Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAYANAN SURAT MASUK
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam penanganan Surat Masuk sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan merespon dan menangani Surat Masuk pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Tata Persuratan
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Lembar Disposisib. Form Bukti Serah Terima
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Lembar Disposisib. Bukti Serah Terima
9. DOKUMEN TERKAITa. Surat
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-001SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAYANAN SURAT MASUK
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pengadministrasi Urusan Persuratan 1 1 Surat yang tidak jelas atau salah alamat, dikembalikan.Menerima, menyortir, & mencatat surat
yang masuk, kemudian menyerahkannya ke Unit Fungsi
2 Surat disortir sesuai dengan tujuan suratTidak
Apabila surat ditujukan ke Dekan, maka surat diserahkan ke staf Dekan, apabila selain itu deserahka langsung ke tujuan surat
YaDekanat 3 3 Dekan mendisposisi surat sesuai dgn tujuan
suratMendisposisi sesuai tujuan surat
Kasubag Umum 4 4 Kasubbag Umum meneruskan surat dan meminta tanda terima dari penerima suratKasubag Umum meneruskan sesuai
disposisi dan Mengarsipkan Surat
Mulai
Surat
2Surat Dinas?
Buku Kendali Surat
Surat
Selesai
Buku Kendali Surat Masuk
Disposisi
Serahkan Langsung Ke Personal Terkait
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-002
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAYANAN SURAT KELUAR
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam melakukan pelayanan Surat Keluar sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan menindaklanjuti disposisi pada surat masuk, nota, atau memo pimpinan dan memproses penerbitan surat
3. REFERENSIa.b.
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Lembar Disposisib. Form Bukti Serah Terimac. Form Bukti Serah Terima
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Lembar Disposisib. Bukti Serah Terimac. Buku Ekspedisi Suratd. Bukti Pengiriman
9. DOKUMEN TERKAIT a. Surat
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-002
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAYANAN SURAT KELUAR
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pemohon Surat/Unit Fungsi 1 1 Pemohon mengajukan surat permohonan surat ke DekanMengajukan Permhonan Surat ke Dekan
Dekanat 2 2 Semua permohonan surat keluar harus berdasarkan disposisi/memo Dekan/Wakil Dekan.
Membuat Disposisi sesuai dgn isi surat
Kabag TU 3 3 Kabag TU mendisposisi ke Kasubbag sesuai tujuan suratMenindaklanjuti disposisi pimpinan
Kasubbag 4 4 Kasubag terkait menerima memo, nota, atau disposisi Kabag TU dan membuat konsep surat.
Memproses penerbitan (pengetikan) surat sesuai petunjuk Kabag TU
Kabag TU 5 5 Kabag TU menverifikasi Draft Surat, apabila sudah sesuai kasubbag menerbitkan surat
Memverifikasi konsep surat dan memberi persetujuan
Tidak
YaKasubbag 6 6 Kasubag terkait memberi paraf
Menerbitkan serta memberi paraf pada surat
Kabag TU 7 7 Surat yang membutuhkan tanda tangan pimpinan harus terlebih dahulu diparaf oleh struktur terkait dibawahnya
Memberi paraf atau menandatangani surat
Dekan/ Wakil Dekan 8 8 Wakil Dekan dapat mewakili Dekan untuk menandatangan surat-surat sesuai bidangnya.
Menandatangani surat
Kasubbag Umum 9 9 Pengadministrasi persuratan memberi nomor, melakukan penggandaan, memberikan cap (stempel), mencatat dalam buku ekspedisi, dan mengarsipkan surat.
Memberi nomor, melakukan penggandaan, memberikan cap (stempel),dan mengirimkan, serta mengarsipkan surat
Mulai
Surat
Selesai
Sesuai?
