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Strategische Planung der IT
Leopold WeningerHTTP://Leopold.Weninger.biz
www.wsop.atLeopold@Weninger.biz
Empfohlene Literatur: Strategisches IT-Management Band1; Bernhard, Blomer, Bonn; symposion 2003; ISBN 3-936608-34-2
Wozu IT – Strategie?
Nun, für das Business!
Strategische Aufgaben Administrative Aufgaben Operative Aufgaben
2
Übersicht
Entwicklung einer IT-Strategie
Geschäftsstrategie
IT-Strategie
Erfolgsmessung
„How To?“
Policy – Strategy
Projektmanagement
Detailplanung - TÖMOZ3
Beispiel
Entwicklung einer IT-Strategiefür Ihr Unternehmen ...
Geschäftsstrategie
IT-Strategie
Erfolgsmessung
Policy – Strategy
Projektplanung
Detailplanung - TÖMOZ4
Strategische Aufgaben
Geschäftsmodell und Geschäftsprozesse
IT - Strategie aus Unternehmenszielen ableiten
Festlegung von Prioritäten
Ist – Analyse, Festlegen von Optimierungspotenzialen
Soll - Konzeption
Weiterverfeinerung IT –Strategie
5
Umwelt - Umfeld
6
IT Governance
IT Planung, Implemen-tierung und
Betrieb (Delivery & Support)
Performance Measurement (Monitoring)
Strategische Ausrichtung
der IT(Zielplanung)
Risk-management
7
IT Strategieplan
Analyse & Doku-menta-tion der IT-Prozesse
Risikobewertung, -maßnahmen
IT-Richtlinien
IT –Nutzen / Wert / Kosten Berichte
Rahmenbedingungen, Wertvorstellungen
Vorstand, GF Fachbereiche
Strat. Vorgaben, Budget-rahmen
Geschäfts-und fachliche Anforde-rungen
IT Governance: strategie- und wertorientiertes IT-Management
Schichtenmodell der IV
8
Informierter, motivierter Anwender
Gespeicherte Informationen
Anwendungen
SW Pakete
System-SW
Firmware
HW / Betriebs-
system
Noch nicht beliebig
austauschbar
Basissystem
(austauschbar)
Die Relevanzkurve
9
Informierter, motivierter Anwender
Gespeicherte Informationen
Anwendungen
SW Pakete
System-SW Firmware
HW / Betriebs-
system
Aufwand
Wertigkeit
Die Entwicklung einer IT-Strategie
„Wozu brauchen wir eigentlich die IT?“
„Was machen die überhaupt in der IT?“
„Die IT ist viel zu teuer, kann man das nicht auslagern und billiger machen?“
10
Strategische Aufgaben des Informationsmanagement
Produkte
Prozesse IV ist oft Auslöser der Innovation
„Blick über den Tellerrand“
Prozesse und nicht Aufbauorganisation
Konzentration auf relevante Prozesse
Nutzenorientierung zur Ausrichtung der Prozesse
Top – Down: Strategie - Prozess IT-System
Process Owner
Aber: Nicht alles ist in Prozessen abbildbar!
Einbindung in die Umwelt
11
Auslöser für Planung
Technologie
„E-Business“, …
Konsolidierung
„Kostensenkung“, „Integration“, …
Probleme
zu lange Entwicklungszeiten,
Integration in existierende Systeme,
Anstieg der IT – Kosten,
blockierte strategische Vorhaben
…..12
13
PlattformPlattform
Informierter, motivierter Anwender
Gespeicherte Informationen
Anwendungen
SW Pakete
System-SW
Firmware
HW / Betriebs-
system
Applikation
Geschäftsprozesse
Schichtenmodell Detail
14
Schichtenmodell Detail2
IT-Strategie und Geschäftsstrategie
Keine Geschäftsstrategie ohne Prüfung der Realisierbarkeit in der ITKomplexe Fragestellung: Integration der IT-Applikationen (Lieferanten?!)Gesamtstrategie: Mitarbeiter, Kunden, Produkte, Vertrieb, Finanzen und ITIT-Strategie immer nur im Rahmen der GesamtplanungIT-Strategie - Applikationsstrategie -Infrastrukturstrategiestrategische Sicht: Infrastruktur ist viel kritischer als einzelne Applikation
15
IT-Strategie und Geschäftsstrategie
Planungsverständnis ändernGeschäftsstrategie IT-Strategie
Integration IT-Applikationen nicht trivialApplikations- / IT-InfrastrukturplanungNeuentwicklung laut InfrastrukturleitlinienNeue Applikationen können zu grundlegend neuer Infrastrukturstrategie führen
Aber: Infrastruktur ist viel häufiger Hindernis für schnelle strategische Erfolge als einzelne Applikation
16
Five Essential Metrics For Managing IT
relevant to the business, most impact on business
investment alignment to business strategy
business value of IT investments
IT budget balance
service level excellence
operational excellence
17Craig Symons, Forrester Research
MEASURE RELEVANCE AND BUSINESS IMPACT
No relevance to the business(IT-centric, focused on technologies)
business can´t understand
business typically focuses on cost(reduction)
Understandable and relevant to business executives
Connected to business outcomes
18Craig Symons, Forrester Research
1: Alignment Of IT Investments To Business Strategy
Clearly articulate the strategic themes
Differentiate mandatory investments from discretionary ones
Show the level of investment by strategic theme
