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Datum: 09 - 2015
Dienstvereinbarung
über die Anwendung eines elektronischen Zeiter-
fassungssystems bei den …………………………..
Dienstvereinbarung über die Anwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems
bei den …………….. Seite 1 von 6
Dienstvereinbarung
über
die Anwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems
bei den …….. ………………
zwischen dem Vorstand
und
dem Gesamtpersonalrat
Datum: 09 - 2015
Dienstvereinbarung
über die Anwendung eines elektronischen Zeiter-
fassungssystems bei den …………………………..
Dienstvereinbarung über die Anwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems
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Präambel
Bei den …………………… werden elektronische Arbeitszeitkonten für alle Beschäftigten und
Auszubildenden im Personalmanagementsystem (SAP HCM) geführt.
Die in der Anlage 1 dieser Dienstvereinbarung benannten Standorte der ………………………
werden mit Zeiterfassungsgeräten ausgestattet, um allen Beschäftigten und Auszubildenden
mit Gleitzeit eine effiziente und transparente Arbeitszeiterfassung und -verwaltung zu ermög-
lichen.
Diese Vereinbarung ergänzt die Rahmenvereinbarung zur Planung, Entwicklung, Einführung und zum Betrieb von DV-Systemen sowie alle für das Personalmanagementsystem gültigen SAP Vereinbarungen.
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten und Auszubildenden bei den ………..
……………..., die gemäß der „Dienstvereinbarung über Arbeitszeit“, der Gleitzeit unterliegen.
(2) Sie findet für die jeweiligen Beschäftigten mit der Installation der Zeiterfassungsgeräte in
den jeweiligen Objekten der …. und der Anbindung an das Personalmanagementsystem
(SAP HCM) Anwendung. Vor Inbetriebnahme der Geräte werden die betroffenen Beschäftig-
ten rechtzeitig schriftlich über die Einbeziehung in diese Dienstvereinbarung unterrichtet und
in die Bedienung der Geräte eingewiesen.
§ 2 Zweckbestimmung
Das eingesetzte Zeiterfassungssystem dient ausschließlich zur Erfassung und Auswertung
von:
• An- und Abwesenheitszeiten der Beschäftigten,
• Anfang- und Endezeiten von Dienstgängen,
• Arbeitszeitsalden (Gleitzeitsaldo) sowie
• Fehlermeldungen aus der Arbeitszeitverwaltung (z. B. fehlende Kommtzeit).
Es handelt sich um eine positive Arbeitszeiterfassung. Dies bedeutet, dass alle Arbeitszeit-
tatbestände in der Arbeitszeitverwaltung erfasst werden.
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Dienstvereinbarung über die Anwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems
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Das System geht grundsätzlich davon aus, dass ein Arbeitstag nur dann geleistet wurde,
wenn hierfür eine Buchung (Kommt-/Gehtzeit, Urlaub, Krankheit usw.) erfolgt ist. Ein Arbeits-
tag ohne Buchung erzeugt eine Fehlermeldung.
§ 3 Systembeschreibung
(1) Die mit der zuständigen Arbeitnehmervertretung abgestimmten Aufstellungsorte der in-
stallierten Zeiterfassungsgeräte sind in Anlage1 der DV beschrieben.
(2) Der Aufbau und die Struktur des Systems sind im Datenflussdiagramm Anlage 2 darge-
stellt und grundlegend erläutert.
(3) Jede Änderungen, Erweiterung und/oder Ergänzung des Systems bedürfen der vorheri-
gen Zustimmung der zuständigen Arbeitnehmervertretung.
§ 4 Prozessbeschreibung
(1) Auf den in der Anlage1 beschriebenen Standorten werden arbeitsplatznah und in den
gewerblichen Bereichen in der Nähe der Umkleideräume Zeiterfassungsgeräte aufgestellt.
An diesen Geräten wird durch die Beschäftigten und Auszubildenden die Zeit des Arbeitsbe-
ginns (Kommtzeit), die Zeit des Arbeitsendes (Gehtzeit) sowie Zeiten für Dienstgänge
(Kommt-/Gehtzeit) durch den berührungsfreien Kontakt des Dienstausweises mit dem Erfas-
sungsgerät erfasst.
