View
2
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
ZARZĄDZENIE Nr 021.1.15.2013
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu
z dnia 01.02.2013
w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy społecznej w
Sandomierzu
Na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27.08.2009 o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157
poz. 1240ze zm.) oraz komunikatu Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16.12.2009r. w
sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF
Nr 15 poz. 84) zarządzam co następuje:
§ 1
Wprowadza się do stosowania przez pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w
Sandomierzu procedury kontroli zarządczej stanowiącej załącznik do niniejszego
zarządzenia
§ 2
Uchyla się procedurę kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu
wprowadzone zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 29.12.2011 Nr 0152/81/2011 w sprawie przyjęcia procedur kontroli zarządczej w
Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm.
§ 3
Wykonanie zarządzenia powierza się głównemu księgowemu
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik do Zarządzenia Nr 021.1.15.2013
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sandomierzu z dnia 01 lutego 2013
Procedury kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§ 1
Ośrodek Pomocy Społecznej w Sandomierzu realizuje swoje cele i zadania w sposób zgodny
z prawem, a przede wszystkim zgodny z przepisami:
1) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku nr 157,
poz. 1240 z póżn. zm.);
2) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2009 roku nr 152,
poz. 1223 z późn. zm.);
3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U.
z 2010 roku nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
§ 2
Procedury kontroli zarządczej zostały opracowane na podstawie art. 69, ust. 1 pkt 3 w
powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009 Nr 157, poz. 1240z
późn. zm.) oraz na podstawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów
publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku
w sprawie „Standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. M.F.
nr 15, poz. 84)
ROZDZIAŁ II
Cel i zakres kontroli
§ 3
1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji
celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
3. W celu przestrzegania działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań
z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa, aktami administracyjnymi,
orzeczeniami sądowymi, zawartymi umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami
wewnętrznymi Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także niedopuszczenia do
zaniechania ich stosowania. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych
obowiązujących w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę
zarządczą stanowi załącznik nr 1 do procedury.
4. Kryterium skuteczności i efektywności działania wymaga wypełniania przez pracowników
Ośrodka swoich obowiązków z należytą starannością, sumiennością i terminowo,
należytego wypełniania zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie
określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych
terminach z uwzględnieniem faktów i okoliczności.
5. Zapewnienie wiarygodności sprawozdań wymaga sporządzania ich zgodnie ze stanem
faktycznym, rzetelnie i sumiennie ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących,
w tym zakresie przepisów prawa.
6. Kryterium ochrony zasobów wymaga od wszystkich pracowników należytego
przestrzegania określonych w jednostce standardów bezpieczeństwa.
7. Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania wymaga wpajania
świadomości wartości etycznych przyjętych w Ośrodku oraz ich przestrzegania przy
wykonywaniu powierzonych zadań.
8. Zapewnienie efektywności i skuteczności przepływu informacji wymaga od pracowników
Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a zwłaszcza od Kierowników Sekcji
odpowiedzialności za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i przekazywanych
informacji oraz systemu ich komunikowania pod względem przydatności ich do realizacji
celów jednostki.
9. Kryterium zarządzania ryzykiem polega na systematycznym, nie rzadziej niż raz do roku,
dokonywaniu identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego
z osiąganiem wyznaczonych dla Ośrodka celów i zadań.
§ 4
Kontrola zarządcza swoim działaniem obejmuje pięć elementów. Są to:
1) środowisko wewnętrzne;
2) cele i zarządzanie ryzykiem;
3) mechanizmy kontroli;
4) informacja i komunikacja;
5) monitorowanie i ocena.
§ 5
1. Zgodnie z art. 3 pkt. 1 i 2. w powiązaniu z art. 68 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z
r.2009 Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zakres kontroli zarządczej obejmuje wszystkie
zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki finansowej:
1) gromadzenie dochodów i przychodów publicznych,
2) wydatkowanie środków publicznych,
Zakres kontroli zarządczej obejmuje przede wszystkim system wyznaczania celów i zadań dla
Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu, a także system monitorowania wyznaczonych
celów i zadań.
1. Kontrola zarządcza powinna być:
a) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach
prawnych oraz regulacjach wewnętrznych przyjętych do stosowania w Ośrodku;
b) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem
zaleceń bądź wniosków pokontrolnych;
c) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych
celów.
3. Podstawową funkcją kontroli zarządczej jest:
1) sprawdzenie czy wydatki publiczne są dokonywane:
a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami;
3) ocenianie prawidłowości pracy;
4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.
ROZDZIAŁ III
Zasady sprawowania kontroli zarządczej.
§ 6
1. Kontrola procesów finansowych sprawowana jest poprzez:
− kontrolę wstępną,
− kontrolę bieżącą,
− kontrolę następczą.
2. Kontrola wstępna ma na celu zapobieżenie powstawaniu zjawisk odbiegających
od przyjętych procedur. Przeprowadzana jest przed rozpoczęciem danego procesu, zanim
zostaną wdrożone konkretne działania wywołujące skutki finansowe lub majątkowe.
Ma na celu przeciwdziałanie podejmowaniu decyzji nieprawidłowych i niekorzystnych
i powinna zabezpieczać przed wystąpieniem zjawisk marnotrawstwa, niegospodarności lub
nadużyć.
3. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu w celu
wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu tych zjawisk, które mogą negatywnie
wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrola bieżąca polega m.in. na:
1) sprawdzeniu operacji gospodarczej lub finansowej określonej w dokumencie
księgowym (faktura VAT, rachunek lub inny dokument rozliczeniowy) pod względem
zgodności z prawem, gospodarności i pod względem formalno-rachunkowym;
2) sprawdzeniu, czy wydatek mieści się w planie finansowym;
3) opisaniu dokumentu księgowego.
Złożenie podpisu na fakturze VAT, rachunku lub innym dokumencie rozliczeniowym
oznacza, że pracownik dokonał kontroli bieżącej operacji przedstawionej w dokumencie
księgowym.
4. Kontrola bieżąca sprawowana przez głównego księgowego polega w szczególności na:
1) wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi,
2) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie dokonywanych wydatków.
Złożenie podpisu na dokumencie księgowym przez głównego księgowego, obok podpisu
pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:
1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez pracownika właściwego rzeczowo oceny
prawidłowości operacji objętej dokumentem księgowym i jej zgodności z prawem,
2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności
i prawidłowości dokumentów,
3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym, a jednostka
ma środki finansowe na ich pokrycie.
W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu
dysponentowi środków publicznych, a w razie nie usunięcia nieprawidłowości odmawia
jego podpisania.
5. Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych została wprowadzona odrębnym
zarządzeniem.