Communicate the expected return of the portfolio
19Craig Symons, Forrester Research
20Craig Symons, Forrester Research
2: Cumulative Business Value of IT Investment
measure and communicate the value of IT investments by looking at the cumulative return of the entire portfolio
show the maximum value
show the actual value
show that not all projects are equal
21Craig Symons, Forrester Research
22Craig Symons, Forrester Research
3: IT Spend Ratio —New Versus Maintenance
23Craig Symons, Forrester Research
4: Critical Business Service Availability
Customer satisfaction survey results
IT performance against SLAs
24Craig Symons, Forrester Research
5: Operational Health
Dial-tone reliability of IT services
Safe and secure systems and networks
Crisp and consistent project execution
25Craig Symons, Forrester Research
Recommendations
TAKE THE CUSTOMER-CENTRIC VIEW
Assume an outward-looking perspective
interview key IT stakeholders
understand their current perception of IT
what they expect or need from IT
review draft scorecards
Develop internal metrics
26Craig Symons, Forrester Research
The strategy approach
27
Main areas
28
The context
Applications portfolio describes the applications and their ability to support today´s and tomorrow´s needs
Human factors point out the current and the future needs in terms of skills, education and training as well as the consistency with organizational needs for humans working in and with the system
Services as basic services and advanced services offer the ability to implement applications using those common services and to grant inter-operability and a “harmonized” over-all-system
29
The context (2)
Economics describes the decision process and its impact on system´s ability to meet its objectives based on the dynamics of the market
Organizational aspects analyze the readiness to cover needs of the system and the capability to support human assets to fulfill their tasks in adequate manner
Techniques analyzes and describes the degree of sufficiency, simplicity and conformity with standards
30
Describe and develop
Applications
Services
Human factors
Economics
Organisation
Technic
31
Applications
Services
Human factors
Economics
Organisation
Technic
Where are we today? Where do we want to be?
The situation
32Thanks to Iveta Jurevica
the “starting position”
33Thanks to Iveta Jurevica
The gap analysis shows
34Thanks to Iveta Jurevica
the “vectors” describing the gaps
35Thanks to Iveta Jurevica
The main tasks
36Thanks to Iveta Jurevica
Administrative Aufgaben des Informationsmanagement
Projektmanagement
Datenmanagement
Pflegen und Weiterentwickeln SW
Personalmanagement
Sicherheitsmanagement
Katastrophenmanagement
Vertragsmanagement
37
Anmerkungen zu Personalmanagement
typische Fehler (1)
Unterstützung durch erste Führungsebene nicht ausreichend
U-Strategie durch IT-Strategie nicht gut genug nachgebildet
Maßnahmen zu formal und mit fehlendem Augenmaß
Individuelle Situationen nicht ausreichend berücksichtigt
Ungewollte Austritte gefährden Umsetzung der Strategie
38
Anmerkungen zu Personalmanagement
typische Fehler (2)
Bei Trennungen Rückwirkungen auf verbleibende Mitarbeiter nicht beachtet
Sinn des beruflichen Handelns nicht ausreichend erläutert
Integration neuer Mitarbeiter erschwert
Veränderungsprozess ohne klare Führung erschwert kreative Lösungsentwicklung
fehlende Abstimmung und Harmonisierung schlechte Prozessqualität Unternehmenserfolg gefährdet
39
OperativesInformationsmanagement
Produktionsbetrieb sicherstellen
Wartung, Betriebsmittel bereitstellen
Übernahme Programme + Daten in Produktion
Abwicklung Aufträge, Nachbearbeitung, Sicherung, Archivierung
Benutzerbetreuung
Störungen beheben
Systemmonitoring
40
Service-Level-Agreements (SLA)
„An Agreement between the computing service provider and the user quantifying the minimum acceptable service to the user“ Messbarkeit Rechte und Pflichten für Servicegeber und
Servicenehmer dokumentiert Serviceparameter, Kennzahlen und
Zielwerte beschreibt Messverfahren legt Change Prozeduren fest definiert Gültigkeitszeitraum
individueller Vertrag
41
Service-Level-Agreements (SLA)
IT und IT-Kunden in den Fachbereichen (z. B. Help Desk)
zwischen IT-Abteilungen (z. B. Anwendungsbetreuung und Server-/Netzbetrieb)
Outsourcing-Partner und IT-Organisation
Call-Center (Kunde - innerhalb - externen Dienstleister)
ECommerce
Shop-Betreiber und Kunden (Verfügbarkeit des Shops, Ladezeit für kritische Web-Pages, Reaktionszeit auf eingehende E-Mails, etc.)
