Tuws08 Wl Folien

Strategische Planung der IT

Leopold WeningerHTTP://Leopold.Weninger.biz

[email protected]

Empfohlene Literatur: Strategisches IT-Management Band1; Bernhard, Blomer, Bonn; symposion 2003; ISBN 3-936608-34-2

Wozu IT – Strategie?

Nun, für das Business!

Strategische Aufgaben Administrative Aufgaben Operative Aufgaben

2

Übersicht

Entwicklung einer IT-Strategie

Geschäftsstrategie

IT-Strategie

Erfolgsmessung

„How To?“

Policy – Strategy

Projektmanagement

Detailplanung - TÖMOZ3

Beispiel

Entwicklung einer IT-Strategiefür Ihr Unternehmen ...

Geschäftsstrategie

IT-Strategie

Erfolgsmessung

Policy – Strategy

Projektplanung

Detailplanung - TÖMOZ4

Strategische Aufgaben

Geschäftsmodell und Geschäftsprozesse

IT - Strategie aus Unternehmenszielen ableiten

Festlegung von Prioritäten

Ist – Analyse, Festlegen von Optimierungspotenzialen

Soll - Konzeption

Weiterverfeinerung IT –Strategie

5

Umwelt - Umfeld

6

IT Governance

IT Planung, Implemen-tierung und

Betrieb (Delivery & Support)

Performance Measurement (Monitoring)

Strategische Ausrichtung

der IT(Zielplanung)

Risk-management

7

IT Strategieplan

Analyse & Doku-menta-tion der IT-Prozesse

Risikobewertung, -maßnahmen

IT-Richtlinien

IT –Nutzen / Wert / Kosten Berichte

Rahmenbedingungen, Wertvorstellungen

Vorstand, GF Fachbereiche

Strat. Vorgaben, Budget-rahmen

Geschäfts-und fachliche Anforde-rungen

IT Governance: strategie- und wertorientiertes IT-Management

Schichtenmodell der IV

8

Informierter, motivierter Anwender

Gespeicherte Informationen

Anwendungen

SW Pakete

System-SW

Firmware

HW / Betriebs-

system

Noch nicht beliebig

austauschbar

Basissystem

(austauschbar)

Die Relevanzkurve

9



Anwendungen

SW Pakete

System-SW Firmware

HW / Betriebs-

system

Aufwand

Wertigkeit

Die Entwicklung einer IT-Strategie

„Wozu brauchen wir eigentlich die IT?“

„Was machen die überhaupt in der IT?“

„Die IT ist viel zu teuer, kann man das nicht auslagern und billiger machen?“

10

Strategische Aufgaben des Informationsmanagement

Produkte

Prozesse IV ist oft Auslöser der Innovation

„Blick über den Tellerrand“

Prozesse und nicht Aufbauorganisation

Konzentration auf relevante Prozesse

Nutzenorientierung zur Ausrichtung der Prozesse

Top – Down: Strategie - Prozess IT-System

Process Owner

Aber: Nicht alles ist in Prozessen abbildbar!

Einbindung in die Umwelt

11

Auslöser für Planung

Technologie

„E-Business“, …

Konsolidierung

„Kostensenkung“, „Integration“, …

Probleme

zu lange Entwicklungszeiten,

Integration in existierende Systeme,

Anstieg der IT – Kosten,

blockierte strategische Vorhaben

…..12

13

PlattformPlattform



Anwendungen

SW Pakete

System-SW

Firmware

HW / Betriebs-

system

Applikation

Geschäftsprozesse

Schichtenmodell Detail

14

Schichtenmodell Detail2

IT-Strategie und Geschäftsstrategie

Keine Geschäftsstrategie ohne Prüfung der Realisierbarkeit in der ITKomplexe Fragestellung: Integration der IT-Applikationen (Lieferanten?!)Gesamtstrategie: Mitarbeiter, Kunden, Produkte, Vertrieb, Finanzen und ITIT-Strategie immer nur im Rahmen der GesamtplanungIT-Strategie - Applikationsstrategie -Infrastrukturstrategiestrategische Sicht: Infrastruktur ist viel kritischer als einzelne Applikation

15

IT-Strategie und Geschäftsstrategie

Planungsverständnis ändernGeschäftsstrategie IT-Strategie

Integration IT-Applikationen nicht trivialApplikations- / IT-InfrastrukturplanungNeuentwicklung laut InfrastrukturleitlinienNeue Applikationen können zu grundlegend neuer Infrastrukturstrategie führen

Aber: Infrastruktur ist viel häufiger Hindernis für schnelle strategische Erfolge als einzelne Applikation

