4
IV. DEFINISI ..................................................................................................................... 4
V. PROSEDUR................................................................................................................. 5
A. Melampirkan Dokumen Asli .................................................................................. 5
B. Tidak Melampirkan Dokumen Asli.......................................................................... 8
C. Melalui Whatsapp ............................................................................................... 11
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 4of 14
4
I. TUJUAN
Untuk menjamin kelancaran pelaksanaan proses legalisasi ijazah dan trankrip akademik
dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
II. RUANG LINGKUP
1. Tata cara pelaksanaan legalisasi ijazah/transkrip nilai mulai dari pengajuan permohonan
oleh pemohon sampai dengan penyerahan fotokopi ijazah/transkrip nilai yang telah
dilegalisasi kepada yang bersangkutan.
2. Syarat-syarat pengesahan legalisasi ijazah/transkrip nilai
3. Pihak-pihak terkait:
a. Alumni
b. Subbag Akademik
c. Sekretaris Pimpinan
d. Pimpinan
III. REFERENSI / DOKUMEN TERKAIT
1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi
dan Pengelolaan Perguruan Tinggi
3. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan
4. Peraturan Presiden Nomor 8 Tahun 2012 tentang Kerangka Kualifikasi Nasional
Indonesia
5. Permendikbud Nomor 11 tahun 2014 tentang pengesahan foto copy atau legalisir ijazah,
foto copy sertifikat profesi, foto copy surat keretangan pengganti Ijazah/Sertifikat Profesi
dan penerbitan surat keretangan pengganti Ijazah/Sertifikat Profesi lulusan perguruan
tinggi;
6. Peraturan Menteri Agama Nomor 6 Tahun 2017 tentang Statuta Institut Agama Islam
Negeri Palopo
7. Pedoman Akademik IAIN Palopo
IV. DEFINISI
1. Ijazah adalah surat tanda tamat belajar yang diberikan kepada mahasiswa yang sudah
menyelesaikan semua persyaratan akademiknya dan sudah disahkan oleh Dekan dan
Rektor
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 5of 14
5
2. Transkrip nilai adalah daftar nilai mata kuliah yang diperoleh mahasiswa selama mengikuti
perkuliahan yang sudah disahkan oleh Dekan dan Rektor
3. Legalisasi ijazah/transkrip nilai adalah pengesahan fotokopi ijazah/transkrip nilai oleh
pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani di bidang
Akademik.
4. Pemohon adalah orang yang melakukan permohonan legalisasi, baik alumni maupun yang
mewakili alumni.
5. Blanko Permohonan Legalisasi adalah lembaran yang berisi data diri pemohon/alumni
yang ingin melakukan legalisasi ijazah/transkrip yang juga bersungsi sebagai nota/tanda
bukti yang diberikan kepada pemohon/alumni dan diperlihatkan oleh pemohon/alumni
saat pengambilan berkas.
V. PROSEDUR
A. Melampirkan Dokumen Asli
1. Pemohon mengajukan permohonan legalisasi ijazah/transkrip nilai ke Staf/Petugas dengan
mengisi Blanko Permohonan Legalisasi Ijazah/Transkrip Nilai yang dilengkapi dengan
syarat-syarat sebagai berikut:
a. Fotokopi ijazah dan atau transkrip nilai
b. Fotokopi KTP dan Surat Kuasa bagi pemohon yang diwakilkan
c. Menunjukkan ijazah/transkrip nilai asli
d. Jumlah fotokopi ijazah/transkrip nilai maksimal 20 lembar
2. Staf/Petugas menerima dan memeriksa kelengkapan persyaratan berkas. Jika tidak
memenuhi persyaratan, Staf/Petugas menyerahkan kembali berkas kepada pemohon.
3. Staf/Petugas memberikan paraf pada Blanko disertai dengan tanggal waktu pengambilan
berkas yang telah dilegalisasi, memotong kertas blanko sebagai tanda bukti yang harus
diperlihatkan pada saat pengambilan berkas, dan menyerahkannya ke pemohon.
4. Pemohon mengisi formulir Data Alumni yang telah disediakan oleh Staf/Petugas, dan
menyerahkan kembali kepada Staf/Petugas.
5. Staf/Petugas mencatat data pemohon disertai dengan keterangan pada buku registrasi
(ekspedisi), kemudian membubuhi stempel legalisasi pada lembar fotokopi
ijazah/transkrip nilai dan memberikan nomor, tanggal, bulan, dan tahun.
6. Staf/Petugas menyerahkan berkas yang memenuhi persyaratan kepada Kasubbag
Akademik/Keuangan untuk diperiksa.
7. Kasubbag Akademik/Keuangan memeriksa dan memberikan paraf pada berkas, kemudian
menyerahkan kembali ke Staf/Petugas.