Shop-Betreiber und Internet-Service-Provider
42
Service-Level-Management ist…
„... eine disziplinierte, proaktive Methode, um angemessenen ITService (Performance, Verfügbarkeit) an alle Anwender zu liefern und das Zusammenspiel mit Geschäfts-prozessen und akzeptablen Kosten zu fördern“ (Rick Sturm, Foundation of SLM).
„Service-Level-Management ist der Prozess zur Steuerung der IT-Service-Qualität auf Basis kundenorientierter Leistungsmerkmale“
43
IT-Prozessmodell
Innovationsebene - Prozessvorgaben Neue Technologien, Markt und Mitbewerber,
Geschäftsziele, Produkte, Behörden
Effektivitätsebene – Analyse und Planung Erfüllung der Zielvorgaben? Redesign / radikal
neue Geschäftsprozesse
Effizienzebene – Überwachung & Regelung Soll / Ist Vergleiche und notwenidige Korrekturen
Monitoring und Controlling
Leistungsebene – Leistung & Service Menschen, Methoden und Hilfsmittel
Service-Levels (Zeit, Kosten, Quantität und Qualität)
44
Strategieprozess (1)
klassische Definition (Brockhaus)
„... der Entwurf und die Durchführung eines Gesamtkonzeptes, nach dem der Handelnde in der Auseinandersetzung mit anderen ein bestimmtes Ziel zu erreichen sucht, im Gegensatz zur Taktik, die sich mit den Einzelschritten des Gesamtkonzeptes befasst.“
Moderne Definition
Ständiges Bestreben, die Initiative zu behalten
Immer nur ein Ziel angehen, die Aufgaben sequentiell abarbeiten
Sich auf die eigenen Kern-Kompetenzen konzentrieren
Vermeiden langer, hingezogener Projekte
45
Strategieprozess (2)
Nachhaltige Zielverfolgung
Adaption und Nachregeln
Unternehmen und die IT entwickeln Ziele und Strategien im Dialog
Zielerreichung über Indikatoren messbar
Indikatoren und Zielwerte zu Beginn festlegen
Danach regelmäßig prüfen und weiteres Vorgehen bestimmen
muss eigene Veränderung definieren und bewerkstelligen können
Doppelprozess
planen, erstellen, autorisieren, implementieren, leben (verändern?!)
46
Developing a solution
Problem analysepossible solutions
selectverifySolution
47
possible solutions
result of analysisrange of solutions
48
Select and verifyre
sult
of
analy
sis
Filtered bycriteria and priciples
Range of solutions
49
criteria
Fitness: does it follow the well defined key criteria?
Result: can the result be delivered inside our system (technical, organizational and human resources)?
Support: will the result be accepted because of sufficient support?
50
Verify whether a possible solution
fits to the original needs, does not collide with other key criteria, still fulfills the generally desired output and does not force additional impact. It has to produce added value
51
Verify whether a possible solution
does not go beyond the scope of our system but still produces innovation and supports best practice and benefit
and is well understood by all parties and therefore changes are supported and accepted
52
structure
53
Elements of the strategy(example)
54
„Layers“ of the Strategy
55
Appli-
cations
Advan-ced
services
Basic servic
es
Infra-
structure
Responsibilities(example)
56
„Business“= Ministry
„ICT
board“
DIT
„Technics“
Roadmap(example)
2008Definee-Govern-ment
2009
Prepareservices
ImplementInfrastructure
DesignApplications
2010
Implementservices
Roll outInfrastr.
PrepareApps
2011
Roll outservices
ImproveInfrastr.
ImplementApps
2012
ImproveservicesandInfrastr.
Roll out andimproveApps
57
Timeline overall view
58
Result: Project Plan(example)
59
Wie tun?
Erster Schritt: Identifikation
60
Beispiel
Wer?
Welches Unternehmen
Gremien, Personen
Was?
Integration, neues …, wirtschaftlich, rechtlich, technisch, ...
Wo?
EU, CEE, AT, …
61
Zweiter Schritt
Zielfindung und –spezifikation
Unternehmen
Mitarbeiter
Umwelt
Vorgehen
Gesamtziele finden und spezifizieren
Abhängigkeiten und Abfolgen
Kenngrößen zur Erfolgskontrolle
62
Beispiel
Ziele Umsatz steigern / Kosten senken
Marktanteil ausbauen
Jobs erhalten / ausbauen
Rechtliche / ökonomische / politische Bedingungen
…..