(2) In allen Fällen, in denen Arbeitsbeginn oder -ende vom Zeitpunkt des ersten Betretens
oder des letzten Verlassens des Gebäudes abweichen (z. B. Arbeitsbeginn oder -ende an
anderer Stelle als einem angeschlossenen …-Standort), muss von dem/der Beschäftigten
oder einem/einer in jeder Organisationseinheit zu benennenden Zeitbeauftragten eine Ein-
gabe der nicht vorhandenen „Kommt-/Gehtzeiten“ vorgenommen werden. Die Zeitbeauftrag-
ten sind ferner zuständig für die Eingabe von Gründen ganztägiger Abwesenheit (z. B. infol-
ge Krankheit, Urlaub, Sonderurlaub, Dienstreise usw.).
(3) Mit Hilfe der Personalnummer und der im Personalmanagementsystem (SAP HCM) ge-
speicherten Stammdaten jedes Beschäftigten oder Auszubildenden führt die Arbeitszeit-
verwaltung (Komponente des SAP HCM Systems) ein Arbeitszeitkonto, ein Urlaubskonto
und erstellt die Arbeitszeitnachweise. Die Arbeitszeitverwaltung löst darüber hinaus, ohne
zusätzliche Eingaben, die Umsetzung entgeltrelevanter Zeiten wie Krankheit, Urlaub, Über-
stunden in Lohnarten aus.
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(4) Anhand der täglich erfassten „Kommt-/Gehtzeiten“ wird nach Tagesabschluss, in der Ar-
beitszeitverwaltung der tägliche Arbeitszeitsaldo ermittelt. Das System erkennt Unterbre-
chungen der täglichen Arbeitszeit (mehrere Kommt-/Gehtzeiten an einem Tag) und addiert
alle Arbeitszeitsalden zu einem Tagessaldo, der täglich fortgeschrieben wird.
Die gesetzlichen Pausenzeiten werden automatisch von der „erfassten“ Arbeitszeit abgezo-
gen. Das bedeutet nach 6 Stunden Arbeitszeit werden 30 Minuten Pausenzeit berücksichtigt
und nach 9 Stunden Arbeitszeit zusätzlich 15 Minuten.
Erfasste Zeiten, die vor oder nach der gewählten Rahmenzeit (§ 14, Abs. 3 DV Arbeitszeit)
liegen, werden bei der Ermittlung des täglichen Arbeitszeitsaldos nicht berücksichtigt. Die
Arbeitszeitverwaltung legt in diesem Fall den frühesten Arbeitszeitbeginn bzw. das späteste
Arbeitszeitende der gewählten Rahmenzeit zugrunde. Anwesenheitszeiten über 10 Stunden
und 45 Minuten werden in der Arbeitszeitverwaltung nicht berücksichtigt.
Erfasste Dienstgänge1* werden in der Arbeitszeitverwaltung wie Arbeitszeiten bewertet.
Dienstgänge sind immer dann einzugeben, wenn der Standort im dienstlichen Auftrag ver-
lassen wird oder bei Betreten des Dienstgebäudes (eines Standortes) nach Ende eines
Dienstganges.
Wird der Arbeitstag mit einem Dienstgang angefangen oder beendet, kann der Beschäftigte
die Anfangs- oder Endezeiten selbstständig nachtragen oder über den Zeitbeauftragten
nachtragen lassen.
§ 5 Schnittstellen
Die im Arbeitszeitverwaltungssystem gespeicherten Daten werden nur für die zeitwirtschaft-
lich relevanten Vorgänge verarbeitet und ausgewertet. Es findet lediglich an der Schnittstelle
zwischen der Zeiterfassung und dem Personalmanagementsystem (SAP HCM) ein Daten-
austausch statt.
§ 6 Zugriff auf die gespeicherten Daten, Auswertungen
(1) Alle Beschäftigten und Auszubildenden mit Gleitzeit haben die Möglichkeit, sich die eige-
nen tagesaktuellen Zeitsalden anzeigen zu lassen und erhalten nach Monatsende einen Ar-
beitszeitnachweis.
