View
40
Download
2
Category
Preview:
DESCRIPTION
Szervezeti diagnózis Zalakaros Polgármesteri Hivatala számára Helyi igényekre épülő szervezetfejlesztés a Zalakarosi Polgármesteri Hivatalban (ÁROP-1.A.2/A-2008-0125). Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat”háttere. Miért írták ki? - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
1
Szervezeti diagnózis Zalakaros Polgármesteri Hivatala számára
Helyi igényekre épülő szervezetfejlesztés a Zalakarosi Polgármesteri Hivatalban (ÁROP-1.A.2/A-2008-0125)
Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat”háttere
Miért írták ki?
A program célja elsősorban a szervezési-működési kultúra megújítása a polgármesteri hivatalokban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével.
A projekt a következő fejlesztési részterületeket érinti majd:
•Döntési mechanizmus korszerűsítése•A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása•A partnerség erősítése az intézményekkel
3
Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat” megvalósulása
Mire ad lehetőséget?
• különböző munkafolyamatok, eljárások felülvizsgálata, korszerűsítése, átalakítása (pl.: döntési mechanizmusok, ügyintézési folyamatok, ügyfélfogadás)
• a hivatal dolgozói különféle készségfejlesztő képzésen, és a hivatal működését segítő műhely munkán vehetnek részt
• A szervezet működésének hatékonyságát össze lehet hasonlítani más önkormányzatokéval, sőt forprofit szervezetekével is!
• újabb informatikai megoldások segítik majd a mindennapi munkavégzést
4
Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat” indikátorai
Milyen kötelezettségekkel jár?
• Az általános ügyintézési idő 85%ra csökken a közigazgatási eljárásokban
• Megvalósuló fejlesztési projektek – a szervezet a tanácsadók által készített szervezeti diagnózis és a munkatársak ötletei, észrevételei alapján határozzuk meg a fejlesztéseket. Fontos, hogy ezek a fejlesztési projektek reálisak és lelkesítőek legyenek és valóban segítsék hosszútávon a hivatal működésének fejlődését!Néhány példa: felelősségi és jogkörök körök pontosabb szabályozása, ügyfélfogadási menetének a fejlesztése stb.
• Legalább 6 munkafolyamatok, eljárások felülvizsgálata ebből 5 korszerűsítése, 4 átalakítása
• Részvétel ügyfélszolgálati, együttműködés fejlesztő tréningeken, folyamatfejlesztő műhelymunkákon
Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése
A projekt céljai és várható eredményei:
A hivatal szervezetfejlesztése
Csökken az ügyintézési idő
Az eljárások korszerűsítésének köszönhetően javul a szervezeten belüli munka
Javul az önkormányzat és az intézmények kapcsolata
A projekt szemlélet meghonosításával az önkormányzati beruházások sikeresen, zökkenőmentesen végrehajthatók
Színesedik és megújul a szervezeti kultúra
6
Hogyan dolgozunk?
Tanácsadók
Tájékoztatás
Interjúk
Szervezeti diagnózis
Műhelymunka vezetés
Projektek segítése
Vezetői, ügyfélszolgálati és csapatépítő tréningek tartása
Önkormányzati vezetők
Fejlesztési javaslatok
Fejlesztési projektek engedélyezése és felügyelete
Fejlesztési projektekben részvétel (önkéntes)
Részvétel csapatépítő tréningen
Önkormányzati munkatársak
Fejlesztési javaslatok
Fejlesztési projektekben részvétel (önkéntes)
Részvétel ügyfélszolgálati, nyelvi tréningen
Részvétel csapatépítő tréningen
Ütemterv
Esemény
1. 2009. szeptember Összehasonlító tanulmány, szervezetfejlesztés: munkafolyamatok, eljárások fejlesztése, ügyfélszolgálati képzés
2. 2009. október Költségvetés hatékony készítéséhez szaktanácsadás igénybevétele
Vezetőképzés
3. 2009. szeptember-2010. május Ügyfélszolgálati munkatársak idegen nyelvi képzése
Résztvevők
Mindenki
Pénzügyes munkatársak
Polgármester, jegyző, osztályvezetők
Ügyfélszolgálati munkatársak
xQ diagnózis
Az eddigi XQ eredmények összegzése
• Válaszadók száma: 25• Összesített xQ érték: 36• Maximum pont: 100• Nemzetközi átlagérték: 54
Reprezentatív magyar minta még nem áll rendelkezésre, az eddigi hazai önkormányzati xQ adatok alapján a magyar átlag a nemzetközi átlagnál alacsonyabb lesz.
