Styrgrupp projforum09 3 komprimerad

Projektforum 2009

Framgångsrikt styrgruppsarbete

Harriet Kullberg

2009-11-16Harriet Kullberg 2

•Användbarhet•Nya arbetssätt •Nya affärer•Systemstöd för arbete och samarbete•Ledarskap

Vanliga framgångsfaktorer

•Bra projektledare•Intresse från företagsledning•Projektmodeller, processer, •Planering, kontroll, utvärdering•Ha kul

2009-11-16Harriet Kullberg 3

Kompetent och engagerad styrgrupp

Styrgruppen -vän eller fiende?

2009-11-16Harriet Kullberg 4

Styrgruppen -vän eller fiende?

2009-11-16Harriet Kullberg 5

• Uppgift• organisation• Urval• Rollfördelning• arbetssätt

UppgiftOrganisationUrvalRollfördelningArbetssätt

Styrgruppens uppgift

Styrgruppens främsta uppgift är att hjälpa projektet att bli framgångsrikt

i huvudsak genom stöd till projektägaren och projektledaren.

2009-11-16Harriet Kullberg 6

Organisation -Projektroller

2009-11-16Harriet Kullberg 7

Organisation -Projektroller, ägarfokus

2009-11-16Harriet Kullberg 8

Styrgruppens sammansättning

• Kompetens eller ställning som behövs för att klara projektets utmaningar

• Mandat • 3-5 personer som har tid och engagemang

2009-11-16Harriet Kullberg 9

Undvik •direkta motståndare •slentrianbemanning

Styrgruppens kompetens/ förmåga

• beslutföra och lösningsorienterade• verksamhetskunskap• genomförbarhet och risker• kompromissvilliga -inte konsensusberoende

Ordföranden • god och betrodd ledare • mod att fatta svåra beslut

2009-11-16Harriet Kullberg 10

Projektroller

•Styrning vs ledning

•Tydliga roller•Dokumenterade •Respekterade

•En beslutsfattare – inga gruppbeslut

2009-11-16Harriet Kullberg 11

Beslutsmatris

2009-11-16Harriet Kullberg 12

Inköp BP Beslut

Ansvarig Projektägare Styrgruppens ordförande

Beslutsfattare Projektledare Styrgruppens ordförande

Tillfrågad Inköpsavd styrgruppen

Informerad Ekonomiavd Projektledare ProjektetAlla

Styrgruppens arbetssätt

Mötesformer•Beslutsmöten•Korta•Lagom ofta•Ett projekt per möte•Väl förberedda•Ostörda •Alla närvarande2009-11-16Harriet Kullberg 13

Styrgruppens arbetssätt

Mellan möten•Coaching•Kompetensutveckling•Djupa diskussioner•Workshops•”Sälj”aktiviteter•Intressentvård2009-11-16Harriet Kullberg 14

Intressentvård

2009-11-16Harriet Kullberg 15

•Formella / informella intressenter

•Person för person•Fråga för fråga

•Lyssna•Dokumentera och jämför•Formulera strategi

Styrgruppen ska också leverera!

• Styrning och uppföljning av planer• Styrande beslut inom projektdirektivet• Råd, stöd och rekommendationer till projektägaren och projektledaren

• Resurser• Förankring i linjen• Stöd i implementering och effekthemtagning

• Verklighetsperspektiv2009-11-16Harriet Kullberg 16

Projektfaser och ansvar

Beställer Äger och godkänner Godkänner avsteg från beslutade direktiv och planer

Ägare

Styr grupp

PL

Initiera Starta upp Genomföra Ansvarar för  planering och uppföljning av effekthemtagning

Stänga

detaljerar projektdirektivetAccepterar/ samtycker till projektdirektivet   

‐ ‐ ‐ övergripande ansvar för projektresultatet ‐ ‐ ‐.‐ ‐ ‐ Förtlöpande utvärdering av projektet ‐ ‐ ‐

Stänger projektet

Skriver projektdirektivet  Kallar till Styrgruppsmöte  Leder det dagliga projektarbetet Utför stängningsaktiviteter

2009-11-16Harriet Kullberg 17

Styrgruppens Svarta Lista

• ”bara att sitta med i några möten”• kommer inte/ skickar någon annan• inte pålästa, inte fokuserade• bevakar särintressen• förankrar inte i linjen• tar över projektarbetet• undergräver projektledaren• agerar mot projektdirektivet

2009-11-16Harriet Kullberg 18

Styrgruppens stöd

Närvarande KonstruktivEngagerad

2009-11-16Harriet Kullberg 19

Vad kan vi hjälpa till med?

2009-11-16Harriet Kullberg 20

Tack!

Harriet KullbergIT Ledarnaharriet.kullberg@itledarna.se070-3143425

2009-11-16Harriet Kullberg 21