View
21
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN
Knowledge, Faith, and Wisdom
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA Jl. Taman Amir Hamzah No. 5 Kelurahan Pegangsaan, Kecamatan Menteng, Jakarta Pusat. 10320 Telp. 021 - 3906501 Website : https://www.unusia.ac.id/ Email : sekretariat@unusia.ac.id
2
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN ADMINISTRASI KEUANGAN
Kode Dokumen :
Revisi : 0
Tanggal : September 2017
Diajukan Oleh : Kepala BAK
Ahmad Dzakirin, S.Pd.I
Dikaji Ulang Oleh : Dir. II Bid. Administrasi & Keuangan
Arif Rahman, M.Pd
Dikendalikan Oleh : Warek II Bid. Administrasi & Keuangan
H.M. Sulton Fatoni, M.Si
Disetujui Oleh : Rektor
Prof. Dr. Ir. M. Maksum Mahfoedz, M.Sc
3
DAFTAR ISI
Lembar Pengendalian .............................................................................................................. 2 Daftar Isi ......................................................................................................................................... 3 SOP Pembayaran tagihan rutin ........................................................................................... 4 SOP Pembayaran tagihan non rutin ................................................................................. 7 SOP Pembayaran Beasiswa ................................................................................................... 8 SOP Pengajuan cek .................................................................................................................... 10
SOP Penyusunan Anggaran Universitas ........................................................................ 12 SOP Pencairan Anggaran, Biro, UPT, Fakultas ........................................................... 13
SOP Pelaporan Keuangan ...................................................................................................... 15 SOP Pelaporan realisasi Penggunaan Anggaran ........................................................ 17
SOP Penentuan dan Pembayaran Perjalanan Dinas .................................................. 19 SOP Usulan & penetapan Honor kelebihan mengajar dan dosen TT ............... 21 SOP Pembayaran Gaji dan Honorarium ......................................................................... 23
SOP Penerimaan Keuangan .................................................................................................. 25 SOP Pengelolaan SIM Keuangan, Input Data dan Cetakan................................... 26
4
SOP PEMBAYARAN TAGIHAN RUTIN
UNIVERSITAS UNIVERSITAS NAHDLATU ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.1/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pembayaran listrik, telepon, internet, air dan segala tagihan rutin Universitas.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari
segala bentuk pembayaran listrik, telepon, internet, air dan segala tagihan rutin
Universitas. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
1. Listrik adalah : Sumber energi untuk penerangan kampus dan lingkungan. 2. Telepon adalah Merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). 3. Internet adalah Jaringan informasi komputer mancanegara yang berkembang
sangat pesat. 4. Air adalah Zat atau materi atau unsur yang penting bagi semua bentuk kehidupan
Referensi
Realisasi pengeluaran tahun berjalan dari rencana anggaran pendapatan dan belanja universitas
5
Uraian Prosedur :
Rektor
Perusahaan Dokume
Waktu
Kegiatan BAK /penyedian
n
Jasa
Surat 1 hari Mengirimkan tagihan tagihan
Menyiapkan surat perintah Surat 1 hari
pembayaran Perintah
Pembayar
an (SPP)
Menyiapkan cek untuk Cek 1 hari
dimintakan ke rektor
Membayarkan cek Cek 1 hari
Melakukan entry data simkeu 1 hari pengeluaran ke sistem
keuangan
6
SOP PEMBAYARAN TAGIHAN NON RUTIN UNIVERSITAS
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.2/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pembayaran tagihan non rutin Universitas
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari segala bentuk pembayaran Universitas yang bersifat non rutin dan dilakukan berdasarkan perintah pembayaran dari pimpinan universitas.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
Non Rutin adalah Merupakan kegiatan yang memerlukan pembiayaan yang telah di setujui dan diperintahkan pembayaran oleh pimpinan universitas
Referensi
Realisasi pengeluaran tahun berjalan dari rencana anggaran pendapatan dan belanja universitas
Uraian Prosedur :
Rektor
Perusahaan Dokume
Waktu Kegiatan BAK /penyedian
n
Jasa
Surat 1 hari Mengirimkan tagihan tagihan
Menyiapkan surat perintah Surat 1 hari
pembayaran Perintah
pembayar
an (SPP)
Menyiapkan cek untuk
Cek 1 hari
dimintakan ke rektor
Membayarkan cek Cek 1 hari
Melakukan entry data simkeu 1 hari
pengeluaran ke sistem
keuangan
7
SOP PEMBAYARAN BEASISWA UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No :1.3/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pembayaran Beasiswa mahasiswa Universitas.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari segala bentuk pembayaran beasiswa kepada dosen lanjut dan mahasiswa berprestasi Universitas berdasarkan SK Rektor pimpinan universitas.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
BEASISWA adalah adalah pemberian berupa bantuan keuangan yang diberikan kepada perorangan yang bertujuan untuk digunakan demi keberlangsungan pendidikan yang ditempuh. Beasiswa dapat diberikan oleh lembaga pemerintah, perusahaan ataupun yayasan. Pemberian beasiswa dapat dikategorikan pada pemberian cuma-cuma ataupun pemberian dengan ikatan kerja (biasa disebut ikatan dinas) setelah selesainya pendidikan. Lama ikatan dinas ini berbeda-beda, tergantung pada lembaga yang memberikan beasiswa tersebut.
