View
215
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Universidad Pedagógica Nacional Licenciatura en Administración Educativa
Manejo y Control de Bienes Instrumentales en la Escuela Secundaria General No. 157
“Juan Amos Comenio”
Tesina Para optar al grado de:
Licenciada en Administración Educativa
P r e s e n t a : Edith Villanueva Ramírez
Director de Tesina: Maestro Pedro Gómez Sánchez
México, D. F. Marzo 2011
2
3
A Bidkar
Definitivamente
A Tetos Indudablemente
4
5
Agradecimientos:
Quiero expresar mis más sinceros agradecimientos:
Al Maestro Pedro Gómez Sánchez por su invaluable ayuda.
Al Maestro Abdías Aceves por su disposición y paciencia.
A los Maestros: Gabriela Quintanilla, Daniel Poblano y Román Tomás Brito por las
sugerencias hechas a la presente.
A Francisco Jesús Gutiérrez Cobela por toda la información y documentación
proporcionada.
A la Licenciada María Guadalupe Escamilla Hurtado por todo el apoyo
incondicional.
A Ismael Ríos por su auxilio en la estructuración.
A Miguel Corona por sus incontables favores.
A María Guadalupe Espinosa Cázares por su disposición.
A María López Islas por su complicidad.
6
7
ÍNDICE
Introducción.............................................................................................................9 Experiencia Profesional.........................................................................................11 Planteamiento del Problema.................................................................................28 Marco Teórico.......................................................................................................31 Posible Solución al Problema Planteado..............................................................49 Conclusiones.........................................................................................................61 Bibliografía y Fuentes Consultadas......................................................................63 Anexos..................................................................................................................65
8
9
INTRODUCCIÓN
Durante mi desempeño laboral como controladora en la Escuela Secundaria
General No. 157 “Juan Amós Comenio” en el turno matutino, me percaté de que
existe una apremiante necesidad de implementar un sistema de registro contable
que permita tener actualizado en tiempo y forma el inventario de los bienes
instrumentales que dicha institución educativa posee en calidad de comodato.
“(Del. lat. Commodatum, préstamo). m. Der. Contrato por el cual se da o recibe
prestada una cosa de las que pueden usarse sin destruirse, con la obligación de
restituirla)”. (Real Academia Española, 2001, p.601).
La Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio” dependiente de la
Secretaría de Educación Pública (SEP) no cuentan con un sistema de
depreciación de bienes instrumentales, lo cual repercute directamente en su
inventario.
El problema que se genera en el inventario de bienes instrumentales de la Escuela
Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio” es que el importe registrado al
momento de dar de alta un bien, es el mismo que se tiene al momento de registrar
la baja de dicho bien, contablemente esto es incorrecto, pues a medida que pasa
el tiempo va perdiendo su valor de adquisición.
Por otra parte, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de
la Dirección Operativa No. 6, carece de un sistema computacional que le permita
tener al día los movimientos que se realizan a los inventarios.
Estas situaciones me llevaron a realizar la presente investigación, cuyo objetivo
general es hacer una recomendación para el Manejo y Control de los Bienes
Instrumentales de la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio”,
10
así como sugerir un sistema de depreciación de bienes, con la finalidad de dar una
propuesta que permita solventar las anomalías que se presentan año con año al
momento de hacer el levantamiento físico del inventario de bienes.
De la misma manera se aconseja implementar un sistema computacional que
permita tener al día los movimientos de alta, baja, modificaciones, consulta,
resguardo y registro de depreciación de bienes.
Para poder solucionar estas observaciones me di a la tarea de entrevistar a otros
compañeros controladores, buscar los soportes adecuados con autores en materia
de contabilidad, específicamente de inventarios, además de administración; así de
esta manera, logré reunir los conceptos técnicos que para dicha investigación se
requieren; además de consultar la normatividad que dicta la Secretaría de la
Función Pública en cuanto a materia de Bienes Instrumentales.
Después de revisar conceptos de depreciación “(De depreciar) f. Disminución del
valor o precio de algo, ya con relación al que antes tenía, ya comparándolo con
otras cosas de su clase)”( (Real Academia Española, 2001, p.750), y atendiendo a
la Normatividad que emite la Secretaría de la Función Pública en cuanto a
inventarios, llegué a concluir que sí es posible implementar los mecanismos
necesarios que nos permitan tener cifras reales en nuestro inventario de bienes
instrumentales, así como tener registros al día de los movimientos que se realizan.
11
CAPÍTULO I EXPERIENCIA PROFESIONAL
Mi actividad laboral la inicié en un Despacho Contable ubicado en la Delegación
Xochimilco, mis tareas fueron netamente contables, las enlisto:
• Elaboración de Pólizas de Ingreso
• Elaboración de Pólizas de Egresos
• Elaboración de Pólizas de Diario
• Elaboración de Facturas Globales.
Este despacho se encargaba de llevar la contabilidad de varias pequeñas
empresas. Después de estar seis meses en el despacho me asignaron una
empresa específica, esta fue la “Panadería Santa Ana”, ubicada en el pueblo de
Tulyehualco, en la Delegación Xochimilco. En esta empresa además de registrar y
elaborar las pólizas mencionadas, también realicé levantamiento de inventarios
físicos de almacén de materias primas, utilizando para esta tarea “Tarjetas de
Almacén” en las cuales registraba todos y cada uno de los movimientos (entrada y
salida de mercancía), para así de esta manera poder tener un control real del
inventario, es aquí donde tuve mi primer encuentro con sistemas de inventarios.
Así mismo, llevé el control de las ventas y registro de gastos, para posteriormente
haciendo uso de estos registros poder determinar la utilidad o pérdida del ejercicio
contable. Estas actividades las desarrollé en el año 1989.
12
En el mes de febrero de 1992 la Dirección General de Educación Indígena tuvo a
bien contratar mis servicios laborales, y me integré al área de fiscalización. Mis
actividades fueron fiscalizar todas y cada una de las facturas que llegaban a este
departamento. Cuando las facturas reunían todos los requisitos fiscales, llenaba el
formato “orden de pago”, dicho formato contenía: fecha de elaboración, nombre
del proveedor e importe a pagar, posteriormente enviaba la factura original al
departamento de contabilidad para los asientos contables respectivos, la “orden de
pago” junto con una copia de la factura la turnaba al área de caja, pues en este
departamento se elaboraban los cheques que los proveedores cobraban por sus
ventas o servicios.
Una de las encomiendas que en el año 1992 tenía la Dirección General de
Educación Indígena era atender en cuestión educativa a los indígenas, esto dentro
de sus comunidades de origen, para ello se desarrollaban diversos programas de
atención, tales como:
• “Cursos de Inducción a la Docencia en el Medio Indígena”
• “Reuniones de Actualización Docente”
• “Elaboración de Libros de Texto en Lenguas Indígenas”
• “Programa para Abatir el Rezago Educativo” (PARE)
De este último programa yo fui administrativamente hablando la encargada,
destaco que para poder llevar a cabo las actividades dentro del Programa para
Abatir el Rezago Educativo, el Banco Mundial fue quien financió todas y cada una
de las reuniones y actividades.
13
Los estados en que operó este programa fueron: Chiapas, Oaxaca, Guerrero e
Hidalgo, cada estado contaba con 2 sedes para desarrollar actividades propias
del programa, algunas de estas actividades son:
• Elaboración de libros en lenguas indígenas de cada región
• Corrección de literatura en lengua indígena
• Elaboración de planes y programas de estudios de cada región
• Adecuación de material didáctico a cada zona escolar
Para las actividades mencionadas se contó con personal con conocimientos
pedagógicos y didácticos, además hablantes de la lengua de la región donde se
desarrollaba el proyecto.
Al personal que atendió este programa se le asignó un sueldo por cada etapa
concluida, para conformar el salario de los profesores se hacía una tabla que
incluía a los participantes, el salario diario y la cantidad de días a pagar, con esta
tabla se obtenía un costo total requerido, mismo que solicitaba mediante oficios al
Banco Mundial,.
Una vez que Banco Mundial nos otorgaba el recurso financiero me trasladaba a
cada región con la finalidad de hacer llegar este dinero a cada uno de los
participantes, una vez entregado el salario a los profesores, éstos firmaban una
nómina y posteriormente con ella comprobábamos ante Banco Mundial que los
recursos fueron otorgados a cada participante y que cada beneficiario los recibió
de conformidad, aquí concluye mi función en el Programa para Abatir el Rezago
Educativo.
14
En el programa “Cursos de Inducción a la Docencia en el Medio Indígena”,
siempre apoyé a mi compañero que estuvo al frente, mis actividades consistieron
en trasladarme a varios estados de la república como son: San Luis Potosí,
Sonora, Quintana Roo, Chiapas, Oaxaca, Querétaro, Baja California, por
mencionar algunos, con la finalidad de entregar a cada alumno participante del
curso una remuneración económica a manera de beca, para ello siempre llevé una
nómina en la cual se plasmaba el nombre del curso, el domicilio, la fecha en que
se llevaba a cabo, el nombre de cada participante, la cantidad otorgada (siempre
fue igual para todos y cada uno), y un espacio en el cual cada alumno plasmaba
su firma para constar que ya había recibido dicho recurso.
Estos cursos también requerían material didáctico, de tal manera que también
solicitaba a las autoridades del curso me entregaran sus requerimientos para
poder solventarlos, una vez que contaba con el listado de útiles, procedía a la
cotización de éstos, aunque como estamos en campos aislados de comunidades
muy desarrolladas, siempre se adquirían con la única papelería que se encontraba
a 10 o 15 kilómetros de la sede, ya teniendo el material solicitado se lo entregaba
al director para la distribución que él consideraba pertinente, cuando terminaba
estas actividades retornaba a la Dirección General de Educación Indígena y
comprobaba con nóminas y facturas el recurso que para solventar los gastos del
evento me proporcionaron.
A las “Reuniones de Actualización” asisten profesores de varios estados de la
república mexicana, entonces hablamos de alrededor de 450 participantes; en
estas reuniones se impartían talleres, conferencias, se hacían mesas redondas y
reuniones plenarias, todo esto con la finalidad de estar actualizados en materia de
pedagogía y educación, en esta actividad mi función fue planear, cotizar,
organizar, coordinar, ejercer el presupuesto y comprobarlo al término de las
reuniones.
15
En primera instancia solicitaba a cada estado me enviara la lista de sus
participantes, cabe referir que cada estado en cuestión de educación tenía una
figura que se denominaba “Enlace” y es por este medio que nos hacían llegar la
lista referida.
Una vez teniendo la cantidad de participantes procedía a elaborar el presupuesto
considerando el hospedaje, alimentación y transportación individual, algunos
asistentes al evento viajaban en avión, otros en vehículos particulares, otros en
autobús y también en algún otro medio de transporte, estas variables dependían
del lugar de origen de cada participante, siempre fue conveniente que al costo
total calculado le incrementara un 10 % más para poder solventar imprevistos, si
es que llegaran a presentarse.