16

Five Essential Metrics For Managing IT

relevant to the business, most impact on business

investment alignment to business strategy

business value of IT investments

IT budget balance

service level excellence

operational excellence

17Craig Symons, Forrester Research

MEASURE RELEVANCE AND BUSINESS IMPACT

No relevance to the business(IT-centric, focused on technologies)

business can´t understand

business typically focuses on cost(reduction)

Understandable and relevant to business executives

Connected to business outcomes


1: Alignment Of IT Investments To Business Strategy

Clearly articulate the strategic themes

Differentiate mandatory investments from discretionary ones

Show the level of investment by strategic theme

Communicate the expected return of the portfolio



2: Cumulative Business Value of IT Investment

measure and communicate the value of IT investments by looking at the cumulative return of the entire portfolio

show the maximum value

show the actual value

show that not all projects are equal



3: IT Spend Ratio —New Versus Maintenance


4: Critical Business Service Availability

Customer satisfaction survey results

IT performance against SLAs


5: Operational Health

Dial-tone reliability of IT services

Safe and secure systems and networks

Crisp and consistent project execution


Recommendations

TAKE THE CUSTOMER-CENTRIC VIEW

Assume an outward-looking perspective

interview key IT stakeholders

understand their current perception of IT

what they expect or need from IT

review draft scorecards

Develop internal metrics


The strategy approach

27

Main areas

28

The context

Applications portfolio describes the applications and their ability to support today´s and tomorrow´s needs

Human factors point out the current and the future needs in terms of skills, education and training as well as the consistency with organizational needs for humans working in and with the system

Services as basic services and advanced services offer the ability to implement applications using those common services and to grant inter-operability and a “harmonized” over-all-system

29

The context (2)

Economics describes the decision process and its impact on system´s ability to meet its objectives based on the dynamics of the market

Organizational aspects analyze the readiness to cover needs of the system and the capability to support human assets to fulfill their tasks in adequate manner

Techniques analyzes and describes the degree of sufficiency, simplicity and conformity with standards

30

Describe and develop

Applications

Services

Human factors

Economics

Organisation

Technic

31

Applications

Services

Human factors

Economics

Organisation

Technic

Where are we today? Where do we want to be?

The situation

32Thanks to Iveta Jurevica

the “starting position”


The gap analysis shows


the “vectors” describing the gaps


The main tasks


Administrative Aufgaben des Informationsmanagement

Projektmanagement

Datenmanagement

Pflegen und Weiterentwickeln SW

Personalmanagement

Sicherheitsmanagement

Katastrophenmanagement

Vertragsmanagement

37

Anmerkungen zu Personalmanagement

typische Fehler (1)

Unterstützung durch erste Führungsebene nicht ausreichend

U-Strategie durch IT-Strategie nicht gut genug nachgebildet

Maßnahmen zu formal und mit fehlendem Augenmaß

Individuelle Situationen nicht ausreichend berücksichtigt

Ungewollte Austritte gefährden Umsetzung der Strategie

38

Anmerkungen zu Personalmanagement

typische Fehler (2)

Bei Trennungen Rückwirkungen auf verbleibende Mitarbeiter nicht beachtet

Sinn des beruflichen Handelns nicht ausreichend erläutert

Integration neuer Mitarbeiter erschwert

Veränderungsprozess ohne klare Führung erschwert kreative Lösungsentwicklung

fehlende Abstimmung und Harmonisierung schlechte Prozessqualität Unternehmenserfolg gefährdet

39

OperativesInformationsmanagement

Produktionsbetrieb sicherstellen

Wartung, Betriebsmittel bereitstellen

Übernahme Programme + Daten in Produktion

Abwicklung Aufträge, Nachbearbeitung, Sicherung, Archivierung

Benutzerbetreuung

Störungen beheben

Systemmonitoring

40

Service-Level-Agreements (SLA)

„An Agreement between the computing service provider and the user quantifying the minimum acceptable service to the user“ Messbarkeit Rechte und Pflichten für Servicegeber und

Servicenehmer dokumentiert Serviceparameter, Kennzahlen und

Zielwerte beschreibt Messverfahren legt Change Prozeduren fest definiert Gültigkeitszeitraum

individueller Vertrag

41

Service-Level-Agreements (SLA)

IT und IT-Kunden in den Fachbereichen (z. B. Help Desk)

zwischen IT-Abteilungen (z. B. Anwendungsbetreuung und Server-/Netzbetrieb)

Outsourcing-Partner und IT-Organisation

Call-Center (Kunde - innerhalb - externen Dienstleister)

ECommerce

Shop-Betreiber und Kunden (Verfügbarkeit des Shops, Ladezeit für kritische Web-Pages, Reaktionszeit auf eingehende E-Mails, etc.)