Referensi
8
Uraian Prosedur :
Kegiatan Rektor
BAAK BAK mahasis
Dokumen Waktu
wa
Surat
Pengajuan beasiswa usulan
Form
Menerima pengajuan beasiswa pengajua dan mengusulkan ke rektor
n
SK 1 hari
Rektor menetapkan penerima
beasiswa mahasiswa
Melakukan pemilihan data 1 hari
dan entry tagihan mahasiswa
Entry data ke SIMKEU Simkeu 1 hari
Menerima pembayaran beasiswa Bukti 1 hari
pembayara n
Melakukan entry data Simkeu 1 hari
ke sistem
keuangan
9
SOP PENGAJUAN CEK UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.4/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pengeluaran kas dalam rekening giro Universitas.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari segala bentuk pengeluaran berdasarkan izin rektor dan wakil rektor II.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan
Definisi
1. REKENING GIRO adalah Nomer identitas keuangan untuk pencatatan transaksi keuangan antara pelanggan dan bank mereka dan posisi keuangan yang dihasilkan dari pelanggan.
2. CEK adalah perintah tertulis nasabah kepada bank untuk menarik dananya sejumlah tertentu atas namanya atau atas penunjukan.
Referensi
Realisasi pengeluaran tahun berjalan dari rencana anggaran pendapatan dan belanja universitas.
10
Uraian Prosedur :
Kegiatan Rektor
BAK Dokumen Waktu
Surat
Wakil Rektor II memberikan disposisi disposisi pengeluaran dana
Surat BAK melakukan verifikasi disposisi data pengajuan sesuai dengan disposisi
Menyiapkan cek
Cek 1 hari
Mengesahkan cek
cek 1 hari
Mecairkan cek
Cek 1 hari
Melakukan entry data Simkeu 1 hari pengeluaran ke sistem
keuangan
11
SOP PENYUSUNAN ANGGARAN
UNIVERSITAS UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.5/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman penyusunan anggaran Universitas.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dalam bentuk rencana pendapatan dan pengeluaran Universitas.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
ANGGARAN adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter,
Referensi
Realisasi pengeluaran dan pendapatan universitas dari tahun yang telah berjalan.
12
Uraian Prosedur :
Kegiatan Rektor
BAK Fak/UPT
Dokumen Waktu
/Biro
Laporan 1 hari Melihat realisasi pengeluaran RAPB
dan pendapatan tahun lalu dan mengajukan usulan RAPB
BAK membuat jenis-jenis akun
Daftar 1 hari
yang baru untuk RAPB tahun akun
yang akan datang
Mendata jenis pedapatan
Formulir 1 hari
berserta perkiraan jumlah RAPB pendapatannya dalam RAPB
tahun depan
Merekap
jenis-jenis
1 hari
pengeluaran berserta Formulir jumlahnya dari
unit
RAPB
pelayanan/fakultas/universitas Menyusun draf lengkap RAPB Draf RAPB 1 hari
universitas untuk di usulkan ke Rektor
Melakukan verifikasi draf
Draf RAPB 1 hari
RAPB dengan pimpinan universitas/fakultas
Mengusulkan RAPB BP3TNU
RAPB 1 hari
untuk permohona
rekomendasi
Mengajuan permohonan RAPB 3 hari pengesahan yang direkomendasikan ke PBNU
13
SOP PENCAIRAN ANGGARAN BIRO, UPT, FAKULTAS
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.6/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pencairan/penggunaan anggaran biro/unit pelaksana teknis/fakultas dan Universitas.
Ruang Lingkup
Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dalam bentuk pengajuan pengeluaran ditingkat biro/ unit pelaksana teknis/fakultas dan Universitas. 1. sesuai denga RAPB yang telah ditetapkan. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
ANGGARAN adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter.
