WORKSHOP MELHORIA DE PROCESSOS · 2010-12-13 · Mapeamento de Processos Análise e melhoria de...

WORKSHOPMELHORIA DE PROCESSOS

WORKSHOP III – Análise e Melhoria de Processos

Superintendência de Planejamento e GestãoEscritório de Processos Organizacionais

Goiânia, 17 de junho de 2009

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Organização Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Desempenho do Expositor

Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Material Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Muito Bom Bom Regular Ruim Muito ruim Branco0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Auto-Avaliação Workshop 1 Workshop 2

1) Feedback da Avaliação

Atendeu Superou Não Atendeu0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Avaliação Geral Workshop 1 Workshop 2

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

3) O que foi feito pelo EPO?

→Análise criteriosa do material encaminhado: form. 03 – Mapeamento de Processos e form. 04 – Fluxograma

→Ajustes nos fluxogramas quanto à questão dos atores e do detalhamento

3) O que foi feito pelo EPO?

→Discussão com as áreas quanto ao alinhamento entre as etapas e os elementos do processo com o fluxograma

→Padronização do mapeamento e dos fluxogramas dos processos priorizados, e da nomenclatura utilizada

MACROFLUXO DAS 4 FASESP

lan

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ento

Map

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ento

de

Pro

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An

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mel

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de

pro

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das

m

elh

ori

as

Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metasFIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

MACROFLUXO DAS 4 FASES

Pla

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Pré-requisitosFormação e capacitação

EPO

Definição de Atribuições

EPO e Unidades

Levantamento das atividades

e normas

Mapeamento dos processos

Identificação dos elementos e do objetivo

Desenho do fluxograma

atual

Análise e melhoria dos

processos

Identificação dos problemas,

causas e soluções

Implementação das melhorias

Desenho do novo

fluxograma

Definição dos indicadores e

metasFIM

Priorização dos problemas

Desenvolvimento das soluções

Documentação do processo

Monitoramento e avaliação do

processo

Priorização do processo a ser

melhorado

SITUAÇÃO ATUAL

SITUAÇÃO ATUAL E

DESEJADA

SITUAÇÃO DESEJADA

FASE 3 – ANÁLISE E MELHORIA DE PROCESSOS

Pág. 21 – Manual de Apoio

SITUAÇÃO ATUAL E DESEJADA

FASE 3 –Análise e melhoria

de processos - Detalhamento

(pág.22)

4) Base conceitual

Como definir os seus problemas?

Problema é a diferença entre seu resultado atual e

um valor desejado, chamado META. (FONTE: Vicente

Falconi Campos)

Resolver problemas é atingir metas.(FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Existem problemas bons e problemas ruins

Problemas ruins: são aqueles provenientes das

anomalias ou desvios do padrão e devem ser

eliminados o quanto antes. São aqueles

inesperados. (FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Existem problemas bons e problemas ruins

Problemas bons: são os que surgem a partir de

novas metas de melhoria. Estes sempre existirão. (FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Por onde começar?

O gerente deve iniciar o seu trabalho de melhoria

(atingimento de metas ou solução de problemas)

pelo “pior problema” ou “meta prioritária” ou “produto

mais problemático”. (FONTE: Vicente Falconi Campos)

4) Base conceitual

Vocês se lembram da Matriz GUT?

Vamos utilizá-la para priorizar os problemas

encontrados.

Matriz GUT

G (Gravidade) – refere-se ao prejuízo, o quanto se perderia pelo fato de não se tomar uma ação para solucionar um problema.

U (Urgência) – refere-se ao prazo em que é necessário agir para evitar o dano.

T (Tendência) – refere-se à tendência ou à propensão que o problema poderá assumir no futuro breve, se a ação não for tomada.

FONTE: Processo nosso de cada dia - Mauriti Maranhão

4) Base conceitual

Análise de causa

A etapa mais difícil na resolução de um problema é, sem dúvida, a descoberta de suas causas.

4) Base conceitual

Ferramentas que podem ser utilizadas na identificação das causas:

a) Brainstormingb) Diagrama de Causa e Efeitoc) 5 Porquês

4) Base conceitual

→ Brainstorming

Também chamada de “tempestade cerebral”, é uma ferramenta para geração de novas idéias, conceitos e soluções para qualquer assunto ou tópico num ambiente livre de críticas e de restrições à imaginação.