Vorgehen Gesamtziele in Matrix abbilden
Abhängigkeitsgraphen
Metriken 63
Dritter Schritt: Globale Maßnahmenplanung
Ziele
Einzuhaltende Bedingungen
Wie können die Ziele allgemeinerreicht werden
Was wollen wir konkreterreichen
64
Beispiel
Integration zu einem Gesamtsystem,
neues … einführen, …
Zentrales / Verteiltes System,
Aufgabe - Kompetenz – Verantwortung,
Budgetrahmen
Lösungsstrategien:
make or buy
Abhängig davon konkrete Projektvorgaben
65
Dritter Schrittdetailliert
Was genau soll gemacht werden?Welche Möglichkeiten haben wir?Welche Risken drohen?Wie die Lösung in Angriff nehmen?Wie lange wird es dauern?Welchen Aufwand wird es machen?nicht zuletzt: wie geht es weiter?
66
Beispiel
Wirklich genaue funktionale Festlegungen
Alternativenstudie - es gibt immer noch eine zusätzliche Möglichkeit!
Risken auflisten und bewerten:Scheitern, Kostenüberschreitung, richtige Antworten für falsche Fragen, ...
Vorgehensplan, Zeitplan, Meilensteine, Verantwortungen, Abhängigkeiten, ...
Erste grobe Kostenschätzung
Weitere Schritte
67
Projektmanagement
Ein Projekt ist ein Konstrukt, mit dem
in einer bestimmten Zeitbis zu einem bestimmten Zeitpunkt mit bestimmten
Ressourcenein bestimmtes Zielerreicht werden soll.
68
Projektstruktur
69
Projekte
sind also sichtbar und transparent;
heben sich vom Alltag ab;
sind eine Herausforderung;
hören einmal auf, erfolgreich oder erfolglos;
sind exponiert und sichtbar
Erfolg oder Misserfolg steht erst nach Projektende fest
70
Aufgaben Projektleiter
Führung des Teams
Projektziele und Erfolgskriterien mitformulieren
Kennzahlen und Maßsysteme für Projekterfolg
Implementierung der Projektorganisation
Vergleich Projektpläne mit den Ergebnissen
Resultate interpretieren, entscheiden, steuern
Projektberichte und adäquate Dokumentation
„Vermarktung“ des Projekts
Nutzung der Erfahrungen und Synergien
71
ProjektmanagementAufgaben, Instrumente 1
Projektplanung
Projektabgrenzung, Projektstrukturplan, Terminplan, Einsatzmittel-, Kosten- und Finanzplan, Qualitätsplan
Umfeldbeziehungen managen
Umfeldanalyse
Gestaltung der Projektkultur
Werte, Normen, Regeln
72
ProjektmanagementAufgaben, Instrumente 2
Projektorganisation festlegen Rollen, Kompetenzen, Verantwortung,
Kommunikationsstrukturen
Management des Personals Auswahl, Teambildung, -führung, -auflösung
Integrierte Projektsteuerung Leistung, Zeit, Kosten, Qualität
Risikomanagement Risikoanalyse, -bewertung, und -minimierung
73
Rahmenbedingungen
Projektbudgeterste grobe Wirtschaftlichkeitsberechnung
Startzeitpunkt und Startereignis
Endereignis und der dazugehörige Zeitpunkt (Verantwortlichkeit)
Verantwortliche: Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteam
Risikofaktoren und Umfeldeinflüsse
kritische Erfolgsfaktoren
74
Projektstrukturplan zur Leistungsplanung 1
Arbeitspakete auflisten:Zusammenhang Projektziele undProjektdefinition
Gliederungsstruktur für zweite Detaillierungsebene Phasengliederung des Projekts
nach Ergebnis -Teilen (Objektgliederung)
nach Ergebnis – Funktionen (Funktionsgliederung)
nach Beteiligten (Umfeldgliederung)
75
Projektstrukturplan zur Leistungsplanung 2
Auswahl einer Gliederungsstruktur für weitere Detaillierungsebenen
Ziel: Den Arbeitspaketen Termine, Kosten, Verantwortliche und Fortschrittsmessung zuordnen
76
Qualitätsplan zur Fest-legung der Anforderungen
Identifikation von Qualitätskriterien
Entwicklung von Meßsystemen Qualitätskriterien überprüfbar machen
Definition der Organisation der QS Verantwortlichkeiten, Termine
Abstimmung im Team und mit Entscheidungsträgern
Abstimmung mit dem Auftraggeber und mit dem betroffenen Umfeld
77
Weitere Pläne
Ablauf- und Terminplan zur Vereinbarung von Fristen und Zeiten
Terminlisten, Balkenpläne, vernetzte Balkenpläne oder Netzpläne
Ressourcenplan
Kostenplan
Finanzplan
78
Gerne verwendeterAblauf- und Terminplan
79
Projektsteuerung
Leistung, Qualität, Termine und Kostensteuern und überwachen
Wozu? Koordination und Überwachung der
Projektpläne
Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen
Entwicklung und Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen
80
Erfassung Ist-Zustand
Inhaltliche Richtigkeit (Gültigkeit): Relevanz (geforderter inhaltlicher
Bezug), Aktualität, vereinbarter Maßstab, geforderte Genauigkeit
Formale Richtigkeit (Gültigkeit): w.o
Zuverlässigkeit: Reproduzierbarkeit, Objektivität,
messtechnische Präzision
81
Ist-Daten 1
Leistung (Menge) % Fertigstellungsgrad je Arbeitspaket
Qualität Abnahmen durchgeführte Qualitätskontrollen Dokumentation der Qualitätsmerkmale
Termine Ist-Start je begonnenem Arbeitspaket Ist-Ende je beendetem Arbeitspaket noch zu erwartende Dauer (Restdauer)
82
Ist-Daten 2
Ressourcen
bis zum Stichtag eingesetzte Mengen(Personalstunden, Materialmengen, ...)