6. Kontrola bieżąca przeprowadzana jest na każdym etapie danego procesu, celem
wyeliminowania przed zakończeniem każdego etapu danego procesu, tych zjawisk, które
mogą negatywnie wpłynąć na jego wynik końcowy. Kontrolę bieżącą sprawują
Kierownicy Sekcji. Polega ona na:
bieżącej kontroli przebiegu procesów oraz realizacji postawionych celów i zadań;
sprawdzaniu zgodności postępowania z aktualnie obowiązującymi przepisami
prawa oraz regulacjami wewnętrznymi;
kontroli merytorycznej wychodzących dokumentów, poprzez złożenie podpisu
i wpisaniu daty dokonania sprawdzenia.
7. Kontrola następcza przeprowadzana jest po zakończeniu danego procesu. Polega
na analizowaniu i badaniu uzyskanych efektów działania oraz porównaniu ich
z założonymi celami. Obejmuje również sprawdzanie, czy dany proces przebiegał zgodnie
z założeniami i w ustalonej kolejności, a także czy został objęty kontrolą wstępną
i bieżącą oraz czy była ona skuteczna. Kontrola ta powinna dostarczać także informacji
o tym, co, w jakim zakresie i na którym etapie działań należy zmienić, aby osiągnąć
założone cele.
8. Przeprowadzenie kontroli zarządczej ma na celu uzyskanie zapewnienia, że Ośrodek
Pomocy Społecznej w Sandomierzu:
osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny;
działa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi
i wytycznymi kierownictwa;
zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione;
zapobiega się i wykrywa błędy i nieprawidłowości;
informacje finansowe i zarządcze są rzetelne i tworzone terminowo.
ROZDZIAŁ IV
Środowisko wewnętrzne.
§ 7
Środowisko wewnętrzne w zasadniczy sposób wpływa na jakość kontroli zarządczej.
Standardy kontroli zarządczej w tym zakresie obejmują:
a) przestrzeganie wartości etycznych;
b) kompetencje zawodowe;
c) strukturę organizacyjną;
d) delegowanie uprawnień.
§ 8
1. Kryterium przestrzegania wartości etycznych wyraża się tym, że pracownicy Ośrodka
Pomocy Społecznej w Sandomierzu działają w oparciu o zasady osobistej i zawodowej
uczciwości, która zapewnia osiągnięcie celów kontroli zarządczej. Zatrudniani pracownicy
zostają zapoznani z zasadami zawartymi w aktach wewnętrznych normujących
przestrzeganie przepisów prawa, w tym dyscypliny pracy i potwierdzają ich znajomość
składanym podpisem.
2. Pracownicy winni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne
zachowanie lub działanie niezgodne z prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie
pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownikowi jednostki organizacyjnej.
Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez Dyrektora oraz
Kierowników Sekcji. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na
okresową ocenę pracownika.
Szczegółowe zasady postępowania etycznego zostały określone odrębnym zarządzeniem
3. Kryterium kompetencji zawodowych charakteryzuje się tym, że osoby zarządzające
i pracownicy Ośrodka posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające
skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki, a także rozumieć
znaczenie rozwoju kontroli zarządczej. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w
sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Ponadto
pracownikom zatrudnionym zapewniony jest równy dostęp do szkoleń podnoszących
kwalifikacje.
4. Kryterium struktury organizacyjnej polega na tym, że struktura organizacyjna Ośrodka
jest dopasowana do aktualnych celów i zadań jednostki. Zakres zadań, uprawnień
i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych (sekcji) Ośrodka oraz
zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i
spójny. Dla każdego pracownika jest określany na piśmie aktualny zakres obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności. Każde stanowisko pracy ma sporządzony na piśmie
zakres niezbędnych wymagań kwalifikacyjnych dotyczący wykształcenia i liczby lat pracy
do zajmowania danego stanowiska pracy. Struktura organizacyjna Ośrodku w
Sandomierzu jest okresowo oceniana, w celu dostosowania jej do zmieniających się
warunków działania.
5. . Kryterium delegowania uprawnień wyraża się tym, że precyzyjnie został określony
zakres uprawnień delegowanych poszczególnym osobom zarządzającym i pracownikom.
Zakres tych uprawnień jest odpowiednio dobrany do wagi podejmowanych decyzji,
stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Przyjęcie delegowanych
uprawnień jest potwierdzone podpisem.
6. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy
Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1.
7. Wykaz upoważnień i pełnomocnictw wydanych w ramach kontroli zarządczej stanowi
załącznik Nr 2 do procedury
ROZDZIAŁ V
Cele i zarządzanie ryzykiem.
§ 9
1. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu określa misję, która sprzyja
ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Misja stanowi
załącznik nr 3 do procedury.
2. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów
i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem jest dokumentowany.
3. Cele i zadania są wyznaczone jasno, w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie
jest monitorowane za pomocą wyznaczonych mierników. Kryterium monitorowania
realizacji zadań polega na przygotowaniu rocznego planu pracy Ośrodka, zawierającego
poszczególne cele i zadania oraz komórki organizacyjne odpowiedzialne za ich realizację
oraz zasoby (np. osobowe, finansowe, rzeczowe) przeznaczone do ich realizacji. Osoby
odpowiedzialne za realizację celów szczegółowych, zobowiązane są w trakcie roku do
dokonywania okresowych przeglądów celów i zadań, uwzględniając kryterium
oszczędności, efektywności i skuteczności, w celu ich weryfikacji i dostosowania do
aktualnych warunków. Dyrektor prowadzi bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za
pomocą mierzalnych wskaźników lub precyzyjnie zdefiniowanych kryteriów.
4. Identyfikacja ryzyka polega na tym, że nie rzadziej niż raz w roku, dokonuje się
identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem celów oraz
szacunek kosztów z nim związanych, dotyczącego zarówno działania całego Ośrodka,
jak i prowadzonych przez niego konkretnych programów, projektów czy zadań. W
przypadku zmiany warunków, w których funkcjonuje Ośrodek, identyfikacja ryzyka
powinna być ponawiana. Za identyfikację odpowiedzialny jest podmiot podejmujący
decyzję o zmianie celu, jak i realizator celu.
5. Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych polega na tym, że zapewnia się
systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie mającej na celu określenie
możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka związanego
z realizacją celu. Należy określić akceptowany poziom ryzyka. W procesie tym rozważane
są czynniki wynikające w szczególności z:
a) czynników zewnętrznych, w tym: zmiany w przepisach prawnych, zagrożenia
przestępczością, presję społeczną, zmiany polityczne, zmiany i zakłócenia działania
infrastruktury, zmiany demograficzne, zapotrzebowanie społeczne;
b) czynników o charakterze finansowym, w tym: możliwe zmiany wysokości dochodów,
zakłócenia w działalności inwestycyjnej, czynniki mogące spowodować utratę
płynności finansowej;
c) czynników wynikających z charakteru prowadzonej działalności, w tym: utrzymanie
minimów kadrowych w poszczególnych sekcji;
d) czynników związanych z zarządzaniem w tym: możliwe zmiany na stanowiskach
kierowniczych wynikające np. z kadencyjności, konieczności reorganizacji wydziałów;
e) innych czynników w szczególności związanych z występującymi w przeszłości
nieprawidłowościami oraz niepowodzeniem w osiąganiu zamierzonych celów.