Con estos datos solicitaba a varios hoteles me enviaran una cotización, esto con la
finalidad de seleccionar la sede que mejor respondía a nuestros requerimientos,
una vez seleccionado el lugar de reunión, me comunicaba a los estados para
darles la información, con el propósito de que sean notificados los asistentes.
Ya en el evento mis tareas consistieron en verificar que el servicio que nos ofreció
el hotel en la cotización fuera el mismo o mejor que nos proporcionaba durante el
desarrollo del evento, además se hacía una nómina en la cual se consideraba el
importe que recibía cada profesor por concepto de “pago de transporte”.
Es necesario hacer énfasis en que la cantidad que se plasmaba en la nómina de
transporte se conformaba de la sumar todos los comprobantes de transporte que
presentaban, además de una hoja en la que enlistaban los pagos no
comprobables como son: servicios de taxis o camionetas, esta cantidad se
duplicaba, ya que también les pagábamos el transporte de regreso a su
comunidad de origen, así que el importe final que se plasmaba en la “nómina de
pasajes”, era el doble de lo que presentaban y manifestaban a su llegada.
16
Una vez pagados los pasajes y concluido el evento, me presentaba en las oficinas
administrativas del hotel anfitrión, con la finalidad de hacer el corte de servicios
(hospedaje, alimentación, salones, equipo de audio y video, computadoras,
servicio de cafetería), que nos prestó y saber cuánto se debía pagar por ellos, una
vez revisadas las operaciones, y estando en común acuerdo ambas partes, el
hotel procedía a realizar la factura correspondiente, esta factura tenía como
soporte la lista de asistentes al evento con las habitaciones que se les asignaron,
también las comandas del restaurante se anexaban a esta factura.
Ya con la nómina de pasajes y la factura regresaba a la Dirección General de
Educación Indígena y presentaba al compañero encargado de coordinar este
programa los documentos que soportaban los pagos realizados, la factura se
turnaba al área de fiscalización para su revisión correspondiente y una vez
verificada se turnaba el documento original al área de contabilidad y una copia de
ésta junto con la orden de pago al área de caja, con la finalidad de que se
tramitara el pago correspondiente.
En este empleo mis relaciones laborales no sólo se limitaban a tratar con personal
administrativo, sino también con docentes, y para tener un ambiente laboral
adecuado, me interesé por aprender conceptos de pedagogía, psicología y
educación básica, fue así como las charlas sostenidas con el personal que
participó en los eventos siempre fue fluida y de manera cordial y comprensible.
Después de esta experiencia laboral y conociendo el objetivo y perfil de egreso de
los alumnos de la carrera de Administración Educativa, la cual es impartida en la
Universidad Pedagógica Nacional, decidí estudiar esta licenciatura ya que forma
profesionales de la educación especialistas en la administración y gestión de las
instituciones del Sistema Educativo Nacional, capaces de seleccionar y aplicar
principios, métodos y técnicas que permiten una organización eficiente que apoya
las tareas de enseñar, investigar y difundir la cultura con base en el análisis de los
diversos enfoques administrativos.
17
En el año de 1999 y hasta el 2006 me incorporé laboralmente a la Escuela
Secundaria General No. 157 “Juan Amós Comenio”, la cual se ubica en la calle de
San Raúl esquina San Cástulo, S/N., en la colonia Santa Ursula, Coapa,
Delegación Coyoacán, el puesto que desempeñé en este espacio educativo fue el
de Controlador y el organigrama es el siguiente:
18
Cuadro 1
1 Fuente: http://www.sep.gob.mx/es/sep1/directorio_de_escuelas (10 de enero del 2011; 13:23 horas)
Coordinación Sectorial de Educación Secundaria
Dirección Operativa No. 1
Zona 17
Dirección
Subdirección
Personal de Apoyo a la Educación
Personal Administrativo
Personal Docente
Orientación Vocacional
Servicio Médico Controlador Secretarias Trabajo
Social
Dirección Operativa No. 2
Dirección Operativa No. 7
Dirección Operativa No. 3
Dirección Operativa No. 4
Dirección Operativa No. 5
Dirección Operativa No. 6
Zona 72 Zona 73
Zona 18 Zona 19 Zona 20 Zona 21 Zona 22 Zona 69 Zona 70
Zona 71
09DESO130A 09DESO139S 09DESO229K 09DESO4130B 09DES4139T 09DESO157H 09DESO4229L
09DES4157I
19
El controlador de una escuela depende directamente del subdirector y tiene
relación directa con todos y cada uno de los profesores, asistentes educativos,
médico escolar, trabajadora o trabajador social, orientador u orientadora
vocacional, secretarias, subdirector o subdirectora y con el mismo director o
directora, ya que éstos acuden a la oficina de contraloría todas las veces que hay
una remuneración económica, pues es el controlador quien les proporciona su
pago correspondiente.
Otra de las funciones del controlador es controlar el material de limpieza que los
trabajadores de apoyo utilizan para sus actividades diarias, de la misma manera
reparte a los profesores y coordinadores de laboratorios el material que solicitaron
al inicio de año y que se obtiene a través de compras directas, que también el
mismo controlador en compañía del director realizan.
El perfil del Administrador Educativo es el que se requiere para obtener el puesto
de Controlador, ya que éste puede laborar en Instituciones Educativas encargadas
de planear, organizar, dirigir y evaluar el servicio educativo público y privado.
Las tareas encomendadas al controlador en el nivel secundarias, son el manejo de
nóminas, recursos financieros y recursos materiales.
En cuanto a manejo de nómina, mi actividad consistió en recoger las nóminas
junto con los cheques o talones de pago cada que existió una remuneración en el
departamento de pagaduría de la Dirección Operativa No. 6. Menciono que
siempre por normatividad y seguridad me acompañó una persona a realizar esta
actividad, una vez que tenía las nóminas con los cheques o en su defecto talones
de pago, procedía a entregarlos a cada trabajador, dicho trabajador plasmaba su
firma en la nómina que le correspondía, una vez que todos los beneficiarios
habían recogido su cheque o talón de pago, devolvía las nóminas debidamente
requisitadas al Departamento correspondiente en la Dirección Operativa No. 6,
para esta actividad me otorgaban 3 días hábiles.
20
Recursos Financieros es el área en la cual se manejan las entradas y salidas de
dinero, mismo que proviene de la Cooperativa Escolar o “Programa Escuela de
Calidad”, con estos recursos se adquieren bienes como son: papelería, material
didáctico, equipo de oficina, muebles para los salones, o bien se cubren otras
necesidades que el plantel requiera solventar.
Para realizar las compras en primer lugar se enlistan de manera jerárquica los
requerimientos y posteriormente se solventan de acuerdo a la lista hecha, es
necesario realizar varias cotizaciones de los bienes o servicios a adquirir o
contratar, para posteriormente poder tomar una decisión adecuada y así hacer
mejoras al plantel.
Si se adquiere el bien o servicio con recursos de cooperativa escolar, la factura
original se entrega al profesor encargado de llevar toda la administración de la
cooperativa, para que él a su vez pueda presentar los comprobantes al
departamento de cooperativas escolares, si el bien o servicio es adquirido con
recursos del “Programa Escuelas de Calidad”, entonces la factura original se
presenta al Departamento de Recursos Financieros, para que de esta manera se
justifique el importe del cheque que se entregó al plantel con la finalidad de
realizarle mejoras.
En el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección
Operativa No. 6 se registran todos los bienes instrumentales que el plantel
adquiere, ya sea a través de donaciones o por medio de adquisiciones propias,
estos bienes adquiridos son los que forman nuestro Inventario de Bienes
Instrumentales y es en este apartado donde localizo el problema a tratar, el cual
es: “Manejo y Control de Bienes Instrumentales”.
Para poder tener mayor claridad al momento de abordar la problemática a tratar,
es necesario describir algunas circunstancias que la generan, empiezo por decir
21
que el clima laboral en la escuela objeto de estudio es denso y muy pesado pues
hasta el día de hoy existe una división muy marcada entre profesores, dicha
situación genera muchos inconvenientes y repercute al momento de realizar el
levantamiento físico de inventario de bienes instrumentales. Este levantamiento
consiste en verificar que cada bien instrumental se encuentre en el lugar adecuado
y bajo la custodia de un responsable que lo esté resguardando. De acuerdo a las
Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes
muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, los bienes
instrumentales son aquellos bienes propiedad del gobierno federal y que están
bajo resguardo de alguna institución y para uso de la misma, debido a que están
en calidad de comodato, se debe tener un control preciso de ellos; sin embargo en
más de una vez los conflictos personales entre los trabajadores no permite realizar
esta tarea de manera satisfactoria, ya que los profesores se oponen a que se
revisen los bienes que están bajo su resguardo o bien dan fechas en las cuales es
imposible para el controlador realizar esta tarea.
La encomienda de realizar el levantamiento físico del inventario en la Escuela
Secundaria General No. 157 se agrava, debido a que el plantel cuenta con 3
turnos (matutino, vespertino y nocturno) y cada turno tiene su propia
administración, sin embargo los bienes se comparten.
Para esta función los 3 controladores deben estar en mutua comunicación, hecho
que en muchas ocasiones no se da, por no coincidir en horarios de trabajo.
Por lo anterior me enfocaré a tomar sólo la problemática que existe y se visualiza
en el turno matutino de la secundaria citada, empiezo por describir la
infraestructura que consta de:
18 salones para impartir la mayor cantidad de clases, un salón específico para
clases de música, 6 salones para talleres que son: Corte y Confección,
Taquimecanografía, Dibujo Técnico, Computación, Electrónica y Electrotecnia,
22
también cuenta con un laboratorio de Biología y otro de Física y Química, una Red
Escolar (Computadoras), un Aula de Medios, un edificio administrativo que se
conforma de la oficina del director, oficina del subdirector, oficina para la secretaria
de la dirección, oficina para las secretarias de grupos, una oficina de servicios, una
sala para profesores, baños para profesoras y baños para profesores, oficina de
trabajo social, oficina de orientación vocacional, enfermería, otra oficina más para
la contraloría y 3 bodegas.
Para poder tener un control adecuado de los bienes instrumentales que están
dentro de la escuela, y atendiendo al Reglamento Interior de la Secretaría de
Educación Pública (SEP), en el apartado que corresponde a la Subsecretaría de
Educación Básica, año con año se realiza el levantamiento del Inventario Físico de
Bienes Instrumentales, esta tarea consiste en revisar que cada bien se encuentre
en el lugar adecuado, así mismo bajo el resguardo de la persona que se sirve de
ese bien, cada bien aparece en el Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales
de la Secretaría de Educación Pública (SIBI-SEP), cuyo objeto es “la
sistematización del inventario de bienes instrumentales. El sistema cuenta con
cinco diferentes módulos: alta, baja, modificación, consulta y resguardo;
proporcionando así un adecuado control de los bienes instrumentales propiedad
de la dependencia. El SIBI-SEP permite a los usuarios tener acceso a toda la
información relacionada con éstos, cómo es el estado físico, resguardante,
ubicación, étc.” 1Cada inventario enlista únicamente los bienes que pertenecen a
cada unidad o plantel educativo, en este caso específico contiene los bienes de
los 3 turnos ya mencionados.