Shop-Betreiber und Internet-Service-Provider

42

Service-Level-Management ist…

„... eine disziplinierte, proaktive Methode, um angemessenen ITService (Performance, Verfügbarkeit) an alle Anwender zu liefern und das Zusammenspiel mit Geschäfts-prozessen und akzeptablen Kosten zu fördern“ (Rick Sturm, Foundation of SLM).

„Service-Level-Management ist der Prozess zur Steuerung der IT-Service-Qualität auf Basis kundenorientierter Leistungsmerkmale“

43

IT-Prozessmodell

Innovationsebene - Prozessvorgaben Neue Technologien, Markt und Mitbewerber,

Geschäftsziele, Produkte, Behörden

Effektivitätsebene – Analyse und Planung Erfüllung der Zielvorgaben? Redesign / radikal

neue Geschäftsprozesse

Effizienzebene – Überwachung & Regelung Soll / Ist Vergleiche und notwenidige Korrekturen

Monitoring und Controlling

Leistungsebene – Leistung & Service Menschen, Methoden und Hilfsmittel

Service-Levels (Zeit, Kosten, Quantität und Qualität)

44

Strategieprozess (1)

klassische Definition (Brockhaus)

„... der Entwurf und die Durchführung eines Gesamtkonzeptes, nach dem der Handelnde in der Auseinandersetzung mit anderen ein bestimmtes Ziel zu erreichen sucht, im Gegensatz zur Taktik, die sich mit den Einzelschritten des Gesamtkonzeptes befasst.“

Moderne Definition

Ständiges Bestreben, die Initiative zu behalten

Immer nur ein Ziel angehen, die Aufgaben sequentiell abarbeiten

Sich auf die eigenen Kern-Kompetenzen konzentrieren

Vermeiden langer, hingezogener Projekte

45

Strategieprozess (2)

Nachhaltige Zielverfolgung

Adaption und Nachregeln

Unternehmen und die IT entwickeln Ziele und Strategien im Dialog

Zielerreichung über Indikatoren messbar

Indikatoren und Zielwerte zu Beginn festlegen

Danach regelmäßig prüfen und weiteres Vorgehen bestimmen

muss eigene Veränderung definieren und bewerkstelligen können

Doppelprozess

planen, erstellen, autorisieren, implementieren, leben (verändern?!)

46

Developing a solution

Problem analysepossible solutions

selectverifySolution

47

possible solutions

result of analysisrange of solutions

48

Select and verifyre

sult

of

analy

sis

Filtered bycriteria and priciples

Range of solutions

49

criteria

Fitness: does it follow the well defined key criteria?

Result: can the result be delivered inside our system (technical, organizational and human resources)?

Support: will the result be accepted because of sufficient support?

50

Verify whether a possible solution

fits to the original needs, does not collide with other key criteria, still fulfills the generally desired output and does not force additional impact. It has to produce added value

51

Verify whether a possible solution

does not go beyond the scope of our system but still produces innovation and supports best practice and benefit

and is well understood by all parties and therefore changes are supported and accepted

52

structure

53

Elements of the strategy(example)

54

„Layers“ of the Strategy

55

Appli-

cations

Advan-ced

services

Basic servic

es

Infra-

structure

Responsibilities(example)

56

„Business“= Ministry

„ICT

board“

DIT

„Technics“

Roadmap(example)

2008Definee-Govern-ment

2009

Prepareservices

ImplementInfrastructure

DesignApplications

2010

Implementservices

Roll outInfrastr.

PrepareApps

2011

Roll outservices

ImproveInfrastr.

ImplementApps

2012

ImproveservicesandInfrastr.

Roll out andimproveApps

57

Timeline overall view

58

Result: Project Plan(example)

59

Wie tun?

Erster Schritt: Identifikation

60

Beispiel

Wer?

Welches Unternehmen

Gremien, Personen

Was?

Integration, neues …, wirtschaftlich, rechtlich, technisch, ...

Wo?

EU, CEE, AT, …

61

Zweiter Schritt

Zielfindung und –spezifikation

Unternehmen

Mitarbeiter

Umwelt

Vorgehen

Gesamtziele finden und spezifizieren

Abhängigkeiten und Abfolgen

Kenngrößen zur Erfolgskontrolle

62

Beispiel

Ziele Umsatz steigern / Kosten senken

Marktanteil ausbauen

Jobs erhalten / ausbauen

Rechtliche / ökonomische / politische Bedingungen

…..

