Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının ...°KOB_021019... · Kök Neden Analizi...

Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018

02/10/2019YİKOB İş Süreçleri Sunumu

YİKOB’un FaaliyetleriYİKOB’da Yürütülen İşlerin Tespit Edilmesi Aşamaları

Süreç Hiyerarşisi

► Kurumlar genel olarak hizmet ve ürünlerini sunmak için çok sayıda sürece sahiptir.

► Seviyeler, işin detay seviyesi arttıkça değişmektedir. Bu nedenle Seviye 1 süreçler düşük detay seviyesi ile birlikte birim/fonksiyon olarak ele alınırken, Seviye 4 süreçler yüksek detay seviyesinde olmasıyla birlikte aktivite olarak kabul edilir.

► Detay seviyesi yüksek olan aktiviteler aşağıdan yukarıya doğru birleştiğinde daha düşük seviyeli süreçleri oluşturur.

Detay

Seviyesi

Dü

şü

kY

üksek

Seviye 1

Birim/Fonksiyon

Seviye 2

Ana Süreçler

Seviye 3

Alt Süreçler

Seviye 4

Aktiviteler

Mevcut durumda yürütülen analiz kapsamı

Seviye 1-3 Aralığında Süreç Örnekleri

Seviye 1

Seviye 2

Seviye 3

Birim/Fonksiyon

Ana Süreçler

Alt Süreç

Haritası

Yatırım İzleme Müdürlüğü

Doğal Kaynaklar, Ruhsat ve Kültür

Varlıkları Müdürlüğü

İdari ve Mali İşler Müdürlüğü

İş 3.Kültür Varlıkları Paylarının Tahsili, Tahsisi ile Ödeme ve

Kesin Hesap İşlemleri

İş 2.Jeotermal Arama ve İşletme Ruhsatlarının Verilmesi, Takibi ile

Gelirlerinin Tahakkuk ve Tahsili

İş 4.Lisansız HES Başvurularının Değerlendirilmesi ve Su

Kullanım İzninin Verilmesi

İş 3.1.Kültür Varlıklarının Tesciline İlişkin İşlemlerin Yapılması

İş 3.2.Katkı Payı Tahsilatları Takibinin Yapılması

İş 3.3.Kültür Varlıkları Katkı Payının Restorasyon Taleplerine İstinaden Tahsis Edilmesi, Harcanması ve Kesin Hesabının Yapılması

YİKOB’un FaaliyetleriYİKOB Müdürlüklerinin Seviye 2 İş Listeleri

YİKOB’un FaaliyetleriSeviye 2 ve Seviye 3 Özelinde İş Yükü Analizi

Seviye 2 İş

Seviye 3 İşler

Seviye 3 işler, iş yükü en

fazladan en aza olacak

şekilde kendi aralarında

sıralandırılmıştır ve bu

doğrultuda sıra numaraları

atanmıştır.

Anket kapsamında personele gerçekleştirilen Seviye 2 işlerin altında yer alan tüm Seviye 3 işlerden hangilerine

zaman ayırdıkları sorulmuş ve zaman ayırdıkları işler üzerinden iş yükleri analiz edilmiştir. Seviye 2 işler, iş yükü

en fazladan en aza olacak şekilde tabloda sıralanmıştır.

Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018

02/10/2019Aktivite 1- İşlerin Problem ve Önem Matrisine Yerleştirilmesi

Önem-Problem Matrisi

► Önem-Problem matrisi, iş kartlarının

önem ve problem seviyelerinin

değerlendirilmesinin ardından, ölçeklere

uygun olarak yandaki tabloda belirli

konumlara yerleştirilmesiyle oluşturulur.

► Önem: İşin, ana amacı besleme seviyesi

► Problem: İşin aksamasına ya da

yapılamamasına sebep olan faktörlerin

yoğunluk seviyesi

► Önem-Problem matrisinin amacı, takip

eden çalışmalarda değerlendirilmek

üzere, ‘’kritik’’ olarak değerlendirilebilecek

işlerin belirlenmesidir.