6. Dla każdego określonego ryzyka określa się rodzaj reakcji (tolerowanie, przeniesienie,
wycofanie się, działanie). Za wdrożenie tych mechanizmów odpowiedzialne są osoby,
które realizują działania związane z danym ryzykiem. Określa się działania, które są
podejmowane w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
7. Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy
Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1.
ROZDZIAŁ VI
Mechanizmy kontroli zarządczej
§ 10
1. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne stanowią
dokumentację system kontroli zarządczej Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w
zakresie realizacji celów i zadań. Dokumentacja ta jest spójna, prowadzona w sposób
rzetelny, jest dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna.
2. Wszelkie znaczące zdarzenia związane z realizacją celów i zadań Ośrodka są rzetelnie
dokumentowane. Prowadzona dokumentacja jest rzetelna, kompletna, wiarygodna i łatwo
dostępna dla upoważnionych osób oraz umożliwia prześledzenie każdego zdarzenia od
samego początku, w trakcie trwania oraz po zakończeniu. Wszystkie operacje powinny
być bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, w szczególności:
wszelkie wydatki oparte są o prawnie wiążące umowy zawierane zgodnie
z obowiązującymi zasadami i przepisami prawa oraz ze szczególnymi unormowaniami
dotyczącymi poszczególnych zadań;
przedsięwzięcia są realizowane zgodnie z zawartymi umowami;
zestawienia wydatków są dokładne, a wyniki są uzyskiwane z systemów księgowania,
które zapewniają odzwierciedlenie relacji każdej transakcji z operacją;
poczynione wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych i udokumentowanych
fakturami lub dowodami księgowymi o równoważnej wartości;
wydatki dotyczą operacji realizowanych zgodnie z przepisami prawa krajowego
i wspólnotowego w zakresie prawa konkurencji, pomocy publicznej, zamówień
publicznych, ochrony środowiska;
monitorowany jest rzeczowy i finansowy postęp wykonania umowy;
płatności na rzecz wykonawcy/dostawcy dokonywane są w sposób prawidłowy
i terminowy;
3. Prowadzony jest ciągły nadzór nad wykonywanymi zadaniami w celu ich oszczędnej,
efektywnej i skutecznej realizacji. Wprowadzenie odpowiednich procedur gwarantuje,
iż wszystkie przypadki odstępstw od procedur, instrukcji czy wytycznych będą
dokumentowane i eliminowane.
4. Na bieżąco podejmowane są działania mające na celu utrzymanie ciągłości działalności
Ośrodka, w szczególności jeśli chodzi o operacje finansowe i gospodarcze związane
z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków publicznych.
5. Ochrona zasobów polega na tym, że:
o w Ośrodku zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za ochronę i właściwe
wykorzystanie zasobów jednostki;
o prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami
w odpowiednich rejestrach;
o wdrożono system zabezpieczeń fizycznego i technicznego (w przypadku
systemów informatycznych) dostępu do zasobów objętych ochroną.
§ 11
1. W Ośrodku zostały opracowane i wdrożone do stosowania szczegółowe mechanizmy
kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych, polegające na:
a) rzetelnym i pełnym dokumentowaniu i rejestrowaniu operacji finansowych
i gospodarczych;
b) zatwierdzaniu (autoryzacji) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub
osoby przez niego upoważnione;
c) podziale kluczowych obowiązków;
d) weryfikacji operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.
Określone zostały mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów
informatycznych .
§ 12
Szczegółowy wykaz uregulowań wewnętrznych obowiązujących w Ośrodku Pomocy
Społecznej w Sandomierzu określających kontrolę zarządczą stanowi załącznik nr 1.
ROZDZIAŁ VII
Informacja i komunikacja
§ 13
1. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za bieżące monitorowanie i jakość przetwarzanych i
przekazywanych informacji oraz systemu ich komunikowania, pod względem
przydatności ich do realizacji celów jednostki i celów kontroli zarządczej.
2. Wszystkie osoby odpowiedzialne za dostarczanie informacji powinny dbać, aby
informacje te były:
a) aktualne – umożliwiające podjęcie przez nich odpowiednich działań w odpowiednim
czasie;
b) rzetelne;
c) kompletne – zawierają wszystkie potrzebne dane i szczegóły, stosownie do oczekiwań
odbiorcy danych;
d) odpowiednio przetworzone i pogrupowane;
e) zrozumiałe dla odbiorców informacji.
3. Każdy z odbiorców informacji odpowiedzialny jest za identyfikację nowych potrzeb
informacyjnych oraz odpowiednią modyfikację wymagań odnośnie dostarczanych mu
danych, a także przekazania nowych wytycznych osobom odpowiedzialnym za
dostarczanie informacji.
4. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za takie zorganizowanie systemu komunikacji
wewnętrznej w podległych jednostkach, aby każdy pracownik mógł zrozumieć cele
systemu kontroli zarządczej, sposób jego funkcjonowania, a także swoją rolę i
odpowiedzialność w tym systemie.
5. Bezpośredni przełożony zobowiązany jest przedstawić podległym pracownikom ich
obowiązki, a także wyjaśnić, w jaki sposób te obowiązki oraz obowiązki innych
pracowników oddziaływają na siebie.
6. Wszyscy pracownicy Ośrodka zobowiązani są do zapewnienia takich warunków, by żadną
z osób przekazujących informację o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur
kontroli zarządczej, nie spotkało negatywne traktowanie.
7. Kierownicy Sekcji odpowiedzialni są za prawidłowe funkcjonowanie systemu
przekazywania niezbędnych informacji wewnątrz ich sekcji.
ROZDZIAŁ VIII
Monitorowanie i ocena
§ 14
1. System kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu oraz jego
poszczególne elementy podlegają monitorowaniu i ocenie, co umożliwia na bieżące
rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.
2. Co najmniej raz w roku przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej
przez osoby zarządzające i pracowników jednostki. Kierownicy poszczególnych komórek
przekazują podległym pracownikom ankiety do samooceny kontroli zarządczej-
pracowników jednostki- stanowiącej Załącznik Nr 4 do zarządzenia oraz dokonują
samooceny kontroli zarządczej poprzez wypełnienie ankiety do samooceny kontroli
zarządczej – kierowników komórek organizacyjnych stanowiącej Załącznik Nr 5 do
zarządzenia. Przewodniczący grupy ds. ryzyka analizuje ankiety od pracowników i
kierowników, sporządza zestawienie zbiorcze. Sprawozdanie z samooceny przedstawiane
jest Dyrektorowi Ośrodka w celu zatwierdzenia.
