über die Anwendung eines elektronischen ...arbeitskreis-sapnt.de/wp-content/uploads/2015/09/... · Datum: 09 - 2015 Dienstvereinbarung über die Anwendung eines elektronischen Zeiter-fassungssystems

Datum: 09 - 2015

Dienstvereinbarung

über die Anwendung eines elektronischen Zeiter-

fassungssystems bei den …………………………..

Dienstvereinbarung über die Anwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems

bei den …………….. Seite 1 von 6

Dienstvereinbarung

über

die Anwendung eines elektronischen Zeiterfassungssystems

bei den …….. ………………

zwischen dem Vorstand

und

dem Gesamtpersonalrat

Datum: 09 - 2015

Dienstvereinbarung





Präambel

Bei den …………………… werden elektronische Arbeitszeitkonten für alle Beschäftigten und

Auszubildenden im Personalmanagementsystem (SAP HCM) geführt.

Die in der Anlage 1 dieser Dienstvereinbarung benannten Standorte der ………………………

werden mit Zeiterfassungsgeräten ausgestattet, um allen Beschäftigten und Auszubildenden

mit Gleitzeit eine effiziente und transparente Arbeitszeiterfassung und -verwaltung zu ermög-

lichen.

Diese Vereinbarung ergänzt die Rahmenvereinbarung zur Planung, Entwicklung, Einführung und zum Betrieb von DV-Systemen sowie alle für das Personalmanagementsystem gültigen SAP Vereinbarungen.

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten und Auszubildenden bei den ………..

……………..., die gemäß der „Dienstvereinbarung über Arbeitszeit“, der Gleitzeit unterliegen.

(2) Sie findet für die jeweiligen Beschäftigten mit der Installation der Zeiterfassungsgeräte in

den jeweiligen Objekten der …. und der Anbindung an das Personalmanagementsystem

(SAP HCM) Anwendung. Vor Inbetriebnahme der Geräte werden die betroffenen Beschäftig-

ten rechtzeitig schriftlich über die Einbeziehung in diese Dienstvereinbarung unterrichtet und

in die Bedienung der Geräte eingewiesen.

§ 2 Zweckbestimmung

Das eingesetzte Zeiterfassungssystem dient ausschließlich zur Erfassung und Auswertung

von:

• An- und Abwesenheitszeiten der Beschäftigten,

• Anfang- und Endezeiten von Dienstgängen,

• Arbeitszeitsalden (Gleitzeitsaldo) sowie

• Fehlermeldungen aus der Arbeitszeitverwaltung (z. B. fehlende Kommtzeit).

Es handelt sich um eine positive Arbeitszeiterfassung. Dies bedeutet, dass alle Arbeitszeit-

tatbestände in der Arbeitszeitverwaltung erfasst werden.

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Das System geht grundsätzlich davon aus, dass ein Arbeitstag nur dann geleistet wurde,

wenn hierfür eine Buchung (Kommt-/Gehtzeit, Urlaub, Krankheit usw.) erfolgt ist. Ein Arbeits-

tag ohne Buchung erzeugt eine Fehlermeldung.

§ 3 Systembeschreibung

(1) Die mit der zuständigen Arbeitnehmervertretung abgestimmten Aufstellungsorte der in-

stallierten Zeiterfassungsgeräte sind in Anlage1 der DV beschrieben.

(2) Der Aufbau und die Struktur des Systems sind im Datenflussdiagramm Anlage 2 darge-

stellt und grundlegend erläutert.

(3) Jede Änderungen, Erweiterung und/oder Ergänzung des Systems bedürfen der vorheri-

gen Zustimmung der zuständigen Arbeitnehmervertretung.

§ 4 Prozessbeschreibung

(1) Auf den in der Anlage1 beschriebenen Standorten werden arbeitsplatznah und in den

gewerblichen Bereichen in der Nähe der Umkleideräume Zeiterfassungsgeräte aufgestellt.

An diesen Geräten wird durch die Beschäftigten und Auszubildenden die Zeit des Arbeitsbe-

ginns (Kommtzeit), die Zeit des Arbeitsendes (Gehtzeit) sowie Zeiten für Dienstgänge

(Kommt-/Gehtzeit) durch den berührungsfreien Kontakt des Dienstausweises mit dem Erfas-

sungsgerät erfasst.