Para poder conformar el inventario se sigue este procedimiento:
La escuela adquiere bienes instrumentales a través de donaciones o compras
directas que el director del plantel realiza. Los recursos de que dispone el cuerpo
1 www.dgit.gob.mx/recursos-materiales-y-servicios/normatividad-vigente-sibisep (7 de enero del 2011, 13:15 horas)
23
administrativo de la escuela son las entradas de dinero que se hace llegar por
medio de la Cooperativa Escolar, aunque también obtiene recursos si está
participando en el “Programa Escuela de Calidad”; una vez que se tienen los
recursos financieros de cualquiera de estos dos programas, se procede a cotizar
el bien que se requiere y una vez elegido el proveedor se lleva a cabo la compra,
posteriormente se llenan los formatos de “Cédula Censal” y “Resguardo Individual
de Bienes Instrumentales”, mismos que emite el Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6, con la finalidad
de tramitar el alta en los inventarios.
El formato “Cédula Censal” es aquel donde se describe de manera minuciosa el
bien que se dará de alta en el inventario, contiene nueve columnas y se requisita
de la siguiente manera:
En la primer columna se anotan números progresivos de acuerdo a la variedad de
bienes a dar de alta, en la segunda columna se pone el nombre del bien (silla,
mesa, escritorio, pizarrón, corneta, étc.), en la tercera, las características de éste
(medidas, color, material, estructura, étc.), en la cuarta el tipo de adquisición
(compra directa o donación), en la quinta el valor estimativo (esto si no se cuenta
con factura que ampare la adquisición) y se obtiene de cotizar el bien vía
telefónica en algún comercio que lo tenga a la venta; en la sexta el valor real, el
cual se toma de la factura, en la siguiente la fecha de alta, en la que continúa la
“clave cabms”, ésta es el número de inventario que se compone de 28 dígitos pero
en primera instancia se colocan sólo 10, los cuales se obtienen del “Catálogo de
Bienes Muebles”, que lo emite la Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios Generales de la Secretaría de Educación Pública (SEP), los 18 restantes
los asigna el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la
Dirección Operativa No. 6, en la última columna se anota el nombre de la persona
que tendrá bajo su custodia el bien.
24
El formato “Resguardo Individual de Bienes Instrumentales” me sirve a mí
(controlador) y a los directivos (director y subdirector) para saber a qué persona se
le asignó la custodia del bien adquirido y contiene los siguientes datos:
Nombre y clave de la Unidad Responsable, nombre y clave del Plantel, los datos
del servidor público que tendrá bajo su custodia el bien (nombre completo, Clave
Única de Registro de Población), fecha en la cual se le asignó el bien y fecha de
elaboración del documento, regularmente estas fechas son iguales, en un
apartado específico la persona resguardante firmará de conformidad; el formato en
referencia también contiene una tabla de 4 columnas, en la primera se anota la
descripción del bien, en la segunda el número parcial de inventario (sólo 10 de los
28 dígitos que lo conforman y que es el mismo que se plasmó en la Cédula
Censal), en la siguiente el valor del bien de acuerdo a la factura o el estimativo
calculado que se tenga, en la última columna se anotan las observaciones, como
puede ser el lugar dónde se ubicará físicamente el bien, el color o quizá alguna
función específica.
Una vez requisitados los formatos descritos, anexo a estos una copia de la factura
que soporta la compra de los bienes a dar de alta y un oficio de “Solicitud de Alta”,
se entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la
Dirección Operativa No. 6 y espero respuesta que tarda aproximadamente uno o
dos meses. En la respuesta se indican los 18 dígitos restantes del número de
inventario asignado al bien o bienes que se enlistaron para su alta.
Cuando un bien se considera obsoleto, entonces reporto al Departamento de
Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6, que
dicho bien ya no puede ser utilizado y en ese momento se inicia el proceso de
“Baja de Bienes Instrumentales”.
25
Cabe señalar que el proceso de “Baja de Bienes Instrumentales”, se inicia cuando
a simple vista se considera necesario, ya que no existe un sistema Depreciación
de Bienes que dictamine esta obsolescencia.
Depreciación “es un gasto y es la expiración de “La capacidad Generadora de
Utilidades” de un activo fijo”. (Pyle, 1981, p.104)
El proceso de “Baja de Bienes Instrumentales”, se tramita mediante el formato
denominado: “Solicitud de Dictamen de No Utilidad”.
Este formato lo emite el Enlace de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales de la Subdirección de Almacenes de la Secretaría de Educación
Pública (SEP) a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales de la Dirección Operativa No. 6 y se requisita de la siguientes manera:
Se anota el nombre del área o plantel educativo que solicita la baja, la ubicación
física de los bienes, el nombre del responsable del área o plantel; y se llena una
tabla que contiene 10 columnas, en la primera se anota el número progresivo del
listado, en la segunda el número de inventario del bien a dar de baja, en la
siguiente se describe completamente el bien en cuestión, en la cuarta se describe
la unidad de medida del bien obsoleto (caja, pieza, juego), en la quinta anoto la
cantidad de bienes a dar de baja, en la siguiente se anota el precio unitario del
bien, en la séptima el valor total del o de los bienes a dar de baja, en la octava
columna se hace una descripción del dictamen de no utilidad, se pone la leyenda
“Que son desechos y no es posible su aprovechamiento”, en la novena columna
se anota el sustento legal para proceder a la baja que es la Fracción VIII, Inciso E
de las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de
bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, las cuales son
emitidas por la Secretaría de la Función Pública, la columna 10 se divide en 2
subcolumnas, la primera tiene la letra “R” y la segunda “D”, aquí se marca con “X”
26
sólo una de ellas, esto de acuerdo al diagnóstico del bien, la “R” significa
Reutilizable, la “D” Desecho.
También se anota el nombre o nombres de la persona o personas que elaboró o
elaboraron la “Solicitud de Dictamen de No Utilidad”, y quien o quienes lo
autorizan, y por último se plasma el sello de la institución que elaboró dicha
solicitud.
Después de haber requisitado el formato se elabora un oficio dirigido al jefe del
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección
Operativa No. 6, en el cual se informa del movimiento de baja y se anexa el
formato ya descrito, también en este caso es preciso esperar alrededor de 2
meses para poder recibir la respuesta a la petición, es necesario remarcar que los
procesos de alta y baja de bienes instrumentales, no son registrados de manera
oportuna en el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaría
de Educación Pública (SIBI-SEP).
Lo anterior genera un problema recurrente; cuando se hace el levantamiento físico
de bienes instrumentales, encuentro que bienes dados de baja y considerados ya
como tal, siguen apareciendo en dicho sistema, y bienes dados de alta aún no
aparecen, esta situación produce confusión y desorden.
Para poder sacar del plantel los bienes dados de baja , se necesita esperar el
“Programa de Desalojo Masivo de Bienes Muebles de Desecho en Centros de
Trabajo del Interior de la República”, el cual consiste en que la Secretaría de
Educación Pública a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios
Generales de la Coordinación Sectorial de Educación Secundaria, envía un
camión a las áreas o planteles educativos, con la finalidad de recoger los bienes
instrumentales obsoletos dados de baja; este programa tarda mucho en llevarse a
cabo, hablo de 3 a 5 años, y la tardanza genera mucha basura, pues las
27
autoridades de las áreas o planteles no pueden deshacerse de estos bienes
inservibles ya que implica malos entendidos y comentarios negativos.
Es en el levantamiento físico de bienes instrumentales, donde se detectan las
faltas de registros de altas o bajas de muebles.
Cuando encuentro una diferencia elaboro la correspondiente acta administrativa
en la cual plasmo las observaciones encontradas al momento de cotejar
físicamente los bienes instrumentales contra el listado del inventario que emite y
me envía el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la
Dirección Operativa No. 6, estas actas se remiten al Departamento citado
mediante un oficio, con la finalidad de que éste haga las correcciones necesarias y
emita un listado de bienes instrumentales correcto.
Para revisar los formatos de movimientos al inventario, remitirse al anexo 1.
28
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Derivado de la narración anterior, sobresale un problema de gran relevancia y me
refiero a: Manejo y Control de Bienes Instrumentales, ya que genera varios
inconvenientes, los cuales enlisto:
1. La Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amós Comenio”, no
tiene actualizado el inventario de los bienes instrumentales.
2. No se sabe con certeza el valor real de cada uno de los bienes
3. Los directivos y el controlador no tienen la cifra real de bienes
4. No existe un programa de depreciación
5. Los bienes pueden desaparecer con facilidad
6. La Secretaría de Educación Pública (SEP) no cuenta con un
programa de desalojo de bienes inservibles, con una periodicidad
adecuada.
Es importante señalar que al no llevar a cabo un programa de depreciación de
bienes, la Secretaría de Educación Pública (SEP) nunca tendrá cifras reales de
valores de bienes, ya que actualmente el manejo de inventarios por parte de dicha
Secretaría se rige bajo las “Normas Generales para el registro, afectación,
disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal
Centralizada” que emite la Secretaría de la Función Pública, en las cuales no
encontramos ninguna cláusula que nos dicte que debemos aplicar un sistema de
depreciación de bienes. Contablemente esto es incorrecto, pues un bien que se
29
adquirió en el año 1980, ya no tiene el mismo valor en el año 2010 y más aún si ya
está obsoleto.
De la misma manera al no tener actualizado el inventario, no podemos hablar de
cifras reales, ni de valores actualizados a la fecha que se requiera.
El “Programa de Desalojo Masivo de Bienes Muebles de Desecho en Centros de
Trabajo del Interior de la República” que utiliza actualmente la SEP, dicta que para
este programa “deberán considerarse aquellos bienes muebles que se
predictaminen como desecho de acuerdo con el inciso e) de la Fracción VIII de la
Segunda de las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y
baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada
(Normas Generales)”2, este inciso enuncia: “Que son desechos y no es posible su
reaprovechamiento”3, de tal manera que los bienes que se dan de baja a través
del programa referido, son completamente inservibles; esta manera de tramitar las
bajas de bienes muebles se presta a malos entendidos, pues con sólo tener una
parte de un bien se puede tramitar su baja, ya que no es necesario presentar el
bien completo.