Surat, Buku Ekspedisi
Surat/ Bukti Serah
Terima/Bukti
Surat
Surat
Draft Surat
Surat asli bercap dan
Surat Permohonan
Surat Permohonan
Kendali Surat Masuk
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-003
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAYANAN PEMINJAMAN ALAT DAN SARANA
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelayanan Peminjaman Alat dan Sarana sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Pelayanan Peminjaman Alat dan Sarana pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Permohonan Peminjaman Alat dan Saranab. Form Disposisic. Form Daftar Jadwal Peminjamand. Form Buku Peminjaman Peralatan/Sarana
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Rekaman mutu Permohonan Peminjaman Alat dan Saranab. Rekaman mutu Disposisic. Rekaman mutu Daftar Jadwal Peminjamand. Rekaman mutu Buku Peminjaman Peralatan/Saranae. Surat Peminjaman
9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pengendalian Ketidak Sesuaian
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-003SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAYANAN PEMINJAMAN PERALATAN DAN SARANA
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Peminjam adalah civitas FST. Peminjam mengisi Form Permohonan diserahkan ke Kabag TU cq Subbag Umum minimal 1 hari sebelum pelaksanaan peminjaman
Peminjam 1
Mengisi Form Permohonan Peminjaman Peralatan dan Sarana
Kabag TU 2 2 Kabag TU akan memberikan disposisi Form Permohonan kepada Kasubbag Umum, apabila peralatan/Sarana bukan termasuk perlatan/Sarana katagori khusus. Apabila peralatan/sarana katagori khusus maka harus persetujuan PD bidang adum
Menerima Form Permohonan, dan mendisposisi ke Kasubbag Umum atau meminta persetujuan Wadek Bidang Adum
Tdk Pudek Bidang Adum 4Menyetujui dan mendisposisikan ke Kasubbag Umum
Ya
Kasubbag Umum 5 3 Form Permohonan diteruskan ke Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN
Meneruskan permohonan ke Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN
Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 6 4 Verifikasi dengan mengecek ketersediaan peralatan/sarana dan melaporkannya kepada Kasubbag Umum
Memverifikasi permohonan dengan ketersediaan barang dan melaporkan ke Kasubbag Umum
Peminjam 7
Menandatangani Surat Peminjaman dan menyerahkan jaminan berupa kartu identitas
6 Pada saat pengisian, peminjam menyerahkan KTP/KTM sebagai jaminan
Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 8 7 Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN mecatat pada buku peminjaman, menyimpan surat peminjaman dan kartu identitas peminjam.
Mencatat pada buku peminjaman Peralatan/Sarana
Peminjam 9 8 Pengembalian dilakukan oleh peminjam sendiri langsung setelah pemakaian.Mengembalikan/melaporkan Peralatan dan Sarana yang telah
selesai digunakan dan menandatangani Buku Peminjaman
Pengadministrasi Umum Bidang Persediaan dan BMN 109 Pengecekan dilakukan di hadapan
peminjam pada saat menerima dan kemudian mengembalikan KTP/KTM kepada peminjamMenerima, memeriksa kelengkapan peralatan /Sarana, dan
menempatkan peralatan pada tempatnya serta mengembalikan jaminan/kartu identitas kepada pemiliknya
Mulai
Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Sarana, dan Data
Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Selesai
Surat Peminjaman dan Daftar Jadwal
Buku Peminjaman Peralatan/Sarana
Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Sarana, dan Disposisi
Form Permohonan Peminjaman Alat dan
Sarana, dan
Bukan Alat Katagori khusus?
Surat Peminjaman dan Buku
Peralatan/Sarana Peminjaman
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/3
PEMELIHARAAN RUANGAN DAN GEDUNG
1. TUJUAN
Memberikan panduan operasional dalam pelaksanaan Pemeliharaan Ruangan dalam lingkungan pada Fakultas Sains danTeknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pemeliharaan seluruh ruangan dan gedung Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2-3 prosedur ini)
6. FORMa. Form Jadwal Pemeliharaan Ruanganb. Form Bukti Serah Terima Dokumenc. Form Daftar Periksa Pemeliharaan Ruangand. Form Daftar Satuan Tugase. Form Kartu Catatan Pemeliharaan / Perbaikan f. Form Rekaman Harian Kegiatan Individug. Form Laporan Riwayat Pemeliharaanh. Form Berita Acara Verifikasi
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Jadwal Pemeliharaan Ruanganb. Bukti Serah Terima Dokumenc. Daftar Periksa Pemeliharaan Ruangand. Daftar Satuan Tugase. Kartu Catatan Pemeliharaan / Perbaikanf. Rekaman Harian Kegiatan Individug. Laporan Riwayat Pemeliharaanh. Berita Acara Verifikasi
9. DOKUMEN TERKAIT a. SOP Perbaikan Ruanganb. SOP Pengamanan Gedung
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/3
PEMELIHARAAN RUANGAN DAN GEDUNG
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pembuatan jadwal kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung dilakukan di awal semester, dilengkapi dengan daftar petugas, daftar pengawas/koordinator. Kegiatan pemeliharaan meliputi: kebersihan lantai, dinding, plafon; pintu, kaca/jendela penataan meubeuler dan tanaman; lampu; instalasi kabel-kabel dan peralatan elektronik. Jadwal Pemeliharaan ada yang bersifat: harian, mingguan, atau disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis objeknya.
Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung (Koordinator ) 1
Membuat dan mengajukan jadwal kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung ke Kasubbag
Umum
Kasubbag Umum 2 2 Kasubbag Umum memverifikasi jadwal yg diajukan sesuai dengan kebutuhan dan jenis obyeknyaMemverifikasi jadwal pemeliharaan ruangan dan
gedung
3 Jika disetujui, Kasubbag Umum menetapkan Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan Gedung. Jika tidak, jadwal direvisi
Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung (Koordinator ) 4
4 Koordinator menyerahkan jadwal dan form pemantauan ruang dan gedung sesuai dengan jobdesc pelaksana yang bersangkutan
Menugaskan kepada petugas pemeliharaan ruangan dan gedung untuk melaksanakan tugas sesuai
jadwal.
Petugas Pemeliharaan 5 5 Petugas melaksanakan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung sesuai jadwal serta mengisi Form Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung. Apabila menemukan kerusakan pada sarana ruangan dan gedung petugas melaporkan secara lisan ke koordinator, dan koordinator melaporkannya ke Kasubbag Umum dengan mengisi form Perbaikan/Pemeliharaan (sesuai SOP Perawatan/Perbaikan)
Melakukan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung sesuai jadwal dan mencatatnya pada form
Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung
Pengadministrasi Umum Bidang Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung (Koordinator )
6 6 Koordinator memastikan kegiatan pemeliharaan ruangan dan gedung telah dilaksanakan sesuai standar kebersihan ruangan dan gedung. Pengecekan dilakukan secara periodik atau berdasarkan permintaan khusus. Jika ada keluhan pelanggan, segera dilakukan pengecekan paling lambat 1 jam setelahnya.
Mengecek dan memastikan bahwa telah dilakukan kegiatan pemeliharaan
Tidak 7 Apabila sesuai, koordinator menandatangani Form Pemantauan Kondisi Ruangan dan Gedung. Jika tidak sesuai, Koordinator memanggil Petugas Pemeliharaan yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.
YaKoordinator Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung 8 8 Koordinator melapor kepada Kasubbag Umum
setiap hari pukul 15.00 WIB.Melaporkan hasil pengecekkan kepada Kasubbag Umum
YaForm Pemantauan
Kondisi Ruang & Gedung
Bukti serah terima dokumen
3 Disetujui?
Tidak
Laporan Riwayat Pemeliharaan
Mulai
7Sesuai?
Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan gedung,
Form Pemeliharaan/ Perbaikan
Jadwal Pemeliharaan Ruangan dan gedung
Form Pemeliharaan/ Perbaikan
Form Pemantauan Kondisi Ruangan
Form Pemeliharaan/ Perbaikan
Form Pemantauan Kondisi Ruangan
dan Gedung
BA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-004SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 3/3
PEMELIHARAAN RUANGAN DAN GEDUNG
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Kasubbag Umum 9 9 Kasubbag Umum mengecek langsung kebenaran laporan dari KoordinatorMelaksanakan pengecekan lapangan atas laporan
Koordinator
Kasubbag Umum 11 10 Jika ya, maka dianggap selesai. Jika tidak, lanjut langkah 11Memanggil Koordinator
Kebersihan dan Pemeliharaan Gedung untuk diberi arahan
tentang apa yang harus dilakukan
11 Lanjut ke langkah 5. Apabila terjadi berulang-ulang, maka secara bertahap diberikan arahan, teguran lisan, teguran tertulis, hingga surat peringatan.
Tdk
Ya Berita Acara Verifikasi
10Sesuai?
Selesai
Laporan Riwayat
BA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-005
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustsu 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAYANAN BARANG PERSEDIAAN DAN BMN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan pelayanan barang persediaan dan barang milik negara (BMN) pada lingkungan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pelayanan barang persediaan dan barang milik negara (BMN) pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutu
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMNb. Form Lembar Disposisic. Form Bukti Penerimaan Barangd. Buku Kendali BMN
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Rekaman Mutu Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMNb. Rekaman Mutu Form Lembar Disposisic. Rekaman Mutu Form Bukti Penerimaan Barangd. Rekaman Mutu Buku Kendali BMN
9. DOKUMEN TERKAIT-
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-005
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAYANAN BARANG PERSEDIAAN DAN BMN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
* Pelayanan yang diberikan terkait operasional sehari-hari, seperti ATK, konsumsi, alat kebersihan, dokumentasi dan sebagainya, serta peminjaman BMN.
Unit/Fungsi 1 1 Unit/Fungsi Pemohon mengajukan permintaan/ peminjaman barang persediaan atau BMN dengan menggunakan form permohonan dengan ditandatangani oleh Ketua/ Kepala unit/fungsi pemohon.
Mengajukan permohonan kebutuhan barang persediaan dan BMN kepada Kabag TU
Kabag. TU 2
Memberi disposisi kepada Kasubbag. Umum
2 Kabag. TU menerima permohonan dan menganalisa sesuai dengan kebutuhan dan RBA. Kemudian memberikan disposisi kepada Kasubbag. Umum setelah disetujui.
