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Parte14 Preparación de materiales para Los medios de comunicación

Capítulo 14 Objetivos •  Escribir un comunicado de prensa estándar o

multimedia •  Reconocer los componentes de una buena foto

publicitaria •  Preparar los kits de medios, alertas de prensa y

hojas informativas •  Usar técnicas probadas para el "terreno de

juego", una historia a un periodista •  Comprender la estructura de la sala de prensa

en línea de una organización •  Organizar entrevistas con los medios,

conferencias de prensa y visitas de medios de comunicación

La importancia de los medios de comunicación

•  Los medios tradicionales siguen siendo omnipresentes

•  El 70% de los adultos estadounidenses siguen las noticias locales

•  Son percibidos como fuente de información confiable

•  Relación simbiótica con los nuevos medios

El comunicado de prensa •  Creado por Ivy Lee en 1906 •  El objetivo principal es la difusión de

información a los medios de comunicación como: Periódicos, estaciones de televisión, y revistas

•  Los medios de comunicación se basan en comunicados de prensa por 2 razones: – Los reporteros y editores pasan la mayor parte de

su tiempo procesando información, no generandola

– Ninguna empresa de medios cuenta con personal suficiente para cubrir todos los eventos en la comunidad

Planificación de un comunicado de prensa

•  Preguntas que dan la dirección del comunicado y el propósito: – ¿Cuál es el mensaje clave? – ¿Quién es el público principal del comunicado? – ¿Qué gana el público objetivo con el producto o

servicio? – ¿Qué objetivo sirve para el comunicado? – ¿Es un comunicado de prensa el mejor formato para

la información?

El básico comunicado de prensa en linea

El comunicado de prensa multimedia

•  "Comunicado de prensa Inteligente" (SMR)

•  Insertar fotografías de alta resolucion / imágenes, vídeo y audio

•  El posicionamiento en buscadores (SEO) para aumentar la exposición

•  La inclusión de etiquetas de redes sociales

Consejos de escritura – Titulares claros y

concisos – Palabras clave de

enfoque en los primeros 2 párrafos

– Enlace temprano –  Incluye multimedia –  Incluye logo

Los componentes de las redes sociales y comunicados de Prensa

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Fotos de publicidad •  Los comunicados impresos y en linea

generamente estan acompañados por una foto 8 elementos a tener en cuenta •  Calidad •  Asunto •  Composición •  Acción •  Escala •  Ángulo de la cámara •  Iluminación •  Color

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Infografía

•  Debido a los hechos y las cifras pueden ser aburridos

•  ¿Por qué incluirlos? –  La gente es visual –  Los elementos visuales

ayudan con la historia –  Lo visual es más

compartible –  Los elementos visuales

tienen más poder de distribución

Kits de Medios •  Un kit de medios de

comunicación (un kit de prensa) se prepara normalmente para grandes eventos y lanzamientos de nuevos productos

•  Dale a editores y reporteros una variedad de información y recursos

Kits de Medios El Kit de medios tradicionales es una carpeta 9x12 con bolsillos interiores

–  Comunicado de prensa básica

–  Sección de noticias acerca del producto o servicio

–  Hojas de datos sobre el producto, organización o evento

–  Fotos –  Bios en el portavoz o

directores ejecutivos –  Folleto básico –  Información del contacto

•  El Kit de medios digitales distribuido por correo electrónico, página web, o una unidad flash

•  Puede incluir –  Fotos de producto –  Fotos del Delegado –  Información de Marcas

registradas –  Vínculos de asociación

de industria –  Catálogos de

productos –  Video clips

Mat Releases

•  Se utiliza un ángulo de función en lugar de una ventaja

•  Dirigido a proporcionar información útil de consumo / consejos sobre una variedad de temas con sólo una breve mención sin fines de lucro o corporación –  características –  Columnas regulares que ofrece un experto –  Un diseño de página a color que un periódico

puede publicar sin costo

Alertas de medios *MEDIA ALERT* y hojas

informativas •  El formato más común de los medios de asesoramiento

de alerta / los medios de comunicación son cortas, Puntos de elementos

•  Puede contener – El titular de una línea – Breve párrafo delineando la idea de la historia o evento – Algunos de 5W1H del periodismo – Alguien con quién ponerse en contacto para más información