Menciono que los “Programas de Desalojo Masivo de Bienes Muebles de Desecho
en Centros de Trabajo del Interior de la República” no tienen una periodicidad
adecuada, ya que se llevan a cabo cada 3 o 5 años, y es la misma Secretaría de
Educación Pública quien programa la fecha de desalojo apegándose a los
Lineamientos Operativos del Programa referido que en su fracción V.2.4 dice: “La
Dirección de Almacenes e Inventarios, después de revisar la información
relacionada en el punto V.2.3, informará vía correo electrónico a la Unidad
Administrativa solicitante de desalojos en el interior de la República, de la
2 www.dgit.gob.mx/administrativa/normateca-de-recursos-materiales-y-servicios 12 de enero del 2011 (13:50 horas) 3 www.funcionpublica.gob.mx/leyes/normas_gradbapf.html 11 de enero del 2011 (13.22 horas)
30
procedencia de su solicitud, así como la fecha programada para la visita de
desalojo por parte del comprador contratado por la SEP”. 4
Por último, la flexibilidad o imposición de los directivos ocasiona que los
resguardantes de bienes no tomen en serio su papel de “resguardante”, ya que en
ocasiones no reportan las faltas de bienes y en otras se ocupa como bodega algún
taller o espacio que hay en salones, con bienes que los profesores no necesitan,
esto ocasiona que se nieguen a firmar el resguardo correspondiente.
4 www.dgit.gob.mx/administrativa/normateca-de-recursos-materiales-y-servicios 12 de enero del 2011 (13:50 horas)
31
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
En el capítulo anterior determiné que de acuerdo a la experiencia laboral, el
problema a tratar en esta tesina es el “Manejo y Control de Bienes
Instrumentales”.
Para poder tener el control de los bienes instrumentales de la Escuela Secundaria
General No. 157 “Juan Amos Comenio” es necesario recurrir a la administración
de éstos, por tal motivo empiezo por definir lo que es la administración.
Según Lourdes Münch Galindo:
“Administración es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin
con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles” (Münch, 1990, p.25)
Münch (1990, p.25) cita a Henry Sisk y Mario Sverdlik que dicen de la
administración:
“Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación,
dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos”.
Otros conceptos de administración son los que nos da Carlos Colunga Dávila:
“1.-Proceso para lograr las metas de la organización, utilizando recursos y
trabajando por medio de personas.
2.-Proceso de planear, coordinar, ejecutar y controlar esfuerzos organizada y
sistemáticamente para un fin determinado.
32
3.-Proceso de planear, coordinar, ejecutar y controlar los recursos de una
organización para lograr los objetivos de la misma” (Colunga, 1996, p.A-29).
Las definiciones anteriores enuncian los siguientes subprocesos:
I.-Planeación:
• Subproceso del proceso administrativo que se sigue para determinar a
dónde y mediante qué acciones llegará la organización.
• Desarrollo sistemático de programas de acción para investigar el mercado,
determinar los objetivos, y analizar, evaluar y seleccionar las alternativas de
acción.
• Determinar, mediante una secuencia programada de operaciones, qué se
va a hacer y el plan de acción a seguir.
• Sustituir en el trabajador la improvisación.
• Decir qué analizar acerca de los clientes y del mercado, cómo hacerlo,
recabar información y, basados en ella, planear y programar un cambio.
• Acción que consiste en visualizar el futuro, determinando técnicamente si
es posible lograr lo que se desea y en trazar un programa de acción, que
tenga unidad, continuidad, flexibilidad y precisión.
• Establecer los objetivos organizacionales y la forma de lograrlos.
El principal propósito de la planeación estriba en ayudar a la organización a
alcanzar su misión, minimizando los riesgos e incrementando la posibilidad de
33
éxito, mediante la reducción de la incertidumbre y la aclaración de las
consecuencias de las acciones a tomar.” (Colunga, 1996, p.219).
II.-Control:
• Subproceso del proceso de administración que consiste en evaluar si las
cosas están pasando como se planeó y tomar las medidas de corrección
pertinentes.
• Evaluar si algo se está alejando de los objetivos y tomar las medidas
necesarias para acercarlo a los mismos.
• Comparar el rendimiento de los estándares, planes y objetivos establecidos
a fin de determinar si tal desempeño está acorde con estas normas y tomar
cualquier medida correctiva que se requiera.
• El control debe implementarse siempre que se den las 2 siguientes
premisas:
1.-No se está al 100% seguro de la efectividad de las medidas de prevención.
2.-Los beneficios estimados de las medidas a tomar son mayores que los costos
de llevarlos a cabo. (Colunga, 1996, p. 79-80).
III.- Coordinar:
• Subproceso del proceso de administración que consiste en crear y
mantener relaciones entre todos los recursos de la organización, indicando
los recursos que serán utilizados en cada actividad específica, y cuándo,
dónde y cómo se usarán.
34
• Subproceso del proceso de administración que consiste en estructurar las
relaciones entre las autoridades internas, las funciones y las
responsabilidades individuales.
• Subproceso del proceso de administración que consiste en proporcionar
todo lo necesario para el funcionamiento de la empresa, constituyendo el
doble organismo material y social de la misma, estableciendo autoridades,
jerarquías, funciones y responsabilidades a fin de determinar cómo se va a
hacer el trabajo.
• Proceso para establecer el uso metódico de los recursos organizacionales.
• Subproceso del proceso de administración que consiste en unir, organizar y
armonizar todas las actividades del negocio y las acciones y los esfuerzos
de cada miembro y de cada grupo para alcanzar del modo más eficaz los
planes señalados.
Su principal finalidad es establecer y relacionar todas las actividades y los
esfuerzos para trabajar en una sola dirección, utilizando racionalmente los
recursos organizacionales, mediante los siguientes pasos:
• Establecer las principales actividades planeadas para alcanzar los
objetivos.
• Agrupar las actividades en puestos.
• Asignar los recursos, autoridades y responsabilidad.
• Relacionar todas las actividades y los esfuerzos para trabajar en una sola
dirección. (Colunga, 1996, p.81-82).
35
Agustín Reyes Ponce define a la administración como:
“La técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la
coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una empresa” (Reyes,
1971, p.13).
De la misma manera enuncia los elementos de la mecánica administrativa en la
administración por resultados, los cuales son:
A.- Previsión.- Pre: antes, y visión: se refiere a todo aquello que tiene que fijarse
hasta determinar lo que podemos hacer. Dentro de la previsión considera 3
aspectos:
1) Objetivos
2) Investigaciones
3) Alternativas
B.-Planeación.-Consiste en fijar planos para orientar nuestra acción.
1) En primer lugar se formulan programas. La esencia de los programas es la
fijación del factor tiempo.
2) Los presupuestos. Son los planes estimados en cantidades.
3) Los procedimientos. Se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos
y secuencias, es decir, por el “cómo” concreto de cada actividad.
36
C.-Organización. Ésta se divide en:
La determinación y división de las funciones.
La fijación de niveles jerárquicos
Análisis de puestos
D.-Integración. Ésta comprende los siguientes aspectos:
a) Reclutamiento y selección del personal adecuado.
b) Introducción
c) Desarrollo
E.-Dirección.-Es aquí donde se encuentra ante todo con la autoridad, y su fuerza
motivadora.
F.-Control.- Se realiza en tres etapas
• Su fijación y establecimiento
• Operación
• Interpretación de los resultados” (Reyes, 1971, p.17-24).
Agustín Reyes también me proporciona otro concepto de la administración, éste
es atendiendo su etimología.
37
“La palabra administración, se forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio”. Esta
última palabra viene a su vez de “minister”, vocablo compuesto de “minus”,
comparativo de inferioridad, y del sufijo “ter”, que sirve como término de
comparación.
La etimología de minister, es pues diametralmente opuesta a la de “magister” : de
“magis”, comparativo de superioridad y de “ter”.
Si pues “magister” (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad –
el que ordena o dirige a otros en una función-, “minister” expresa precisamente lo
contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de
otro: el que presta un servicio a otro.
La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a
una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta.
Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos” (Reyes,
1966, p.15-16).
Reyes (1966, p.16) cita a G.P. Terry quien describe a la administración:
Administración: “Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el
esfuerzo ajeno”.
Chiavenato (2002, p.91) cita a Fayol, el cual determina los siguientes elementos
dentro del proceso administrativo:
1. Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.
2. Organizar: Construir las estructuras material y social de la empresa.
3. Dirigir: Guiar y orientar al personal.
38
4. Coordinar: Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.
5. Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas
y las órdenes dadas.
Ahora analizaré el concepto de “Inventario de Bienes Muebles” .
Contablemente hablando me refiero a un activo que se describe:
Propiedades que se poseen y tienen valor monetario; por ejemplo: dinero,
existencias, edificios, equipo. (Cashin, 1993, p.2).
Los activos se dividen en: Activo Fijo, Circulante y Activo Diferido, los recursos
materiales entran en la clasificación de Activo Fijo, pues en esta clasificación se
considera a la Planta y el Equipo, que se describen como:
“Los activos tangibles que tienen vida relativamente larga y que se utilizan en la
producción o venta de otros activos o servicios” (Pyle, 1981, p.122).
El inventario físico que se levanta en la Escuela Secundaria General No. 157
“Juan Amos Comenio” comprende el equipo que ésta posee, en éste se deben
registrar los aumentos y disminuciones de los mismos, con la finalidad de tener un
control adecuado y proporcionar información verídica y oportuna en cualquier
momento.
Para poder realizar este control es necesario aplicar la depreciación
correspondiente a cada bien instrumental, hecho que no se lleva a cabo, por tal
motivo iniciaré definiendo lo que es la depreciación de muebles.
39
“Cuando un negocio compra un edificio o una unidad de equipo, en realidad
compra un “potencial generador de utilidad”, día tras día, a medida que el activo es
utilizado en el desarrollo de las actividades u operaciones de un negocio, una
porción de este “potencial generador de utilidad” se consume o expira. (Pyle,
1981, p.104)
En Contabilidad se denomina depreciación a la expiración de este “potencial
generador de utilidad”. (Pyle, 1981, p.104)
La depreciación es un gasto y es la expiración de “la capacidad generadora de
utilidades” de un activo fijo. (Pyle, 1981, p.104)
Otro concepto de depreciación es:
“La cantidad de depreciación correspondiente a un activo fijo -esto es el costo
menos el valor de desecho- puede liquidarse en diferentes formas. Por ejemplo, la
cantidad puede repartirse equitativamente durante cierto número de años, lo que
se conoce como el método de depreciación directa o de línea recta. Hay dos
métodos de depreciación acelerada, el de la doble declinación de saldos y el de
los números dígitos, que señalan una mayor cantidad de depreciación para los
primeros años de servicio del equipo. El enfoque es que el costo total de
depreciación y de reparaciones debe ser aproximadamente el mismo cada año. En
el método de unidades de producción la depreciación se basa en cada ejercicio en
la cantidad de producción o unidades de producción”. (Cashin, 1993, p.181).
Es necesario mencionar que en el caso de la Escuela Secundaria General No. 157
“Juan Amos Comenio”, no se registra de manera contable depreciación alguna en
ningún bien, y sólo se da por obsoleto cuando el usuario así lo determina.