Vorgehen Gesamtziele in Matrix abbilden

Abhängigkeitsgraphen

Metriken 63

Dritter Schritt: Globale Maßnahmenplanung

Ziele

Einzuhaltende Bedingungen

Wie können die Ziele allgemeinerreicht werden

Was wollen wir konkreterreichen

64

Beispiel

Integration zu einem Gesamtsystem,

neues … einführen, …

Zentrales / Verteiltes System,

Aufgabe - Kompetenz – Verantwortung,

Budgetrahmen

Lösungsstrategien:

make or buy

Abhängig davon konkrete Projektvorgaben

65

Dritter Schrittdetailliert

Was genau soll gemacht werden?Welche Möglichkeiten haben wir?Welche Risken drohen?Wie die Lösung in Angriff nehmen?Wie lange wird es dauern?Welchen Aufwand wird es machen?nicht zuletzt: wie geht es weiter?

66

Beispiel

Wirklich genaue funktionale Festlegungen

Alternativenstudie - es gibt immer noch eine zusätzliche Möglichkeit!

Risken auflisten und bewerten:Scheitern, Kostenüberschreitung, richtige Antworten für falsche Fragen, ...

Vorgehensplan, Zeitplan, Meilensteine, Verantwortungen, Abhängigkeiten, ...

Erste grobe Kostenschätzung

Weitere Schritte

67

Projektmanagement

Ein Projekt ist ein Konstrukt, mit dem

in einer bestimmten Zeitbis zu einem bestimmten Zeitpunkt mit bestimmten

Ressourcenein bestimmtes Zielerreicht werden soll.

68

Projektstruktur

69

Projekte

sind also sichtbar und transparent;

heben sich vom Alltag ab;

sind eine Herausforderung;

hören einmal auf, erfolgreich oder erfolglos;

sind exponiert und sichtbar

Erfolg oder Misserfolg steht erst nach Projektende fest

70

Aufgaben Projektleiter

Führung des Teams

Projektziele und Erfolgskriterien mitformulieren

Kennzahlen und Maßsysteme für Projekterfolg

Implementierung der Projektorganisation

Vergleich Projektpläne mit den Ergebnissen

Resultate interpretieren, entscheiden, steuern

Projektberichte und adäquate Dokumentation

„Vermarktung“ des Projekts

Nutzung der Erfahrungen und Synergien

71

ProjektmanagementAufgaben, Instrumente 1

Projektplanung

Projektabgrenzung, Projektstrukturplan, Terminplan, Einsatzmittel-, Kosten- und Finanzplan, Qualitätsplan

Umfeldbeziehungen managen

Umfeldanalyse

Gestaltung der Projektkultur

Werte, Normen, Regeln

72

ProjektmanagementAufgaben, Instrumente 2

Projektorganisation festlegen Rollen, Kompetenzen, Verantwortung,

Kommunikationsstrukturen

Management des Personals Auswahl, Teambildung, -führung, -auflösung

Integrierte Projektsteuerung Leistung, Zeit, Kosten, Qualität

Risikomanagement Risikoanalyse, -bewertung, und -minimierung

73

Rahmenbedingungen

Projektbudgeterste grobe Wirtschaftlichkeitsberechnung

Startzeitpunkt und Startereignis

Endereignis und der dazugehörige Zeitpunkt (Verantwortlichkeit)

Verantwortliche: Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteam

Risikofaktoren und Umfeldeinflüsse

kritische Erfolgsfaktoren

74

Projektstrukturplan zur Leistungsplanung 1

Arbeitspakete auflisten:Zusammenhang Projektziele undProjektdefinition

Gliederungsstruktur für zweite Detaillierungsebene Phasengliederung des Projekts

nach Ergebnis -Teilen (Objektgliederung)

nach Ergebnis – Funktionen (Funktionsgliederung)

nach Beteiligten (Umfeldgliederung)

75

Projektstrukturplan zur Leistungsplanung 2

Auswahl einer Gliederungsstruktur für weitere Detaillierungsebenen

Ziel: Den Arbeitspaketen Termine, Kosten, Verantwortliche und Fortschrittsmessung zuordnen

76

Qualitätsplan zur Fest-legung der Anforderungen

Identifikation von Qualitätskriterien

Entwicklung von Meßsystemen Qualitätskriterien überprüfbar machen

Definition der Organisation der QS Verantwortlichkeiten, Termine

Abstimmung im Team und mit Entscheidungsträgern

Abstimmung mit dem Auftraggeber und mit dem betroffenen Umfeld

77

Weitere Pläne

Ablauf- und Terminplan zur Vereinbarung von Fristen und Zeiten

Terminlisten, Balkenpläne, vernetzte Balkenpläne oder Netzpläne

Ressourcenplan

Kostenplan

Finanzplan

78

Gerne verwendeterAblauf- und Terminplan

79

Projektsteuerung

Leistung, Qualität, Termine und Kostensteuern und überwachen

Wozu? Koordination und Überwachung der

Projektpläne

Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen

Entwicklung und Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen

80

Erfassung Ist-Zustand

Inhaltliche Richtigkeit (Gültigkeit): Relevanz (geforderter inhaltlicher

Bezug), Aktualität, vereinbarter Maßstab, geforderte Genauigkeit

Formale Richtigkeit (Gültigkeit): w.o

Zuverlässigkeit: Reproduzierbarkeit, Objektivität,

messtechnische Präzision

81

Ist-Daten 1

Leistung (Menge) % Fertigstellungsgrad je Arbeitspaket

Qualität Abnahmen durchgeführte Qualitätskontrollen Dokumentation der Qualitätsmerkmale