Kasubag Umum 3
Menugaskan kepada pengadministrasi umum terkait untuk mengecek ketersediaan barang yang diminta
3 Pengadministrasi umum mengecek ketersediaan barang yang diminta. Jika tersedia maka barang persediaan yang diminta bisa diberikan atau dipinjamkan, dengan memberikan tanda pengenal diri sebagai jaminan. Jika tidak, ditawarkan barang pengganti dan diusulkan pembelian barang terkait.
YaPengadministrasi Umum 5
Memfasilitasi Barang Persediaan dan BMN yang dibutuhkan dan mencatatnya dalam buku kendali
Unit/Fungsi 6 4 Pengguna bertanggung jawab atas barang yang diminta/ dipinjam. Jika barang yang dipinjam rusak atau hilang, maka pengguna wajib memperbaiki atau mengganti.
Mendapatkan Barang Persediaan dan BMN yang dibutuhkan
5 Pengadministrasi Umum mengecek ulang barang yang dipinjam saat pengembalian, dan menyerahkan kembali tanda pengenal diri peminjam jika barang utuh.
Form Permohonan Permintaan/Peminjaman Barang Persediaan dan BMN, Lembar Disposisi
Mulai
Selesai
4 Tersedia?
Tidak
Buku Kendali BMN dan, Form Bukti Penerimaan
Barang, Barang Persediaan
Form Bukti Penerimaan Barang
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-FR-WMM-11
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA RIWAYAT REVISI Tgl. Terbit : 1 Maret 2012
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI DOKUMEN No. Revisi : 00
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/1
SOP IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA KEPENDIDIKAN (KARYAWAN)
No. Tanggal Catatan Revisi Keterangan
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-006
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA PENDIDIK (DOSEN)
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam kegiatan identifikasi kebutuhan tenaga kependidikan pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup identifikasi kebutuhan tenaga kependidikan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : Pemetaan kebutuhan tenaga kepen-didikan, menghitung jumlah kondisi saat ini, menentukan jumlah kebutuhan, dan kebijakan dekan dalampengusulan kebutuhan tenaga kependidikan.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM-
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Surat Usulan Kebutuhan Tenaga Kependidikan (Karyawan)b. Analisis Jabatanc. Database Kepegawaiand. Berkas Lamaran Lengkap
9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-006SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA PENDIDIK (DOSEN)
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pemetaan tenaga kependidikan (karyawan) disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing fungsiJurusan/Prodi 1
Memetakan Kebutuhan & Menghitung keseluruhan jumlah dosen dan mengusulkan kebutuhan dosen
2 Kabag TU mengklasifikasi Tenaga Kependidikan menurut ijazah, jenis kelamin, jenjang kependidikan, alamat lengkap, jenis pekerjaan, dan biodata ybs
Dekanat 2
Memberikan disposisi kepada kabag.TU untuk menindaklanjuti
Kabag.TU 3 3 Tersedianya database dan matrik kebutuhan
Mengolah kebutuhan tenaga kependidikan disesuaikan dengan layanan yang dibutuhkan
Dekanat 4 4 Usulan pengangkatan kebutuhan tenaga kependidikan harus dilengkapi dengan argumentasi, data kekurangan, dan keterangan lain yang mendukung
Menetapkan kebijakan sesuaikebutuhan
Mulai
Matrik Silabus Prodi/Jurusan & Data
Base Dosen
Surat usulan + Tanda Terima
Selesai
Kebijakan
Data Base & Matrik Kebutuhan
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-KKU-KPG- SOP-009
SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 1 Maret 2012FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 00
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
IDENTIFIKASI KEBUTUHAN TENAGA KEPENDIDIKAN (KARYAWAN)
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pemetaan tenaga kependidikan (karyawan) disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing fungsiUnit 1
Setiap unit mengajukan kebutuhan tenaga kependidikan kepada Dekan
2 Kabag TU mengklasifikasi Tenaga Kependidikan menurut ijazah, jenis kelamin, jenjang kependidikan, alamat lengkap, jenis pekerjaan, dan biodata ybs
Kabag TU 2
Menghitung keseluruhan jumlah Tenaga Kependidikan
Kasubag Kepegawaian dan Keuangan 3 3 Pengolahan data penentuan kebutuhan tenaga kependidikan dilakukan dengan pemetahan antara kebutuhan yang diinginkan dengan jumlah yang ada
Mengolah kebutuhan tenaga kependidikan disesuaikan dengan layanan yang dibutuhkan
Dekanat 4
Menindaklanjuti setiap usulan, memproses, dan memutuskan tenaga kependidikan yang dibutuhkan
4 Usulan pengangkatan kebutuhan tenaga kependidikan harus dilengkapi dengan argumentasi, data kekurangan, dan keterangan lain yang mendukung
Kabag TU 5 Dekan menelaah setiap usulan Jurusan/Prodi dan dalam waktu 1 minggu keluar kebijakan
Menindaklanjuti hasil keputusan dekanat dan memproses secara administrasi
Kasubag. Kepegawaian dan Keuangan 6Proses pemanggilan, mempersiapkan SK Dekan dan Surat Tugas dan diusulkan ke Rektorat untuk mendapatkan SK
6 Usulan penambahan tenaga kependidikan diusulkan kepada Purek Bidang Administrasi Umum untuk kemudian ditindaklanjuti dan diputuskan dalam rapat
M
Mulai
Data Base Tenaga Kependidikan
Berkas lamaran lengkap
Surat usulan + Tanda Terima
Selesai
Kebijakan
Data Base & Matrik Kebutuhan
Surat Usulan +
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-007SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam proses penerimaan Dosen Tidak Tetap pada Fakultas Sains dan Teknologi(FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup proses penerimaan Dosen Tidak Tetap pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi : penerimaan lamaran, verifikasi berkas,wawancara, pengangkatan, dan penempatan.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM- Form hasil wawancara
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Ceklist verifikasi berkasb. Daftar pertanyaan wawancarac. Hasil wawancarad. SK pengangkatan dan penempatan.