Existen varios tipos de depreciación, los cuales resultan funcionales para resolver
el problema que la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio”
40
presenta respecto al Manejo y Control de su Inventario de Bienes Instrumentales,
algunos tipos son:
MÉTODO DE DEPRECIACIÓN DIRECTA
Este es el método más sencillo y el que se usa más frecuentemente. Bajo este
método, una parte proporcional del costo del activo se asigna por igual a cada
ejercicio durante la vida útil prefijada para dicho activo. El cargo periódico se
expresa así:
COSTO- VALOR DE DESECHO
____________________________ = CARGO DE DEPRECIAIÓN ANUAL
VIDA ÚTIL (EN AÑOS)
EJEMPLO
Costo de la maquinaria $ 12,000; valor de desecho $ 2,000; vida útil prevista 5
años.
12,000 – 2,000
________________ = 2,000 por año
5
El asiento para registrar la depreciación sería:
Gastos de Depreciación, Maquinaria 2,000
Depreciación Acumulada, Maquinaria 2,000
(Cashin,1993, p.182)
41
MÉTODO DE NÚMEROS DÍGITOS
Los años de la vida útil del activo se numeran 1, 2, 3, etc., y las cantidades de
depreciación se basan en una serie de fracciones que tienen como común
denominador la suma de los dígitos de los años de vida útil del activo. El dígito
mayor se usa como numerador para el primer año, el dígito inmediatamente
anterior para el segundo, y así sucesivamente.
Ejemplo
Costo de la maquinaria $ 12,000; valor de desecho $ 2,000; vida útil prevista 5
años.
La cantidad depreciable es $12,000 – 2,000 = 10,000. Para calcular la fracción de
dicha cantidad que debe depreciarse cada año, se procede así:
(1) Se numeran los años 1, 2, 3, 4, 5.
(2) Se calcula la suma de los dígitos de los años S = 1+2+3+4+5=15
(3) La suma se convierte a una suma de fracciones
1/15 + 2/15 + 3/15 + 4/15 + 5/15 = 1.
(4) La anterior serie de fracciones se toma en su orden contrario como la
tasa de depreciación, así:
42
AÑO FRACCIÓN POR CANTIDAD IGUAL DEPRECIACIÓN
1 5/15 X 10,000 = 3.333
2 4/15 X 10,000 = 2.667
3 3/15 X 10,000 = 2.000
4 2/15 X 10,000 = 1.333
5 1/15 x 10,000 = 667
TOTAL DE DEPRECIACIÓN 10,000 Cuadro 2
Para una vida útil de N años, es mucho más sencillo usar la fórmula
N (N+1)
S = 1 + 2 + 3 + .... + N = ___________
2
(Cashin, 1993, p.182)
MÉTODO DE DOBLE DECLINACIÓN DE SALDOS
El método de doble declinación del saldo es el que da la mayor cifra de
depreciación en los primeros años y no reconoce el valor de desecho. En cambio,
el valor del activo que permanece en los libros al terminar el período de
depreciación se convierte en el valor de desecho. Muchas compañías prefieren el
método de doble declinación de saldos debido a lo rápidamente que se efectúa la
depreciación en los primeros años, que es cuando el activo presta su mayor
contribución al negocio y cuando se ha hecho el gasto. El procedimiento consiste
en aplicar una tasa fija al valor del activo que declina en los libros cada año. A
medida que declina el valor en los libros, la depreciación es cada vez menor.
43
EJEMPLO:
Un activo de $ 12,000 se deprecia en el curso de 5 años, siendo la tasa de doble
declinación de saldos 40% al año.
AÑO VALOR EN LOS LIBROS
AL COMENZAR EL AÑO
TASA DEPRECIACIÓN
POR AÑO
VALOR EN LOS
LIBROS AL FIN DEL
AÑO
1 $ 12,000 40 % $ 4,800 $ 7,200
2 7,200 40 % 2,880 4,320
3 4,320 40 % 1,728 2,592
4 2,592 40 % 1,037 1,555
5 1,555 40 % 622 933
Cuadro 3
El valor en los libros de $ 933 al fin del quinto año se convierte en el valor de
desecho.
(Cashin, 1993, p.183)
MÉTODO DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN
Cuando el uso del equipo varía sustancialmente de un año a otro, el método de
unidades de producción es el apropiado. Por ejemplo, en algunos años las
operaciones de aserrío y transporte de trozas pueden efectuarse durante 200 días,
en otros años durante 230 días y aún en otros años sólo durante 160 días, debido
a las condiciones del tiempo. Bajo este método la depreciación se calcula por
unidad de producción (como horas, kilómetros o libras) con la siguiente fórmula:
COSTO – VALOR DE SALVAMENTO ____________________________________________ = UNIDAD DE DEPRECIACIÓN
UNIDADES DE PRODUCCIÓN CALCULADAS DURANTE SU VIDA ÚTIL
44
El número total de unidades en cada año se multiplica luego por la unidad de
depreciación para obtener la cantidad de depreciación en ese año.
Este método tiene la ventaja de relacionar más directamente el costo de
depreciación con la renta.
EJEMPLO 6.
Costo de la maquinaria $ 12,000; valor de desecho 2,000; vida útil prevista 8,000
horas (5 años X 200 días/año X 8 horas/día).
12,000-2,000
___________ = 1,25 de depreciación por hora
8,000
Si durante el año en cuestión la maquinaria ha trabajado 1,800 horas, la
depreciación sería:
1,800 horas X 1,25 por hora = $ 2,250
Los cuatro métodos principales de depreciación se comparan en la tabla 12-1 a
continuación. Se supone que durante un período de cinco años de vida útil el
activo ha trabajado el siguiente número de horas: 1,800; 1,200; 2,000; 1,400 y
1,600. Costo del activo $ 12,000; valor de desecho $ 2,000.
45
CARGO DE DEPRECIACIÓN ANUAL
AÑO MÉTODO DIRECTO MÉTODO DE
NÚMEROS
DÍGITOS
MÉTODO DE
DOBLE
DECLINACIÓN DE
SALDOS
MÉTODO DE
UNIDAD DE
PRODUCCIÓN
1 2,000 3,333 4,800 2,250
2 2,000 2,667 2,880 1,500
3 2,000 2,000 1,728 2,500
4 2,000 1,333 1,037 1,750
5 2,000 667 622 2,000
Cuadro 4
(Cashin, 1993, p.184)
Analizando cada método de depreciación nos percatamos de que sí podemos
aplicar uno de ellos al caso específico de la Escuela Secundaria General No. 157
“Juan Amos Comenio”y éste nos llevará a tener en el Inventario de Bienes
Instrumentales, cifras reales y verídicas.
Para poder tener un buen Manejo y Control de Bienes Instrumentales es necesario
que me apegue no sólo a las técnicas de los teóricos, sino tomar en cuenta las
disposiciones que el Gobierno Federal hace a través de la Secretaría de la
Función Pública, ya que ésta emite las “Normas Generales para el Registro,
Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública
Federal Centralizada”, que es imprescindible considerar, pues la Escuela
Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio” depende del Gobierno Federal
y cualquier norma que éste emite debe ser respetada por la escuela.
Es necesario hacer mención que la Secretaría de la Función Pública y la
Secretaría de Educación Pública, manejan sus propias opiniones respecto a los
46
bienes instrumentales que tienen en calidad de comodato las dependencias
gubernamentales, para este caso en particular, es necesario tomar en cuenta los
lineamientos que ambas Secretarías emiten, primero por tratarse de una
dependencia gubernamental y segundo porque depende de la Secretaría de
Educación Pública directamente.
Por citar un ejemplo de dichos conceptos enunciaremos algunos: Bienes muebles,
baja, avalúo, Catálogo de Bienes Muebles (CABM), también las mismas normas
que dichas Secretarías emiten, nos proporcionan las herramientas para poder
manejar en tiempo y forma todos los movimientos (alta, baja) que se realizan al
inventario.
Para tener un mejor conocimiento de los conceptos y la normatividad, respecto a
los bienes muebles, ver anexo 2.
Comparando a los teóricos con lo que la Secretaría de Educación Pública emite,
nos percatamos de que el gran problema que existe respecto al Manejo y Control
de Bienes Instrumentales, no puede ser resulto de manera mágica, pues es la
misma Secretaría quien pone freno a la solución del problema ya que en ningún
momento, dentro de los conceptos que maneja y emite como reglamento,
considera la opción de llevar a cabo una depreciación de bienes instrumentales,
así como tampoco considera la venta de desechos, que también de esta forma se
pueden rescatar recursos financieros para el provecho de la comunidad
estudiantil.
Atendiendo a estos conceptos entonces nos encontramos que para poder tener un
control adecuado del inventario de bienes instrumentales, en el caso específico de
la “Escuela Secundaria General No. 157 Juan Amos Comenio”, deben participar
tanto docentes, administrativos, personal de apoyo a la educación y directivos, que
junto con el controlador quien es el encargado de realizar esta tarea, llevarán a
cabo todas las actividades necesarias para lograr el objetivo a cumplir.
47
Sin embargo no sólo es necesario la buena participación de todo el personal
requerido, sino que se tiene que hacer en primera instancia una planeación de las
actividades a realizar, alguien, en este caso es el controlador, debe dirigir y
controlar todas y cada una de las tareas que se tienen que desarrollar para lograr
que el Inventario de Bienes Instrumentales esté en óptimas condiciones.
Como mencionamos anteriormente el concepto de administración lleva implícitos
varios elementos, y tomaremos para el caso específico del Manejo y Control de
bienes Instrumentales de la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos
Comenio” los siguientes:
1. Objetivo. Es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr
fines o resultados.
2. Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimiento
del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.
3. Eficiencia. Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos
garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima
calidad.
4. Grupo Social. Para que la administración exista, es necesario que se dé
siempre dentro de un grupo social.
5. Coordinación de Recursos. Para administrar, se requiere combinar,
sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de
un fin común.
6. Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para
producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos
48
resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.
(Münch, 1990, p.26)
Si tomamos en cuenta los elementos y conceptos mencionados para poder llevar
a cabo el inventario físico de bienes instrumentales, tendremos éxito en la tarea
que año con año es encomendada por parte del Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6 a la Escuela
Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio”.
49
CAPÍTULO III POSIBLE SOLUCIÓN AL PROBLEMA PLANTEADO
Como ya lo plasmé en el capítulo I, el problema a solucionar es el “Manejo y
Control de Bienes Instrumentales”.
Los inventarios enlistan todos y cada uno de los bienes instrumentales en
propiedad de las diversas dependencias, dicho listado contiene:
Número de inventario
Descripción del bien
Precio unitario del bien instrumental
Valor del bien
Tipo de adquisición (donación o compra directa)
Unidad de medida el bien
Cantidad del bien (es) dado(s) de alta.