3. Osoby przeprowadzające kontrolę zarządczą zobowiązane są do przekazywania na
bieżąco Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu wszelkich informacji,
które mogą wpływać na ocenę działania kontroli w Ośrodku, w szczególności:
a) różnic inwentaryzacyjnych;
b) wykrytych oszustw i manipulacji;
c) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli;
d) skarg pracowników, radnych miasta, oferentów i dostawców.
3. Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania uwag na temat funkcjonowania kontroli
zarządczej oraz sugestii dotyczących jej usprawnienia lub modyfikacji.
4. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Dyrektora Ośrodka
Pomocy Społecznej w Sandomierzu, są w szczególności wyniki:
monitorowania;
samooceny,
kontroli zewnętrznych.
ZAŁACZNIK NR 1
SZCZEGÓŁOWY WYKAZ UREGULOWAŃ WEWNETRZNYCH OBOWIĄZUJĄCYCH
W OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W SANDOMIERZU W RAMACH KONTROLI
ZARZĄDCZEJ
1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej będący załącznikiem NR 1 do Uchwały Nr XVII/170/2012
Rady Miasta Sandomierza z dnia 21 marca 2012
2. Statut Środowiskowego Domu Samopomocy będący załącznikiem do uchwały Nr VII/69/2003
Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.08.2003 w sprawie utworzenia Środowiskowego Domu
Samopomocy, zmienionym uchwałą NR XXXI/292/2005 z dnia 30.11.2005, NR XXXIX/384/2006
z dnia 18.10.2006, uchwałą NR XXVI/240/2008 z dnia 29.10.2008 oraz uchwałą NR
XXXIV/303/2009 z dnia 27.05.2009
3. Zarządzenie Nr 0152/66/10 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 16.12.2010 w sprawie
wprowadzenia Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm., tekst
jednolity wprowadzony zarządzeniem Nr 0152/77/2011 z dnia 17.12.2011 z późn. zm.
4. Zarządzenie Nr 0152/2/09 z dnia 09.01.2009 w sprawie wprowadzenia Regulaminu
przeprowadzania okresowych ocen pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu.
5. Zarządzenie Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 09.01.2009 r. Nr OPS 0152/ 1/ 2009
w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze w tym kierownicze
urzędnicze w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmiana zarządzeniem Nr
0152/65/2011 z dnia 04.10.2011
6. Zarządzenie Nr 0152/80/2011 z dnia 22.12.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w
Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Ośrodka Pomocy społecznej
z późn. zm. , tekst jednolity –zarządzenie Nr 021.1.43.2012 z dnia 26.07.2012
7. Zarządzenie Nr 021.1.68.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
11.12.2012 w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego dla Środowiskowego Domu
Samopomocy w Sandomierzu
8. Zarządzenie Nr 021.1.19.2012 z dnia 03.04.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w
Sandomierzu w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego świetlic socjoterapeutycznych
9. Zarządzenie NR 0152/ 27/2007 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
04.06.2007 w sprawie wprowadzenia regulaminu Punktu Interwencji Kryzysowej w Sandomierzu z
późn. zm.
10. Zarządzenie Nr 0152/35/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 28.05.2009 r. w
sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w
Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 021.1.16.2012 z dnia 01.03.2012
11. Strategia Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Miejskiej Sandomierz na lata
2007-2013, wprowadzona uchwałą Nr XV/138/2007 Rady Miasta Sandomierza z dnia 28.11.2007
12. Zarządzenie Nr OPS 0152/28/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia polityki bezpieczeństwa danych osobowych w Ośrodku
Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 0152/83/2011 z dnia 29.12.2011
13. Zarządzenie Nr OPS 0152/29/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 02.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania systemami informatycznymi w
Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianą zarządzeniem Nr 0152/84/2011 z dnia
29.12.2011
14.Zarządzenie Nr OPS 0152/68/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
27.11.2009 w sprawie instrukcji postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych
15. Zarządzenie Nr OPS 0152/23/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 31.03.2010 we sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Żydowskiej 6c z
późn. zm.
16. Zarządzenie Nr OPS 0152/51/09 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu w
sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla ŚDS z dnia 04.09.2009 z późn. zmianami
17. Zarządzenie Nr OPS 0152/40/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 08.07.2009 w sprawie wprowadzenia instrukcji ppoż dla budynku przy ul. Słowackiego 17a z
późn. zm.
18. Zarządzenie Nr OPS 0152/37/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń
świetlicy socjoterapeutycznej Przystań Sandomierz ul. Słowackiego 15
19. Zarządzenie Nr OPS 0152/38//2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 28.06.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji bezpieczeństwa pożarowego dla pomieszczeń
świetlicy socjoterapeutycznej Bajka Sandomierz ul. Portowa 24
20 Zarządzenie Nr 0152/16/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
16.03.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji inwentaryzacyjnej w Ośrodku Pomocy Społecznej
w Sandomierzu.
21. Zarządzenie Nr 0152/17/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
16.03.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w OPS.
22. Zarządzenie Nr OPS 0152/17/2010 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 08.02.2010 w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych
23. Zarządzenie Nr OPS nr 0152/87/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 30.12.2011 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości oraz planu kont dla Ośrodka
Pomocy Społecznej w Sandomierzu ze zmianami zarządzeniem Nr 021.1.15.2012 z dnia
01.03.2012 oraz zarządzeniem Nr 021.1.18.2012 z dnia 28.03.2012 i zarządzeniem Nr 021.1.56.2012
z dnia 10.10.2012
24. Zarządzenie Nr 0152/15/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
10.03.2011 w sprawie wprowadzenia procedury przyjmowania skarg i wniosków
25. Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
30.06.2011 w sprawie zasad kierowania na szkolenia i ich oceny z późn. zm.
26. Zarządzenie Nr OPS 021.1. 21.2012 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z
dnia 04.04.2012 w sprawie wprowadzenia Polityki rachunkowości dla Ośrodka Pomocy Społecznej
w Sandomierzu w związku z realizacją projektu systemowego w ramach programu operacyjnego
Kapitał Ludzki pod nazwą „ Będę pracownikiem”
27. Zarządzenie Nr 021.1.3.2013 z dnia 02.01.2013 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w
Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli wewnętrznej i archiwizacji
dokumentów finansowo- księgowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu
28. Zarządzenie Nr 0152/22/2009 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
18.02.2009 w sprawie wprowadzenia regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego
Funduszu Świadczeń Socjalnych Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z późn. zm.