noch zu erwartende Mengen
Kosten
Ist-Kosten
Restkosten
83
Soll-Ist-Vergleich
Soll-Ist-Vergleich Leistung/Qualität
Soll-Ist-Vergleich der Termine
Soll-Ist-Vergleich Ressourcen und Kosten
Abweichungsanalyse, Konsequenzanalyse
Ermittlung von Steuerungsmaßnahmen
84
Berichtswesen
Bedürfnissen der Zielgruppe entsprechen
(Auftraggeber, Projektteam, Projektausschuss, Lenkungsausschuss, Vorstand)
Rücksicht auf die Erwartungen nehmen
Inhalt, Darstellungsform und Details
Informationen an spezielle Bedürfnisseder jeweiligen Empfänger anpassen
85
Projektfortschrittsbericht
1. genereller Projektstatus Leistungen, Qualität Termine Ressourcen, Kosten
2. detailliert für kritische Arbeitspakete je Arbeitspaket
Soll-Ist-VergleichAbweichungsanalyseKonsequenzen AnalyseSteuerungsmaßnahmen
86
Projektabschlußbericht
Ziele und Inhalte des Abschlußberichts
Projektabgrenzung, -ziele, -strukturplan
Projektergebnisse Ziele, Ergebnisse, Konsequenzen
Projektabrechnung (Nachkalkulation)
Noch zu erledigende Aufgaben
Erkenntnisse / Erfahrungen
87
Inhalte des Projekthandbuchs 1
1. Projektdefinition1.1 Abgrenzung, Ziele
1.2 Objektgliederung (Objektstrukturplan)
1.3 Aufgabengliederung (Projektphasen, Projektstrukturplan)
1.4 Aufgabenspezifikation
1.5 Schnittstellen- und Änderungsmanagement
2. Umfeldmanagement
88
Inhalte des Projekthandbuchs 2
3. Gestaltung der Projektorganisation3.1 Beschreibung der Rollen und Teams
3.2 Graphische Darstellung der Projektorganisation
3.3 Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung
4. Projektplanung4.1 Terminplanung
4.2 Ressourcenplanung
4.3 Projektkostenplan
89
Inhalte des Projekthandbuchs 3
5. Qualitätsmanagement
6. Risikomanagement
7. Projektinformationswesen und -kommunikationssystem
8. Projektadministration und -dokumentationssystem
9. Projekt - Controllingsystem
90
Projektrevision
punktuell und nachgelagert
Darstellung der bisherigen Mängel im Managementprozess,
Dokumentation der ordnungsgemäßen Vorgangsweise,
Nutzung der Erfahrungen für zukünftige Projekte,
Projektabrechnung
91
Empfehlungen
Zieländerungen
Projektorientierte Ziele und Subziele ändern sich
ABER: So etwas wie unwesentliche Zieländerungen gibt es a priori nicht
Jeden Änderungswunsch auf Einfluss auf die Projektplanung hin untersuchen
Peinlich genau dokumentieren!
92
ProjektorganisationGremien 1
Auftraggeber: Formuliert (genehmigt) Auftrag, Budget
Projektausschuss: vom AG eingesetzt, Konzeptentscheidungen, überwacht Ablauf.Verankert Projekt nach außen und oben
Projektteam: Projektleiter und Projektmitarbeiter
93
ProjektorganisationGremien 2
Projektleiter: Operative Leitung, Zielerreichung Kosten und Termin, Ansprechpartner, Zugpferd, Briefkasten...