Termine Ist-Start je begonnenem Arbeitspaket Ist-Ende je beendetem Arbeitspaket noch zu erwartende Dauer (Restdauer)

82

Ist-Daten 2

Ressourcen

bis zum Stichtag eingesetzte Mengen(Personalstunden, Materialmengen, ...)

noch zu erwartende Mengen

Kosten

Ist-Kosten

Restkosten

83

Soll-Ist-Vergleich

Soll-Ist-Vergleich Leistung/Qualität

Soll-Ist-Vergleich der Termine

Soll-Ist-Vergleich Ressourcen und Kosten

Abweichungsanalyse, Konsequenzanalyse

Ermittlung von Steuerungsmaßnahmen

84

Berichtswesen

Bedürfnissen der Zielgruppe entsprechen

(Auftraggeber, Projektteam, Projektausschuss, Lenkungsausschuss, Vorstand)

Rücksicht auf die Erwartungen nehmen

Inhalt, Darstellungsform und Details

Informationen an spezielle Bedürfnisseder jeweiligen Empfänger anpassen

85

Projektfortschrittsbericht

1. genereller Projektstatus Leistungen, Qualität Termine Ressourcen, Kosten

2. detailliert für kritische Arbeitspakete je Arbeitspaket

Soll-Ist-VergleichAbweichungsanalyseKonsequenzen AnalyseSteuerungsmaßnahmen

86

Projektabschlußbericht

Ziele und Inhalte des Abschlußberichts

Projektabgrenzung, -ziele, -strukturplan

Projektergebnisse Ziele, Ergebnisse, Konsequenzen

Projektabrechnung (Nachkalkulation)

Noch zu erledigende Aufgaben

Erkenntnisse / Erfahrungen

87

Inhalte des Projekthandbuchs 1

1. Projektdefinition1.1 Abgrenzung, Ziele

1.2 Objektgliederung (Objektstrukturplan)

1.3 Aufgabengliederung (Projektphasen, Projektstrukturplan)

1.4 Aufgabenspezifikation

1.5 Schnittstellen- und Änderungsmanagement

2. Umfeldmanagement

88


3. Gestaltung der Projektorganisation3.1 Beschreibung der Rollen und Teams

3.2 Graphische Darstellung der Projektorganisation

3.3 Aufgaben- und Verantwortlichkeitsverteilung

4. Projektplanung4.1 Terminplanung

4.2 Ressourcenplanung

4.3 Projektkostenplan

89


5. Qualitätsmanagement

6. Risikomanagement

7. Projektinformationswesen und -kommunikationssystem

8. Projektadministration und -dokumentationssystem

9. Projekt - Controllingsystem

90

Projektrevision

punktuell und nachgelagert

Darstellung der bisherigen Mängel im Managementprozess,

Dokumentation der ordnungsgemäßen Vorgangsweise,

Nutzung der Erfahrungen für zukünftige Projekte,

Projektabrechnung

91

Empfehlungen

Zieländerungen

Projektorientierte Ziele und Subziele ändern sich

ABER: So etwas wie unwesentliche Zieländerungen gibt es a priori nicht

Jeden Änderungswunsch auf Einfluss auf die Projektplanung hin untersuchen

Peinlich genau dokumentieren!

92

ProjektorganisationGremien 1

Auftraggeber: Formuliert (genehmigt) Auftrag, Budget

Projektausschuss: vom AG eingesetzt, Konzeptentscheidungen, überwacht Ablauf.Verankert Projekt nach außen und oben

Projektteam: Projektleiter und Projektmitarbeiter

93

ProjektorganisationGremien 2

Projektleiter: Operative Leitung, Zielerreichung Kosten und Termin, Ansprechpartner, Zugpferd, Briefkasten...

