Strøm 2 - Jens Nørve - Prosjekt, program og porteføljestyring - Del 1

Prosjekt, program og porteføljestyring

Fokus på gevinstrealisering i offentlig sektor!

- Fokus på gevinstrealisering

20.10.2011

Jens Nørve

Utvikling gjenom sammarbeid

Direktoratet for forvaltning og IKT

Forventninger til offentlige tjenester

Gevinster?

Effektivt for forvaltning og for brukerne

Vinn – vinn!

Dette går vel av seg selv?

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

NRK – Dagsrevyen med Hans Christian Holte http://www.nrk.no/video/emne/Hans%20Christian%20Holte

Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Digitalt førstevalg!

Direktoratet for forvaltning og IKT

Enkel informasjon på internett

Målgrupperettet kommunikasjon

Individuelt tilpasset kommunikasjon

(Vertikal integrasjon)

Samhandling med andre virksomheter

(Horisontal integrasjon)

Kompleksitet

Nyt

teMålbildet og utfordringen på IT-området

Direktoratet for forvaltning og IKT

Enkel informasjon på Internet

Målgrupperettet kommunikasjon

Individuelt tilpasset kommunikasjon

(Vertikal integrasjon)

Samhandling med andre virksomheter

(Horisontal integrasjon)

Kompleksitet

Nyt

teMålbildet realiseres gjennom prosjekter

Nå-situasjon

ProsjektProgramPortefølje

Ledelsensstrategiskemål

Utfordringer… Lav modenhet og stort strekk i ”laget”, men også utfordringer mellom virksomhetene

Både angående forståelse av digitalisering som fornyingsvirkemiddel og gjennomføring av IT-prosjekter

Ref. IT i praksis 2011 og Difis egne kartlegginger

Gir svak gevinstrealisering og måloppnåelse

Fra avanserte tjenestetilbydere – til papirbaserte skjema

Skepsis blant forskjellige innbyggergrupperDe unge vil ha elektroniske løsninger, de eldre er mer skeptiske

Svak IT-styring i linjenRef. Arild Jansen og Ivar Berg-Jacobsen (UiO)

Krevende å ta ut og dokumentere gevinster!

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

etablert

Januar

…. 2006 2007 20092008

Den norske regjering har tatt en rekke grep for å bedre IT-koordinering og samordning

++ 2010

02.09.10

Tiltak

1. Arkitekturprinsipper

2. Felleskomponenter

3. Ny budsjettprosedyre

4. Nettbasert veiledningsopplegg for offentlige IKT-prosjekter

02.09.10 Jens Nørve

Prosjektveiviseren.no

Etablert høsten 2009

Prosjektledere og prosjekteiere

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Fra evaluering av Prosjektveiviseren

initiativet med å bidra til bedre styring av prosjekter gjennom etablering av Prosjektveiviseren har åpenbart møtt et behov i offentlig sektor.

Selv om dagens Prosjektveiviser etter 1,5 år i varierende grad er i bruk, har den satt et viktig tema på agenden.

Prosjektveiviseren representer starten på en satsning. I det videre arbeid er det nå behov for en tydeliggjøring og spissing av denne satsningen for i større grad å innrette mot ønsket effekt.

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Prosjektveiviseren er evaluert Evaluering våren 2011 – hovedbudskap:

Spisse mål og målgruppe som skal ligge til grunn for videre strategisk arbeid

Faseinndele prosjektmodellen som inkluderer beslutningspunkter, faseovergang og ansvarsoversikt

Stramme inn innholdet – færre maler, mindre å velge mellom, tydeligere ”autoritative” råd

Vurdere fortsatt distribuert ansvar

Fra noe mildt og ufarlig til noe strammere og nyttigere?

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Direktoratet for forvaltning og IKTDato

Direktoratet for forvaltning og IKTPwC & WROslo 11/12/08

Hva vet vi om effekt av tiltak?

