View
295
Download
9
Category
Preview:
Citation preview
Surat Masuk
Surat Masuk (Pimpinan)
Proses surat masuk adalah proses menerima surat yang berasal dari Dinas/SKPD lain melalui aplikasi
(secara digital). Untuk memeriksa surat masuk:
1. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik
Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD penerima.
2. Di dalam dashboard milik Pimpinan terdapat tiga (3) area, yaitu: Daftar Surat Masuk, Daftar
Dokumen, dan Folder Saya. Di area Daftar Surat Masuk, terdaftar surat-surat masuk milik
Pimpinan yang belum di proses. Sebagai contoh, terdapat Surat Laporan Sosialisasi
Penggunaan Aplikasi DMS, dengan tanggal jatuh tempo 25 Desember 2016, sebagai Tugas,
dengan status Not Yet Started. Klik pada judul surat untuk melihat detail surat masuk
tersebut.
3. Untuk memberikan tanda bahwa dokumen telah direview dan diterima, pada area
Perkembangan, di bawah Status, pilih Completed, atau status lainnya jika dibutuhkan.
Kemudian untuk menyelesaikan alur surat, pada area Respon, di bawah Komentar:,
silahkan isi komentar terhadap surat masuk tersebut yang akan menjadi informasi bagi
pengirim. Kemudian klik tombol Task Done untuk menyelesaikan alur surat.
4. Jika tidak ada kendala, surat tersebut akan hilang dari Daftar Surat Masuk.
5. Setelah menyelesaikan alur surat masuk, keterangan tentang surat masuk tersebut dapat
diisikan di dalam AGENDA SURAT MASUK dengan cara mengklik menu AGENDA yang berada
pada bagian pojok kiri bawah dari halaman web aaplikasi e-dokumen.
Disposisi
Disposisi dari pimpinan ke bawahan
Proses disposisi dari pimpinan ke bawahan merupakan alur kerja surat dari Pimpinan kepada
bawahan melalui aplikasi (secara digital). Untuk melakukan proses disposisi surat/dokumen lakukan
langkah-langkah berikut:
1. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik
Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD.
2. Di area Daftar Surat Masuk, pilih Surat Masuk Sudah Diselesaikan dari daftar pilihan.
3. Pada daftar surat masuk, klik judul tugas untuk menampilkan rincian tugas.
4. Pada bagian Items, klik nama dokumen untuk menampilkan rincian dokumen
5. Untuk menyimpan dokumen tersebut ke komputer, klik tombol Unduh, kemudian klik
tombol Save untuk menyimpan dokumen ke dalam komputer lokal.
6. Setelah menampilkan detail dokumen, dapat dilanjutkan dengan proses disposisi dengan
memilih salah satu cara di berikut ini:
a. terlebih dahulu menyimpan dokumen tersebut ke dalam komputer lokal,
memodifikasi sesuai kebutuhan, kemudian menggunggah dokumen/file tersebut ke
aplikasi e-dokumen, kemudian melakukan proses dokumen untuk memulai proses
disposisi.
b. Memilih menu Proses Dokumen untuk mengirimkan dokumen yang sama, tanpa
dimodifikasi kepada pihak lain/bawahan.
7. Di dalam aktifitas pemroses dokumen, berikan pesan untuk proses disposisi, pilih tanggal
jatuh tempo, prioritas, dan tentukan penerima
8. Untuk menentukan penerima, klik tombol Pilih. Pada kotak Pilih..., ketikkan nama yang
dituju, klik tombol cari atau dengan menekan tombol Enter pada keyboard komputer anda,
kemudian klik tombol tanda (+) untuk menambahkan Pegawai tersebut ke dalam daftar
penerima, kemudian klik tombol Siap.
9. Klik tombol Mulai Proses Surat Keluar untuk mengirimkan dokumen / surat tersebut kepada
bawahan maupun bidang/subbidang lainnya.
Surat Masal
Surat Masal
Proses surat masal merupakan proses mengirimkan surat dari satu pegawai ke seluruh pegawai
dalam satu dinas, maupun beberapa dinas sekaligus (broadcast) melalui aplikasi e-dokumen (secara
digital). Untuk melakukan proses pengiriman surat masal, dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
1. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik
Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD.