Projektmitarbeiter: Informationsbeschaffung, Konzeption und Realisierung

(Teil) Projektgruppen für Teilaufgaben

spezielle Gruppen: Systembauer, Nutzer und Betreiber

Externe Spezialisten, Berater 94

Spielregeln

Projektleiter ist nur Projektleiter

Benutzer vertritt nur seine Interessen

Technische Funktionen (wie QS, tech. Koord. etc) können in Personalunion besetzt werden

Aufgaben müssen zu den Personen passen

Mitarbeiter nach Subzielstruktur auswählen

Aufgaben immer konkret Personen zuordnen

Alle Aufgaben für Jeden schriftlich festlegen

95

Checklist Projektplanung 1

Projektziel für alle klar machenSubzielstruktur aufstellen, Termine fixierenProjektorganisation festlegenProblembereiche besonders genauplanenQualitätsplan erarbeitenRessourcenplan und Kostenplan aufstellen

96


Pläne mit Auftraggeber abstimmen

Schreiben Sie nieder, was der Auftraggeber zuliefern muss

Sagen Sie, was Sie unbefriedigend oder beunruhigend finden -schlagen Sie aber sofort Lösungen vor

97


Mit allen Involvierten sprechen

Alle (wirklich alle!) Unterlagen lesen

Legen Sie eine formelle Vorgangsweise für Änderungen fest

Dokumentation braucht mehr Zeit als Sie annehmen

98

Abschlussarbeiten

Übergabezeitpunkt und modalitäten klar festlegen

Manöverkritik

Zielerreichung prüfen (insbesondere Nutzen / Kosten)

Lerneffekt? Wartung der Projektresultateaber auch für ähnliche Projekte in der Zukunft

Abschlussfest

Beurteilung nach einem Jahr (Revision)

99

IT Projekt

100

Ziele – SubzieleBedingungenKonkretisierungen

Messbare TeilzieleAlternativenplanVorgehensplanZeitplanPersonalplanKostenplan

Systems Life Cycle

101

GRUNDSATZENTSCHEIDUNG

PlanungBedarfsanalyse, Anwendungskonzept, Tech.

Gesamtkonzept

AUSWAHLENTSCHEIDUNG

RealisierungEntwurf Konstruktion Integration und Test

EINFÜHRUNGSENTSCHEIDUNG

BetriebEinführung Schulung Laufende Betreuung

Planung

Bedarfsanalyse

Anwendungskonzept

Geschäftsfälle

102

TechnischesGesamtkonzept

Funktionsmodell

Datenmodell

Mengengerüste

Kapazität

Kommunikationssystem

Kosten

103

WAS

WOMIT

WIE VIEL

WIE OFT, WIE SCHNELL

WOHIN

WIE TEUER

RealisierungEntwurf TOP DOWN

Geschäftsmodell: Anwendungsbereiche, Prozessbeschreibung, Gültigkeitsbereich und strategische Vorgaben

Zukunft: Lebenszyklus Produkte und IT-Systeme

Sicherheit vor Ausfall, Sabotage oder Irrtum

Offenheit: Integrieren noch unbekannter Anwendungen

Qualität: Richtlinien, Messgrößen, Verfahren

104

Realisierung Konstruktion BOTTOM UP

Abläufe: Programme - Geschäftsprozesse

Programmbeschreibung, Kommentar

Benutzerdokumentation

Vorbereitung - Beschaffung - Bereitstellung

Information und Schulung

Betreuung

Alternativ-Konzept

Betrieb

105

Beispiel (was haben wir bereits)

Unternehmen: Wer, Was, Wo:

Ziele:

Vorgehen:

Globale Vorgaben und DetailsLösungsstrategien -> Projektvorgaben

funktionale Festlegungen

Alternativenstudie

Risikoanalyse

erste grobe Kostenschätzung

Weitere Schritte

also einen Projektauftrag

106

Beispiel (Details ausarbeiten)

Wirklich genaue funktionale Festlegungen

Alternativenstudie

Risikoanalyse

Erster Projektplan

Erste Kostenschätzung

Weitere Schritte

107

BeispielDokumente erstellen

Bedarfsanalyse

Ist-Analyse

Soll-Konzept = Entwurf

Differenz = Bedarf

Anwendungskonzept (Fachkonzept)

Technisches Konzept (Konstruktion)

Umsetzungskonzept (Projektplan)

108

Beispiel Zusammenfassungen

1. Überblick(Aufgabenstellung, Zusammenfassung Ergebnisse, „Management Letter“)

2. Das Unternehmen(„Wer sind wir“, Organisation, einige Kennzahlen, ...)

3. Globale Ziele und daraus abgeleitete Maßnahmen(Ziele, Abhängigkeiten, Metriken)

4. Angestrebter Zielzustand für die IT(Rahmenbedingungen, Vorgehen, Zeit- und Budgetrahmen)

109

Beispiel Detailausarbeitungen

5. Ist-Analyse und Soll-Konzept

6. Projektauftrag(genaue funktionale Festlegungen, Alternativenstudie, Risikoanalyse, Meilensteine, Verantwortungen, Abhängigkeiten, grobe Kostenschätzung)