A magyar eredmények: Legalacsonyabb: 24Legmagasabb : 46
Az eredmények témakörök szerinti bontásban:
TISZTÁZOTTSÁG 42
EGYÉNI CÉLOK: tisztázott, mérhető, határidőhöz kötött munkahelyi célok
30SZERVEZETI IRÁNYÍTÁS: pontosan megértett
szervezeti stratégia és célok
27CSOPORTFÓKUSZ: A csoport szorgalmas, és a
legfontosabb célok megvalósításán dolgozik 69
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)
ELKÖTELEZŐDÉS 50
CSOPORTCÉLOK - MINŐSÉG: tisztázott, mérhető csoportcélok
34EGYÉNI LOJALITÁS: az egyének elismerése és motiváltsága
34EGYÉNI ELKÖTELEZETTSÉG: a szervezeti vezetés iránti elköteleződés
83
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)
A CÉLOK FELADATOKKÁ ALAKÍTÁSA 35
A KÜLÖNBÖZŐ SZERVEZETI SZINTEK CÉLJAINAK ÖSSZEHANGOLTSÁGA: minden alkalmazott a szervezeti célokra fókuszál 37
CSOPORTOS TERVEZÉS: tisztázott, egymással összehangolt feladatok és megvalósításuk 24
EGYÉNI TERVEZÉS: a prioritások ütemezéséhez szükséges rendszerszemlélet 22
EGYÉNI IDŐBEOSZTÁS: A legfontosabb célok megvalósítására fordított idő 57
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)
A FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA 34
CSOPORTON BELÜLI FELHATALMAZÁS: a feladatok teljesítéséhez szükséges erőforrások és szabadság megléte 23
A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY JAVÍTÁSA: a fejlesztés szisztematikus megközelítése
20SZERVEZETI TÁMOGATÁS: a munkacsoportok aktív támogatása
58
SZINERGIA 22
CSOPORTKOMMUNIKÁCIÓ: kölcsönös megértés és kreatív párbeszéd 22CSOPORTON BELÜLI BIZALOM: biztonságos, nyer-nyer környezet 20SZERVEZET MEGBÍZHATÓSÁGA: a szervezeti értékek és elkötelezettségkomolyan vétele 26
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)
SZÁMONKÉRHETŐSÉG 23
SZÁMONKÉRHETŐSÉG A CSOPORTBAN: az elkötelezettségek komolyan vétele a csoport tagjai körében 30
CSOPORTON BELÜLI MÉRŐSZÁMOK - MINŐSÉG: a sikeresség pontos és nyílt mérése
12EGYÉNI SZÁMONKÉRHETŐSÉG: az eredmények érdekében tett egyéni kezdeményezés és felelősségvállalás
26
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók)
A munkatársak által megfogalmazott célok
Pályázatok, projektek, beruházások, fejlesztések• Pályázatokon való aktív részvétel• Beruházások• Településfejlesztés• A fürdő fejlesztése• A város fejlesztése• Vonzerő növelése• Turizmus fejlesztése• Pályázatok sikere; • Településfejlesztés; idegenforgalom, turizmus fejlesztése • Kistérségi együttműködés fejlesztése• Településfejlesztés fontossági sorrendben, ütemezése, • Idegenforgalom széles körű bővítése• Településfejlesztés, infrastruktúra, térségközponti szerep erősítése• A fürdő fejlesztése• Beruházások megvalósítása• Beruházások• A lehetőségekhez mérten tudjon beruházni
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók)
Megbízható, jó működő Hivatal
Határidőben elvégzett munka, kitűnő minőségbenHatáridőre elvégzett feladatokA közintézmények ellátásának biztosításaPontos sikeres hivatali munkaA város jó irányítása A hivatal működésének biztosítása, az elnyert pályázatok megvalósításaA város és intézményeink megfelelő üzemeltetése Az önkormányzat a működését és üzemelését a jövő évben is el tudja látniA sikeresen elnyert pályázatokat megvalósításaElindult/induló beruházások pontos bonyolítása, kivitelezéseKV-ben meghatározott beruházások (iskola, bölcsöde...) megvalósításaA megkezdett beruházások és fejlesztések megvalósításaMinőségi munkaEgyüttműködés
xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók)
Ügyfél orientáltság
Hatékony, ügyfélbarát munkavégzés Ügyintézés gyorsabb, hatékonyabb megvalósítása Ügyfelek minél hatékonyabb kiszolgálása Szolgáltatások bővítése, minőség fejlesztése lakosság számára Az ide látogató fürdővendégek maximális kiszolgálása
Pénzügyi stabilitás
Költségvetésben elfogadottak következetes meg-és betartása Költségtakarékosság Költségvetésen "belül" maradni Eredményes gazdálkodás Költségtakarékosság
Mérőszámok
Legfontosabb eredményeket jelző mérőszám csoport
Adóbevétel; nyert pályázati források; működési költségekPénzügyi-gazdasági mutatókPénzügy-gazdasági mutatókFejlesztési célok megvalósítása; költségvetés teljesítéseKöltségvetési eredmény; turisztika, idegenforgalom; népességmegtartásElintézetlen ügyek száma az összes ügyekhez viszonyítva
Varázspálcák
A legégetőbb – varázspálca jellegű – célok megnevezése
Beruházás, infrastruktúra-fejlesztésInfrastrukturális fejlesztés - informatika, szociális ellátottság az épületbenLakosság megkérdezése, "együtt" gondolkodásTeljesítményértékelés kialakítása; Nem kéne minden vezetőnek, minden jelentéktelen
ügyről tudniMég nagyobb összefogásra, osztályok, ügyintézők közötti együttműködésreÖsszehangoltabb munka, vélemények egyeztetéseA hivatal egészét érintő feladatokba minden dolgozó bevonása feladatkörnek
megfelelően: kollektív munkavégzés; egy nagyobb volumenű feladatot ne egy személyre osszák le
Osztály megbeszélések, tájékoztatások, Szociális helyiségekAz osztályok, vezetők és beosztottak közötti információ csere egységesítése. Egy célért,
összhangban dolgozó hivatal a településre nagyobb hatást tud gyakorolni. Célok pontosabb megfogalmazása, a feladatok elosztásaA szakterületeken dolgozó kollégáknak nagyobb önállóságot kellene biztosítani
Köszönöm a figyelmüket!
Bozzay-Kaiser Eszter
BFH Európa Projektfejlesztő és Tanácsadó Kft.9700 Szombathely, Semmleweis I. u. 4-6., I.6.
Tel:94/501-380, Fax.: 94/501-381E-mail: bozzay-kaiser@bfh.hu www.bfh.hu
Köszönöm a figyelmüket!
Recommended