9. DOKUMEN TERKAIT - Prosedur Identifikasi Kebutuhan Tenaga Pendidik (Dosen)
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDARD OPERATING
PROCEDURE (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-007SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PENERIMAAN DOSEN TIDAK TETAP
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Kasubag.Umum 1 1 Penerimaan lamaran dibuka sepanjang waktu, ditampung dan ditindaklanjuti pada bulan Oktober dan April.
Menerima pengajuan/permohonan mengajar dari Calon Dosen Tidak Tetap (DTT)
Dekanat 2 2 Pada minggu ke-2 bulan Oktober dan April.
Mendisposisikan lamaran ke Jurusan/Prodi terkait
Kajur/Kaprodi 3 3 Telaah & pertimbangan dilakukan selama 7 hari.Memverifikasi berkas permohonan dengan
kebutuhan/lowongan
4 Jika ada lowongan, diteruskan ke langkah 5. Bila tidak, maka langsung ke langkah 10.
Dekanat 5 5 Diberikan maksimal 2 hari setelah mendapat pertimbangan jurusan.
Menyetujui permohonan
Bagian TU cq Subbag Umum 6 6 Pemanggilan dilakukan melalui surat, telepon, email, dan SMS.
Memanggil pelamar untuk wawancara
Wadek I, Kajur/Kaprodi & Konsorsium Terkait 7 7 Diwawancarai secara bersamaan dalam 1 hari.
Mewawancarai pelamar
8 Jika lulus, dilanjutkan ke langkah 9. Jika tidak, langsung ke langkah 10.
Subbag Umum 9 9 Ditambahkan dalam daftar DTT untuk semester yang akan datang.
Mendokumentasikan Data Pelamar
Bag TU cq Subbag Umum 10 10 Maksimal diterbitkan 2 hari setelah diputuskan, dan disampaikan melalui surat pos dan/atau email.Mengirimkan surat jawaban kepada Pelamar
Surat Lamaran, Tanda Terima/Daftar Cek
Penerimaan Berkas
Surat dan Berkas
Surat Panggilan, Tanda Terima
Disposisi, Surat
Mulai
Selesai
Ya
Disposisi, Surat
Surat Jawaban, Tanda Terima
Daftar Hadir, Berita Acara, Pedoman
Wawancara, Daftar
4
Ada lowongan?
ya
8
Lulus?