Dos tipos de hojas informativas *FACT SHEET*

1.  Ficha de análisis Contiene información sobre las características de un nuevo producto que sirve como una referencia rápida para periodistas que escriben una historia

•  Perfil corporativo –  De una página,

con una lista con puntos que dan la hechos básicos acerca de una organización o empresa

El arte de lanzar *MEDIA PITCHING*

una historia •  Un terreno de juego se produce cuando los

profesionales y los publicistas de relaciones públicas se poneen en contacto con los editores para convencerlos acerca de una idea para una historia de interés periodístico

•  Variedad de canales para un campo – Llamada telefónica – Texto – E-mail –  Las redes sociales

•  Consultas de los medios de comunicación

… para hacer PITCH por E-mail •  Usar líneas de subtemas _ •  Vaya al grano •  Mantenga el mensaje breve •  No incluya archivos adjuntos •  Proporcione enlaces cuando sea necesario •  No enviar los mails a la "basura" •  Retire los receptores redundantes de la base de datos •  Permitir que los editores se bajen de su lista •  Establecer relaciones continuas

Distribución de materiales de medios

•  Los comunicados de prensa, fotos, carpetas de prensa y otros materiales de los medios pueden ser distribuidos por los cinco métodos principales

•  El correo de primera clase •  Fax •  E-mail •  Servicios de noticias electrónicas •  salas de prensa en linea

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Entrevistas de medios Preparación para una entrevista •  El profesional de las relaciones públicas debe ayudar al

entrevistado a decir algo que va a informar o entretener al público

•  Conocer el propósito de la entrevista para ensamblar hechos y datos para que los utilize el cliente

•  Estar bien familiarizado con el estilo del entrevistador La entrevista impresa •  Una conversación de persona a persona que se traduce

en una historia de 400-600 palabras •  Preguntar para aprobar una historia antes de la

publicación es visto de alguna forma o una censura

Conferencias de Prensa •  Una conferencia de prensa permite una rápida difusión

generalizada de observaciones y opiniones de personas a una serie de periodistas al mismo tiempo –  La planificación y la realización de una nueva conferencia

•  Profesionales de las relaciones públicas deben evaluar si la información se puede distribuir a través de los medios de comunicación o a través de un kit de prensa

•  Conferencias de prensa – Puede ser rentable, tienen mejor asistencia y tienen un mayor

impacto

Consejos para organizar una rueda de prensa

•  Seleccione una ubicación conveniente •  Considere la fecha y la hora •  Distribuya un comunicado de prensa •  Escriba una declaración para que las utilice el la portavoz

– Ayúdelo a ensayar •  Anticipe las preguntas que prensa puede hacer •  Prepare el Kit de medios •  Prepare los materiales visuales como sea necesario •  Haga los arreglos por adelantado para la sala •  Llegue de 30 a 60 minutos antes

Giras de medios y fiestas de prensa

•  Hay 3 tipos de giras de medios –  De viaje o "cuajada" –  Viaje de familiarización

o "fam trip" –  Ejecutivos de una

organización viajan a ciudades clave y hablan con los editores seleccionados

•  Fiestas de prensa –  Pueden ser en el

almuerzo, la cena o el cóctel

–  El anfitrión eleva al final del período de socialización para hacer el "pitch"

–  Las fiestas abren canales de comunicación

Parte 15 Radio y televisión

Objetivos •  Conocer el procedimiento para reservar un

invitado en un programa de entrevistas •  Entender la estrategia de colocación de

productos en programas de televisión •  Escribir comunicados de prensa de radio y

noticias en vídeo •  Preparar anuncios de servicio público (PSAs)

para su difusión •  Entender los componentes de recorridos de

medios por radio y giras de medios por satélite

El alcance de la radio y la televisión

•  La radio y la televisión son importantes canales de comunicación para especialistas en relaciones públicas

•  La radio llega al 92% y la TV llega al 95% de la población de Estados Unidos

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Radio

• Comunicados de prensa en audio (ANRs) – Difieren en 3 formas de comunicados de prensa en línea • Escrito para el oído • Conciso y al punto (1 minuto = 125 palabras)

• Escritura estilo conversacional

Noticias de Prensa en audio •  Formato

–  actualidad –  Locutor + Soundbite

•  Producción y Entrega –  Escribir el guión –  Grabación –  Entregar el producto

basado en las especificaciones de la estación

–  El uso de ANRS –  Rentable –  Dirigido a un grupo –  Consejos generales

•  Puntualidad •  Localización •  La humanización •  Atractivo visual

anuncios de servicio público en radio

•  Formato y Producción –  Presentar múltiples versiones

de longitud variable •  60,30, 20, 15, o 10

segundos.

