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Metodología para gestionar Servicios Archivísticos
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QUINTA SESIÓN
Metodología para gestionar servicios archivísticos
Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico
1. La Documentación que se custodia
2. La Información
que se maneja
Tradicional
3. Los Servicios y Productos que se
ofrecen
Aplicación de TIC
4.Los usuarios a quienes dirige sus
servicios
Ciudadanos
Instituciones
Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico
1. La Documentación que se custodia
Documento de Archivo:
“Documento archivístico es aquél que contiene una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.”
Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional de Archivos, lo define en
su artículo 5°
Información + soporte + medio = Documento
IDENTIFICACION DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES (SERIES DOCUMENTALES)
Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico
2. La Información que se maneja
La información es un recurso valioso para cualquier organización. Ahora bien, no existen canales formales para la recopilación de información.
Por esto, una unidad especializada en el tema debe realizar un esfuerzo importante para establecer y mantener relaciones con las distintas fuentes, y asegurar así un flujo permanente de información.
IDENTIFICACION DE LA INFORMACION DE ACUERDO A SU GRADO DE IMPORTANCIA (PARA CONOCIMIENTO, PARA LA GESTION, PARA LA TOMA DE DESICIÒN)
Fuente: Mag. Liliana Patiño
Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico
Tradicional
3. Los Servicios y Productos que se ofrecen
Aplicación de TIC
“Productos de información es aquel producto intangible que es un bien no físico, que se ofrece en forma de paquete de utilidad y valor para el usuario”.
Una forma crítica de determinar la calidad de los servicios y productos de información, es su variabilidad, demanda y posibilidades de acceso a estos y deberán estar avalados por:
• Flexibilidad y conocimiento de las necesidades de los usuarios• Una administración eficiente de los servicios y productos de información,
LISTA DE SERVICIOS: COMO RESULTADO DE UN DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN APLICADO A LOS USUARIOS
Fuente: Mag. Liliana Patiño
Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico
1. Servicios tradicionales:
3. Los Servicios y Productos que se ofrecen
Tipos de Servicios
2. Servicios en línea:
3.Otros servicios:
Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico
4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios
Ciudadanos
Instituciones
Se define usuario como aquella persona que:
Asimila, transforma, transfiere y genera algún tipo de información;
Es un elemento fundamental en todo sistema de información y debe verse como un agente que desarrolla un papel protagónico en el accionar global de la unidad de información. Es la razón de ser y el fin último del servicio.
ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS
DE INFORMACION QUE REQUIERE Y GENERAN NUESTROS USUARIOS
Fuente: Mag. Liliana Patiño
Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico
4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios
Ciudadanos
Instituciones
Clasificación de los usuarios
ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS DE INFORMACION QUE REQUIERE Y
GENERAN NUESTROS USUARIOS
1.-Usuarios Internos.- personal de la empresa o administración que utilizan los archivos para la consulta interna a fin de resolver cuestiones prácticas de índole administrativo, contable, jurídica etc.
2.-Usuarios Externos: Funcionarios del Estado, Investigadores, estudiantes, periodistas y otros ciudadanos que utilizan los archivos con fines de garantizar derechos, informativos y culturales
Fuente: Mag. Liliana Patiño
Gestión de Servicios Archivísticos
1. Diagnóstico de las necesidades de los usuarios
Metodología para Gestionar Servicios Archivísticos
2. Diseñar los Servicios:
4. Implementación:
5. Evaluación de los resultados:
6. Retroalimentación
7. Subsanación de no conformidades:
3. Documentar:
8. Difusión: (Marketing)
Servicio Archivístico: Entregables
Mas que un proceso es la finalidad de la archivística, cada una de las actividades desarrolladas están direccionadas a satisfacer las necesidades de información a nuestros usuarios directos e indirectos .
PRODUCTOS :
Plan de servicio y difusión
Estadística de servicio
Boletín de Archivo
Pagina Web
Blog
Evento de Capacitación
Muestras documentales
Implementación
Gestión de Servicios Archivísticos
Diagnóstico de las necesidades de los
usuarios Diseñar los Servicios:
Evaluación de los resultados:
Retroalimentación
Subsanación de no conformidades:
Difusión: (Marketing)
Documentar
1
2
3
USUARIOS
Capacitar 4
5
6
7
8
9
Gestión Institucional
ReconocerDeberes y
Derechos deCiudadanos
En cumplimiento
de la ley
InformaciónDel
Estado
Accesibilidad a los Documentos y al Archivo
¿Por qué los archivos deben garantizar la accesibilidad a los documentos?