ya
Disposisi, Surat lamaran, Lembar Pertimbangan,
Daftar Distribusi
tidak
tida
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-008SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PENILAIAN DP3
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam penerbitan DP3 Dosen/Karyawan pada Fakultas Sains dan Teknologi(FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penerbitan DP3 Dosen/Karyawan pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi :penilaian, kofirmasi penilaian, dan pengesahan DP3.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakartac. PP No. 10 Tahun 1979
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM- Form DP3
7. INSTRUKSI KERJA- Penilai mempunyai catatan aktivitas stafnya
8. REKAMAN MUTU- Nilai DP3
9. DOKUMEN TERKAIT - DP3
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-008SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PENILAIAN DP3
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Surat Edaran diterima pada awal bulan Desember
Dekan 1 2 Dekan menilai:
Menerima Surat Edaran dari Rektor untuk melaksanakan penilaian kinerja pegawai di
lingkungan satuan kerja masing-masing (DP3)
a. Pembantu Dekanb. Kepala Bagian (Fakultas)c. Ketua Jurusan/ ProdiAtasan Pejabat Penilai: RektorPudek Bidang Akademik menilai:a. Dosen
Pejabat Penilai 2 b. Tenaga Pengajar/ Calon Dosen
Melakukan penilaian kinerja kepada PNS yang berada langsung di bawahnya
c. Sekretaris Jurusan/Prodid. Kepala Laboratorium FakultasAtasan Pejabat Penilai: DekanKepala Bagian menilai:a. Pejabat Eselon IV
Kasubbag Umum 3 b. Pejabat Fungsional yang jenjangnya setingkat dengan golongan IIIMembuat Daftar Penilaian DP3 semua pegawai
Atasan Pejabat Penilai: Dekan/Ka.BiroKepala Subbag menilai:
Kasubbag Umum 4 a. Pejabat Fungsional lainnya yang jenjangnya setingkat dengan gol.IIMengkonfirmasikan hasil penilaian DP3 kepada
semua pegawaib. PNS AdministrasiAtasan Pejabat Penilai: Kepala bagian
Tidak 3 Sesuai penilaian pejabat penilai
4 Untuk diketahui terlebih dahulu apabila ada keberatan agar dituliskan alasannya dan disertai bukti pendukung
YaPegawai, Pejabat Penilai dan Atasan Pejabat
Penilai6
Menandatangani Daftar Penilaian DP3 5 Bila disetujui langsung ditandatangani, jika tidak maka mengajukan keberatan ke pejabat penilai
Kasubbag Umum 7 6 Daftar Penilaian DP3 dibuat 3 rangkap
Menyerahkan Daftar Penilaian DP3 ke Ka.Biro AUK melalui Bagian Ortala dan Kepegawaian 7 Penyerahan dilakukan pada akhir bulan
Desember
Form Penilaian DP3
Bukti Serah Terima
Selesai
Mulai
Surat Edaran
Draft Penilaian DP3
5
Daftar Penilaian DP3
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-009SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAYANAN SURAT TUGAS DAN SPPD
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu serta pengurusan administrasinya pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu sertapengurusan administrasinya yang meliputi : Penunjukan dosen/pegawai yang akan ditugaskan,Pembuatan surat tugas, pembuatan SPPD, realisasi tugas bukti tangan kepala / panitia pelaksana kegiatandan pelaporan hasil tugas/kegiatan.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form Surat tugasb. Form SPPDc. Form lumpsum SPPD
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Surat tugasb. SPPD yang bertanda tangan dan stempel tmpat kegiatanc. Laporan hasil kegiatand. Undangan, bukti pendukung aslie. Kwitansi Indukf. Lumpsum SPPD
9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pembuatan DUK
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-009SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAYANAN SURAT TUGAS DAN SPPD
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Dekanat menyetujui surat tugas SPPD,dan memberikan disposisi kepada kabag TU
Dekanat 1
Menerima Proposal Kegiatan & mendisposisikan ke kabag TU
Kabag.TU 2 2 Kabag TU Memberikan disposisi kepada kasubag umum untuk memproses surat SPPDMenindaklanjuti & mendisposisikan kepada Kasubag Umum
Kasubbag Umum 3 3 Subbag Umum memproses,membuat dan mengarsipkan sesuai dengan disposisi dari kabag TUMemproses,Membuat surat tugas dan SPPD serta
mengarsipkan
4 Dosen/Karyawan Menerima surat tugas dan melaksanakan tugasDosen/Karyawan 4
Melaksanakan Tugas
Selesai
Mulai
ProposalSurat Undangan Surat Disposisi
Surat Tugas dan SPPD
ProposalSurat Undangan Surat Disposisi
Surat Tugas dan SPPD
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-010SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
KENAIKAN PANGKAT DOSEN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan proses kenaikan pangkat dosen pada FakultasSains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan proses kenaikan pangkat dosen FST UIN SyarifHidayatullah Jakarta, meliputi : penghitungan angka kredit dosen, pengusulan kenaikan pangkat,dan penerimaan SK Kenaikan pangkat.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakartac. SKB Mendiknas dan Kep BKN No. 61409 dan No 181 Tahun 1999
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/3 dan 3/3 prosedur ini)
6. FORMa. Form Penatapan Angka Kredit Dosenb. Form Daftar Riwayat Hidupc. Form Riwayat kepangkatan
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Penatapan Angka Kredit Dosenb. Daftar riwayat hidupc. Daftar riwayat kepangkatan