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 6of 14
6
8. Staf/Petugas menerima dan meneruskan berkas ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik.
9. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik memberikan persetujuan dengan menandatangani
lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai, kemudian menyerahkan ke Staf Dekan/Wakil
Dekan Bidang Akademik (Legalisasi ijazah/transkrip nilai untuk keperluan pengangkatan
atau kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan).
10. Staf/Petugas mengambil kembali berkas yang telah ditandatangani oleh Dekan/Wakil
Dekan Bidang Akademik dan membubuhi berkas dengan stempel fakultas, dan
mengarsipkan berkas.
11. Pemohon mengambil dokumen legalisasi dengan menunjukkan Blanko tanda bukti
12. Staf/Petugas menyerahkan dokumen yang sudah dilegalisasi kepada pemohon.
13. Pemohon dapat kembali mengajukan legalisasi ijazah/transkrip nilai yang sama setelah 3
(tiga) bulan, terhitung dari tanggal legalisasi sebelumnya. Kecuali dalam kondisi tertentu,
misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI.
14. Proses legalisasi ijazah/transkrip nilai berlangsung selama 1 s.d 2 hari kerja (tidak berlaku
hari sabtu dan minggu).
15. Berkas yang telah dilegalisasi dan tidak diambil lebih dari 1 (satu) bulan akan dimusnahkan.
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 7of 14
7
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 8of 14
8
B. Tidak Melampirkan Dokumen Asli
1. Pemohon meminta formulir persetujuan ke Staf/Petugas.
2. Pemohon mengajukan formulir persetujuan ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik
untuk disetujui.
3. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik menyetujui dan menandatangani formulir
pesetujuan Pemohon.
4. Pemohon menunjukkan formulir persetujuan yang telah ditandatangani oleh Dekan/Wakil
Dekan Bidang Akademik kepada Staf/Petugas.
5. Pemohon mengajukan/mengisi blanko permohonan legalisasi ijazah/transkrip nilai ke
Staf/Petugas dengan mengisi Blanko Permohonan Legalisasi Ijazah/Transkrip Nilai yang
dilengkapi dengan syarat-syarat sebagai berikut:
e. Fotokopi ijazah dan atau transkrip nilai
f. Fotokopi KTP dan Surat Kuasa bagi pemohon yang diwakilkan
g. Menunjukkan ijazah/transkrip nilai asli
h. Jumlah fotokopi ijazah/transkrip nilai maksimal 20 lembar
6. Staf/Petugas mengambil arsip ijazah/transkrip di arsip Fakultas.
7. Staf/Petugas menerima dan memeriksa keaslian fotokopi ijazah/transkrip pemohon
dengan membandingkannya dengan arsip Fakultas.
8. Setelah diperiksa dan dinyatakan asli, maka dilanjutkan untuk dilegalisasi. Apabila setelah
diperiksa ternyata palsu, maka proses legalisasi dihentikan dan pemohon yang mengajukan
ditindaklanjuti untuk ditahan dan dilaporkan ke pimpinan untuk diberikan sanksi.
9. Staf/Petugas memberikan paraf pada Blanko disertai dengan tanggal waktu pengambilan
berkas yang telah dilegalisasi, memotong kertas blanko sebagai tanda bukti yang harus
diperlihatkan pada saat pengambilan berkas, dan menyerahkannya ke pemohon.
10. Pemohon mengisi formulir Data Alumni yang telah disediakan oleh Staf/Petugas, dan
menyerahkan kembali kepada Staf/Petugas.
11. Staf/Petugas mencatat data pemohon disertai dengan keterangan pada buku registrasi
(ekspedisi), kemudian membubuhi stempel legalisasi pada lembar fotokopi
ijazah/transkrip nilai dan memberikan nomor, tanggal, bulan, dan tahun.
12. Staf/Petugas menyerahkan berkas yang memenuhi persyaratan kepada Kasubbag
Akademik/Keuangan untuk diperiksa.
13. Kasubbag Akademik/Keuangan memeriksa dan memberikan paraf pada berkas, kemudian
menyerahkan kembali ke Staf/Petugas.
14. Staf/Petugas menerima dan meneruskan berkas ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik.
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 9of 14
9
15. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik memberikan persetujuan dengan menandatangani
lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai, kemudian menyerahkan ke Staf/Petugas (Legalisasi
ijazah/transkrip nilai untuk keperluan pengangkatan atau kenaikan pangkat PNS disahkan
oleh Dekan).
16. Staf/Petugas mengambil kembali berkas yang telah ditandatangani oleh Dekan/Wakil
Dekan Bidang Akademik dan membubuhi berkas dengan stempel fakultas, dan
mengarsipkan berkas.