29. Zarządzenie Nr 021.1.60.2012 z dnia 31.10.2012 w sprawie dostępu do informacji publicznej i
Biuletynie Informacji Publicznej
30. Zarządzenie Nr 0152/42/2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu z dnia
08.09.2011 w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z telefonów stacjonarnych i
komórkowych w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu
31. Zarządzenie Nr 0152/53/2011 z dnia 08.09.2011 Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w
Sandomierzu w sprawie wprowadzenia instrukcji korzystania z służbowego samochodu w
Ośrodku pomocy Społecznej w Sandomierzu
32. Plan roczny pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu – ustalany corocznie –
zarządzenie Nr 021.1.8.2013 z dnia 09.01.2013
33. Roczny plan finansowy zarządzenie Nr 021.1.6.2013 z dnia 03.01.2013
34. Procedura zarządzania ryzykiem w Ośrodku Pomocy społecznej w Sandomierzu, wprowadzona
zarządzeniem Nr 0152/79/2011 z dnia 22.12.2011z późn. zmianami , tekst jednolity zarządzeniem Nr
021.1.65.2012 z dnia 04.12.2012
35. Zarządzenie Nr 021.1.7.2013 dnia 08.01.2013 w sprawie wprowadzenia rejestru ryzyk,
matrycy ryzyka oraz harmonogramu wdrożenia kontroli zarządczej
36. Zarządzenie Nr 0121.1.14.2013 z dnia 30.01.2013 w sprawie wprowadzenia do
stosowania Kodeksu etycznego
Załącznik Nr 2.
Wykaz wydanych upoważnień i pełnomocnictw pracownikom Ośrodka Pomocy
Społecznej w Sandomierzu w ramach kontroli zarządczej.
1. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do czynności
zwykłego zarządu dotyczącego bieżącego funkcjonowania jednostki i wykonywania
zadań statutowych z dnia 23.05.2007
2. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia
29.12.2011 do ustanawiania rodziny wspierającej lub zawierania i rozwiązywania
umów z rodzinami wspierającymi w zakresie zwrotu kosztów związanych z
udzieleniem pomocy oraz do prowadzenia postępowań w sprawach z zakresu
wspierania rodziny oraz wydawania decyzji w tych sprawach
3. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Doroty Tarnawskiej z dnia
29.12.2011 w sprawie prowadzenia postępowania w sprawach zakresu wspierania
rodziny oraz do wydawania decyzji w tych sprawach
4. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS i P. Doroty
Tarnawskiej z dnia 14.09.2009 w sprawie załatwiania indywidualnych spraw z
zakresu pomocy społecznej w tym do wydawania decyzji administracyjnych w
zakresie wykonywania zadań zleconych gminie określonych w art. 18 oraz zadań
własnych gminy określonych w art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej
5. Pełnomocnictwo Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS do
dysponowania nieruchomościami na cele budowlane oraz złożenia oświadczenia w
zakresie zgłaszania o zamiarze budowy lub wykonania robót budowlanych,
podpisania i realizacji umowy o wymianę pokrycia dachowego dla budynku
Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu ul. Słowackiego 17a oraz innych robót
budowlanych związanych z remontem w.w budynku wraz z infrastrukturą
towarzyszącą ( parking) z dnia 18.10.2011
6. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anety Stec i Magdaleny
Szkiełka z dnia 08.09.2011 – starszego referenta do przekazywania do biura
informacji gospodarczej informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego
wynikającego z tytułów o których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o
pomocy osobom uprawnionym do alimentów w razie powstania zaległości za okres
dłuższy niż 6 miesięcy , jeśli gmina Sandomierz jest organem właściwym
wierzyciela
7. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Anny Orchowskiej z dnia
08.09.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach o których mowa w art 2
ustawy z dnia 28.11.2003 o świadczeniach rodzinnych , a także do wydawania w
tych sprawach decyzji, do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń z
funduszu alimentacyjnego w tym do wydawania decyzji, do podejmowania wobec
dłużników alimentacyjnych, wobec których Sandomierz jest organem właściwym
a także do wydawania decyzji; do przekazywania do biura informacji gospodarczej
informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o
których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym
do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy , jeśli
gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela; do załatwiania
indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku mieszkaniowego
8. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia
24..03.2011 do podpisania i złożenia wniosku o dofinansowanie projektu pod
nazwą „ Będę pracownikiem” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ,
Projekt VII” Promocja Integracji Społecznej”, Działanie 7.1 Rozwój i
Upowszechnianie Aktywnej Integracji ; do zaciągania zobowiązań finansowych
związanych z realizacją projektu; do podejmowania wszelkich czynności prawnych
i fizycznych związanych z realizacją projektu w imieniu Burmistrza Sandomierza .
9. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia
04.01.2011 do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych a
także do wydawania decyzji w tych sprawach; do prowadzenia postępowania w
sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego, w tym do wydawania decyzji w
tych sprawach; do podejmowania działań wobec dłużników alimentacyjnych wobec
których gmina Sandomierz jest organem właściwym , a także do wydawania w
tych sprawach decyzji , do przekazywania do biura informacji gospodarczej
informacji o zobowiązaniu dłużnika alimentacyjnego wynikającego z tytułów o
których mowa w art 28 ustawy z dnia 07.09.2007 o pomocy osobom uprawnionym
do alimentów w razie powstania zaległości za okres dłuższy niż 6 miesięcy , jeśli
gmina Sandomierz jest organem właściwym wierzyciela
10. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia 31.12.2011 do
załatwiania indywidualnych spraw i wydawania decyzji w sprawach dodatku
mieszkaniowego
11. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza dla Dyrektora OPS z dnia
05.05.2010 do reprezentowania Gminy przed sądami, organami administracji
publicznej, organami egzekucyjnymi oraz do udzielania dalszych pełnomocnictw w
tym zakresie;
12. Upoważnienie Burmistrza Sandomierza dla P. Dąbek Agnieszki i Anny
Orchowskiej do przeprowadzania wywiadów środowiskowych u osób
ubiegających się o dodatek mieszkaniowy z dnia 10.06.2009 r
13. Upoważnienie do dostępu do informacji niejawnych udzielone dla Dyrektora OPS,
P. Anny Orchowskiej, P. Anety Stec, P. Doroty Tarnawskiej, P. Katarzyny Goch
udzielone przez pełnomocnika gminy ds informacji niejawnych z dnia 10.09.2009
14. Upoważnienie Rady Miasta Sandomierza wydane dla Dyrektora OPS do
przyznawania i udzielania doraźnej lub okresowej pomocy pieniężnej
kombatantom i osobom uprawnionym - uchwała NR XXIV/212/2008 z dnia
20.08.2008 r. w sprawie upoważnienia Dyrektora OPS do udzielania i
przyznawania pomocy kombatantom i innym osobom uprawnionym
15. Upoważnienia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu dla Pani
Katarzyny Goch z dnia 18.09.2012 do wykonywania czynności z zakresu prawa
pracy , reprezentowania Ośrodka przed organami kontroli, jednostkami samorządu
terytorialnego , administracji rządowej, wydawania zarządzeń, podpisywania i
zatwierdzania dokumentów wynikających z bieżącego funkcjonowania Ośrodka,
rozpatrywania skarg i wniosków, wydawania pełnomocnictw i upoważnień w
przypadku nieobecności dyrektora w pracy.