•  Adición de sonido –  música de fondo –  Los efectos de sonido –  Múltiples voces

•  Entrega –  guión de correo –  Envío de CD –  Número 800 –  Descargas

•  Uso –  Algunos de los mejores temas

•  historias locales •  Cuestiones de la infancia

–  Los anuncios de servicio público en radio por lo general no se ejecutan en horarios de máxima audiencia

Tour de medios de radio (RMT)

•  El portavoz hace entrevistas en todo el país •  tareas de RP

–  Escucha el programa –  Entender el formato –  Leer las biografias de los anfitriones –  Conocer a los huéspedes anteriores –  Atar a los RMT a los temas por los que el público se preocupa –  Considerar la hora del día

Televisión

•  Enviar un comunicado de prensa estándar •  Enviar una alerta de de medios o de

asesoramiento •  Hacer un lanzamiento •  Producir un comunicado de prensa de vídeo

(VNR) •  Llevar a cabo una gira de medios por satélite

(SMT) •  Encargado de las apariencias del portavoz •  Product Placement

Comunicado de prensa audiovisual

•  Formato •  90 segundos informe sobre

de noticias •  B-roll •  Identificación de la fuente

del vídeo •  Guión, información de los

portavoces, contactos con los medios, soundbites adicionales y el fondo de la historia

•  Producción •  Dele a los directores de noticias

flexibilidad •  Mantenga en mente imágenes

de las noticias •  Nunca superponer información

por escrito •  Nunca use reportero de stand-up •  Proporcionar un punto de vista

local •  Utilice buenas imágenes

El nuevo “Normal”: Empaque B-Roll

•  El 70% de los a los directores de noticias quieren VNR con grabado en eventos

•  No formalmente una historia con guion –  Permite al personal de

noticias escoger

Anuncios de servicio publico en televisión (PSA)

•  Todavía se aplican directrices de radio PSA –  agregar elementos

visuales •  opciones de formato

–  Voz en off –  Talking Head –  Acción / técnicas de

movimiento

Tours de satelite de medios

•  Entrevistas reservadas previamente desde una ubicación fija

•  Tiempo eficiente •  Pocas opciones

–  Bloquear el momento del portavoz

–  En la ubicación

Canales de noticias

•  Proporcione  vídeo  y  soundbites    

•  Satélite  o  podcast  

Segment  on  News  Programs  

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Aspectos de los invitados

•  3 claves para el éxito •  Preparación •  Discurso conciso •  Relajación

Talk shows y magazine shows

Talk Shows •  Los espectadores ven y

oyen del portavoz directamente

•  El invitado ideal –  Agradable y accesible –  Tiene opiniones fuertes –  Apasionado por el tema –  Capaz de debatir sin

tomarselo personal –  Tiene atractivo y

personalidad extrovertida

Mgazine shows •  Formateado en variedad

de segmentos de vídeo •  Interés humano •  Elemento local

Elegir a un invitado especial Checklist •  ¿Es el tema de interés

periodístico? •  ¿Es el tema oportuno? •  ¿La información es útil

para los espectadores? •  ¿El del portavoz tienen un

atractivo ? •  ¿Puede el portavoz

mantenerse en el camino? •  ¿Puede el del portavoz

abstenerse de volverse demasiado comercial?

•  "Bookers" •  Acercamientos

–  Llamar al Booker directamente

–  E-mail •  Atender a la

preferencia •  Proporcionar clips

cuando se le solicite •  Ser honesto

Product Placement •  Plugs

–  CIne •  E.T. and Reese’s Pieces

–  Programas de televicion y juegos

•  The Price is Right –  A veces una cuestión de

beneficio mutuo •  ¿Necesita un lugar para

disparar?

•  Issues placement –  Incluye tema destacado

en la línea de la trama –  Da educación pública en

cierta manera –  Proporciona una visión

más equilibrada •  DJs y eventos

patrocinados por los medios de comunicación