9. DOKUMEN TERKAIT - Prosedur Penerimaan Dosen/Karyawan Tetap (CPNS).
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-010SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
KENAIKAN PANGKAT DOSEN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Unsur yang dinilai dalam Penghitungan Angka Kredit (PAK) terdiri dari Unsur utama yang mencakup: (1) Pendidikan, (2) Tridharma Perguruan Tinggi, (3) Melaksanakan Penelitian, (4) Melaksanakan Pengabdian pada Masyarakat dan Unsur Penunjang Tugas Pokok Dosen
Dosen 1
Melakukan Penghitungan Angka Kredit, Melengkapi Persyaratan SKPNS, SK Terakhir, KGB, DRH
Dosen 2
Mengusulkan kenaikan pangkat ke Prodi dan Dekanat2 Usulan disertai oleh kelengkapan data
pendukung yang mencakup: Daftar Riwayat Hidup, Foto copy SK terakhir, Foto copy Karpeg, Surat Pernyataan akan Melanjutkan Studi S3 bagi dosen yang masih S2
Kaprodi & Dekanat 3Mengecek kumulasi PAK yang diusulkan dengan data
pendukungnya dan memberikan rekomendasi3 Pengecekan PAK mengacu pada Panduan
Penghitungan Angka Kredit DosenTidak
4 Bila tidak sesuai diperbaiki atau dilengkapi dengan data penunjang lainnya
YaPengadministrasi Umum 5 5 DP3 dinilai oleh atasan langsung (Pudek I)
ditandatangani oleh Penilai, Dekan dan Dosen ybs. Nota Usul dan Surat Pengantardiparaf Kabag TU dan ditandatangani Dekan.
Membuat nota Usul / mutasi untuk ditanda tangani oleh dekan
Pengadministrasi Umum 6
Mengirim nota usul ditujukan ke Rektor 6 Penyerahan dokumen disertai bukti serah terima
Berkas usulan
Bukti Serah Terima
Mulai
Panduan Penghitungan Angka Kredit
Persetujuan PAK tingkat Fakultas
4
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-011SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI/KARYAWAN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelaksanaan kegiatan proses kenaikan pangkat pegawai/karyawan pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan proses kenaikan pangkat pegawai/karyawan FSTUIN Jakarta, meliputi : Pengumpulan Berkas persyaratan, Pengusulan kenaikan pangkat,dan penerimaan SK Kenaikan pangkat.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Ceklis kelengkapan Berkasb. Form Daftar Riwayat Hidupc. Form Riwayat kepangkatand. Tanda Lulus Ujian Dinas
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Daftar riwayat hidupb. Daftar riwayat kepangkatanc. Tanda Lulus Ujian Dinas
9. DOKUMEN TERKAIT a. Prosedur Pembuatan DP3
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-011SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
KENAIKAN PANGKAT PEGAWAI/KARYAWAN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Pengusulan minimal 4 tahun setelah SK Kenaikan Pangkat terakhir atau kurang dari 4 tahun karena prestasi kerja karyawan
Kasubag Umum 1Mengusulkan Kenaikan pangkat ke Kabag TU biasanya 4
tahun sekali
Kabag.TU 2 2 Dibantu oleh Kasubbag Umum dalam hal ini staff kepegawaian
Memverifikasi dan memvalidasi DP3 2 tahun terakhir
3 Jika disetujui dilanjutkan pada langkah 4. kalau tidak kembali ke langkah 1 atau ditundaTidak
YaKasubag.Umum 4 4 Setelah Mendapatkan
persetujuan, kasubag Umum melalui staff kepegawaian mengajukan nota mutasi yang ditunjukan kepada Rektor melalui kepegawaian Universitas
Mengajukan nota usul mutasi ditujukan kepada Rektor dan mengarsipkan
Mulai
Surat Rekomendasi, dan Berkas PF
Surat Pengusulan Kenaikan Pangkat
3Disetujui?