(2) In allen Fällen, in denen Arbeitsbeginn oder -ende vom Zeitpunkt des ersten Betretens

oder des letzten Verlassens des Gebäudes abweichen (z. B. Arbeitsbeginn oder -ende an

anderer Stelle als einem angeschlossenen …-Standort), muss von dem/der Beschäftigten

oder einem/einer in jeder Organisationseinheit zu benennenden Zeitbeauftragten eine Ein-

gabe der nicht vorhandenen „Kommt-/Gehtzeiten“ vorgenommen werden. Die Zeitbeauftrag-

ten sind ferner zuständig für die Eingabe von Gründen ganztägiger Abwesenheit (z. B. infol-

ge Krankheit, Urlaub, Sonderurlaub, Dienstreise usw.).

(3) Mit Hilfe der Personalnummer und der im Personalmanagementsystem (SAP HCM) ge-

speicherten Stammdaten jedes Beschäftigten oder Auszubildenden führt die Arbeitszeit-

verwaltung (Komponente des SAP HCM Systems) ein Arbeitszeitkonto, ein Urlaubskonto

und erstellt die Arbeitszeitnachweise. Die Arbeitszeitverwaltung löst darüber hinaus, ohne

zusätzliche Eingaben, die Umsetzung entgeltrelevanter Zeiten wie Krankheit, Urlaub, Über-

stunden in Lohnarten aus.

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(4) Anhand der täglich erfassten „Kommt-/Gehtzeiten“ wird nach Tagesabschluss, in der Ar-

beitszeitverwaltung der tägliche Arbeitszeitsaldo ermittelt. Das System erkennt Unterbre-

chungen der täglichen Arbeitszeit (mehrere Kommt-/Gehtzeiten an einem Tag) und addiert

alle Arbeitszeitsalden zu einem Tagessaldo, der täglich fortgeschrieben wird.

Die gesetzlichen Pausenzeiten werden automatisch von der „erfassten“ Arbeitszeit abgezo-

gen. Das bedeutet nach 6 Stunden Arbeitszeit werden 30 Minuten Pausenzeit berücksichtigt

und nach 9 Stunden Arbeitszeit zusätzlich 15 Minuten.

Erfasste Zeiten, die vor oder nach der gewählten Rahmenzeit (§ 14, Abs. 3 DV Arbeitszeit)

liegen, werden bei der Ermittlung des täglichen Arbeitszeitsaldos nicht berücksichtigt. Die

Arbeitszeitverwaltung legt in diesem Fall den frühesten Arbeitszeitbeginn bzw. das späteste

Arbeitszeitende der gewählten Rahmenzeit zugrunde. Anwesenheitszeiten über 10 Stunden

und 45 Minuten werden in der Arbeitszeitverwaltung nicht berücksichtigt.

Erfasste Dienstgänge1* werden in der Arbeitszeitverwaltung wie Arbeitszeiten bewertet.

Dienstgänge sind immer dann einzugeben, wenn der Standort im dienstlichen Auftrag ver-

lassen wird oder bei Betreten des Dienstgebäudes (eines Standortes) nach Ende eines

Dienstganges.

Wird der Arbeitstag mit einem Dienstgang angefangen oder beendet, kann der Beschäftigte

die Anfangs- oder Endezeiten selbstständig nachtragen oder über den Zeitbeauftragten

nachtragen lassen.

§ 5 Schnittstellen

Die im Arbeitszeitverwaltungssystem gespeicherten Daten werden nur für die zeitwirtschaft-

lich relevanten Vorgänge verarbeitet und ausgewertet. Es findet lediglich an der Schnittstelle

zwischen der Zeiterfassung und dem Personalmanagementsystem (SAP HCM) ein Daten-

austausch statt.

§ 6 Zugriff auf die gespeicherten Daten, Auswertungen

(1) Alle Beschäftigten und Auszubildenden mit Gleitzeit haben die Möglichkeit, sich die eige-

nen tagesaktuellen Zeitsalden anzeigen zu lassen und erhalten nach Monatsende einen Ar-

beitszeitnachweis.