Litt om kjennskap og holdning, men foreløpig lite om effekt

Det tar tid – og vi trenger å styrke kunnskapsgrunnlaget

Endrer ikke adferd i ønsket grad

Spennende å lære av de som ligger litt foran oss

Eks; HSØ

Eks; UK og DK

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

HSØ - Styringsnivå

Virksomhetsstrategi

IKT strategi

Portefølje

Prosjekt

Årlige rammer

Nåsituasjon Virksomhetsmål

SIKT – har ansvaret for å utarbeide en langsiktig IKT strategiNåsituasjon

IKTStrategiske oglangsiktige mål

SIKT v/porteføljestyre har ansvaret for å sikre en optimal sammensetning av prosjekter og program, samt og sikre at de henger sammen med mål og gitte rammer.

Porteføljestyring Gevinstuttak

B3B2

Behovs-/idéfase

B4 B5

Foranalyse-/konseptfase

Planleggings-/forprosjektfase

GjennomføringsfaseDrifts / gevinst-realiseringsfase

B7B6

Ibruk-takelse

B8

Pilotering

B1

Mandat

Direktiv pr fase Direktiv pr fase

Forvaltning

Programstyret har ansvaret for å at program når sine strategiske mål innenfor gitte rammer.

Mandat B3 - B7

Vurdere prosjektforslag- og søknaderTildele midler til prosjekt og program

Behandle avvikFølge opp prosjektporteføljen, inkl. program

Følge opp at gevinster hentes ut

Formeprogram

Etablere program

Gjennomføre program

Avslutteprogram

Program

P3 P4 P5

Mandat Mandat P2 - P5

P2P1

Styringsgrupper har ansvaret for å sikre at prosjekt når sine mål innenfor gitte rammer.

HSØ - Prosjekt-, program og porteføljedefinisjoner

Prosj. A

Program 1

Portefølje

Prosjekt: Et prosjekt er en midlertidig bestrebelse foretatt for å utvikle et unikt produkt eller tjeneste. Prosjekter er midlertidige (karakterisert ved å definere start og slutt) og unike (produktet eller tjenesten er vesentlig forskjellig fra alle andre produkter eller tjenester). Kilde: Project Management Institute (oversatt)

Program: Et sett av prosjekter med felles mål og avhengigheter som må styres. Et sett med relaterte og avhengige prosjekter. Kilde: Project Management Institute (oversatt)

Portefølje: En samling av organisasjonens overordnede initiativer og deres respektive prosjekter.Kilde: Gartner (oversatt)

Prosj. B Prosj. D Prosj. EProsj. C

Program 2

Kilde: Deloitte, tilpasninger utført av Helse Sør-Øst

Direktoratet for forvaltning og IKT

Direktoratet for forvaltning og IKT

Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Takk for oppmerksomheten

jens.norev@difi.no

Reserve folier

Samarbeide med fagmiljøer i Norge!

Mer aktiv bruk av sosiale media?

Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

Stort potensial for å øke virksomhetens modenhet med styring og bruk av IT

Modenhetsmodell for styring og bruk av IT i virksomheten (offentlige)

Kilde : IT i praksis 2011 – Rambøll Management Consulting

Best practice-rammeverk og -verktøy benyttes mer i Danmark enn i Norge

Utbredelse av rammeverk og verktøy (offentlig)

1 %

1 %

1 %

1 %

1 %

2 %

2 %

2 %

3 %

3 %

3 %

3 %

4 %

5 %

16 %

1 %

1 %

1 %

1 %

3 %

2 %

4 %

11 %

16 %

29 %

1 %

2 %

3 %

1 %

1 %

2 %

2 %

8 %

3 %

16 %

14 %

17 %

0 % 20 % 40 % 60 % 80 %

M_ o_ R

MSP

CMMI

P3O

Six Sigma

EA-cube

Zachman

IPMA

PRINCE2

TOGAF

COBIT

PMI

Lean

ISO27000

ITIL

Benyttes i dag

Benyttes i dag, og vil bli benyttet mer de neste tre årene

Benyttes ikke i dag, men vil bli benyttet mer de neste tre årene

NO vs DK

14 % benytter PMI, PRINCE2 og IPMA. 72 % i Danmark.

45 % av de offentlige virksomhetene benytter ITIL. 65 % i Danmark.

15 % benytter Lean. 62 % i Danmark.

Kilde : IT i praksis 2011 – Rambøll Management Consulting