4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito

O Diagrama de causa e efeito foi desenvolvido para representar a relação entre o “efeito” e todas as possibilidades de “causa” que podem contribuir para esse efeito.

É desenhado para ilustrar as várias causas que afetam o processo por classificação e relação das causas. Para cada efeito existem inúmeras categorias de causas conhecidas como os 4 M: método, mão-de-obra, material e máquina.

4) Base conceitual→ Diagrama de causa e efeito

4) Base conceitual

→ 5 Porquês O “5 Porquês” é uma técnica para encontrar a causa raiz de um efeito ou problema. Ao encontrar um problema, você deve realizar 5 interações perguntando o porquê daquele problema, sempre questionando a causa anterior.

4) Base conceitual

→ 5 Porquês Exemplo:Problema: Os clientes estão reclamando muito dos atrasos nas entregas.

Porque há atrasos? Porque o produto nunca sai da fábrica no momento que deveria.

Porque o produto não sai quando deveria? Porque as ordens de produção estão atrasando.

4) Base conceitual

→ 5 Porquês

Porque estas ordens atrasam? Porque o cálculo das horas de produção sempre fica menor do que a realidade.

Porque o cálculo das horas está errado? Porque estamos usando um software ultrapassado.Porque estamos usando este software? Porque o engenheiro responsável ainda não recebeu treinamento no software mais atual

4) Base conceitual

→ 5 Porquês

Na realidade, não é necessário que sejam exatamente 5 perguntas. Podem ser menos ou mais, desde que você chegue à real causa do problema.

4) Base conceitual

Ferramenta sugerida pelo EPO

→ Diagrama de causa e efeito + 5 porquês

→ Formulário com categorias de problemas

4) Base conceitual

Categorias de problemas

a) Interface: problemas relacionados aos

momentos em que o processo avaliado recebe ou

fornece elementos de/para outros processos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

a) Interface: má qualidade de insumosmá qualidade dos produtosruídos de comunicaçãotempo excessivo para entrega do insumo ou

produto

4) Base conceitual

Categorias de problemas

b) Sombreamento ou sobreposição: ocorre

quando as responsabilidades pela execução do

processo não estão bem definidas. duas ou mais áreas fazem a mesma tarefa quando há um retrabalho desnecessário(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

c) Complexidade desnecessária: significa que

existem etapas que podem ser eliminadas ou

procedimentos que podem ser simplificados sem

prejudicar o resultado do processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

d) Questões legais, políticas e/ou institucionais:

essa categoria se refere a problemas que

geralmente estão fora da alçada do responsável

pelo processo, mas que interferem negativamente

nos procedimentos.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

e) Alocação de pessoas ou capacitação: trata-se

de questões relativas à adequação do número de

pessoas da equipe às necessidades de execução

do processo ou quanto à necessidade de

treinamento e desenvolvimento.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

f) Sistemas informatizados: são problemas

relacionados à automação (ou à falta dela), que

prejudicam ou reduzem a capacidade produtiva da

equipe que executa o processo.(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

4) Base conceitual

Categorias de problemas

g) Recursos materiais e financeiros: relativos à

falta de instrumentos necessários ao trabalho ou de

dinheiro para a plena execução do processo(Fonte: Manual de Gestão de Processos da ANEEL)

Objetivos do Workshop III

1)Feedback da Avaliação 2)Apresentação, pelas unidades, da experiência com o mapeamento3)O que foi feito pelo EPO4)Base conceitual5)Prática

Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

()G()U()T

Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

Falta de orientação para elaboração dos

projetos

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Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

Falta de orientação para elaboração dos

projetos

Não é prioridade da área no momento

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Elaboração de projetos institucionais

Grande número de projetos inadequados

Falta de orientação para elaboração dos

projetos

Não é prioridade da área no momento

Foco no desenvolvimento da ferramenta e da metodologia

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5) Prática

Preencher o formulário EPO 05, identificando os problemas de cada categoria e pontuando a Matriz GUT.

Enviar para o e-mail do planejamento planejamento@mp.go.gov.br até 19/06 - 18:00h

Formulários disponíveis na: http//wikimp.mp.go.gov.br

PRÓXIMO WORKSHOP – 24/06

"Grandes realizações não são feitas por impulso, mas por uma soma de

pequenas realizações”.(Vincent Van Gogh)

Agradecemos a presença.Bom trabalho!!!