7. Anwendungskonzept

8. Technisches Konzept

9. Umsetzungskonzept (Projektplan)

110

Policy - Strategy

Policy - A plan or course of action, intended to influence and determine decisions, actions, and other matters

Strategy - The general deciding process of “where are we now” and “where do we want to go”

Strategic direction – Explains the future vision by clearing the needs and “what should be done” to make the vision become the real situation

111

Strategie schön und gutaber alles ändert sich

Ziele vom Top-Management getragenEntwicklung von allen MA mitgetragenAlle informieren und beteiligenKonflikte bearbeitenProzess andauerndLernprozess

Vom Leitbild zur Strategie

112

Leitbild

Das Leitbild allgemein

Das Leitbild der Informationsverarbeitung


113


114

Unternehmensstrategie undKey Business Driver identifizieren Key Business Driver übersetzen

Strategie in ein Set steuerbarer Ziele wolkige Absichtserklärungen

erfolgstreibende Faktoren jeder Fachbereich ergänzt und bewertet externen Moderator einbinden ein mal jährlich abstimmen

115

Innovationsprozess 1

Gestaltungsraum ableiten

Aus Vorgaben Unternehmensstrategie Raum für Innovationsmaßnahmen in der IT ableiten

ergänzende operative Anforderungen aus dem Betrieb der vorhandenen IT Landschaft

Planungshorizont (kurz-, mittel- und langfristig wie Unternehmensstrategie)

116


Ideen zusammentragen und Lösungskonzepte formulieren Kommunikation mit den Fachbereichen

wechselseitige Beeinflussung der geplanten Maßnahmen feststellen

Filtern durch:ökonomisch grundsätzlich machbar

Kriterien der Key Business Drivers

Abgleich mit Architektur-Standard

Komplexitätssteigerung vermeiden

117


Machbarkeit analysieren und Nutzen / Kosten – Relation bewerten

finanzielle Vorgaben einhalten

Mindestziele und weitergehende Konsequenzen

Einordnung in den Gesamtarchitektur-Kontext

Übergreifende Bewertung

118


Auswahl treffen und Realisierung veranlassen Prioritäten setzen, Auswahl treffen

Risiken bewerten - Risikomatrix

Eintrittswahrscheinlichkeit – Kosten - Maßnahmen

Nach Punkten bewerten

ABC-Analyse

unnötige Komplexität vermeiden!

Abhängigkeiten zu parallelen Maßnahmen

Erkennen

Verantwortliche festlegen

Abhängigkeiten regelmäßig prüfen

119


Marketing

„Tue Gutes und rede darüber“

Neue Softwarelösung schafft zunächst Verunsicherung

Stakeholder stellen kritische Fragen an IT – Entscheider

Kommunikationsmaßnahmen planen

Informationsprozess in Richtung Anwender und Stakeholder

120


Realitätsnahe Tests durchführen parallel zum Tagesgeschäft!

Es gibt problematische Methoden

Folgekosten!

Migrationsplan

Testdurchführung erzeugt Power User

121


Going live

Effektivität der neuen Lösung prüfen

Laufend auf Veränderungen der Geschäftsfälle prüfen

Organisationswandel

Anwendungsverantwortliche

Rückkoppelung operativer Optimierungsanforderungen in den strategischen Planungsprozess

122


TÖMOZ

123

TÖMOZ

Technik

Ökonomie

Mensch

Organisation

Zeit

124

TÖMOZ

Was ist realistisch technisch machbar?

Wie rechnet sich IT?

Wer hat mit IT zu tun?

Wo wirkt sich IT aus?

Wann ist IT fertig?

125

Technik

Die Mensch-Maschine-Schnittstelle

Erfassen von Informationen

Darstellung von Information

Weiterleiten von Informationen

Verknüpfung von Informationen

Aufbewahren von Informationen126

Technik

Die Mensch-Maschine-Schnittstelle „Bediener“ „Benutzer“

Kommunikation Informationsversorgung Informationsbedarf erheben Rohinformationen in betriebsbezogene