Projektmitarbeiter: Informationsbeschaffung, Konzeption und Realisierung
(Teil) Projektgruppen für Teilaufgaben
spezielle Gruppen: Systembauer, Nutzer und Betreiber
Externe Spezialisten, Berater 94
Spielregeln
Projektleiter ist nur Projektleiter
Benutzer vertritt nur seine Interessen
Technische Funktionen (wie QS, tech. Koord. etc) können in Personalunion besetzt werden
Aufgaben müssen zu den Personen passen
Mitarbeiter nach Subzielstruktur auswählen
Aufgaben immer konkret Personen zuordnen
Alle Aufgaben für Jeden schriftlich festlegen
95
Checklist Projektplanung 1
Projektziel für alle klar machenSubzielstruktur aufstellen, Termine fixierenProjektorganisation festlegenProblembereiche besonders genauplanenQualitätsplan erarbeitenRessourcenplan und Kostenplan aufstellen
96
Checklist Projektplanung 2
Pläne mit Auftraggeber abstimmen
Schreiben Sie nieder, was der Auftraggeber zuliefern muss
Sagen Sie, was Sie unbefriedigend oder beunruhigend finden -schlagen Sie aber sofort Lösungen vor
97
Checklist Projektplanung 3
Mit allen Involvierten sprechen
Alle (wirklich alle!) Unterlagen lesen
Legen Sie eine formelle Vorgangsweise für Änderungen fest
Dokumentation braucht mehr Zeit als Sie annehmen
98
Abschlussarbeiten
Übergabezeitpunkt und modalitäten klar festlegen
Manöverkritik
Zielerreichung prüfen (insbesondere Nutzen / Kosten)
Lerneffekt? Wartung der Projektresultateaber auch für ähnliche Projekte in der Zukunft
Abschlussfest
Beurteilung nach einem Jahr (Revision)
99
IT Projekt
100
Ziele – SubzieleBedingungenKonkretisierungen
Messbare TeilzieleAlternativenplanVorgehensplanZeitplanPersonalplanKostenplan
Systems Life Cycle
101
GRUNDSATZENTSCHEIDUNG
PlanungBedarfsanalyse, Anwendungskonzept, Tech.
Gesamtkonzept
AUSWAHLENTSCHEIDUNG
RealisierungEntwurf Konstruktion Integration und Test
EINFÜHRUNGSENTSCHEIDUNG
BetriebEinführung Schulung Laufende Betreuung
Planung
Bedarfsanalyse
Anwendungskonzept
Geschäftsfälle
102
TechnischesGesamtkonzept
Funktionsmodell
Datenmodell
Mengengerüste
Kapazität
Kommunikationssystem
Kosten
103
WAS
WOMIT
WIE VIEL
WIE OFT, WIE SCHNELL
WOHIN
WIE TEUER
RealisierungEntwurf TOP DOWN
Geschäftsmodell: Anwendungsbereiche, Prozessbeschreibung, Gültigkeitsbereich und strategische Vorgaben
Zukunft: Lebenszyklus Produkte und IT-Systeme
Sicherheit vor Ausfall, Sabotage oder Irrtum
Offenheit: Integrieren noch unbekannter Anwendungen
Qualität: Richtlinien, Messgrößen, Verfahren
104
Realisierung Konstruktion BOTTOM UP
Abläufe: Programme - Geschäftsprozesse
Programmbeschreibung, Kommentar
Benutzerdokumentation
Vorbereitung - Beschaffung - Bereitstellung
Information und Schulung
Betreuung
Alternativ-Konzept
Betrieb
105
Beispiel (was haben wir bereits)
Unternehmen: Wer, Was, Wo:
Ziele:
Vorgehen:
Globale Vorgaben und DetailsLösungsstrategien -> Projektvorgaben
funktionale Festlegungen
Alternativenstudie
Risikoanalyse
erste grobe Kostenschätzung
Weitere Schritte
also einen Projektauftrag
106
Beispiel (Details ausarbeiten)
Wirklich genaue funktionale Festlegungen
Alternativenstudie
Risikoanalyse
Erster Projektplan
Erste Kostenschätzung
Weitere Schritte
107
BeispielDokumente erstellen
Bedarfsanalyse
Ist-Analyse
Soll-Konzept = Entwurf
Differenz = Bedarf
Anwendungskonzept (Fachkonzept)
Technisches Konzept (Konstruktion)
Umsetzungskonzept (Projektplan)
108
Beispiel Zusammenfassungen
1. Überblick(Aufgabenstellung, Zusammenfassung Ergebnisse, „Management Letter“)