1 * Definition Dienstgang: Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten zur Erledigung von Arbeitsaufgaben außerhalb

des jeweiligen Dienststandortes (Dienststellen/Standorte sowie Schwerpunktwerke und Leitklärwerksgruppen) an

denen die Beschäftigten regelmäßig ihren Dienst zu verrichten haben und werden mit der tatsächlichen Arbeits-

zeit berücksichtigt. Dienstgänge sind keine auswärtigen Tätigkeiten (Dienstreisen).

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(2) Ergänzungen oder Änderungen der Daten dürfen mit Zustimmung des Beschäftigten

durch seine/-n Zeitbeauftragte/-n oder dem/der zuständigen Personalbetreuer/-in in der

Organisationseinheit Personalservices (PM-D/S) vorgenommen werden. Soweit die Berech-

tigung zum Emloyeer Self Service (ESS) vorhanden ist, kann der/die Beschäftigte/r oder

Auszubildende selbst Ergänzungen oder Änderungen in beschränktem Maße vornehmen.

Jede weitere Verarbeitung oder Nutzung der gespeicherten Daten durch andere als die mit

diesen Angaben betrauten Beschäftigten sowie die Weitergabe zu anderen Zwecken ist un-

zulässig und stellt eine Verletzung des Datengeheimnisses im Sinne von § 8 BlnDSG dar.

(3) Aufgrund § 14, Abs. 3 DV Arbeitszeit, gibt es für Führungskräfte eine „Ampelauswertung“

über die Zeitsalden der eigenen Beschäftigten in den festgelegten Phasen.

§ 7 Datenschutz

Zum Schutz der betroffenen Beschäftigten sind hinsichtlich der erfassten Arbeitszeitdaten

folgende Grundsätze zu beachten:

Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ist eine unbefugte Kennt-

nisnahme der Zeitdaten durch Dritte zu verhindern.

Erfasste und gespeicherte Daten im Zeiterfassungssystem werden nach einem Monat

automatisch gelöscht.

§ 8 Kontrollrechte des Gesamtpersonalrates

Der GPR hat das Recht, jederzeit die Einhaltung dieser Dienstvereinbarung zu kontrollieren.

Zu diesem Zweck erhalten vom Gesamtpersonalrat beauftragte Personen Einsicht auf

Programme, Berechtigungen Protokolle und alle benötigten Daten in anonymisierter Form.

§ 9 Maßnahmen bei Missbrauch

Die eigenverantwortliche Arbeitszeiterfassung durch die Beschäftigten stellt einen Vertrau-

ensbeweis des Vorstands gegenüber den Beschäftigten dar. Ein Missbrauch dieses Vertrau-

ens (z. B. durch unkorrekte Eingaben oder durch Arbeitszeiterfassung für oder durch andere)

stellt einen Verstoß gegen die arbeitsvertraglichen Pflichten dar und zieht daher Konsequen-

zen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses nach sich.

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§ 10 Inkrafttreten und Geltungsdauer

(1) Diese Dienstvereinbarung tritt am 01.09.2015 in Kraft. Sie ersetzt die Dienstvereinbarung

über den Testbetrieb und die Einführung eines Arbeitszeitmanagements (Zutrittskontrolle,

Arbeitszeiterfassung und -verwaltung) bei den ………….. vom 10. Januar 1997.

(2) Diese Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines

Kalenderjahres, frühestens zum 31.12.2016 gekündigt werden.

Nach Eingang der Kündigung sind unverzüglich Verhandlungen über eine neue DV aufzu-

nehmen.

Bis zum Abschluss der neuen DV gelten die o. g. Regelungen weiter.

(3) Vorstand und Gesamtpersonalrat sind sich darüber einig, dass diese Dienstvereinbarung

auch während ihrer Laufzeit bei Eintritt wesentlicher betrieblicher Änderungen, neuer gesetz-

licher oder tariflicher Vorschriften oder bei Änderung der Dienstvereinbarungen über Arbeits-

zeit im Einvernehmen angepasst wird.