Para los bienes instrumentales la Secretaría de Educación Pública tienen un
concepto propio el cual es tomado de la Secretaría de la Función Pública, y se
enuncia:
“Los bienes muebles en propiedad federal que estén al servicio de las
dependencias”. (México. Secretaría de la Función Pública (2004). Normas
50
Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de
la Administración Pública Federal Centralizada)
También utilizan el término “Bienes Instrumentales” cuya definición dice:
“Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las
actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la asignación
de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza
y finalidad en el servicio”. (México. Secretaría de la Función Pública (2004).
Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes
Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada)
Hablando contablemente los bienes instrumentales por su naturaleza se clasifican
dentro del Activo Fijo.
De acuerdo al concepto de activo fijo mencionado, los bienes instrumentales que
se utilizan dentro de la Escuela Secundaria General No. 157, “Juan Amos
Comenio”, si bien tienen una vida larga, también es cierto que sufren un desgaste
y por consiguiente pierden su vida útil en determinado momento.
Para poder contablemente establecer tiempos o parámetros de vida útil de bienes
instrumentales, es necesario tener un control del valor real de dichos bienes y esto
lo logro a través de un sistema de depreciación.
Hago mención que dentro de las Normas que la Secretaría de Educación Pública
emite para el Manejo y Control de Bienes Muebles, no contempla un sistema de
depreciación, por tal motivo se declara obsoleto un bien cuando a simple vista así
le parece al usuario, esto atendiendo a la Normatividad de la Secretaría de la
Función Pública que para poder tramitar la baja de un bien instrumental, establece
el concepto de desecho que a la letra dice:
51
“Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes”.
(México. Secretaría de la Función Pública. (2004). Normas Generales para el
Registro, Afectación, Disposición y baja de Bienes Muebles de la Administración
Pública Federal Centralizada)
Cuando hablo de residuos y sobras de bienes es muy importante marcar que en
esta etapa se pueden “extraviar” muchos de ellos, ya que un bien se puede dividir
en varias partes y entonces cada parte se toma como una unidad de bien.
Entonces como primer punto es recomendable que la Secretaría de la Función
Pública establezca un Sistema de Depreciación de Bienes Instrumentales, para
así de esta manera aplicar un registro real y no sólo un criterio personal al
momento de dar de Baja un Bien.
Sugiero que para este fin se utilice el “Método de Depreciación Directa”.
Además es importante señalar que existen bienes inservibles que se siguen
contemplando dentro del inventario, esto ocurre por falta de comunicación entre
docentes, administrativos, personal de apoyo y controlador.
Cuando se detecta un bien inservible se procede a tramitar su baja de acuerdo a
la Normatividad de la Secretaría de Educación Pública, sin embargo, esta
operación se realiza de manera administrativa solamente, pues el bien debe
permanecer dentro del plantel hasta que la Coordinación Sectorial de Educación
Secundaria así lo determine.
Cuando hablamos de Bienes Instrumentales Inservibles dentro del plantel,
generalmente nos referimos a sillas, escritorios, butacas, pizarrones, mesas,
computadoras y anaqueles en condiciones de desecho.
52
Estos bienes inservibles, se concentran en un espacio dentro de la escuela,
normalmente se ocupan las azoteas pues aquí no suben los alumnos, ni personal
alguno.
No obstante también se llega a ocupar un lugar de la planta baja de los centros
educativos para amontonar los desechos del mobiliario, estas concentraciones de
muebles inservibles generan un aspecto poco agradable de los planteles, en la
escuela objeto de estudio, estos bienes inservibles se concentran en la azotea del
laboratorio de física y química y al costado derecho de la puerta de entrada
principal.
De la misma forma los bienes inservibles representan un peligro potencial para el
personal que labora en este centro de trabajo así como para los alumnos, pues ya
sea por descuido o accidente, podemos ocasionar involuntariamente con estos
desechos un suceso que cause daño a cualquier persona dentro de este plantel.
Para este problema la propuesta es que el Departamento de Recursos Materiales
y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6 implante un calendario
anual, con la finalidad de captar los bienes instrumentales inservibles que hay en
las escuelas.
Si se logra que esta Dirección Operativa destine un lugar específico para
almacenar los desechos de los planteles, los directivos evitan muchos problemas y
accidentes en las escuelas, además de terminar con el mal aspecto que este
problema genera.
Todo lo anterior se sugiere para poder controlar de manera física el inventario de
bienes instrumentales del plantel, con esto me refiero a los bienes que están en
uso y los bienes que se consideran inservibles.
53
Para poder tener un manejo adecuado y completo del Inventario de Bienes
Instrumentales es necesario considerar la parte de los registros contables.
En primer lugar se sugiere revisar las Normas Generales para el Registro,
Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública
Federal Centralizada, pues en la cláusula Décimo Segunda del capítulo “Registro
y Afectación dice:
“Los Oficiales Mayores y equivalentes en las dependencias establecerán las
medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez
al año y por muestreo físico cuando menos cada tres meses, cotejando los bienes
contra los registros en los inventarios”. (México. Secretaría de la Función Pública.
(2004). Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición y baja de
Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada)
“Cuando como resultado del levantamiento físico de inventarios detectamos
ausencia de bienes, se efectuarán las investigaciones necesarias para su
localización. Si una vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes
no son encontrados, se levantará el acta administrativa a que se alude en el
primer párrafo de la norma décima tercera y se notificará al órgano Interno de
Control a efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades a que
haya lugar, considerando para tal fin lo dispuesto en la norma quincuagésima
segunda”. (México. Secretaría de la Función Pública. (2004). Normas Generales
para el Registro, Afectación, Disposición y baja de Bienes Muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada).
Para poder obtener un listado de inventario de bienes instrumentales actualizado
se debe pasar por las siguientes instancias:
1. Contraloría
2. Subdirección del Plantel Educativo
54
3. Dirección de Escuela del Plantel Educativo
4. Dirección Operativa No. 6
Cabe destacar que los controladores tienen un registro al día de los movimientos
de altas y bajas de bienes instrumentales y la Dirección Operativa No. 6, tarda
mucho tiempo en registrar dichos movimientos.
Si bien es cierto que en la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos
Comenio” por normatividad se practican inventarios físicos año con año, también
es cierto que cada vez que se hace el levantamiento físico del inventario, es
necesario levantar actas administrativas.
En las actas administrativas, se plasman todas las observaciones que se
detectaron al momento de realizar el levantamiento físico del inventario,
principalmente se detectan estas incongruencias:
• Los bienes asignados originalmente a una persona se encuentran en poder
de otra.
• Ya no existen los bienes y no se hizo la notificación procedente.
• El bien asignado sufrió daño y se encuentra inservible.
• El número de inventario que se le asignó, no es el que se encuentra en el
“Listado de Inventario de Bienes Instrumentales” que se tiene en el plantel.
• El costo que aparece en el “Listado de Inventario de Bienes Instrumentales”
que se tiene en el plantel no es el correcto (de acuerdo al alta).
55
• Existe duplicidad de bienes en el “Listado de Inventario de Bienes
Instrumentales”.
• Existen físicamente bienes que no se encuentran registrados en el “Listado
de Inventario de Bienes Instrumentales”.
En las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de
Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, emitida por la
Secretaría de la Función Pública, el 21 de mayo del 2004, en el apartado para la
Subsecretaría de Educación Básica, Capítulo III, De las Facultades de los
Subsecretarios, en el artículo 6 dice:
“Al frente de cada Subsecretaría habrá un Subsecretario, a quien corresponderá el
ejercicio de las siguientes facultades:
XVI.- Proponer medidas para el mejoramiento administrativo de las unidades
administrativas que se le adscriban y, en su caso, para reorganización de las
mismas”.
Y en el capítulo IV, De las Facultades del Oficial Mayor, Artículo 7 menciona:
“Al frente de la Oficialía Mayor habrá un oficial Mayor, a quien corresponderá el
ejercicio de las siguientes facultades:
III.- Establecer, con la aprobación del Secretario, políticas, normas, sistemas y
procedimientos para la óptima administración de los recursos humanos, materiales
y financieros de las unidades administrativas, así como emitir las disposiciones
que regulen los procesos internos de ejecución presupuestal”.
Además en el artículo 37 del mismo capítulo refiere:
56
“Corresponde a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios el
ejercicio de las siguientes atribuciones:
I. Proponer normas para regular las actividades de administración de los recursos
materiales y la prestación de servicios generales cuya aplicación corresponda a
las unidades administrativas de la Secretaría, difundir las vigentes y verificar su
cumplimiento.
V. Llevar el inventario de los bienes muebles de la Secretaría y el procedimiento
que deba seguirse en lo relativo a su afectación y destino final.
VI. Llevar el registro de los bienes muebles asignados y destinados a la
Secretaría”.
Considerando lo establecido en la normatividad y con apego a la misma, no se
falta a ninguna norma si el Oficial Mayor tiene a bien establecer:
• Que las Dirección Operativa No. 6 controle los movimientos de bienes
instrumentales de la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos
Comenio” en tiempo y forma.
Esto es una solución acertada, pues dicha Dirección es una instancia no muy
alejada del plantel y sirve de enlace con las autoridades superiores.
De esta manera será mas fácil tener actualizado el listado del Inventario de Bienes
Instrumentales, pues las observaciones que se detecten en una primera revisión
física, se notifican mediante el acta correspondiente y se hacen las modificaciones
pertinentes en tiempo y forma.
Para poder lograr lo anterior, se sugiere que se implemente un Sistema
Computacional de Control de Inventarios.
57
Existen varias opciones para hacerse de un Sistema Computacional de
Inventarios, estas pueden ser:
1. Adquirir un programa ya elaborado
a) Con licencia para hacer modificaciones
b) Sin licencia para hacer modificaciones
2. Contratar a un programador para que éste haga la aplicación, ya sea desde
la Dirección Operativa No. 6, o bien dentro del plantel.
Señalo que todas y cada una de las opciones tiene sus ventajas y desventajas.
1.a) Adquirir un programa ya elaborado con licencia para hacer modificaciones.-
Esto implica que se puede comprar directamente de un proveedor este programa y
adecuarlo a las necesidades propias de la Dirección Operativa No. 6, quien llevará
a cabo el control de los diversos inventarios de bienes instrumentales, sin
embargo las licencias para modificaciones tienen una vigencia y al término de ésta
ya no podremos hacer cambios si es que se necesitaran.
1.b) Adquirir un programa ya elaborado sin licencia para hacer modificaciones.-
Esta adquisición implica un poco de inconveniente, ya que los programas que se
implementan en cuestión de sistemas para el control de inventarios, son muy
generales y en el caso de inventarios de planteles educativos se tienen ciertas
especificaciones.
Sin embargo existen programas muy recomendables como son:
58
• Aspel SAE.- Es un Sistema Administrativo Empresarial que permite
controlar la información y el manejo del inventario.