Çok Problemli

Çok Önemli

Çok Problemli

Az Önemli

Az Problemli

Çok Önemli

Az Problemli

Az Önemli

İş Kartları

Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018

02/10/2019Aktivite 2- Süreç Model Kanvaslarının Oluşturulması

► YİKOB için özelleştirilmiş Süreç

Model Kanvası, işbirliğini

geliştirmeyi, süreçleri algılamayı ve

süreçler içerisinde yaşanan

problemleri tespit etmeyi amaçlar.

► Çalışma her bir iş bazında

yapılmalıdır. Problem tanımları,

problem alanları olarak belirtilen

hususlar göz önünde

bulundurularak değerlendirilmelidir.

Süreç Model Kanvası

1

► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en

iyi deneyimi ne verir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Sunulan Değer: Yararlanıcıya

sunulan fayda nedir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum

içinde hangi bilgilerin/belgelerin

akışı gerçekleşiyor sorusuna

alınan yanıtlar.

► Problem Tanımı: Sürecin

aksamasına ya da verimsiz

ilerlemesine sebep olan hususlar.

Süreç Model Kanvası

Yapım işleri

21

Süreç Model Kanvası ► Risk transferi

► Etkin uygulama

► Teknik kalite

► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en

iyi deneyimi ne verir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Sunulan Değer: Yararlanıcıya

sunulan fayda nedir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum

içinde hangi bilgilerin/belgelerin

akışı gerçekleşiyor sorusuna

alınan yanıtlar.

► Problem Tanımı: Sürecin

aksamasına ya da verimsiz

ilerlemesine sebep olan hususlar.

32

1

Süreç Model Kanvası

► Planlanan takvime uyma

► Yaklaşık maliyet ve gerçekleşen maliyet arasındaki fark

► Projenin yerel ihtiyaçlara uyumu

► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en

iyi deneyimi ne verir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Sunulan Değer: Yararlanıcıya

sunulan fayda nedir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum

içinde hangi bilgilerin/belgelerin

akışı gerçekleşiyor sorusuna

alınan yanıtlar.

► Problem Tanımı: Sürecin

aksamasına ya da verimsiz

ilerlemesine sebep olan hususlar.

3

4

21

Süreç Model Kanvası

İş Bitirme

Tutanağı

Hakkediş Raporu

► Yatırım Programı

► İş Programı

► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en

iyi deneyimi ne verir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Sunulan Değer: Yararlanıcıya

sunulan fayda nedir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum

içinde hangi bilgilerin/belgelerin

akışı gerçekleşiyor sorusuna

alınan yanıtlar.

► Problem Tanımı: Sürecin

aksamasına ya da verimsiz

ilerlemesine sebep olan hususlar.

3

4

2

5

1

Süreç Model Kanvası

► E-içişleri Modülü

► Arşiv için Geliştirilen Yazılımlar

► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en

iyi deneyimi ne verir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Sunulan Değer: Yararlanıcıya

sunulan fayda nedir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum

içinde hangi bilgilerin/belgelerin

akışı gerçekleşiyor sorusuna

alınan yanıtlar.

► Problem Tanımı: Sürecin

aksamasına ya da verimsiz

ilerlemesine sebep olan hususlar.

36

4

2

5

1

Süreç Model Kanvası

► Proje tasarımında hata

► Yerel koşullara uygun olmayan proje

► Ödenek eksikliği

► Özellikli projeler ile mevcut teknik kapasite yeterliliği arasındaki uyumsuzluk

► Başarı Ölçütü: Yararlanıcıya en

iyi deneyimi ne verir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Sunulan Değer: Yararlanıcıya

sunulan fayda nedir sorusuna

alınan yanıtlar.

► Bilgi: Yararlanıcı ile ve kurum

içinde hangi bilgilerin/belgelerin

akışı gerçekleşiyor sorusuna

alınan yanıtlar.

► Problem Tanımı: Sürecin

aksamasına ya da verimsiz

ilerlemesine sebep olan hususlar.