………………, den

Für den Vorstand

__________________________________________________ ________________

xxx xxx xxx Vorstandsvorsitzender Vorstand Personal und Soziales Gesamtpersonalrat

Anlage 1 - Standorte Zeiterfassungsgeräte

Anlage 2 - Datenflussdiagramm und Erläuterungen

Anlage 1 DORMA Zeitterminals Stand 09.2015

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Terminal Standort

200 ZE Standort A

210 ZI Standort B

220 ZEI Standort C

230

240

12004 ZE Standort X

12005 ZI Standort Y

12006 ZEI Standort Z

ZE = nur Zeiterfassung

ZI = nur Infoterminal

ZEI = Zeit- & Infoterminal (in einem Gerät)

Komm-/Gehzeiten/ Dienstgänge

Buchung/Bestätigung

Datenflussdiagramm

1 09 - 2015

Timac

SAP HCM

Zeitnachweis

Zeitbeauftragte

der OE´s Personalbetreuer

Auswertungen/

Fehlerprotokolle

ZE-

Terminal

Dienstausweisdrucker

Zeitereignisse per IDoc

Fehler & Salden

Salden- und Fehleranzeige

Au

swei

ßer

stel

lun

g

1

Name, Pers.Nr. Abrechnungsk. 4

3

5

2

6

9

7

10

11 13 14

12

8

Erläuterungen zum Datenflussdiagramm

zu 1. SAP HCM

Personalabrechnungs- und Informationssystem

HCM: Speicherung der personengebundenen Daten inkl. Arbeitszeitpläne

zu 2. Timac

Software für die Arbeitszeit- und Zutrittserfassung

zu 3. Zeiterfassungsgerät (ZE-Terminal) und Standorte

Der Mitarbeiter hält seinen Ausweis vor das Zeiterfassungsgerät bzw. gibt Daten am

Zeiterfassungsgerät ein.

Die Arbeitszeiterfassungsgeräte werden in den Eingangsbereichen der jeweiligen Ob-

jekte/Betriebsstellen aufgestellt.

zu 4. Datenfluss HCM/Stammdaten Timac

Vom HCM werden Name, Vorname, Personalnummer, Abrechnungskennzeichen an

das Zeitbewertungsprogramm übermittelt.

zu 5. Datenfluss Timac ZE-Terminal

Die im Timac ausgewerteten Daten (Saldenanzeige) werden an das Zeiterfassungs-

gerät (ZE-Terminal) übermittelt und können dort tgl. vom Mitarbeiter abgefragt wer-

den.

Die Daten werden aus datenschutzrechtlichen Gründen jeweils nur 5 Sekunden am

ZE-Terminal angezeigt. Am ZE-Terminal werden dem Mitarbeiter 15 Tage Fehlermel-

dungen angezeigt.

zu 6. Datenfluss ZE-Terminal Timac

Komm- /Gehzeiten, Dienstgänge und Salden werden zum Timac zurück überspielt.

zu 7. Zeitereignisse per IDoc

Die Zeitereignisse wie Komm- /Gehzeiten, Dienstgänge werden per IDoc wieder an

das SAP HCM übermittelt und dort verbucht.

zu 8. Fehler und Salden

Die verbuchten Salden und ggf. Fehlermeldungen werden verarbeitet und wieder an

das Timac zurückgesendet und dem Mitarbeiter wieder am ZE-Terminal angezeigt.

zu 9. Zeitnachweis

Nach Ablauf eines Kalendermonats wird jedem Mitarbeiter ein Zeitnachweis zuge-

sandt bzw. zur Verfügung gestellt. Mit Einführung des ESS, können sich die Mitarbei-

ter Ihren Zeitnachweis tgl. selbst ansehen und ggf. ausdrucken.

zu 10. Auswertungen/Fehlerprotokolle

Die Zeitbeauftragten können sich im HCM tgl. die Fehlermeldungen der Mitarbeiter

ansehen. Außerdem stehen dem Zeitbeauftragten Auswertungen zur Verfügung über

die Salden der Mitarbeiter.

zu 11. Dienstausweißdrucker

Mit dem Dienstausweißdrucker werden die Dienstausweise gedruckt und codiert.