• Aspel COI.- Para un mejor control sobre los activos, se puede indicar los
datos correspondientes a su mantenimiento, como fecha y costo de último
mantenimiento; así mismo, se pueden registrar los datos de la póliza de
seguro de cada activo (no. de póliza, compañía aseguradora, monto
asegurado, entre otros), de manera que los diferentes reportes orienten al
usuario sobre las tareas de mantenimiento a realiza y las pólizas de
seguros a renovar.
Creación automática de pólizas de dar de alta, baja o depreciar activos.
2.) Contratar a un programador para que éste nos haga la aplicación.
Esta opción es muy adecuada, ya que de acuerdo a las necesidades que surjan, el
programador hará de manera específica el programa que conviene manejar, sin
embargo éste sistema tiene un alto costo pues se tienen que pagar honorarios al
programador y quizá deba realizar actualizaciones periódicas, mismas que
también tienen un costo.
Es de suma importancia resaltar que para hacer posible que la administración de
un negocio, empresa, o plantel educativo sea fructífera, será necesario que al
frente de ésta exista una gente capacitada para tal fin.
Hago mención que la mayoría de los Planteles Educativos (Jardín de niños,
primarias, secundarias), Inspecciones, Supervisiones, Direcciones Operativas o
Coordinaciones Sectoriales, no tienen como titular a una persona con el perfil que
se requiere para desempeñar de manera eficiente los puestos directivos.
El no tener al frente de cada instancia a una persona capacitada y con el perfil
adecuado, genera demasiados problemas administrativos.
59
Por lo anterior sugiero se tome en cuenta el perfil del Administrador Educativo,
para ocupar los puestos directivos ya que dicho perfil es:
Un profesional de la educación especialistas en la administración y gestión de las
instituciones del Sistema Educativo Nacional, capaz de seleccionar y aplicar
principios, métodos y técnicas que permitan una organización eficiente que apoye
las tareas de enseñar, investigar y difundir la cultura con base en el análisis de los
diversos enfoques administrativos y que puede:
• Explicar el papel y las implicaciones de los procesos administrativos en las
instituciones educativas a partir del conocimiento de las disciplinas
administrativas y del sistema educativo nacional.
• Analizar las políticas públicas en educación, legislación y organización de la
educación.
• Planificar, organizar, dirigir y evaluar proyectos que permitan la óptima
utilización de los recursos humanos, materiales y financieros para apoyar la
función educativa y cumplir cabalmente con el servicio educativo público.
• Instrumentar estrategias de acción para proponer soluciones a los
problemas de la administración de la educación.
• Realizar estudios grupales e interdisciplinarios que conduzcan a la eficacia
y eficiencia de los servicios educativos.
Y que cuenta con las herramientas para realizar tareas en:
• Instituciones educativas encargadas de planear, organizar, dirigir y evaluar
el servicio educativo público y privado.
60
• Instituciones de docencia en los niveles medio superior y superior, en áreas
afines a la administración.
• Centros de apoyo para la actualización de personal técnico y docente en los
avances del conocimiento administrativo.
61
CONCLUSIONES
En mi experiencia laboral me percaté de que en la Escuela Secundaria General
No. 157 “Juan Amos Comenio” se presenta un grave problema en el área de
recursos materiales, concretamente en el Manejo y Control de Bienes
Instrumentales.
Esto se debe a que la Dirección Operativa No. 6 hasta la fecha no ha implantado
un sistema de depreciación de bienes, y de la misma manera no cuenta con un
sistema computacional que permita el registro óptimo y oportuno de los
movimientos (altas y bajas) que se hacen al inventario, esto genera no tener el
inventario debidamente actualizado en cuanto a número de bienes y valor real de
los mismos.
De la misma manera es necesario señalar que la referida Dirección Operativa
carece de un calendario en el cual marque los tiempos y fechas para recolectar los
bienes que la escuela en referencia notifica como obsoletos, generando con esto
un peligro para la comunidad estudiantil.
De acuerdo a la normatividad vigente que dicta la Secretaría de la Función Pública
respecto al manejo de los bienes instrumentales que tiene bajo custodia la
Escuela Secundaria objeto de estudio, es posible implementar un sistema de
depreciación de bienes instrumentales y también la Secretaría de Educación
Pública, tiene la facultad de poder recolectar los bienes obsoletos en tiempo y
forma, lo cual puede hacer a través de la Dirección Operativa No. 6.
El controlador de la Escuela Secundaria Diurna No. 157 “Juan Amos Comenio”
cuenta con los conocimientos necesarios para poder llevar a cabo todos los
movimientos de altas y bajas de bienes instrumentales, además tienen las
62
herramientas necesarias para poder implantar un sistema de depreciación, esto se
debe a que dentro del profesiograma de reclutamiento, para obtener el puesto de
controlador se requiere presentar un vitae que indique que el candidato tiene
conocimientos administrativos y contables.
Cabe destacar que existen varios tipos de “Métodos de Depreciación”, y
cualquiera es funcional para implantarlo en la escuela que se estudia, sin embargo
el sugerido es el “Método de Depreciación Directa”, por ser el más sencillo y
práctico para aplicar en este caso específico de la Escuela Secundaria General
No. 157.
63
BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES CONSULTADAS
Cashin, James A. y Lerner, Joel J. (1993). Contabilidad I. México: Mc
Graw-Hill.
Chiavenato, Idalberto (2002). Introducción a la teoría general de la
administración. México: Mc Graw-Hill.
Colunga, Carlos (1996). La administración del 3er. milenio, diccionario
temático. México: Panorama.
Fuente: www.dgit.gob.mx/administrativa/normateca-de-recursos-materiales-
y-servicios. 12 de enero del 2011, 13:50 horas.
Fuente: www.dgit.gob.mx/recursos-materiales-y-servicios/normatividad-
vigente-sibisep. 7 de enero del 2011, 13:15 horas.
Fuente: www.funcionpublica.gob.mx/leyes/normas_gradbapf.html. 11 de
enero del 2011, 13.22 horas
Fuente: http://www.sep.gob.mx/wb/sep1/directorio de escuelas. 19 de mayo
del 2010, 11:21 horas.
Münch, Galindo Lourdes y García, Martínez José (1990). Fundamentos de
administración. México: Trillas.
Pyle, William W., Arch, White John y Larson, Kermit D. (1981). Principios
fundamentales de contabilidad. México: CECSA.
Real Academia Española (2001). Diccionario de la Lengua Española.
España: Espasa Calpe, S.A.
64
Reyes, Ponce Agustín (1966). Administración de empresas, teoría y
práctica. México: Limusa.
Reyes, Ponce Agustín (1971). Administración por objetivos. México:
Limusa.
SFP Normas Generales para el registro, afectación, disposición y baja de
bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada (2004).
México: Secretaría de la Función Pública.
65
ANEXOS
66
ANEXO 1 FORMATOS
67
68
69
70
ANEXO 2
71
SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO, AFECTACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
FEDERAL CENTRALIZADA
CAPÍTULO DISPOSICIONES GENERALES
SEGUNDA.- Para los efectos de estas Normas se entenderá por:
Acuerdo administrativo de desincorporación: el documento a través del cual el
Oficial Mayor o equivalente de las dependencias desincorporan del régimen de
dominio público los bienes y por lo tanto pierden su característica de inalienables.
Afectación: la asignación de los bienes muebles a un área, persona y/o servicio
determinados.
Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la
medida de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha
determinada. Es asimismo un dictamen técnico en el que se indica el valor de un
bien a partir de sus características físicas, su ubicación, su uso y de una
investigación y análisis de mercado.
Baja: la cancelación del registro de un bien en el inventario de la dependencia, una
vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado
o siniestrado.
Bienes: los bienes muebles de propiedad federal que estén al servicio de las
dependencias.
Bienes instrumentales: los considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles
72
de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual,
dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
CABM: el Catálogo de Bienes Muebles.
Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes.
Dictamen de no utilidad: el documento en el que se describe el bien y se acreditan
las causas de no utilidad en términos de la fracción VIII precedente.
Disposición final: el acto a través del cual se realiza la desincorporación
patrimonial (enajenación o destrucción).
Enajenación: la transmisión de la propiedad de un bien, como es el casa de la
venta, donación, permuta y dación en pago.
Responsable de los recursos materiales: el servidor público con rango no inferior a
Director General o equivalente en dependencias y órganos desconcentrados, que
tengan a su cargo la administración de los almacenes, y la distribución de bienes e
insumos.
CAPÍTULO REGISTRO Y AFECTACIÓN
CUARTA.- Para efectos del registro de los bienes en inventarios, éstos se
clasifican en “instrumentales” y “de consumo”, conforme a las definiciones
contenidas en las fracciones VI y VII de la norma segunda, respectivamente.
QUINTA.- La Secretaría emitirá y mantendrá actualizado el CABM. Las
dependencias deberán solicitar a la Secretaría que determine la clasificación e
73
incorporación de los bienes que adquieran, y que no estén considerados en dicho
catálogo.
SEXTA.- A los bienes instrumentales debe asignárseles un número de inventario
integrado por los dígitos del ramo presupuestal o la denominación o siglas de la
dependencia, la clave que le corresponda al bien de acuerdo con el CABM, el
progresivo que determine la propia dependencia y, en su caso, otros dígitos que
faciliten el control del bien, tales como el año de adquisición y la identificación de
la entidad federativa donde se localice.
Los controles de los inventarios se llevarán en forma documental o electrónica y
los números deberán coincidir con los que aparezcan etiquetados o emplacados
en los bienes.
Respecto a los BIENES DE CONSUMO se llevará un registro global.
SÉPTIMA.- Los bienes deben ser dados de alta en los inventarios a valor de
adquisición.
Los bienes que, en su caso, produzcan las dependencias se registrarán de
acuerdo con su costo de producción y los semovientes al valor que se cotice en el
mercado en la fecha de su adquisición, captura o nacimiento, según se trate.
En caso de no conocerse el valor de adquisición de algún bien, el mismo podrá ser
asignado, para fines administrativos de inventario por el responsable de los
recursos materiales, considerando el valor de otros bienes con características
similares o, en su defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que
juzgue pertinentes.
OCTAVA.- En el caso de que la dependencia carezca de documento que acredite
la propiedad del bien, el responsable de los recursos materiales procederá a
74
levantar acta en la que se hará constar que dicho bien es de propiedad federal y
que figura en los inventarios respectivos.
DECIMA PRIMERA.- Los bienes instrumentales serán objeto de resguardo
individual, medida que también podrá adoptarse en relación con los bienes de
consumo en los casos en que esto sea factible y conveniente a juicio de las
dependencias.
DECIMA SEGUNDA.- Los Oficiales Mayores y equivalentes en las dependencias
establecerán las medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales
cuando menos una vez al año y por muestreo físico cuando menos cada tres
meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios.
Cuando como resultado de la realización de inventarios los bienes no sean
localizados, se efectuarán las investigaciones necesarias para su localización. Si
una vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes no son
encontrados, se levantará el acta administrativa a que se alude en el primer
párrafo de la norma décima tercera y se notificará al Órgano Interno de Control a
efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades a que haya lugar,
considerando para tal fin lo dispuesto en la norma quincuagésima segunda.