Aussagen umwandeln Fehlerfrei weiterleiten Verstehen, verarbeiten vernichten

127

Vom Datenfriedhof zu Managementinformation

Darstellung von InformationGestaltung, Verdichtung,

Ausnahmesituation

Weiterleiten von Informationen

Verknüpfung von Informationen

Aufbewahren von InformationenQualität, Organisation, Sicherheit,

Ballast

128

Informations-management

Wieder keine Definition

„Information“

„Management“

Entwicklung

Dokumentationspflichten

Verwaltungsfunktionen - ITK

129

die „reine“ Technik

Basissystem

Lokale Dienste

Netzwerk Dienste

Middleware

Informationssysteme

130

131

Finanzmanagement

Budgetierung

Voraussagen und Steuern der Ausgaben und Einnahmen

periodischer Planungszyklus um Etats zu erstellen

täglich notwendige Überwachung

132

Leistungsabrechnung

Dienstleistungen korrekt verrechnen

Kosten bewusst machen

Für Überprüfung der IT Services

Investitionen und Betriebskosten planen

Wie? alle IT – Kosten aufteilen (z.B. Umlage)

nur die direkt zuordenbaren Kosten rechnen

IT - Kosten als gottgegeben hinnehmen

133

Kostenrechnung in der IT

Aufwand und Investitionen nachweisenMehr- oder Minderverbrauch aufzeigenEntscheidungen adäquat zum Geschäftszweck treffenverlässliche Pläne und Budgets erstellenKosten für entgangenen Nutzen aufzeigen

134

Kostenarten in der IT

HWServer, Speicher, Peripherie, Netz, Workstation, Material...

SoftwareBS, DB, Steuerung, Anwendungen, Tools, Groupware, …

MitarbeiterGehalt, Bonus und Prämien, Trainingskosten,…

UnterbringungBüros, Möbel, Räume, Energie, Archive, …

ExterneSicherheit, Disaster Recovery, Outsourcing, Beratung,

Gebühren,…

135

Kostenfaktoren

Fixkosten

nicht direkt durch das Geschäft beeinflusst(Miete, fixe Gehälter, Lizenzen, Wartung ...)

Variable Kosten

folgen Änderungen in der Geschäftstätigkeit (Verbrauchsmaterial, Telekom Gebühren, Kosten für Fremdfirmen ...)

136

Kostenfaktoren 1

Direkte Kosten spezifischer Abteilung oder

konkretem Service zuteilen(spezielle Anwendungs SW, dedizierte HW, spezielle Support Teams ...)

Indirekte Kostenmehrere Abteilungen / Services

(Management, System Software, Helpdesk, Netzwerk, ...)

137

Kostenfaktoren 2

Investitionskosten erhöhen Wert der Organisation

(normalerweise die auf ein Jahr bezogenen Abschreibungen)

Betriebskosten entstehen im Alltagsbetrieb der IT –

Abteilung (z.B. Personal, Wartung)

regelmäßig wiederkehrend

kurzes Intervall

138

Total Cost of Ownership (TCO)

Identifikation aller Kostenfaktoren(sowohl direkte als auch versteckte)Bestimmung der Einzelfaktoren(Quantitäten)Daten sammeln; wenn nötig, AnnahmenModell für unterschiedliche Szenarien bildenModell überprüfen, Resultat messen, Modell anpassen

139

Activity based Costing (ABC)

140

Kosten Kosten

verursacht von

Aktivitätenverursacht von

Produkten

verursacht von

Produkten

Traditionelle Kostenrechnung Activity Based Costing

Nutzen und Kosten 1

„harte“ Faktoren (in Geld beschreibbar)

Automatisierung spart Personalkosten

besserer Ablauf - besserer Cash Flow

weniger Störungen im Kundenkontakt

weniger Ausschuss in der Produktion

„just in time“ spart Lagerkosten...

141

Nutzen und Kosten 2

weiche Nutzen- und Kostenwerte höhere Kundenzufriedenheit

Moral der Angestellten, berufliche Zufriedenheit

Vertrauen der Aktionäre und Kapitalmarkt

Bedeutung für die Gesellschaft

Bessere Information - bessere Entscheidung

Widerstand gegen Änderungen (Angestellten, Lieferanten, Kunden)

soziale Unruhe, weil Jobs verloren gehen

...

142

Keine Kostenfaktoren vergessen, wie ...

Kosten für DokumentationKosten für richtiges TestenVerbrauchsmaterial, Werkzeuge, ServicesDatenkonvertierungPersonalfluktuation und Trainingskosten Kommunikationskostenadministrative Unkosten Zeit vom Management und von EndbenutzernReisekosten, ...

143

Mensch

Chancen für den Menschen

Potential und neue Anforderungen

Kreativität, Ausbildung, Motivation,

Flexibilität

Technik ist Hilfsmittel

Neue Arbeitsweisen (Telearbeit, ...)

144

Der Helpdesk

145

Organisation

Organisationsformen

Hierarchie

Netz

Verteiltes System

Modelle

Geschäftsmodell (Funktionen)

Aufbau / Ablauf

Kommunikationsmodell

Datenmodell

146

Die Relevanzkurve

147



Anwendungen

SW Pakete

System-SW Firmware

HW / Betriebs-

system

Aufwand

Wertigkeit

Documents

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