1 * Definition Dienstgang: Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Arbeitsaufgaben außerhalb
des jeweiligen Dienststandortes (Dienststellen/Standorte sowie Schwerpunktwerke und Leitklärwerksgruppen) an
denen die Beschäftigten regelmäßig ihren Dienst zu verrichten haben und werden mit der tatsächlichen Arbeits-
zeit berücksichtigt. Dienstgänge sind keine auswärtigen Tätigkeiten (Dienstreisen).
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(2) Ergänzungen oder Änderungen der Daten dürfen mit Zustimmung des Beschäftigten
durch seine/-n Zeitbeauftragte/-n oder dem/der zuständigen Personalbetreuer/-in in der
Organisationseinheit Personalservices (PM-D/S) vorgenommen werden. Soweit die Berech-
tigung zum Emloyeer Self Service (ESS) vorhanden ist, kann der/die Beschäftigte/r oder
Auszubildende selbst Ergänzungen oder Änderungen in beschränktem Maße vornehmen.
Jede weitere Verarbeitung oder Nutzung der gespeicherten Daten durch andere als die mit
diesen Angaben betrauten Beschäftigten sowie die Weitergabe zu anderen Zwecken ist un-
zulässig und stellt eine Verletzung des Datengeheimnisses im Sinne von § 8 BlnDSG dar.
(3) Aufgrund § 14, Abs. 3 DV Arbeitszeit, gibt es für Führungskräfte eine „Ampelauswertung“
über die Zeitsalden der eigenen Beschäftigten in den festgelegten Phasen.
§ 7 Datenschutz
Zum Schutz der betroffenen Beschäftigten sind hinsichtlich der erfassten Arbeitszeitdaten
folgende Grundsätze zu beachten:
Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ist eine unbefugte Kennt-
nisnahme der Zeitdaten durch Dritte zu verhindern.
Erfasste und gespeicherte Daten im Zeiterfassungssystem werden nach einem Monat
automatisch gelöscht.
§ 8 Kontrollrechte des Gesamtpersonalrates
Der GPR hat das Recht, jederzeit die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung zu kontrollieren.
Zu diesem Zweck erhalten vom Gesamtpersonalrat beauftragte Personen Einsicht auf
Programme, Berechtigungen Protokolle und alle benötigten Daten in anonymisierter Form.
§ 9 Maßnahmen bei Missbrauch
Die eigenverantwortliche Arbeitszeiterfassung durch die Beschäftigten stellt einen Vertrau-
ensbeweis des Vorstands gegenüber den Beschäftigten dar. Ein Missbrauch dieses Vertrau-
ens (z. B. durch unkorrekte Eingaben oder durch Arbeitszeiterfassung für oder durch andere)
stellt einen Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten dar und zieht daher Konsequen-
zen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses nach sich.
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§ 10 Inkrafttreten und Geltungsdauer
(1) Diese Dienstvereinbarung tritt am 01.09.2015 in Kraft. Sie ersetzt die Dienstvereinbarung
über den Testbetrieb und die Einführung eines Arbeitszeitmanagements (Zutrittskontrolle,
Arbeitszeiterfassung und -verwaltung) bei den ………….. vom 10. Januar 1997.
(2) Diese Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines
Kalenderjahres, frühestens zum 31.12.2016 gekündigt werden.
Nach Eingang der Kündigung sind unverzüglich Verhandlungen über eine neue DV aufzu-
nehmen.
Bis zum Abschluss der neuen DV gelten die o. g. Regelungen weiter.
(3) Vorstand und Gesamtpersonalrat sind sich darüber einig, dass diese Dienstvereinbarung
auch während ihrer Laufzeit bei Eintritt wesentlicher betrieblicher Änderungen, neuer gesetz-
licher oder tariflicher Vorschriften oder bei Änderung der Dienstvereinbarungen über Arbeits-
zeit im Einvernehmen angepasst wird.
