Wissens- und Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft · 2009-10-30 · Ausgangslage –...

Wissens- und Informationsmanagement im ERP-Projektgeschäft

Rudolf Obholzer, Terna Marketing

Inhalt

Unternehmensinformation

Ausgangslage

Zielsetzung

HELIOS – Terna Informationsmanagementplattform

Grundstruktur

Internes Wissens- und Informationsmanagement

HELIOS Intranetportal

Wissens- und Informationsmanagement im Projektgeschäft

Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009 2

Das Unternehmen

Terna GmbH – Zentrum für Business Software

4 Jahre4 Standorte60 Mitarbeiter

ternaWien

ternaNürnberg

ternaInnsbruck

ternaZug

Differenzierung

ERP GPMEnterprise Ressource

Planning

Informationstechnologie

Geschäftsprozess

Management

Terna Struktur

GeschäftsprozessmanagementAnalyse, Optimierung, Softwareauswahl

IT Beratung

TechnologieHardware, Netzwerke, Datenbanken, kundenspez. Entwicklung in Java, .Net, X++

M3 Dynamics AXSupportWartung

Terna Kernkompetenzen

InformationstechnologieStrategische IT-BeratungImplementierung und Optimierung InfrastrukturSoftwareentwicklung

Geschäftsprozesse Analyse und OptimierungProcess4.biz

International führende ERP-LösungenVertriebImplementierungSupport/Wartung

Inhalt

Ausgangslage

Zielsetzung

Grundstruktur

Ausgangslage

Papier, Akten File-Server, Gruppenlaufwerke Textverarbeitung, Tabellen

Mensch, Mitarbeiter

Outlook, E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben

Datenbanken

Papierkorb

Software

Intranet

ERP Extranet

WikiDMS

Internet

Ausgangslage - Arbeitszeitnutzung

Besprechungen20%

Generieren von Daten40%

Unterbrechungen / Störungen10%

Suchen von Informationen30%

Ausgangslage – Informationspotential

Quelle: “The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research Juli 2007

Viele der digitalen Informationen stehen auf individuellen Festplatten oder persönlichen Dateien.

Mitarbeiter bekommen relevante Information direktvon anderen Benutzern

Die einzelnen Menschen sind im Eigentum des Wissens– verlassen sie das Unternehmen, ist auch das Wissenverloren.

Inhalt

Ausgangslage

Zielsetzung

Grundstruktur

Zielsetzung von HELIOS

zentrale und umfassende Informations- und Wissensverwaltung im Unternehmen schaffenVereinigung und Integration der Informationen verschiedenster Systeme und Technologien im Unternehmen auf eine Plattformzentrale Portallösung für einfachen, schnellen InfozugangKommunikationsplattform für Mitarbeiter, Kunden und Partner schaffenInformationen zugänglich machen und archivierenWorkflow, Workflowketten und FreigabeprozesseIntegriertes Formularmanagement für die Organisation Launch- und Linkportal für verteilte Anwendungen Gobale Volltext-Suchportale über alle Informationsbereiche

Zielsetzung von HELIOS

E-Mail Verkehr reduzierenMitarbeiter informieren, motivieren und einbindenDokumentenarchivierung und Ablage Versionierung von Inhalten und DokumentenAktives Informationsmanagement (RSS, Notifications)Reporting auf Basis von eingepflegten Inhalten KPI-Portale und Übersichten

Inhalt

Ausgangslage

Zielsetzung

Grundstruktur

HELIOS - Struktur

Papier, Akten

File-Server, Gruppenlaufwerk

TextverarbeitungTabellen

MenschMitarbeiter

Outlook, E-Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben

DatenbankenVernichtet Software

Intranet

Extranet

Internet

Sharepoint Portal Server - Bereiche

Sharepoint Struktur

Abteilung

Unternehmen

Extranet

Internet

Individuell

Business Applications

Sharepoint – Projektablauf

Step-1: Grundstruktur aufbauenAnalyse der Unternehmensinformationen (IST-Analyse)Konzipierung und Definition der InformationsstrukturierungAusarbeitung der Plattformen, Berechtigungen und WorflowsInstallation der Sharepoint Plattform, InfoPath und BackOffice als Basis Anlage der Informationsstrukturen (Plattformen, Portale, Bibliotheken)

Step-2: Informationsabbildung und IntegrationTransfer der Informationen in SharepointAblöse und Erstellung von Formularen und integr. Anwendungen Anbindung von Zusatzdatenbanken über BDC (Definitions)Anbindung von Informationen aus dem ERP-System (WebParts, etc.)ggf. Modifikationen auf individuelle Bedürfnisse