2. Das Unternehmen(„Wer sind wir“, Organisation, einige Kennzahlen, ...)
3. Globale Ziele und daraus abgeleitete Maßnahmen(Ziele, Abhängigkeiten, Metriken)
4. Angestrebter Zielzustand für die IT(Rahmenbedingungen, Vorgehen, Zeit- und Budgetrahmen)
109
Beispiel Detailausarbeitungen
5. Ist-Analyse und Soll-Konzept
6. Projektauftrag(genaue funktionale Festlegungen, Alternativenstudie, Risikoanalyse, Meilensteine, Verantwortungen, Abhängigkeiten, grobe Kostenschätzung)
7. Anwendungskonzept
8. Technisches Konzept
9. Umsetzungskonzept (Projektplan)
110
Policy - Strategy
Policy - A plan or course of action, intended to influence and determine decisions, actions, and other matters
Strategy - The general deciding process of “where are we now” and “where do we want to go”
Strategic direction – Explains the future vision by clearing the needs and “what should be done” to make the vision become the real situation
111
Strategie schön und gutaber alles ändert sich
Ziele vom Top-Management getragenEntwicklung von allen MA mitgetragenAlle informieren und beteiligenKonflikte bearbeitenProzess andauerndLernprozess
Vom Leitbild zur Strategie
112
Leitbild
Das Leitbild allgemein
Das Leitbild der Informationsverarbeitung
Vom Leitbild zur Strategie
113
Vom Leitbild zur Strategie
114
Unternehmensstrategie undKey Business Driver identifizieren Key Business Driver übersetzen
Strategie in ein Set steuerbarer Ziele wolkige Absichtserklärungen
erfolgstreibende Faktoren jeder Fachbereich ergänzt und bewertet externen Moderator einbinden ein mal jährlich abstimmen
115
Innovationsprozess 1
Gestaltungsraum ableiten
Aus Vorgaben Unternehmensstrategie Raum für Innovationsmaßnahmen in der IT ableiten
ergänzende operative Anforderungen aus dem Betrieb der vorhandenen IT Landschaft
Planungshorizont (kurz-, mittel- und langfristig wie Unternehmensstrategie)
116
Innovationsprozess 2
Ideen zusammentragen und Lösungskonzepte formulieren Kommunikation mit den Fachbereichen
wechselseitige Beeinflussung der geplanten Maßnahmen feststellen
Filtern durch:ökonomisch grundsätzlich machbar
Kriterien der Key Business Drivers
Abgleich mit Architektur-Standard
Komplexitätssteigerung vermeiden
117
Innovationsprozess 3
Machbarkeit analysieren und Nutzen / Kosten – Relation bewerten
finanzielle Vorgaben einhalten
Mindestziele und weitergehende Konsequenzen
Einordnung in den Gesamtarchitektur-Kontext
Übergreifende Bewertung
118
Innovationsprozess 4
Auswahl treffen und Realisierung veranlassen Prioritäten setzen, Auswahl treffen
Risiken bewerten - Risikomatrix
Eintrittswahrscheinlichkeit – Kosten - Maßnahmen
Nach Punkten bewerten
ABC-Analyse
unnötige Komplexität vermeiden!
Abhängigkeiten zu parallelen Maßnahmen
Erkennen
Verantwortliche festlegen
Abhängigkeiten regelmäßig prüfen
119
Innovationsprozess 5
Marketing
„Tue Gutes und rede darüber“
Neue Softwarelösung schafft zunächst Verunsicherung
Stakeholder stellen kritische Fragen an IT – Entscheider
Kommunikationsmaßnahmen planen
Informationsprozess in Richtung Anwender und Stakeholder
120
Innovationsprozess 6
Realitätsnahe Tests durchführen parallel zum Tagesgeschäft!
Es gibt problematische Methoden
Folgekosten!
Migrationsplan
Testdurchführung erzeugt Power User
121
Innovationsprozess 7
Going live
Effektivität der neuen Lösung prüfen
Laufend auf Veränderungen der Geschäftsfälle prüfen
Organisationswandel
Anwendungsverantwortliche
Rückkoppelung operativer Optimierungsanforderungen in den strategischen Planungsprozess
122
Innovationsprozess 8
TÖMOZ
123
TÖMOZ
Technik
Ökonomie
Mensch
Organisation
Zeit
124
TÖMOZ
Was ist realistisch technisch machbar?
Wie rechnet sich IT?
Wer hat mit IT zu tun?
Wo wirkt sich IT aus?
Wann ist IT fertig?
