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Vinculación de la Administración
con la gestión documental
La experiencia de la SUGEVAL
21 de octubre del 2009
Agenda
• Administración.
• Gestión documental.
• La experiencia de SUGEVAL.
• Vinculaciones entre la Administración y
la Gestión Documental.
¿Administración?
• Múltiples definiciones.
• Resultados de muchas influencias.
Administración
Proceso de mantener un ambiente
en el que las personas trabajando
en grupos alcance con eficiencia
metas seleccionadas (Koontz).
¿Qué busca la Administración?
Persigue:
- Productividad: relación entre
resultados e insumos.
- Eficacia: cumplimiento de objetivos.
- Eficiencia: logro de las metas con la
menor cantidad de recursos.
¿Cómo conseguirlo?
A través del ciclo administrativo…
Planear
Organizar
Dirigir
Controlar
Tomar decisiones en forma sistemática acerca de las metas y
actividades que una persona, un grupo, una unidad de
trabajo o toda la organización perseguirán en el futuro.
Ensamblar y coordinar los recursos humanos,
financieros, físicos, de información y otros que
sean necesarios para lograr las metas.
Guiar al equipo al cumplimiento de
los objetivos por medio de un
desempeño elevado por parte de
los empleados.
Monitorear el progreso y
realizar los cambios que
corresponda.
Consideraciones importantes:
• La administración se aplica a todo tipo de
organizaciones (cada una es distinta).
• Para administrar (a cualquier nivel) se deben ejercer
las funciones de planeación, organización, dirección
y control.
• Cada administrador resuelve problemas distintos
propios de cada organización. No es una actividad
mecánica.
• Pero eso sí… Todos buscan superávit.
• Y en organizaciones sin fines de lucro?? Conseguir
más con menos…
Y todo esto…
¿Qué tiene ver con la Archivística y
con la gestión documental?
Todas las organizaciones
son productoras y gestoras de información…
• La información es un recurso fundamental para las
organizaciones.
• La información tiene un ciclo de vida que debe ser
gestionado.
• La información como recurso tiene un costo y un valor
que debe ser definido y medido dentro de la organización.
• La gestión de la información debe estar vinculada a la
estrategia corporativa de la organización.
¿De qué estamos hablando?...
¿Gestión documental?
Área de gestión administrativa relativa a conseguir
economía y eficiencia en las distintas fases del
ciclo de vida de los documentos:
Creación, mantenimiento, uso y disposición
(Consejo Internacional de Archivos)
Objetivos de la G.D.
• Racionalizar y normalizar la producción documental desde su producción hasta su destino final.
• Manejar integralmente los documentos y la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.
• Integrar las áreas de la organización en torno a objetivos comunes y a una política informativa total.
Objetivos de la G.D.
• Evaluar y valorar la documentación para
evitar la acumulación innecesaria de
información y reducir sus costos de
producción y conservación.
• Simplificar los trámites en los procesos
administrativos.
• Facilitar la rendición de cuentas y la
transparencia de información en la
organización.
La gestión documental
Aliado fundamental: tecnología…
1. Creación y captura de documentos electrónicos
(versiones y bitácoras).
2. Administración de flujos de trabajo.
3. Almacenamiento y conservación de la
información.
4. Gestión de las comunicaciones.
5. Sistemas de búsqueda y recuperación
documental.
6. Diferentes formatos de salida de documentos.
Proyecto de gestión documental
apoyado en tecnología
¿Cómo hacerlo?
1. Situación actual del archivo. Debe existir un diagnóstico previo – necesidad real, marco legal y administrativo, análisis costo-beneficio).
2. ¿De dónde surge la iniciativa? Es imperativo el apoyo de los niveles superiores de la organización.
3. Liderazgo para el proyecto. ¿Quién asumirá este rol y con qué equipo contará?
4. Existencia de instrumentos archivísticos. De no existir, deben diseñarse y reorganizar el archivo antes de iniciar el proyecto o en las fases tempranas.
5. Recursos disponibles para ejecutar el proyecto (materiales, financieros y otros, como tiempo).
Proyecto de gestión documental
apoyado en tecnología
Otras consideraciones:
• Diseño del sistema a la medida de la organización.
• Esfuerzo de capacitación intenso para garantizar la
comprensión de la herramienta.
• Definición de políticas y procedimientos en materia de
gestión documental.
La administración -a través del ciclo administrativo-
provee importantes herramientas para gestionar con
éxito este tipo de proyectos…
Análisis de una experiencia
• El caso de la SUGEVAL
Gestor Electrónico de Documentos
(GED)
• Sistema que administra todos los documentos de
carácter oficial que ingresan y salen de SUGEVAL,
así como toda la documentación oficial que se
produce internamente.
• Forma parte del Sistema Integrado de Información.
• Administración a cargo de Departamento de
Información y Comunicación.
Antecedentes
• Julio a diciembre de 1998:
Definición de normas para la gestión documental y reorganización del archivo institucional para dar paso a la automatización.
• Abril a julio de 1999:
Instalación, configuración y ajuste del paquete.
Antecedentes
• Agosto a octubre de 1999:
Pruebas, carga inicial de información, capacitación y difusión de políticas y procedimientos.
• Noviembre de 1999:
Puesta en producción.
ESTRATEGIA ADOPTADA
• Empleo del proceso administrativo (P.O.D.C.) y de otros enfoques gerenciales para alcanzar objetivos propuestos.
• Proyecto impulsado por el Despacho del Superintendente como uno de los pilares del proyecto de automatización de oficinas de la SUGEVAL.
• Participación de los usuarios en el diseño e implementación del sistema.
• Capacitación brindada a
los usuarios.
• Políticas y
procedimientos.
• Claridad en la relación con
otros sistemas desde el
inicio del proyecto.
• Creación de área
responsable para gestión
de información y
documentación
institucional.
Factores de éxito• Gerencia totalmente involucrada en el
proyecto.
• Definición previa de la estructura de archivo y de normas para la gestión documental.
• Equipo de trabajo muy calificado.
• Apoyo incondicional al proceso de capacitación del personal técnico.
• Integración con otras herramientas, como parte de la estrategia institucional.
• Participación de los usuarios.
• Poca resistencia al cambio. SUGEVAL es una organización joven.
Conclusiones
La Administración y la Gestión documental…
• Han estado al servicio de las organizaciones y han
evolucionado a lo largo del tiempo.
• Buscan el logro de objetivos con eficiencia y economía
de acción y de recursos.
• Son necesarias para enfrentar retos actuales de las
organizaciones: globalización, negocios
trasfronterizos, etc.
• Imprescindibles para el éxito y supervivencia de las
organizaciones.
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