17. Pemohon mengambil dokumen legalisasi dengan menunjukkan Blanko tanda bukti
18. Staf/Petugas menyerahkan dokumen yang sudah dilegalisasi kepada pemohon.
19. Pemohon dapat kembali mengajukan legalisasi ijazah/transkrip nilai yang sama setelah 3
(tiga) bulan, terhitung dari tanggal legalisasi sebelumnya. Kecuali dalam kondisi tertentu,
misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI.
20. Proses legalisasi ijazah/transkrip nilai berlangsung selama 1 s.d 2 hari kerja (tidak berlaku
hari sabtu dan minggu).
21. Berkas yang telah dilegalisasi dan tidak diambil lebih dari 1 (satu) bulan akan dimusnahkan.
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 10of 14
10
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 11of 14
11
C. Melalui Whatsapp
1. Pemohon mengirim pesan via Whatsapp ke Staf/Petugas untuk permintaan legalisasi
ijazah.
2. Staf/Petugas meminta persetujuan ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik.
3. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik memberikan disposisi (nota persetujuan) ke
Staf/Petugas.
4. Staf/Petugas menerima disposisi, mengirim pesan via Whatsapp blanko permohonan
legalisasi ijazah/transkrip dan formulir Data Alumni dalam bentuk dokumen Mic. Word
kepada pemohon.
5. Pemohon mengisi dan mengirim kembali blanko permohonan legalisasi ijazah/transkrip
dan formulir Data Alumni yang telah diisi, serta foto ijazah/transkrip asli dalam format
jpg/png/pdf kepada Staf/Petugas.
6. Staf/Petugas mengambil arsip ijazah/transkrip di arsip Fakultas.
7. Staf/Petugas memeriksa keaslian foto ijazah/transkrip yang dikirim oleh pemohon dan
membandingkannya dengan arsip Fakultas.
8. Setelah diperiksa dan dinyatakan asli, maka dilanjutkan untuk dilegalisasi. Apabila setelah
diperiksa ternyata palsu, maka proses legalisasi dihentikan dan pemohon yang mengajukan
ditindaklanjuti untuk dilaporkan ke pimpinan untuk diberikan sanksi.
9. Apabila berkas telah memenuhi persyaratan legalisasi, Staf/Petugas menghitung jumlah
biaya fotokopi dan biaya pengiriman berkas ke alamat pemohon.
10. Staf/Petugas mengirimkan pesan via Whatsapp yang berisi jumlah biaya yang dibebankan
ke Pemohon beserta nomor rekening.
11. Pemohon mengkonfirmasi dan membayar biaya fotokopi (sesuai jumlah lembaran
fotokopi), dan biaya pengiriman via transfer.
12. Staf/Petugas menerima transfer biaya legalisasi dan biaya pengiriman; membuat nota bukti
pembayaran; dan mengirimkan nota bukti pembayaran ke Pemohon via Whatsapp.
13. Staf/Petugas mencatat data pemohon disertai dengan keterangan pada buku registrasi
(ekspedisi).
14. Staf/Petugas menggandakan arsip ijazah/transkrip Pemohon, kemudian membubuhi
stempel legalisasi pada lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai dan memberikan nomor,
tanggal, bulan, dan tahun.
15. Staf/Petugas menyerahkan berkas yang memenuhi persyaratan kepada Kasubbag
Akademik/Keuangan untuk diperiksa.
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 12of 14
12
16. Kasubbag Akademik/Keuangan memeriksa dan memberikan paraf pada berkas, kemudian
menyerahkan kembali ke Staf/Petugas.
17. Staf/Petugas menerima dan meneruskan berkas ke Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik.
18. Dekan/Wakil Dekan Bidang Akademik memberikan persetujuan dengan menandatangani
lembar fotokopi ijazah/transkrip nilai, kemudian menyerahkan kembali ke Staf/Petugas
(Legalisasi ijazah/transkrip nilai untuk keperluan pengangkatan atau kenaikan pangkat PNS
disahkan oleh Dekan).
19. Staf/Petugas mengambil kembali berkas yang telah ditandatangani oleh Dekan/Wakil
Dekan Bidang Akademik dan membubuhi berkas dengan stempel fakultas, dan
mengarsipkan berkas.
20. Staf/Petugas mengirimkan dokumen yang telah dilegalisasi ke alamat pemohon.
21. Pemohon dapat kembali mengajukan legalisasi ijazah/transkrip nilai yang sama setelah 3
(tiga) bulan, terhitung dari tanggal legalisasi sebelumnya. Kecuali dalam kondisi tertentu,
misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI.
22. Proses legalisasi ijazah/transkrip nilai berlangsung selama 7 s.d 12 hari.
SOP LEGALISASI FOTOKOPI IJAZAH DAN
TRANSKRIP NILAI
Doc. No. Date Revision Sheet
SOP FITK-008 13 November 2019 0 13of 14
13
Recommended