16. Powierzenie Pani Katarzynie Goch obowiązków w zakresie rachunkowości
finansowej z godnie4 z art 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych z dnia
09.02.2010
17. Powierzenie P. Katarzynie Goch powierzenia obowiązków i odpowiedzialności w
zakresie prowadzenia rachunkowości , wykonywania dyspozycji środkami
pieniężnymi, wykonywania wstępnej kontroli z dnia 09.02.2012
18. Powierzenie obowiązków głównego księgowego P. Katarzynie Goch i
odpowiedzialności w zakresie określonym w art 54 ustawy o finansach
publicznych z dnia 31.12.2009
19. Upoważnienie z dnia 27.04.2009 dla P. Katarzyny Goch do załatwiania i
podpisywania dokumentów księgowych, korespondencji wychodzącej,
reprezentowania na zewnątrz i wobec pracowników Ośrodka , podpisywania
umów, udzielania urlopów pracowniczych w przypadku nieobecności dyrektora w
pracy
20. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 powierzające Pani Katarzynie Goch
sporządzanie sprawozdań budżetowych
21. Upoważnienie z dnia 21.09.2007 dla P. Katarzyny Goch dotyczące okresowego
ustalania pasywów i aktywów w drodze inwentaryzacji
22. Upoważnienie z dnia 26.11.2007 w zakresie upoważnienia P. Katarzyny Goch do
wykonywania obowiązków w zakresie gospodarki finansowej i kontroli finansowej
23. Upoważnienie z dnia 04.09.2006 dla Pani Katarzyny Goch dotyczące prowadzenia
i ponoszenia odpowiedzialności w zakresie określonym ustawa o rachunkowości
24. Upoważnienie dlas Pani Jolanty Gawron z dnia 29.06.2009 do podpisywania list
wypłat świadczeń, list płac jako zatwierdzono i sprawdzono, podpisywania faktur i
rachunków za zakupy i usługi pod względem merytorycznym oraz jako
stwierdzono i sprawdzono, podpisywania rachunków wystawianych przez Ośrodek
25. Upoważnienie dla Pani Jolanty Gawron z dnia 30.11.2009 do wydawania poleceń
słuzbowych w zakresie ochrony danych osobowych, w tym do przeprowadzenia
kontroli zabezpieczeń baz danych wydawania zaleceń pokontrolnych
26. Upoważnienie dla P. Jolanty Gawron z dnia 10.02.2010 do dokonywania
przeglądów kontroli merytorycznych w zakresie realizacji zadań statutowych i ppoż
w komórkach wewnętrznych
27. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia 10.03.2010 do prowadzenia szkoleń
wstepnych nowozatrudnionych pracowników Ośrodka, praktykantów i innych osób
jeśli obowiązek szkoleń wynika z przepisów prawa pod nieobecność P. Gajdy
Stanisławy.
28. Upoważnienie z dnia 18.09.2012 dla Jolanty Gawron do zatwierdzania poleceń
zakupu w przxypadku nieobecności dyrektora oraz do podpisywania sprawozdań
budżetowych jeśli dyrektor i P. Tarnawska sa nieobecni w pracy
29. Upoważnienie P. Doroty Tarnawskiej z dnia 18.09.2012 do podpisywania
sprawozdań budżetowych , zaświadczeń pod nieobecność dyrektora;
wykonywania czynności z zakresu prawa pracy , reprezentowania ośrodka przed
władzami, wydawania upoważnień, zatwierdzania dokumentów wychodzących,
rozpatrywania skarg i wniosków, podpisywania korespondencji w przypadku
nieobecności w pracy dyrektora i osoby zastępującej; do podpisywania list wypłat
, pod względem zatwierdził , podpisywania faktur i rachunków, rachunków
wystawianych przez Ośrodek oraz polecenia zakupu w przypadku nieobecności
dyrektora i P. Gawron
30. Upoważnienie dla Doroty Tarnawskiej z dnia 17.11.2010 w sprawie
reprezentowania OPS w posiedzeniach Zespołu Interdyscyplinarnego
31. Upoważnienie dla Anny Orchowskiej z dnia 09.08.2012 do reprezentowania
Ośrodka przed Prokuraturą, Policją w sprawach związanych z funduszem
alimentacyjnym
32. Powierzenie z dniem 12.09.2011 P. Orchowskiej Anny odpowiedzialności za
środki trwałe znajdujące się w budynku przy ul. Żydowskiej 6c
33. Upoważnienie dla Jolanty Gawron z dnia 29.03.2011 do przyjmowania
rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
34. Upoważnienie dla Jolanty Gawron do dekretowania korespondencji przychodzącej
oraz zatwierdzania planów pomocy dla świadczeniobiorców w okresie
nieobecności Dyrektora w pracy - z dnia 23.01.2009
35. Upoważnienie - dla Jolanty Gawron powierzające jej funkcje administratora
danych osobowych ( upoważnienie z dnia z dnia 16.12.2009 oraz zarządzenie Nr
OPS 0152/66/09 z dnia 27.11.2009 z mocą od 01.01.2010)
36. Upoważnienie dla Rafała Krawca powierzające mu funkcję Administratora
Systemów Informatycznych z dnia 16.12.2009 r.
37. Upoważnienie dla P. Stanisławy Gajda do pełnienia funkcji służby BHP w OPS-
z dnia 20.06.2005
38. Upoważnienie dla P. Stanisławy Gajda powierzające jej odpowiedzialność za
mienie- środki trwałe oraz inne składniki majątkowe oraz funkcję kasjera w OPS
– z dnia 24.05.2007
39. Odpowiedzialność materialna za wartość pieniędzy z dnia 01.03.2012 dla Gajda
Stanisława
40. Upoważnienie dla P. Agnieszki Krasoń powierzenie obowiązków do pełnienia
kierownika świetlicy , majątku świetlicy z dnia 01.12.2008r.