Referensi
Realisasi pengeluaran dan pendapatan universitas dari tahun yang telah berjalan.
14
Uraian Prosedur :
Kegiatan Rektor
BAK Fak/UPT
Dokumen Waktu
/Biro
Surat 1 hari Mengajukan pencairan dana pengajua
RAPB n
Surat 1 hari Mendisposisi pengajuakan
disposisi
pencairan dana RAPB
Melakukan verifikasi
Surat 1 hari
kesesuaian pengajuan dengan pengajuan RAPB
dan
disposisi
Mendata pengajuan ke dalam
1 hari
surat pengajuan cek Surat
pengajuan
cek Meengajukan cek ke rektor Cek 1 hari
beserta hasil verifikasi usulan
pencairan anggaran
Mencairakan cek dan
Cek 1 hari
membayarkan ke pengusul
Melakukan entry data Simkeu 1 hari pengeluaran kedalam Simkeu
15
SOP PELAPORAN KEUANGAN UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.7/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pelaporan relalisasi tingkat prodi/fakultas/universitas
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
LAPORAN KEUANGAN adalah Catatan informasi keuangan suatu badan usaha pada suatu periode akuntansi yang dapat digunakan untuk menggambarkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap meliputi :
• Neraca• Laporan laba rugi komprehensif• Laporan perubahan ekuitas• Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa laporan arus
kas atau laporan arus dana.
Referensi
Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan.
16
Uraian Prosedur :
Kegiatan Rektor
BAK Dokumen Waktu
Bendahara kas kecil melakukan 1 hari
seluruh pencatatan kas keluar dan
kas masuk kedalam jurnal kas kecil
1 hari Ka BAK melakukan pencatatan pengeluaran kas besar yang langsung di keluarkan dari rekening melalui Giro/Cek
Bagian Akunting BAK melakukan 1 hari
seluruh pencatatan kas masuk dari bukti kas masuk yang telah
disahkan oleh pihak bank kedalam system keuangan
Bagian Akunting BAK melakukan 1 hari
seluruh pencatatan kas keluar baik
dari kas kecil maupun kas besar
kedalam system keuangan secara
periodic
Bagian Akunting BAk membuat
laporan keuangan secara periodik meliputi: • Neraca• Laporan laba rugi komprehensif• Laporan perubahan ekuitas
Membuat laporan keuangan selanjutnya diserahkan rektor
Menerima laporan keuangan
17
SOP PELAPORAN REALISASI PENGGUNAAN ANGGARAN
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.8/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pelaporan realisasi penggunaan anggaran ditingkat UPT/Bagian/prodi/fakultas.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
ANGGARAN adalah merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam
bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan
perusahaan untuk jangka waktu tertentu di masa yang akan datang. Rencana yang
disusun dinyatakan dalam bentuk unit moneter,
Referensi
Realisasi pengeluaran dan pendapatan UPT/Biro/prodi/fakultas dari tahun yang telah berjalan.
18
Uraian Prosedur :
Rektor BAK Dokumen
Waktu
BAK melakukan pemilahan data 1 hari realiasi pengajuan anggran berdasarkan kepada unit yang mengajukan
BAK melakukan pemilahan data 1 hari
realiasi pengajuan anggaran
berdasarkan beban biaya langsung
dan tidak langsung
BAK melakukan perbandingan 1 hari besaran dari setiap jenis komponen
kegiatan yang terrealisasi dengan
rencana anggaran kegiatan dimasing masing unit yg ada.
Kepala BAK membuat dan 1 hari melaporkan pencapaian realisasi
anggaran secara periodik kepada
Wakil Rektor 2
Menerima Laporan untuk di 1 hari tindaklanjuti
19
SOP PENENTUAN DAN PEMBAYARAN
PERJALANAN DINAS UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.9/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman penentuan dan pembayaran perjalanan dinas.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
PERJALANAN DINAS adalah Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan/ dosen/ staf keluar kota/kantor untuk melakukan kegiatan dinas/bisnis.
Referensi
Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan.
20
Uraian Prosedur :
Rektor
BAK Dokumen Waktu
Bendahara Kas Kecil BAK menerima 1 hari desposisi atau tembusan Surat Tugas yang dikeluarkan oleh Pimpinan Universitas dan telah diverifikasi
oleh kepala BAK
Bendahara Kas Kecil BAK 1 hari melakukan pendataan dan
pencocokan dengan tabel perjalanan
dinas dengan golongan dan jabatan personal yang ditugaskan
Setelah Bendahara Kas Kecil BAK 1 hari menentukan golongan dan jabatan
yang sesuai dengan tabel, bendahara
segera membuatkan bukti kas keluar dan menyiapkan dana yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah yang sesuai dengan kwitansi
Setelah bukti kas keluar dibuat dan 1 hari ditandatanggani oleh personal yg
ditugaskan, bendahara segera
mencatat dalam sistem keuangan
kas kecil.