Nuevo Enfoque para el Servicio Archivístico: El Gobierno Electrónico
Información
Duplicado DNIen Línea Atención de Quejas en Línea
Gestión Documental Electrónico - Microformas
Plataforma de Interoperabilidad
del Estado
ONGEI
Ventanilla Única de Servicio al Ciudadano
ONGEI
Ciudadanos
Proveedores
Estado Peruano
Nuevo Enfoque para el Servicio Archivístico: Gestión del Conocimiento - BI
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva es una herramienta software, basada en un DSS (Sistemas de Soporte
a la Decisión ), que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.
Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos
de una organización El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es, a diferencia de otras herramientas como los Cuadros de Mando (CMI) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), explotar al máximo la información residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación, pero siempre con una interfaz gráfica amigable, vistosa y sencilla.
Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico
En lo referido al componente Documentación custodiada en sus archivos:
1. ¿En qué institución labora? ¿En qué nivel de Archivo?2. ¿Cuáles son las Series Documentales que custodian en el archivo en el que labora? Mencione 5.3. ¿Cuál es la Serie Documental que es más consultada en su archivo y por qué? mencione solo la más consultada (esta serie documental usted tendrá que emplearla en los talleres siguientes)4. ¿Quienes son los usuarios que consultan los documentos mencionados en la pregunta anterior (pregunta 3)?
Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico
En lo referido al componente información contenido en la serie documental más consultada
1. ¿ Cuál es la información que extrae el usuario de la documentación que usted le brinda en préstamo o consulta?2. ¿La información que extrae su usuario se encuentra en un formato específico dentro de la documentación que usted le brinda en préstamo o consulta?
3. ¿La información que extrae su usuario es parte de la metadata o dato descriptivo que usted recoge en sus instrumentos descriptivos o registros (inventarios)?
Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico
En lo referido al componente Servicio que brindamos actualmente con respecto a la serie documental más consultada
1. ¿Qué modalidades de servicio usted aplica con respecto a la Serie Documental más consultada?
2. ¿Hace cuánto tiempo que brinda estas modalidades de servicio?
3. ¿Cuándo fue la última vez que encuesto a su usuario preguntándole con respecto a las ventajas y desventajas que genera su servicio?
4. ¿Qué ventajas y desventajas representa su servicio para el usuario?
5. ¿Ha comparado las modalidades de servicio que brinda con respecto a los servicios empleando herramientas de tecnología de información y comunicación (TIC)?
Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico
En lo referido al componente USUARIO a quienes brindamos nuestros servicios, responda las preguntas siguientes:
A responder por el Encargado del Archivo
1. ¿Quiénes son sus usuarios internos?
2. ¿Quiénes son sus usuarios externos?
3. ¿Quienes son sus usuarios potenciales?
4. ¿Sus usuarios tienen interacción directa con los ciudadanos?
5. ¿La información que brinda beneficia directamente a los ciudadanos?
Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico
En lo referido al componente USUARIO a quienes brindamos nuestros servicios, responda las preguntas siguientes:
A responder por el Usuario
1. Nombre del Entrevistado:
2. Cargo del Entrevistado:
3. ¿Cuál es la documentación que usted produce?
4. ¿Cuál es la documentación que le permite cumplir con su labor diaria?
5. ¿Cuál es la información que le permite cumplir con su labor diaria?
6. ¿Cual es la documentación que más consulta y que conserva en su archivo de gestión y/o periférico?
7. ¿Cual es la información que más consulta dentro de su documentación que conserva en su archivo de gestión y/o periférico?
8. ¿Cuál es la documentación que más consulta y que se encuentra en el Archivo Central?
9. ¿Consulta otras fuentes documentales diferentes a las contenidas en los archivos de la institución?
Gracias por su atenciónFelicitaciones por su Esfuerzo
Arch. David Yosip Coz SeguilJefe de Proyectos de Gestión de Información
Estudio Jurídico & Consultores Mijanov & Asociados SCRL
3498734989598568
davcozse@hotmail.com
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