………………, den
Für den Vorstand
__________________________________________________ ________________
xxx xxx xxx Vorstandsvorsitzender Vorstand Personal und Soziales Gesamtpersonalrat
Anlage 1 - Standorte Zeiterfassungsgeräte
Anlage 2 - Datenflussdiagramm und Erläuterungen
Anlage 1 DORMA Zeitterminals Stand 09.2015
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Terminal Standort
200 ZE Standort A
210 ZI Standort B
220 ZEI Standort C
230
240
12004 ZE Standort X
12005 ZI Standort Y
12006 ZEI Standort Z
ZE = nur Zeiterfassung
ZI = nur Infoterminal
ZEI = Zeit- & Infoterminal (in einem Gerät)
Komm-/Gehzeiten/ Dienstgänge
Buchung/Bestätigung
Datenflussdiagramm
1 09 - 2015
Timac
SAP HCM
Zeitnachweis
Zeitbeauftragte
der OE´s Personalbetreuer
Auswertungen/
Fehlerprotokolle
ZE-
Terminal
Dienstausweisdrucker
Zeitereignisse per IDoc
Fehler & Salden
Salden- und Fehleranzeige
Au
swei
ßer
stel
lun
g
1
Name, Pers.Nr. Abrechnungsk. 4
3
5
2
6
9
7
10
11 13 14
12
8
Erläuterungen zum Datenflussdiagramm
zu 1. SAP HCM
Personalabrechnungs- und Informationssystem
HCM: Speicherung der personengebundenen Daten inkl. Arbeitszeitpläne
zu 2. Timac
Software für die Arbeitszeit- und Zutrittserfassung
zu 3. Zeiterfassungsgerät (ZE-Terminal) und Standorte
Der Mitarbeiter hält seinen Ausweis vor das Zeiterfassungsgerät bzw. gibt Daten am
Zeiterfassungsgerät ein.
Die Arbeitszeiterfassungsgeräte werden in den Eingangsbereichen der jeweiligen Ob-
jekte/Betriebsstellen aufgestellt.
zu 4. Datenfluss HCM/Stammdaten Timac
Vom HCM werden Name, Vorname, Personalnummer, Abrechnungskennzeichen an
das Zeitbewertungsprogramm übermittelt.
zu 5. Datenfluss Timac ZE-Terminal
Die im Timac ausgewerteten Daten (Saldenanzeige) werden an das Zeiterfassungs-
gerät (ZE-Terminal) übermittelt und können dort tgl. vom Mitarbeiter abgefragt wer-
den.
Die Daten werden aus datenschutzrechtlichen Gründen jeweils nur 5 Sekunden am
ZE-Terminal angezeigt. Am ZE-Terminal werden dem Mitarbeiter 15 Tage Fehlermel-
dungen angezeigt.
zu 6. Datenfluss ZE-Terminal Timac
Komm- /Gehzeiten, Dienstgänge und Salden werden zum Timac zurück überspielt.
zu 7. Zeitereignisse per IDoc
Die Zeitereignisse wie Komm- /Gehzeiten, Dienstgänge werden per IDoc wieder an
das SAP HCM übermittelt und dort verbucht.
zu 8. Fehler und Salden
Die verbuchten Salden und ggf. Fehlermeldungen werden verarbeitet und wieder an
das Timac zurückgesendet und dem Mitarbeiter wieder am ZE-Terminal angezeigt.
zu 9. Zeitnachweis
Nach Ablauf eines Kalendermonats wird jedem Mitarbeiter ein Zeitnachweis zuge-
sandt bzw. zur Verfügung gestellt. Mit Einführung des ESS, können sich die Mitarbei-
ter Ihren Zeitnachweis tgl. selbst ansehen und ggf. ausdrucken.
zu 10. Auswertungen/Fehlerprotokolle
Die Zeitbeauftragten können sich im HCM tgl. die Fehlermeldungen der Mitarbeiter
ansehen. Außerdem stehen dem Zeitbeauftragten Auswertungen zur Verfügung über
die Salden der Mitarbeiter.
zu 11. Dienstausweißdrucker
Mit dem Dienstausweißdrucker werden die Dienstausweise gedruckt und codiert.
zu 12. Datenfluss Timac Dienstausweißdrucker
Die vorgehaltenen Daten wie Personalnummer, Name und Vorname werden aus dem
Timac gezogen und mit dem Dienstausweis geniert.
zu 13. Personalbetreuer
Die Personalbetreuer in der Organisationseinheit Personalmanagement haben Zugriff
auf alle Daten der Zeitkonten.
zu 14. Zeitbeauftragte der OE´s
Die Zeitbeauftragten in den OE´s betreuen die Zeitwirtschaft für ihre zuständigen Mit-
arbeiter. Sie sind berechtigungstechnisch eingeschränkt und können nur bestimmte
Daten pflegen.