DECIMA TERCERA.- Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado,
la dependencia deberá levantar acta administrativa haciendo constar los hechos,
así como cumplir con los demás actos y formalidades establecidas en la
legislación aplicable en cada caso, procediéndose a la baja.
En los casos de bienes robados, extraviados o siniestrados en los que se requiera
la transmisión de dominio a favor de las aseguradoras, se procederá previamente
a su desincorporación del régimen de dominio público, a través del acuerdo citado
en la norma décima sexta.
75
DECIMA CUARTA.- En todos los casos de transferencia o donaciones en especie
que reciban las dependencias se deberán cotejar el inventario indicado en los
documentos respectivos con el físico. De encontrar diferencias éstas se harán
constar en el acta administrativa de recepción.
Asimismo, el responsable de los recursos materiales verificará que se entreguen
los documentos legales que acrediten la propiedad de los bienes y, en su caso, los
permisos que permitan su uso.
CAPÍTULO
DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA
VIGÉSIMA.- El responsable de los recursos materiales debe establecer las
medidas que sean necesarias para evitar la acumulación de bienes no útiles, así
como desechos de los mismos.
VIGÉSIMA PRIMERA.- Las dependencias procederán a la enajenación,
transferencia o destrucción de sus bienes sólo cuando hayan dejado de serles
útiles.
El dictamen de no utilidad y la propuesta de disposición final del bien estarán a
cargo de:
• La Elaboración del Dictamen de No Utilidad.- Por el servidor público con
rango no inferior a Subdirector adscrito al área técnica o a la encargada de
los inventarios o almacenes, y
• La Autorización del Dictamen de No Utilidad y la propuesta de Disposición
Final.- Corresponderá de forma expresa al responsable de los recursos
materiales, o al servidor público de la misma jerarquía en el que se delegue
tal función en las delegaciones o representaciones en alguna entidad
76
federativa o región, distinta a aquella en la que se encuentre la sede
principal de la dependencia de que se trate.
El Dictamen de No Utilidad contendrá cuando menos:
• La identificación de los bienes no útiles. En este caso podrá anexarse una
lista en la que se identifiquen dichos bienes; así como, en su caso, el
número de inventario correspondiente.
• La determinación de si los bienes aún no son considerados como desecho,
o bien se encuentra con esta característica.
• La descripción de manera clara y contundente de porqué los bienes no son
útiles, en términos de la norma segunda fracción VIII.
• En su caso, la determinación de si se ubican en los supuestos del cuarto
párrafo del artículo 131 de la Ley.
• Fecha de elaboración, así como el nombre, cargo y firma de quien elabora
y autoriza el dictamen de no utilidad.
• En su caso, otra información que se considere necesaria para apoyar el
dictamen de no utilidad, tales como las normas emitidas conforme a la Ley
Federal sobre Metrología y Normalización; estudio costo beneficio,
dictámenes elaborados por peritos, etc. TRIGÉSIMA NOVENA.- Tratándose de la venta de desechos generados
periódicamente, su desincorporación patrimonial debe realizarse de manera
oportuna a través del procedimiento que corresponda, sin fraccionarlos, mediante
contratos con vigencia de hasta un año. Para el caso de una vigencia mayor se
requerirá la previa autorización del Comité o Subcomité, sin que pueda exceder de
dos años.
77
En su caso deberá pactarse la obligación de ajustar los precios en forma
proporcional a las variaciones que presente la lista o el índice que se determine.
La falta de retiro oportuno de los bienes podrá ser motivo de rescisión de contrato.
CUADRAGESIMA SEGUNDA.- La transferencia de bienes no entraña transmisión
de dominio, por lo que operará exclusivamente entre dependencias.
CUADRAGESIMA TERCERA.- Las dependencias podrán llevar a cabo la
destrucción de bienes cuando:
• Por sus características o condiciones entrañen riesgo en materia de
seguridad, salubridad o medio ambiente.
• Exista respecto de ellos disposición legal o administrativa que la ordene.
• Exista riesgo de uso fraudulento.
• Habiéndose agotado los procedimientos de enajenación viables, no exista
persona interesada.
La configuración de cualquiera de las hipótesis señaladas deberá acreditarse
fehacientemente.
En los supuestos a que se refieren las fracciones I y II, las dependencias deberán
observar las disposiciones legales o administrativas aplicables y la destrucción se
llevará a cabo en coordinación con las autoridades competentes, de requerirse
normativamente.
78
Las dependencias invitarán a un representante del órgano interno de control al
acto de destrucción de bienes, del que se levantará acta para constancia, misma
que será firmada por los asistentes.
CUADRAGESIMA QUINTA.- Sólo después de que se haya formalizado y
consumado la disposición final de los bienes conforme a estas Normas y demás
disposiciones aplicables, procederá su baja, la que también se deberá llevar a
cabo cuando el bien se hubiere extraviado en definitiva, robado o entregado a una
institución de seguros como consecuencia de un siniestro, una vez pagada la
suma correspondiente.
Las dependencias deberán registrar las bajas que efectúen, señalando su fecha,
causas y demás datos necesarios para conocer con precisión la disposición final
de los bienes de que se trate.
En el caso de muerte de semovientes susceptibles de enajenación, su baja
procederá hasta que ésta se haya realizado.
Las dependencias deberán informar a la Secretaría, dentro de los primeros diez
días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, sobre la
baja de sus bienes. Dicho informe deberá requisitarse en el formato que para tal
efecto se anexa con el número 4 a estas normas y se referirá a los bienes dados
de baja durante el trimestre inmediato anterior.
CAPITULO DISPOSICIONES FINALES
QUINCUAGÉSIMA SEGUNDA.- Cuando un servidor público extravíe un bien, la
Secretaría, a través del órgano interno de control, podrá dispensar el fincamiento
de las responsabilidades en que incurra, cumpliendo con los términos y
condiciones establecidos en el artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad
79
y Gasto Público Federal, siempre que el responsable resarza el daño ocasionado,
mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al
extraviado, o haga el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el
mercado para un bien igual o equivalente.
QUINCUAGÉSIMA CUARTA.- Las dependencias conservarán en forma ordenada
y sistemática toda la documentación relativa a los actos que realicen conforme a
las Normas, cuando menos por un lapso de cinco años, excepto la
documentación contable, en cuyo caso se estará a lo previsto por las
disposiciones aplicables.
80
REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA D.O.F. 21 / ENERO / 2005
SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA CAPÍTULO III
DE LAS FACULTADES DE LOS SUBSECRETARIOS ARTÍCULO 6.- Al frente de cada Subsecretaría habrá un Subsecretario, a quien
corresponderá el ejercicio de las siguientes facultades:
XVI.- Proponer medidas para el mejoramiento administrativo de las unidades
administrativas que se le adscriban y, en su caso, para reorganización de las
mismas.
CAPÍTULO IV
DE LAS FACULTADES DEL OFICIAL MAYOR ARTÍCULO 7.- Al frente de la Oficialía Mayor habrá un oficial Mayor, a quien
corresponderá el ejercicio de las siguientes facultades:
III.- Establecer, con la aprobación del Secretario, políticas, normas, sistemas y
procedimientos para la óptima administración de los recursos humanos, materiales
y financieros de las unidades administrativas, así como emitir las disposiciones
que regulen los procesos internos de ejecución presupuestal.
ARTÍCULO 37.- Corresponde a la Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios el ejercicio de las siguientes atribuciones:
I. Proponer normas para regular las actividades de administración de los recursos
materiales y la prestación de servicios generales cuya aplicación corresponda a
las unidades administrativas de la Secretaría, difundir las vigentes y verificar su
cumplimiento.
81
V. Llevar el inventario de los bienes muebles de la Secretaría y el procedimiento
que deba seguirse en lo relativo a su afectación y destino final.
VI. Llevar el registro de los bienes muebles asignados y destinados a la
Secretaría.
“Artículo 51.- Corresponde a la Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios el ejercicio de las siguientes atribuciones:
I.- Proponer normas para regular las actividades de administración de los recursos
materiales y la prestación de servicios generales cuya aplicación corresponda a
las unidades administrativas de la Secretaría, difundir las aprobadas y verificar su
cumplimiento;
II.- Analizar las requisiciones, evaluar los programas y presupuestos de
adquisiciones elaborados por las unidades administrativas de la Secretaría y
someterlos a la aprobación del Oficial Mayor, así como también verificar su
correcta ejecución;
III.- Tramitar la adquisición de bienes y la contratación de los servicios de apoyo
que requieran las unidades administrativas de la Secretaría;
IV.- Participar en los comités de adquisiciones o compras que se creen en los
órganos desconcentrados de la Secretaría;
V.- Llevar el inventario de los bienes muebles de la Secretaría, y el procedimiento
que deba seguirse en lo relativo a la afectación y destino final de dichos bienes;
VI.- Llevar el registro de los bienes muebles asignados y destinados a la
Secretaría, así como mantenerlo actualizado;
82
VII.- Propiciar, en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría,
la conservación, reparación, mantenimiento y adaptación del mobiliario,
maquinaria, equipo e instrumental destinado a la labor educativa y administrativa;
VIII.- Prestar los servicios generales de correspondencia, archivo, almacén, aseo,
intendencia, mantenimiento, taller automotriz, transportes, vigilancia y demás que
requieran las unidades administrativas de la Secretaría, así como mantener
asegurados sus bienes;
IX.- Conservar, reparar, mantener y adaptar los edificios destinados a labores
administrativas de la Secretaría;
X.- Participar en los programas de mantenimiento menor de los espacios
educativos destinados a educación básica y normal, previendo la participación
que, al efecto, deban tener el gobierno del Distrito Federal y las dependencias del
Ejecutivo Federal, así como también los mecanismos de participación social que
se den en la materia;
XI.- Supervisar el establecimiento y operación de los servicios de seguridad en las
unidades administrativas de la Secretaría, así como también proponer las que
resulten conducentes;
XII.- Coordinar el establecimiento y operación de los programas de protección civil
en las unidades administrativas de la Secretaría y asesorar en la materia a los
planteles en que se imparte educación de los tipos medio superior y superior, así
como a las entidades del sector educativo;
XIII.- Tramitar, en coordinación con la Dirección general de Asuntos Jurídicos, los
contratos de obra, adquisiciones, arrendamientos y de prestación de servicios de
las unidades administrativas de la Secretaría, así como también, con el apoyo de
83
la referida unidad administrativa, realizar los trámites necesarios ante las
autoridades competentes y las instituciones respectivas para recuperar las
garantías otorgadas por proveedores y contratistas, y
XIV.- Vigilar que las obras de construcción, reparación, adaptación o
mantenimiento se realicen conforme a las especificaciones de los contratos y
proyectos respectivos.”
Recommended