Surat Pengusulan Kenaikan Pangkat
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-012SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
IZIN BELAJAR BAGI DOSEN / KARYAWAN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam lpengurusan izin belajar dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi(FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara permohonan dan penerbitan izin belajar dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.a.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTUa. Surat permohonan izin belajarb. Bukti diterima di PT
9. DOKUMEN TERKAITa. Pengendalian Rekaman Mutu
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-012SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
IZIN BELAJAR BAGI DOSEN / KARYAWAN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pegawai 1 1 Dosen atau Karyawan membuat surat permohonan yang diajukan kepada kaprodi/KajurMembuat surat permohonan izin belajar ke
prodi/Jurusan
Ketua Prodi/Jurusan 2 2 Ketua Prodi Memberikan Surat permohonan belajar yang selanjutnya untuk diteruskan kepada kasubbag Umum, dalam hal ini staff kepegawaian
Membuat surat permohonan izin belajar ke prodi/Jurusan
Kasubbag Umum 3 3 Hasil surat rekomendasi yang telah diberikan kaprodi ke Kasubag umum, dibuatkan dan diteruskan kepada Dekana yang diwakili oleh Wakil Dekan Akademik, untuk memberikan rekomendasi atau izin, untuk dikirimkan ke kepegawaian universitas
Menyerahkannya ke rektor via bagian kepeg UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
Mulai
Surat Permohonan rekomendasi
Selesai
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-UMM-SOP-013SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PENGAJUAN DAN PEMBERIAN CUTI
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pengajuan dan pemberian cuti dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST)UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup tata cara pengajuan dan pemberian cuti dosen / karyawan Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.-
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORM- Permohonan cuti
7. INSTRUKSI KERJA-
8. REKAMAN MUTU- Persetujuan cuti
9. DOKUMEN TERKAIT- Pengendalian Rekaman Mutu
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-UMM-SOP-013SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PROSEDUR OPERASIONAL Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDAR (SOP) No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PENGAJUAN DAN PEMBERIAN CUTI
Diagram Alir Dokumen Keterangan
Pegawai 1 1karyawan mengajukan surat permohonan Cuti yang ditunjukkan kepada Dekan, yang diwakili oleh Wakil Dekan Adum, untuk selanjutnya diteruskan kepada Kabag TU
Mengajukan permohonan cuti kepada pejabat yang berwenang mengeluarkan cuti setelah mendapat
persetujuan dari atasan langsung
Kabag TU 2 2 Kabag TU, Mengecek dan mempertimbangkan surat permohonan tersebut, apakah bisa diproses untuk memdaptakan surat izin cuti
Mengecek, mempertimbangkan dan menyetujui / menolak permohonan
3 Apabila kabag TU menyetujui, maka memberikan note, untuk membuatkan surat izin cuti kepada Kasubag Umum
Tidak
Ya
Kabag TU Cq Kasubag Umum 4 4 Kasubag Umum melalui Staff kepegawaian membuatkan surat izin, dan ditandatangani oleh dekan yang diwakilkan kepada Wakil Dekan Adum, dan Staff kepegawaian menyinpan berkas sebagai arsip
Membuat surat cuti dan ditandatangani pejabat yang mengeluarkan cuti
Mulai
Surat permohonan cuti
Selesai
3Disetujui ?
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-014SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2
PELAYANAN SK DEKAN
1. TUJUAN
Memberikan panduan dalam pelayanan pembuatanSK Dekan serta pengurusan administrasinya pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penugasan dosen/pegawai dalam suatu tugas tertentu sertapengurusan administrasinya yang meliputi : Penunjukan dosen/pegawai yang akan ditugaskan,Pembuatan surat tugas, pembuatan SPPD, realisasi tugas bukti tangan kepala / panitia pelaksana kegiatandan pelaporan hasil tugas/kegiatan.
3. REFERENSIa. Pedoman Mutub. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta
4. ISTILAH DAN DEFINISI
Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumenlainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkanpada Lampiran Istilah dan Definisi.
5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN(Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)
6. FORMa. Form SKb. Form Disposisi
7. INSTRUKSI KERJA
-
8. REKAMAN MUTU- SK Dekan
9. DOKUMEN TERKAIT -
UNIVERSITAS ISLAM NEGERISTANDAR OPERASIONAL
PROSEDUR (SOP)
No. Dok : FST-UMM-SOP-014SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 19 Agustus 2014FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01
Jl.Ir.H.Juanda No.95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 2/2
PELAYANAN SK DEKAN
Diagram Alir Dokumen Keterangan
1 Dekanat menerima proposal dan membuatkan disposisi untuk ditindaklanjuti oleh Kabag TU
Dekanat 1
Menerima Proposal Kegiatan & mendisposisikan ke kabag TU
Kabag.TU 2 2 Kabag TU Memberikan disposisi kepada kasubag umum untuk memproses pembuatan draf SK Dekan
Menindaklanjuti proposal kegiatan & mendisposisikan kepada Kasubag Umum
Kasubbag Umum 3 3 Subbag Umum memproses,membuat draf SK Dekan serta memparaf
Memproses, Membuat draft SK Dekan dan mamparaf SK Dekan
4 Kabag TU memeriksa memparaf draft SK Dekan Kabag TU 4
Memparaf draf SK Dekan
Dekanat 5 5 Dekanat memvalidasi dan menandatangani draft SK Dekan menjadi SK Dekan
Memvalidasi dan menandatangani draft SK Dekan, menjadi SK Dekan
Kabag TU & Kasubag.Umum 6 6 Kabag TU dan Kasubag Umum Mendistribusikan SK Dekankepada pihak terkait serta mengarsipkannyaMendistribusikan SK Dekan & Mengarsipkan
Selesai
Mulai
ProposalSurat Disposisi
Draft SK Dekan
ProposalSurat Disposisi
SK Dekan