Wissens-/Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft28.10.2009

Inhalt

Ausgangslage

Zielsetzung

Grundstruktur

Informationen im Marketing/Sales

Informationsinput Internet:Eigene Website

AnfragenAnalyse

NewsletterNews-RSS-FeedsAuswahlportaleBlogsForenSoziale Netzwerke(z.B. XING, Twitter, …)

Informationsinput Mensch:TelemarketingMarketingEvents/KampagnenMessenPersönliche Kontakte

Inputfaktoren

Internet Mensch sonstige

ERP/CRM System

Inhalt

Ausgangslage

Zielsetzung

Grundstruktur

HELIOS - Intranet

„HELIOS“ steht für eine zusammenfassende, um einen gemeinsamen zentralen Kern strukturierte Umgebung für Wissens- und Informationsmanagement im Unternehmen.

HELIOS - Übersicht

HELIOS

HELIOS/operativ

Interne Projekte Administration

IT Marketing/Sales

Dynamics AX Lawson M3

HELIOS/central

Kunden Projektmanagement

externer Zugriff

HELIOS/management

BI/KPI

Statistiken

Mitarbeiterinfo

HELIOS/mySite

Social Network

Mitarbeitermatrix

Search Workflows

Aufbau HELIOS Portale

Ankündigungen und Neuigkeiten (neue Mitarbeiter,Geburtstage, usw.)Persönliche Aufgaben (über alle Portale hinweg)

Projektportal

ProduktentwicklungsportalÜbersicht und Planung der in Entwicklung befindlicher interner Projekte und neuer Produkte

jeder MA hat die Möglichkeit den Stand der Entwicklung der verschiedenen Produkte zu verfolgen und kann sich einbringen

Administrationsportal

HELIOS Administration

Mitarbeiterportal

Reisekostenabrechnung

Dokumente/Vorlagen

Urlaubsantrag

Mitarbeiter Wiki

Kundenportal

Projektanträge

Gutschriftenantrag

Dokumente/Vorlagen

Kunden Wiki

Partnerportal

Dokumente/Vorlagen

Partner Wiki

Logodatenbank

Mitarbeiter WIKI

IT Portal

Sales/Marketing Portal

Outlook Integration

Veranstaltungsplanung

Produktportal

Alle Informationen zur ERP Lösung und sämtliche Projekterfahrungen

Modifikationsübersicht

Direkte Integration ins Ticketsystem

Inhalt

Ausgangslage

Zielsetzung

Grundstruktur

Wissens- und Informationsmanagement im Projekt

Wissen im Projektmanagement

Wissen ist in Kontext gebrachte, handlungs- und entscheidungsrelevante Informationen

Praktische Wissen = Wissen allgemein und die Anwendung des WissensErfahrung = Anwendung des Wissens aus früheren Erfahrungen

Wissen ist dabei meist an Personen gebundenweil es von der Person entwickelt, angewandt und transferiert wirdweil Wissen Macht darstellt

Aufgabe des Wissensmanagement in Projektmanagement:Individuelle Zugänge zu Wissen schaffenGrundwissen dokumentierenSpezialwissen über die Projektbeteiligten weiterzugebenMöglichkeiten/Anreize zur Wissensteilung schaffen

Voraussetzungen:Technologische Plattform mit Tools

Einfach zu bedienen und zu lernenIntegrationsmöglichkeiten anderer Systeme

Motivation und Wille der beteiligen PersonenVerankerung auf Führungsebene

Projektauftrag Projektstart Projektcontrolling Projektkriese Projektabschluss Projektevaluierung

Projektstart erfordert am meisten WissenAm Ende des Projektes kann sehr viel Wissen für die nächsten Projekte gewonnen werden.

Lessons learnedEvaluierung der Ziele

MultiprojektmanagementDurch HELIOS/central PlattformLernen von vorherigen ProjektenIntegration von Projektmanagementerfahrungen in die unternehmensweite HELIOS/operative Basis.

Strategische Nutzung von projektübergreifenden WissenVernetzung vom „Know How“ aller ProjektmitarbeiterSchneller Zugang zu Informationen und Lösungen

AllgemeinesProjektmanagementmaterial:ProjektorganisationProjektplanProjekthandbuch

sämtliche Projektprotokolle

Prozessdefinitionen (mit Integration ins Process4biz)

HELIOS/management

HELIOS/mySite

Wissens- und Informationsmanagement im ERP Projektgeschäft · 2009-10-30 · Ausgangslage –...

Documents

Integriertes Informationsmanagement

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