21
SOP USULAN DAN PENETAPAN HONOR, KELEBIHAN MENGAJAR,
DOSEN TIDAK TETAP UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.10/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman penyusunan tarif honor, kelebihan mengajar, dosen tidak tetap tingkat prodi/fakultas.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
HONOR adalah Upah sbg imbalan jasa yang diberikan kepada dosen tidak tetap di luar gaji
Referensi
1.SK Dosen Pengampu 2. Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan
22
Uraian Prosedur :
Rektor BAK
Fak/D Doku Waktu osen men
BAK mengedarkan surat kepada 1 hari Pimpinan Fakultas untuk
menyerahkan data beberapa data
AL:
a. dosen tetap dan
dosen Tidak Tetap
b. Jumlah Total SKS
per prodi
BAK menerima data dari Fakultas 1 hari
dan mengolah data
BAK melakukan perhitungan 1 hari
Jumlah honor dosen tidak tetap dengan rumus di bawah
BAK melakukan pengajuan 1 hari pembayar honor dosen tidak tetap
berdasarkan data kehadiran dan
jumlah sks yg di terima dari fakultas
BAK melakukan pembayaran honor 1 hari dosen tidak tetap
Cara Perhitungan :
23
SOP PEMBAYARAN GAJI DAN HONORARIUM UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.11/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pembayaran gaji dan honor karyawan dan dosen.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
Gaji adalah Suatu bentuk pembayaran periodik dari institusi kepada karyawan atau dosen yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja:
Referensi
1.SK Dosen Tetap 2. Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan
24
Uraian Pr osedur :
Rektor Dosen/ Dokume Waktu
Kegiatan BAK Karyaw n
an
BAK menerima data daftar hadir 1 hari dosen dan karyawan dari Bagian administrasi
BAK bagian Gaji melakukan input 1 hari
data ke system file penggajian sesuai data yang diterima
Bagian Gaji membuat rekap data gaji 1 hari karyawan dan dosen untuk
disahkan kepala BAK
Kepala BAK mengajukan cek untuk 1 hari membayarkan Gaji dosen dan
karyawan kepada pimpinan
Kepala BAK mencairkan cek 1 hari kedalam menu payroll bank
25
SOP PENERIMAAN KEUANGAN UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.12/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman penerimaan keuangan.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
PENERIMAAN adalah Segala bentuk pendapatan berupa dana masuk kedalam kas yang mengakibatkan bertambahnya kekayan suatu institusi
Referensi
Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan.
Uraian Prosedur :.
Bank BAK Dokumen
Waktu
Penerimaan pembayaran kewajiban 1 hari keuangan mahasiswa dilakukan di
Bank yang ditunjuk oleh universitas
pencatatan langsung dilakukan oleh system keuangan universitas.
PAK melakukan posting 1 hari
pendapatan dilakukan secara rutin
tiap hari kedalam system keuangan
Untuk penerimaan non rutin tetap 1 hari dilakukan melalu Bank yang ditunjuk oleh universitas dan secara periodik dilakukan pencatatan
distem keuangan universitas
26
SOP PENGELOLAAN SIM KEUANGAN, INPUT DATA DAN CETAKAN
UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA INDONESIA
Kode/No : 1.13/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1 BAK/2017 Tanggal: 22 September 2017 dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman pengelolaan SIM keuangan, input data, cetakan.
Ruang Lingkup
1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik. 2. prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.
Definisi
SIM adalah Sistem Informasi Manajemen yang meliputi pencatatan dan pelaporan kegiatan keuangan
Referensi
Realisasi pengeluaran dan pendapatan fakultas dari tahun yang telah berjalan.
Uraian Prosedur :
ICT BAK Dokumen Waktu
BAK dalam menggunakan SIM 1 hari keuangan dibagi dalam beberapa tingkataan pengguna yaitu:
a. Super administrator
b. Admin
c. Staf Entry
d. Bank Login
Staf BAAK melakukan entry data 1 hari
sesuai dengan bagian masing-
masing
ICT melakukan kontrol terhadap 1 hari kelancaran akses dan sistem informasi keuangan
Recommended