41. Powierzenie majątku świetlicy Bajka P. Agnieszce Pońskiej z dnia 17.12.2012
42. Upoważnienie dla Jolanty Gawron i Małgorzaty Kopeć do opisywania faktur za
zakupione sprzęty AGD i kotła przez powodzian oraz kontroli merytorycznej tych
faktur z dnia 08.10.2010
43. Upoważnienie P. Małgorzaty Kopeć z dnia 01.02.2012 do zastępstwa za Głównego
księgowego w tym do prowadzenia rachunkowości , podpisywania list wypłat, faktur
rachunków, odbioru korespondencji, podpisywania list płac jako główny księgowy ,
dokonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli
zgodności operacji gospodarczych, dokonywania wstępnej kontroli kompletności i
rzetelności dokumentów
44. Upoważnienie dla P. Janiny Sochy z dnia 30.10.2012 do pełnienia zastępstwa za
głównego księgowego w przypadku jego nieobecności oraz nieobecności w pracy
P. Małgorzaty Kopeć
45. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 31.01.2013 dla P. Anny
Orchowskiej w sprawie przekazywania do biura informacji gospodarczej o danych
dłużnika alimentacyjnego jeśli zaległość wynosi więcej niż 6 miesięcy
46. Upoważnienie Burmistrza Miasta Sandomierza z dnia 31.01.2013 dla P. Monika
Nowak w sprawie przekazywania do biura informacji gospodarczej o danych
dłużnika alimentacyjnego jeśli zaległość wynosi więcej niż 6 miesięcy.
Załącznik nr ...............
HARMONOGRAM ZADAŃ ORGANIZACJI I WDROŻENIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ
w Ośrodku Pomocy Społecznej w Sandomierzu
Nr
standardu Nazwa zadania Sposób realizacji zadania
Osoba
odpowiedzialna
za realizację
zadania
Termin realizacji
zadania Uwagi
A ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE
1. Przestrzeganie wartości
etycznych
Opracowanie kodeksu etyki pracownika
samorządowego Grupa ds. ryzyka
aktualizacja
kodeksu nie
rzadziej niż 1 raz
w roku.
Przeprowadzenie okresowych szkoleń z zakresu
etyki zawodowej pracowników samorządowych, nie
rzadziej niż 1 raz w roku
kierownicy sekcji
styczeń –
grudzień każdego
roku
2. Kompetencje zawodowe
1. Nadzór nad aktualnością regulacji wewnętrznych
dotyczących naboru na wolne miejsca pracy ,
oceny pracowników samorządowych,
kierownik sekcji
organizacyjnej
styczeń—
grudzień
każdego roku
3. Struktura organizacyjna
1. Ocena dostosowania struktury organizacyjnej
Urzędu do aktualnych celów i zadań.
2. Aktualizacja zadań komórek organizacyjnych.
3. Aktualizacja zakresów obowiązków, uprawnień i
odpowiedzialności określonych dla każdego
pracownika.
4. Określenie systemu zastępstw.
Kierownicy
komórek
organizacyjnych
niezwłocznie w
przypadku
wystąpienia
potrzeby,
aktualizację
zakresów
czynności,
zastępstw odbywa
się w drodze
pisemnej. W
przypadku
powierzenia
nowych zadań,
tworzenia nowych
komórek
aktualizacja
aktów prawnych
odbywa się
najpóźniej w dniu
powierzenia
zadania.
4. Delegowanie uprawnień Określenie zakresu uprawnień delegowanych
poszczególnym pracownikom.
Kierownicy
komórek
organizacyjnych
niezwłocznie w
przypadku
wystąpienia
potrzeby
kierownik
komórki deleguje
uprawnienia
występując do
Dyrektora i
wskazując
personalnie osobę
delegowaną oraz
zakres
proponowanej
delegacji
uprawnień
B CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM
5. Misja Określenie krótkiego i syntetycznego opisu misji
Ośrodka oraz ocena jej aktualności
grupa ds. ryzyka każdorazowo
podczas
spotkania grupy
ds. ryzyka ocenia
się aktualność
misji Ośrodka
6. Określanie celów i zadań,
monitorowanie i ocena ich
realizacji
Opracowanie planu pracy w rocznej perspektywie,
systemu monitoringu (raportowania).
Kierownicy
komórek
organizacyjnych
do 15 stycznia
każdego roku
7. Identyfikacja ryzyka 1. Opracowanie polityki i procedur zarządzania
ryzykiem wewnętrznym.
2. Opracowanie rejestru ryzyka wewnętrznego. 3. Stworzenie mapy ryzyka wewnętrznego.
Grupa ds. ryzyka
do dnia 20
stycznia każdego
roku na dany rok
4. Określenie akceptowalnego poziomu na
ryzyko.
8. Analiza ryzyka jw. jw. jw.
9. Reakcja na ryzyko jw. jw. jw.
C MECHANIZMY KONTROLI
10.
Dokumentowanie
systemu kontroli
zarządczej
Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych
uregulowań prawnych.
grupa ds. ryzyka
weryfikacja
uregulowań
następuje nie
rzadziej niż co 6
miesięcy
11. Nadzór Weryfikacja stanu bieżącego.
Grupa ds. ryzyka
jw.
12. Ciągłość działalności
Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych
uregulowań prawnych. Uaktualnienie zastępstw w
zakresie obowiązków, uprawnień i
odpowiedzialności.
Kierownicy
komórek
organizacyjnych
przypadku
wystąpienia
czynnika
mogącego
spowodować
ryzyko braku
ciągłości
działalności
zgłaszają grupie
ds. ryzyka,
zgodnie z
procedurą
13. Ochrona zasobów
Weryfikacja stanu bieżącego oraz wewnętrznych
uregulowań prawnych.
ABI, ASI,
kierownicy sekcji
kierownicy
zgłaszają o
wystąpieniu
czynnika
mogącego
spowodować
ryzyko braku
ochrony zasobów
zgłaszają
niezwłocznie do
przewodniczącego
Grupy ds. ryzyka
Każda komórka
organizacyjna
podlega
okresowemu
przeglądowi w
zakresie ochrony
danych
osobowych nie
rzadziej niż 1 raz
w roku.
Ochrona
składników
materialnych
odbywa się na
zasadach
określonych w
procedurze
kasowej oraz
inwentaryzacyjnej
14.
Szczegółowe mechanizmy
kontroli dotyczące operacji
finansowych i
gospodarczych
Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych
uregulowań prawnych.
Główny
Księgowy
bieżący
monitoring. W
przypadku
wystąpi9enia
okoliczności (
zmiany prawa)
niezwłocznie
wprowadza się
aktualizację
przepisów
wewnętrznych
15. Mechanizmy kontroli
dotyczące systemów
informatycznych
Weryfikacja stanu bieżącego wewnętrznych
uregulowań prawnych.