zu 12. Datenfluss Timac Dienstausweißdrucker

Die vorgehaltenen Daten wie Personalnummer, Name und Vorname werden aus dem

Timac gezogen und mit dem Dienstausweis geniert.

zu 13. Personalbetreuer

Die Personalbetreuer in der Organisationseinheit Personalmanagement haben Zugriff

auf alle Daten der Zeitkonten.

zu 14. Zeitbeauftragte der OE´s

Die Zeitbeauftragten in den OE´s betreuen die Zeitwirtschaft für ihre zuständigen Mit-

arbeiter. Sie sind berechtigungstechnisch eingeschränkt und können nur bestimmte

Daten pflegen.

MEMO - Sonderformen der Gleitzeit

(Gleitzeit mit Vor-und Nachbereitungszeiten sowie Gleitzeit mit Rohrbruchbereitschaft)

Im Rahmen der Einführung der elektronischen Zeiterfassung für Beschäftigte mit Gleitzeit auf

den Betriebsstellen und der neuen Dienstvereinbarung zur Zeiterfassung, als

Handlungsrahmen, kam die Frage nach einer Lösung für Sonderformen der Gleitzeit

(Gleitzeit mit Vor- und Nachbereitungszeiten sowie Gleitzeit mit Rohrbruchbereitschaft) auf.

In Zusammenarbeit mit der IT haben wir Vorschläge für die Realisierung einer

entsprechenden Lösung im SAP HCM-System erarbeitet. Sobald eine Zustimmung für diese

Lösung erfolgt ist, kann der Auftrag zur Realisierung an IT erfolgen.

Im Folgenden die Kurzbeschreibung der Anforderung und der Lösung im SAP HCM-System:

1.) Gleitzeit mit Vor- und Nachbereitungsarbeiten

Derzeit gibt es Beschäftigte mit einer Gleitzeitregelung, die Vor- und Nachbereitungszeiten

(„Rüstzeiten“) durchführen. Die hierfür verwendete Zeit (je nach Fahrzeugtyp) wird wie eine

planmäßige Überstunde vergütet.

Aktuell werden die täglichen Arbeitszeiten und die „Rüstzeiten“ manuell auf einem

Zeiterfassungsbogen aufgeschrieben. Die zuständigen Zeitbeauftragten erfassen im

Anschluss die täglichen Rüstzeiten im SAP HCM-System um eine Überstundenbezahlung

auszulösen oder um eine Kompensation (Ausgleich der Arbeitszeit) zu ermitteln.

Diese tägliche manuelle Dokumentation von Arbeitszeiten, Berechnungen sowie die

Erfassungsaufgaben sollen durch die elektronische Zeiterfassung und eine maschinelle

Lösung im SAP HCM-System optimiert werden.

Die manuelle Erfassung der täglichen Arbeitszeit (Gleitzeit) und die Saldenberechnung

entfällt zukünftig durch die elektronische Zeiterfassung (Kommt- und Geht-Zeiten werden an

den Zeitterminals durch Vorhalten des Dienstausweises erfasst, in das HCM-System

übermittelt und dort berechnet).

Für die Steuerung der jeweiligen „Rüstzeiten“ wird ein neuer Prozess in der Zeitwirtschaft,

des HCM-Systems eingeführt. Die zuständigen Zeitbeauftragten können damit, für einen

vorgegebenen Zeitraum (oder unbegrenzt), für die Beschäftigten die „Rüstzeit“ eingeben,

welche Rüstzeitvariante (Fahrzeugtyp) und ob eine Bezahlung oder Kompensation erfolgen

soll. Diese Eingabe erfolgt in der für die Zeitbeauftragten bekannten Eingabemaske PTMW.

Nach Ablauf des Monats erhalten die Beschäftigten einen maschinell erstellten

Zeiterfassungsnachweis mit den täglichen Arbeitszeiten, Salden und der Kennzeichnung für

die Rüstzeit. Die Zahlbarmachung der Überstunden wird im Entgeltnachweis ausgewiesen

(wie bisher). Die genaue Beschreibung dieser Lösung finden sie in der Anlage.