2. Login ke aplikasi e-dokumen dengan menggunakan Nama Pengguna dan Sandi milik
Kepala/Pimpinan Unit Kerja / SKPD.
3. Unggah dokumen / buat dari template ke aplikasi e-dokumen.
4. Pilih proses dokumen
5. Untuk tipe surat keluar, pilih Surat Massal (Group) – Pengiriman Surat Massal.
6. Tentukan pesan, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan penerima (group). Tentukan juga
Presentase Persetujuan yang diperlukan untuk menentukan jumlah pegawai yang menerima
untuk menyelesaikan alur surat pengiriman massal tersebut.
7. Untuk memilih grup penerima, pada kotak Pilih…, tentukan nama grup. Jika telah dipilih, klik
tombol Siap.
8. Klik tombol Mulai Proses Surat Keluar untuk mulai mengirimkan surat ke seluruh pegawai
pada grup yang ditentukan sebelumnya.
Surat Keluar Surat Keluar Proses surat keluar adalah alur pembuatan surat keluar dimana surat dibuat oleh staff, kemudian
staff menentukan daftar pemeriksa yang perlu melakukan pemeriksaan terhadap surat.
Pemeriksaan akan berlangsung secara ber-urutan sesuai dengan daftar urutan yang dimasukkan oleh
staff
1. Login dengan pengguna staff
2. Pada halaman Dashboard, pilih folder di dalam folder saya
3. Halaman Dokumen Arsip / Repositori akan terbuka
4. Buka menu membuat untuk membuat surat dari template, lalu pilih Buat dokumen dari
template
5. Template perlu diunduh dan di edit untuk mengisi surat, klik menu unduh
6. Modifikasi template menggunakan aplikasi office sesuai dengan isi surat yang diinginkan
7. Setelah surat selesai dibuat, pilih menu unggah versi baru untuk mengungah surat yang
telah dibuat
8. Pada pengunggah surat, versi dari surat dapat ditentukan apakah perubahan yang terjadi
hanya sedikit (minor) atau banyak (mayor), pilih tingkat perubahan yang terjadi pada radio
button dan sertakan pula keterangan
9. Setelah diunggah, surat siap untuk diproses, pilih menu proses dokumen
10. Pilih pengajuan surat keluar untuk diperiksa dan disetujui
11. Isi attribut pemrosesan surat, pada bagian pemeriksa, isikan daftar pemeriksa sesuai urutan,
lalu klik mulai proses surat
12. Proses surat akan berjalan, surat akan diteruskan ke pemeriksa, staff dapat memeriksa
perkembangan pemeriksaan surat
13. Surat akan diterima oleh pimpinan, informasi tentang surat yang harus diperiksa dapat
dilihat pada dashboard
14. Pimpinan dapat memeriksa isi surat lalu
a. mengubah status surat mejadi completed dan menyetujui surat dengan memilih
tombol disetujui
b. mengubah status surat selain completed (jika belum selesai diperiksa) dan
menyimpan kembali surat dengan memilih tombol simpan dan tutup
c. menolak surat dengan memilih tombol ditolak
15. Jika pemeriksa adalah sekretaris maka perlu mengisi agenda surat keluar
16. Setelah agenda dibuat, unduh surat , edit surat untuk menambahkan nomer surat, lalu pilih
unggah versi baru
17. berikut ini hasil dokumen setelah diberi nomer
18. Kembali ke dashboard untuk meneruskan surat ke kepala dengan memilih pada daftar
19. Teruskan surat ke kepala, ubah status menjadi completed, isikan keterangan dan klik
disetujui
20. Pemeriksa berikutnya (kepala) akan menerima surat, dpat dilihat pada dashboard kepala
21. seperti hal-nya sekretaris kepala dapat mengunduh dokumen lalu mengunggah kembali
sebagai versi baru, setelah menambahkan tanda tangan digital pada dokumen.
22. setelah diunggah, kepala dapat mengirimkan dokumen ke dinas lain dengan memilih menu
proses dokumen, lalu pilih kirim ke skpd lain
23. Isi attribut sesuai tujuan surat
24. Kembali ke dashboard untuk menyatakan status surat telah selesai diproses
25. kepala perlu menyatakan alur pemrosesan surat telah selesai, dengan memilih Disetujui
Recommended