ABI,
ASI
ASI nie rzadziej
niż 1 raz w
roku
przeprowadza
przeglądy.
systemy
informatyczne
oraz ochrona
danych
zawartych w
tych systemach
są określone w
procedurach
dotyczących
danych
osobowych
D INFORMACJA I KOMUNIKACJA
16. Bieżąca informacja Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie
przekazywania ważnych informacji w obrębie
struktury organizacyjnej jednostki
kierownicy
komórek
wewnętrznych
zgodnie z, planem
rocznym,
realizacja szkoleń
wewnętrznych,
realizacja założeń
wynikających z
planu rocznego
17. Komunikacja wewnętrzna jw.
kierownicy
komórek
wewnętrznych
18. Komunikacja zewnętrzna Weryfikacja istniejących mechanizmów w zakresie
przekazywania ważnych informacji z klientami
zewnętrznymi.
kierownicy
komórek
wewnętrznych
nie rzadziej niż
co 6 miesięcy
podczas spotkań
kierowników
komórek, w
trakcie
sprawozdań z
realizacji Polityki
zarządzania
ryzykiem
E MONITOROWANIE I OCENA
19. Monitorowanie systemu Opracowanie ogólnych zasad funkcjonowania Grupa ds. ryzyka powołanie grupy
kontroli zarządczej kontroli zarządczej w jednostce i systemu
monitorowania. Powołanie Grupy do spraw
wspierania Dyrektora w sprawowaniu kontroli
zarządczej.
Określenie „źródeł zapewnienia” o stanie kontroli
zarządczej.
ds. ryzyka-
grudzień danego
roku,
określenie źródeł
kontroli
zarządczej –
styczeń każdego
roku
weryfikacja
aktualności
polityki
zarzadzania
ryzykiem - nie
rzadziej niż co 6
miesięcy
20. Samoocena Opracowanie kwestionariusza samooceny. Określenie
terminów jej przeprowadzania.
kierownicy
komórek,
wszyscy
pracownicy
styczeń każdego
roku
22.
Uzyskanie zapewnienia o
stanie kontroli zarządczej
Opracowanie zasad funkcjonowania kontroli
zarządczej w jednostce i systemu monitorowania oraz
nadzór nad jej aktualnością
Główny
księgowy
aktualizacja
procedur kontroli
zarządczej nie
rzadziej nic co 6
miesięcy
* opracowany na podstawie standardów kontroli zarządczej, określonych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r.
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF z 30.12.2009 r. Nr 15, poz. 84).
Załącznik Nr 3
MISJA OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ
W SANDOMIERZU
Misją Ośrodka Pomocy Społecznej w Sandomierzu jest systemowe podejście
do rozwiązywania problemów społecznych w celu przeciwdziałania
marginalizacji, patologiom społecznym, wykluczeniu oraz poprawy jakości
życia mieszkańców Sandomierza.
Celem głównym Ośrodka jest wspieranie osób i rodzin w wysiłkach
zmierzających do zaspokojenia niezbędnych potrzeb i umożliwienie im życia
w warunkach odpowiadających godności człowieka.
Cele szczegółowe :
1) niesienie różnorodnych form pomocy osobom i rodzinom, które z różnych
przyczyn niezdolne są do rozwiązywania swych życiowych problemów,
a w szczególności ludziom starszym, niepełnosprawnym, chorym, samotnym,
zagrożonym demoralizacją, rodzinom pozbawionym środków do życia, ubogim
i bezradnym
2) pobudzanie społecznej aktywności w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb
życiowych osób i rodzin,
3) zapewnienie profesjonalnej pomocy rodzinom dotkniętym skutkami patologii
społecznej, w tym przemocą w rodzinie,
4) rozwijanie nowych form pomocy społecznej i samopomocy w ramach
zidentyfikowanych potrzeb,
Zatwierdził:
Załącznik Nr 4 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- kierownicy komórek organizacyjnych
L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić
a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI
1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postepowania?
2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku?
3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?
4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)?
5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej?
6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań?- należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK
7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy?
8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań
9. Czy istniejące w Ośrodku procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności?
10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań?
11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?
12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki?
13. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej?
14. Czy został określony ogólny cel istnienia Ośrodka np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)?
15. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań?
16. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK- proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 19)
17. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować?
18. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?
19. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)?
20. Czy w Ośrodku zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK –proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 23)
21. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii?
22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?
23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku?
24. Czy w Ośrodku funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?
25. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?
26. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Ośrodku w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami)?
27. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań?
Załącznik Nr 5 Ankieta do samooceny kontroli zarządczej- pracownicy jednostki
L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno to ocenić
a). Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedz TAK albo b). uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI
1. Czy Pani/Pan wie jakie zachowania pracowników uznawane są w Ośrodku za nieetyczne?
2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ośrodku?
3. Czy Pani/Pan zdaniem osoby na stanowiskach kierowniczych przestrzegają i promują własną postawą i decyzjami etyczne postępowanie?
4. Czy bierze Pani/Pana udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania?
5. Czy szkolenia, w których Pan/Pani uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku?
6. Czy jest Pani/Pan informowany przez bezpośredniego przełożonego o wynikach okresowej oceny Pani/Pana pracy?
7. Czy istnieje dokument, w którym zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na Pani/Pana stanowisku pracy (np. zakres obowiązków, opis stanowiska pracy)?
8. Czy posiada Pani/Pan aktualny zakres obowiązków określony na piśmie lub inny dokument o takim charakterze?
9. Czy są Pani/Panu znane kryteria, za pomocą których oceniane jest wykonywanie Pani/Pana zadań?
10. Czy bezpośredni przełożeni w wystarczającym stopniu monitorują na bieżąco stan zaawansowania powierzonych pracownikom zadań?
11. Czy zna Pani/Pan najważniejsze cele istnienia Ośrodka?
12.
Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)?
13. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej?
14. Czy posiada Pani/Pana bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ośrodku (np. poprzez Internet, sieć lokalną)?
15. Czy istniejące procedury w wystarczającym stopniu opisują zadania realizowane przez Panią/ Pana?
16. Czy obowiązujące Panią/Pana procedury/instrukcje są aktualne, tzn. zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi (np. regulaminem organizacyjnym, innymi procedurami)?
17. Czy nadzór ze strony przełożonych zapewnia skuteczną realizację zadań?
18. Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, powodzi, poważnej awarii?
19. Czy dokumenty/ materiały/zasoby informatyczne, z których korzysta Pani/Pan w swojej pracy są Pani/Pana zdaniem odpowiednio chronione przed utratą lub zniszczeniem?
20. Czy ma Pani/Pan dostęp do wszystkich informacji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych Pani/Panu zadań?
21. Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pani/Pan w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc?
22. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej?
23. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku?
24. Czy zna Pani/Pan zasady kontaktów pracowników Ośrodka z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) oraz swoje uprawnienia i obowiązki w tym zakresie?
25. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)?
26. Czy przełożeni na co dzień zwracają wystarczającą uwagę na przestrzeganie przez pracowników obowiązujących w Ośrodku zasad, procedur, instrukcji, itp.?
Recommended