Diese Lösung führt für alle Beschäftigten, die regelmäßig über einen längeren Zeitraum, die

gleiche Variante an „Rüstzeit“ haben zu einer starken Vereinfachung der Bearbeitung durch

die zuständigen Zeitbeauftragten. Jede Änderung einer Variante (Änderung des

Fahrzeugtypen oder Änderung der Auszahlung/Kompensation) muss in der PTMW

eingegeben werden. Ganztägige Abwesenheiten werden wie bisher durch die zuständigen

Zeitbeauftragten eingegeben. Die gleiche Lösung kann auch für Beschäftigte mit fester

Arbeitszeit und „Rüstzeit“ angewendet werden.

Die Realisierung dieser Lösung wird über die IT beauftragt und ca. 10-15 Tage

Entwickleraufwand (ca. xxxxxxxx €) kosten. Die Zeitbeauftragten werden durch xxxx xxxx

(Abteilung) geschult.

2.) Gleitzeit und Rohrbruchbereitschaft

Für die Beschäftigten mit Rohrbruchbereitschaft kann die vorgegebene Rahmenarbeitszeit

durch die zuständigen Zeitbeauftragten außer Kraft gesetzt werden. Damit erfasst und

berechnet die Zeitwirtschaft im HCM-System alle Arbeitszeiten außerhalb der gewählten

Rahmenarbeitszeit.

Für diese Lösung ist kein Entwickleraufwand erforderlich. Die Zeitbeauftragten werden durch

xxx xxxxxxx (Abteilung) geschult.

Anlage:

IT-Lösung für die Vereinfachung bei der Eingabe von Vor- und Nachbereitungszeiten (Rüstzeit)

Seit 07.2014 müssen die Zeitbeauftragten die tatsächlich geleisteten Vor- und

Nachbereitungszeiten (inkl. Rüstzeiten) im SAP HCM täglich mit einem Zeitpaar vorgeben.

Es soll eine Lösung gefunden werden, die diese Eingaben soweit möglich minimiert bzw.

vereinfacht. Dies ist ohne weitere manuelle Eingriffe nur für Beschäftigte möglich, die

a) immer Fahrzeuge mit gleicher Minutenzahl fahren und

b) die jeden Tag der Anwesenheit ein Fahrzeug betreuen.

Nur gelegentliches Leisten der Mehrarbeit kann damit nicht wesentlich optimiert werden.

Auch Abweichungen von der Norm sind weiterhin durch die derzeit vorhandene tägliche

Eingabe oder Änderungen der neuen Variante von den Zeitbeauftragten vorzunehmen.

Diese sind u. a.:

Gelegentliches Nichtleisten der Vor- und/oder Nachbereitungszeiten, z.B. früher

Feierabend, halbtägiges Seminar, Gerichtstermin o. ä.

Vertretungen

(Wechsel)- Schichtmitarbeiter (Zeitpaar notwendig zur Zahlung der besonderen

Zeitzuschläge)

Zusätzliche Zahlung der Mehrarbeit für VZL-Tage, die vor dem 07.2014 entstanden

sind

In die Berechnungsroutine werden Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Vollzeit light,

ganztägiges Seminar etc.) so eingerechnet, dass keine Zahlung entsteht. Abwesenheiten

aufgrund der 75%-Regelung der DV Arbeitszeit führen dagegen zur Bezahlung.

Lösung für das SAP HCM-System:

Es werden 4 neue Anwesenheitsarten analog zur

Anwesenheitsgenehmigung/Mehrarbeitsgenehmigung (IT2007) geschaffen.

Bsp.:

- 20 Min. (MA20)

- 45 Min. (MA45)

- 55 Min. (MA55)

- 60 Min. (MA60)

Die Eingabe soll ohne Uhrzeitenvorgabe durch die Zeitbeauftragten erfolgen. Eine

Datumseingabe über längeren Zeitraum soll möglich sein. Die Auswahl der

Mehrverrechnungsarten muss möglich sein (Vergütung, Grundlohn gegen Freizeit,

Kompensation). Hier ist eine Einbindung im PTMW möglich.

Es müssen neue Regeln gebaut werden und ggf. alte angepasst werden. Das gilt für die

positive sowie negative Zeitauswertung.

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