MEMO - Sonderformen der Gleitzeit
(Gleitzeit mit Vor-und Nachbereitungszeiten sowie Gleitzeit mit Rohrbruchbereitschaft)
Im Rahmen der Einführung der elektronischen Zeiterfassung für Beschäftigte mit Gleitzeit auf
den Betriebsstellen und der neuen Dienstvereinbarung zur Zeiterfassung, als
Handlungsrahmen, kam die Frage nach einer Lösung für Sonderformen der Gleitzeit
(Gleitzeit mit Vor- und Nachbereitungszeiten sowie Gleitzeit mit Rohrbruchbereitschaft) auf.
In Zusammenarbeit mit der IT haben wir Vorschläge für die Realisierung einer
entsprechenden Lösung im SAP HCM-System erarbeitet. Sobald eine Zustimmung für diese
Lösung erfolgt ist, kann der Auftrag zur Realisierung an IT erfolgen.
Im Folgenden die Kurzbeschreibung der Anforderung und der Lösung im SAP HCM-System:
1.) Gleitzeit mit Vor- und Nachbereitungsarbeiten
Derzeit gibt es Beschäftigte mit einer Gleitzeitregelung, die Vor- und Nachbereitungszeiten
(„Rüstzeiten“) durchführen. Die hierfür verwendete Zeit (je nach Fahrzeugtyp) wird wie eine
planmäßige Überstunde vergütet.
Aktuell werden die täglichen Arbeitszeiten und die „Rüstzeiten“ manuell auf einem
Zeiterfassungsbogen aufgeschrieben. Die zuständigen Zeitbeauftragten erfassen im
Anschluss die täglichen Rüstzeiten im SAP HCM-System um eine Überstundenbezahlung
auszulösen oder um eine Kompensation (Ausgleich der Arbeitszeit) zu ermitteln.
Diese tägliche manuelle Dokumentation von Arbeitszeiten, Berechnungen sowie die
Erfassungsaufgaben sollen durch die elektronische Zeiterfassung und eine maschinelle
Lösung im SAP HCM-System optimiert werden.
Die manuelle Erfassung der täglichen Arbeitszeit (Gleitzeit) und die Saldenberechnung
entfällt zukünftig durch die elektronische Zeiterfassung (Kommt- und Geht-Zeiten werden an
den Zeitterminals durch Vorhalten des Dienstausweises erfasst, in das HCM-System
übermittelt und dort berechnet).
Für die Steuerung der jeweiligen „Rüstzeiten“ wird ein neuer Prozess in der Zeitwirtschaft,
des HCM-Systems eingeführt. Die zuständigen Zeitbeauftragten können damit, für einen
vorgegebenen Zeitraum (oder unbegrenzt), für die Beschäftigten die „Rüstzeit“ eingeben,
welche Rüstzeitvariante (Fahrzeugtyp) und ob eine Bezahlung oder Kompensation erfolgen
soll. Diese Eingabe erfolgt in der für die Zeitbeauftragten bekannten Eingabemaske PTMW.
Nach Ablauf des Monats erhalten die Beschäftigten einen maschinell erstellten
Zeiterfassungsnachweis mit den täglichen Arbeitszeiten, Salden und der Kennzeichnung für
die Rüstzeit. Die Zahlbarmachung der Überstunden wird im Entgeltnachweis ausgewiesen
(wie bisher). Die genaue Beschreibung dieser Lösung finden sie in der Anlage.