125
Technik
Die Mensch-Maschine-Schnittstelle
Erfassen von Informationen
Darstellung von Information
Weiterleiten von Informationen
Verknüpfung von Informationen
Aufbewahren von Informationen126
Technik
Die Mensch-Maschine-Schnittstelle „Bediener“ „Benutzer“
Kommunikation Informationsversorgung Informationsbedarf erheben Rohinformationen in betriebsbezogene
Aussagen umwandeln Fehlerfrei weiterleiten Verstehen, verarbeiten vernichten
127
Vom Datenfriedhof zu Managementinformation
Darstellung von InformationGestaltung, Verdichtung,
Ausnahmesituation
Weiterleiten von Informationen
Verknüpfung von Informationen
Aufbewahren von InformationenQualität, Organisation, Sicherheit,
Ballast
128
Informations-management
Wieder keine Definition
„Information“
„Management“
Entwicklung
Dokumentationspflichten
Verwaltungsfunktionen - ITK
129
die „reine“ Technik
Basissystem
Lokale Dienste
Netzwerk Dienste
Middleware
Informationssysteme
130
131
Finanzmanagement
Budgetierung
Voraussagen und Steuern der Ausgaben und Einnahmen
periodischer Planungszyklus um Etats zu erstellen
täglich notwendige Überwachung
132
Leistungsabrechnung
Dienstleistungen korrekt verrechnen
Kosten bewusst machen
Für Überprüfung der IT Services
Investitionen und Betriebskosten planen
Wie? alle IT – Kosten aufteilen (z.B. Umlage)
nur die direkt zuordenbaren Kosten rechnen
IT - Kosten als gottgegeben hinnehmen
133
Kostenrechnung in der IT
Aufwand und Investitionen nachweisenMehr- oder Minderverbrauch aufzeigenEntscheidungen adäquat zum Geschäftszweck treffenverlässliche Pläne und Budgets erstellenKosten für entgangenen Nutzen aufzeigen
134
Kostenarten in der IT
HWServer, Speicher, Peripherie, Netz, Workstation, Material...
SoftwareBS, DB, Steuerung, Anwendungen, Tools, Groupware, …
MitarbeiterGehalt, Bonus und Prämien, Trainingskosten,…
UnterbringungBüros, Möbel, Räume, Energie, Archive, …
ExterneSicherheit, Disaster Recovery, Outsourcing, Beratung,
Gebühren,…
135
Kostenfaktoren
Fixkosten
nicht direkt durch das Geschäft beeinflusst(Miete, fixe Gehälter, Lizenzen, Wartung ...)
Variable Kosten
folgen Änderungen in der Geschäftstätigkeit (Verbrauchsmaterial, Telekom Gebühren, Kosten für Fremdfirmen ...)
136
Kostenfaktoren 1
Direkte Kosten spezifischer Abteilung oder
konkretem Service zuteilen(spezielle Anwendungs SW, dedizierte HW, spezielle Support Teams ...)
Indirekte Kostenmehrere Abteilungen / Services
(Management, System Software, Helpdesk, Netzwerk, ...)
137
Kostenfaktoren 2
Investitionskosten erhöhen Wert der Organisation
(normalerweise die auf ein Jahr bezogenen Abschreibungen)
Betriebskosten entstehen im Alltagsbetrieb der IT –
Abteilung (z.B. Personal, Wartung)
regelmäßig wiederkehrend
kurzes Intervall
138
Total Cost of Ownership (TCO)
Identifikation aller Kostenfaktoren(sowohl direkte als auch versteckte)Bestimmung der Einzelfaktoren(Quantitäten)Daten sammeln; wenn nötig, AnnahmenModell für unterschiedliche Szenarien bildenModell überprüfen, Resultat messen, Modell anpassen
139
Activity based Costing (ABC)
140
Kosten Kosten
verursacht von
Aktivitätenverursacht von
Produkten
verursacht von
Produkten
Traditionelle Kostenrechnung Activity Based Costing
Nutzen und Kosten 1
„harte“ Faktoren (in Geld beschreibbar)
Automatisierung spart Personalkosten
besserer Ablauf - besserer Cash Flow
weniger Störungen im Kundenkontakt
weniger Ausschuss in der Produktion
„just in time“ spart Lagerkosten...
141
Nutzen und Kosten 2
weiche Nutzen- und Kostenwerte höhere Kundenzufriedenheit
Moral der Angestellten, berufliche Zufriedenheit
Vertrauen der Aktionäre und Kapitalmarkt
Bedeutung für die Gesellschaft
Bessere Information - bessere Entscheidung
Widerstand gegen Änderungen (Angestellten, Lieferanten, Kunden)
soziale Unruhe, weil Jobs verloren gehen
...
142
Keine Kostenfaktoren vergessen, wie ...
Kosten für DokumentationKosten für richtiges TestenVerbrauchsmaterial, Werkzeuge, ServicesDatenkonvertierungPersonalfluktuation und Trainingskosten Kommunikationskostenadministrative Unkosten Zeit vom Management und von EndbenutzernReisekosten, ...
143
Mensch
Chancen für den Menschen
Potential und neue Anforderungen
Kreativität, Ausbildung, Motivation,
Flexibilität
Technik ist Hilfsmittel
Neue Arbeitsweisen (Telearbeit, ...)
144
Der Helpdesk
145
Organisation
Organisationsformen
Hierarchie
Netz
Verteiltes System
Modelle
Geschäftsmodell (Funktionen)
Aufbau / Ablauf
Kommunikationsmodell
Datenmodell
146
Die Relevanzkurve
147
Informierter, motivierter Anwender
Gespeicherte Informationen
Anwendungen
SW Pakete
System-SW Firmware
HW / Betriebs-
system
Aufwand
Wertigkeit
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