36

4

2

5

1

Süreç Model Kanvası

► Proje tasarımında hata

► Yerel koşullara uygun olmayan proje

► Ödenek eksikliği

► Özellikli projeler ile mevcut teknik kapasite yeterliliği arasındaki uyumsuzluk

► Planlanan takvime uyma

► Yaklaşık maliyet ve gerçekleşen maliyet arasındaki fark

► Projenin yerel ihtiyaçlara uyumu

► Risk transferi

► Etkin uygulama

► Teknik kalite

Yapım işleri

İş bitirme

tutanağı

Hakkediş Raporu

► Yatırım Programı

► İş Programı

► E-içişleri Modülü

► Arşiv için Geliştirilen Yazılımlar

Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlıklarının Kapasitesinin Güçlendirilmesi için Teknik Yardım ProjesiUSLU/TAIMC/TR2014/DG/02/RA-2/SER/018

03/10/2019Aktivite 3- Balık Kılçığı Yöntemi Çalışması

Kök Neden Analizi

Kök Neden Analizi,

Belirli bir süreç veya durumda istenen sonuçtan sapma ile sonuçlanan temel faktörleri tanımlamak için yapılandırılmış bir yaklaşımdır.

► Kök neden analizi için kullanılabilecek birçok teknik vardır. Seçilen teknikler, sorunun karmaşıklığından ve organizasyon için potansiyel avantajlarına göre seçilmelidir. Bazıları aşağıda gösterilmektedir.

Dağılım ŞemasıBeyin Fırtınası

Balık Kılçığı

Diyagramı

Pareto şeması

Kontrol Grafikleri

Akış Şemaları

Environment

Customer Kök

Neden

Analizi

Araçları

Kök Neden Analizi Teknikleri

Kök Nedene Ulaşmak İçin

Sorgula

►5 Neden Analizi neden bir

sürecin, girişimin veya kontrolün

bir sorunun nedenini bulmak

için tüm problem çözme

yöntemlerinin en kullanışlı

şeklidir.

5 Neden Analizi

Düşünceleri Paylaş

►Problemlerin belirlenmesinde

kullanılır.

►Katılım oranının artmasını

sağlayarak yaratıcı fikirlerin

ortaya çıkmasını sağlar.

Beyin Fırtınası YöntemiKök Nedene Ulaşmak İçin

Sorgula

►Balık Kılçığı Şeması, tek bir

sorunun veya sorunların tüm

olası nedenlerini tanımlamak

için tasarlanmış geleneksel bir

neden sonuç diyagramıdır.

Analiz için çok az niceliksel

verilerin bulunduğu durumlarda

kullanılır. Daha sonra nedenler

sistematik olarak incelenir.

Balık Kılçığı Yöntemi

Balık Kılçığı Yönteminin Faydaları

Sorunların altında

yatan potansiyel

nedenleri

sınıflandırır

Birbiriyle ilişkili

sorunların görünür

olmasını sağlar

Sorunun ayrıştırılması

iş akışlarının

yapılandırılmasını

kolaylaştırır

Uygulanabilirlik

açısından zaman

tasarrufu sağlar

Asıl sorunun daha

iyi anlaşılmasını

sağlar

Sorunların

tekrarlanmasını

engelleyici ve kalıcı

çözümler geliştirilmesine

ortam oluşturur

Farklı alanlarda

düşünebilme ve çözüm

üretme yeteneğini

arttırır

Balık Kılçığı Yönteminin Adımları

Problem

Ana Sebep

Ana Sebep

Ana Sebep

Ana Sebep

Ana Sebep

Ana Sebep

Alt Sebep

Alt Sebep

Alt Sebep Alt Sebep

Kök Neden: Problemin çözümü için anahtar rol üstlenir

Alt Sebep

Problemi tanımla

Ana sebepleri problem ile ilişkilendir

Beyin fırtınası

Problemin potansiyel sebeplerini belirle

Alt sebepleri ana sebeplerin altında sınıflandır

5 Neden tekniği ile alt nedenlerin alt nedenlerini tanımla

Kök nedenleri gruplayarak belirle

1

2

3

4

5

6

7

4 Temel Kural

4 Temel

Kural

1. Eleştiri ya dadeğerlendirmedenkaçınılmalı

2. Herkesin düşüncesi dinlenmeli

4. Düşünceleripaylaşmak konusunda rahatdavranılmalı

3. Düşünceleri ifade ederken dikkatli olunmalı