Diese Lösung führt für alle Beschäftigten, die regelmäßig über einen längeren Zeitraum, die
gleiche Variante an „Rüstzeit“ haben zu einer starken Vereinfachung der Bearbeitung durch
die zuständigen Zeitbeauftragten. Jede Änderung einer Variante (Änderung des
Fahrzeugtypen oder Änderung der Auszahlung/Kompensation) muss in der PTMW
eingegeben werden. Ganztägige Abwesenheiten werden wie bisher durch die zuständigen
Zeitbeauftragten eingegeben. Die gleiche Lösung kann auch für Beschäftigte mit fester
Arbeitszeit und „Rüstzeit“ angewendet werden.
Die Realisierung dieser Lösung wird über die IT beauftragt und ca. 10-15 Tage
Entwickleraufwand (ca. xxxxxxxx €) kosten. Die Zeitbeauftragten werden durch xxxx xxxx
(Abteilung) geschult.
2.) Gleitzeit und Rohrbruchbereitschaft
Für die Beschäftigten mit Rohrbruchbereitschaft kann die vorgegebene Rahmenarbeitszeit
durch die zuständigen Zeitbeauftragten außer Kraft gesetzt werden. Damit erfasst und
berechnet die Zeitwirtschaft im HCM-System alle Arbeitszeiten außerhalb der gewählten
Rahmenarbeitszeit.
Für diese Lösung ist kein Entwickleraufwand erforderlich. Die Zeitbeauftragten werden durch
xxx xxxxxxx (Abteilung) geschult.
Anlage:
IT-Lösung für die Vereinfachung bei der Eingabe von Vor- und Nachbereitungszeiten (Rüstzeit)
Seit 07.2014 müssen die Zeitbeauftragten die tatsächlich geleisteten Vor- und
Nachbereitungszeiten (inkl. Rüstzeiten) im SAP HCM täglich mit einem Zeitpaar vorgeben.
Es soll eine Lösung gefunden werden, die diese Eingaben soweit möglich minimiert bzw.
vereinfacht. Dies ist ohne weitere manuelle Eingriffe nur für Beschäftigte möglich, die
a) immer Fahrzeuge mit gleicher Minutenzahl fahren und
b) die jeden Tag der Anwesenheit ein Fahrzeug betreuen.
Nur gelegentliches Leisten der Mehrarbeit kann damit nicht wesentlich optimiert werden.
Auch Abweichungen von der Norm sind weiterhin durch die derzeit vorhandene tägliche
Eingabe oder Änderungen der neuen Variante von den Zeitbeauftragten vorzunehmen.
Diese sind u. a.:
Gelegentliches Nichtleisten der Vor- und/oder Nachbereitungszeiten, z.B. früher
Feierabend, halbtägiges Seminar, Gerichtstermin o. ä.
Vertretungen
(Wechsel)- Schichtmitarbeiter (Zeitpaar notwendig zur Zahlung der besonderen
Zeitzuschläge)
Zusätzliche Zahlung der Mehrarbeit für VZL-Tage, die vor dem 07.2014 entstanden
sind
In die Berechnungsroutine werden Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Vollzeit light,
ganztägiges Seminar etc.) so eingerechnet, dass keine Zahlung entsteht. Abwesenheiten
aufgrund der 75%-Regelung der DV Arbeitszeit führen dagegen zur Bezahlung.
Lösung für das SAP HCM-System:
Es werden 4 neue Anwesenheitsarten analog zur
Anwesenheitsgenehmigung/Mehrarbeitsgenehmigung (IT2007) geschaffen.
Bsp.:
- 20 Min. (MA20)
- 45 Min. (MA45)
- 55 Min. (MA55)
- 60 Min. (MA60)
Die Eingabe soll ohne Uhrzeitenvorgabe durch die Zeitbeauftragten erfolgen. Eine
Datumseingabe über längeren Zeitraum soll möglich sein. Die Auswahl der
Mehrverrechnungsarten muss möglich sein (Vergütung, Grundlohn gegen Freizeit,
Kompensation). Hier ist eine Einbindung im PTMW möglich.
Es müssen neue Regeln gebaut werden und ggf. alte angepasst werden. Das gilt für die
positive sowie negative Zeitauswertung.
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