Система 2014

Макс Волошин, REDMADROBOT

СИСТЕМА

МОТИВАЦИЯ

ИНСТРУМЕНТАРИЙ ПРИНЦИПЫ

МОТИВАЦИЯ

ИНСТРУМЕНТАРИЙ ПРИНЦИПЫ

Для того, чтобы в любой момент времени знать, для чего нужно то или иное действие, чтобы понимать, что даже самая противная рутина может тебя развивать, чтобы можно было со всей ответственностью говорить НЕТ тем вещам, которые бесполезны и не тратить на них свой самый дорогой ресурс.

А для этого, так или иначе, надо будет ответить самому себе, наверное на самый сложный вопрос: "Зачем я живу?" Без этого ответа вы скорее всего будете жить не своей жизнью, а чьей-то и умрете точно так же, - кем-то.

МОТИВАЦИЯ

Путь

1. "Гроб", "Пенсия"

2. Жизненные сферы (потом пригодятся для инструментария)

3. Проект "Я". Реверсивный календарь, декомпозиция, всё как в PMBoK, с рисками и альтернативными путями.

Шаг развития

1. Определение текущего местоположения AS IS по сферам и месту, умениям и навыкам

2. Проектирование реального TO BE (3-5 лет) исходя из ближайшего чекпоинта пути.

3. Определение ЗБР (зона ближайшего развития)

4. Формирование осязаемого NEXT STEP (3-12 месяцев)

5. Набор задач и проектов по достижению

Когда есть определенность по пути, самое время выбрать экипировку и инструментарий для эффективного продвижения.

И первое, что нужно сделать - выкинуть всё из головы. Голова не должна быть забита незавершенными делами, отложенными договоренностями, датами и временем деловых встреч, отрывками интересных статей и неотвеченными письмами. Для этого должна быть система. А в голове должно быть место для синтеза новых идей, для быстрого принятия решений, не выкапываясь каждый раз для этого из накопленного ментального мусора.

ИНСТРУМЕНТАРИЙ

Контрольная система GTD

1. Индукция чтобы очистить голову

2. Структура для организации

3. Алгоритм для работы

4. Обзор и планирование

💡Подробнее: Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок (Getting Things Done)

Индукция• Обещания

• Письма

• Платежи

• Заметки

• Незавершенные дела

• Встречи

• Мечты-мысли

• …

INBOX

Теги (контексты)• Зоны. Профессия, личное развитие, научная деятельность, семья-отношения, спорт, здоровье, финансы…

• Места. Офис, супермаркет, аптека, детский магазин, книжный, спортзал, дом-квартира, дача…

• Люди. Подчиненные, руководство, друзья-знакомые, строители…

• Ситуации. Пробка, в метро, очередь, отпуск, в голове вата, я - супермен…

• …

Алгоритм

Обзор и планирование1. Входящие разбираются один раз в день при планировании дня.

2. День планируется исходя из задач на неделю, это значит, что каждая задача на сегодняшний день должна быть такая, чтобы её выполнение максимально приблизило выполнение результата на неделю.

3. Раз в неделю (в воскресенье) планируется следующая неделя исходя из плана на месяц и ближайших майлстоунов проектов.

4. За несколько дней до конца месяца планируется следующий месяц исходя из результатов на NEXT STEP. Происходит инспектирование “Когда-нибудь".

1. OmniFocus?!Лучше всех соответствует по функциональности концепции GTD: содержит входящие (для сбора всех поступающих дел), проекты, контексты (прявязка задачи к конкретному месту, времени или человеку, например: “книжный”, “аптека", "в метро" и т.д.) и даже принудительный еженедельный обзор всех задач. Отлично подойдет для тех, кто любит закладку «advanced» в настройках. !Плюсы: Соответствие GTD, облачная синхронизация между устройствами. Минусы: Разный интерфейс на разных устройствах, да и вообще, интерфейс часто не приятен и не продуман, но всё же терпим. Есть только для Mac и iOS. Цена: от 19.99$ !2. Things?!Things также соответствует GTD, но находится ближе к границе с обычными списками, нежели OmniFocus. Тут также есть все инструменты, но они более интуитивно понятные и системой можно пользоваться «as is», а при желании легко настроить под себя. !Плюсы: Отличный продуманный интерфейс, облачная синхронизация на всех устройствах. Минусы: Есть только для Mac и iOS. Цена: от 9.99$  !3. Wunderlist?!Лучшая условно-бесплатная альтернатива Things и OmniFocus. Содержит весь тот же функционал, да ещё и возможность коллективной работы над задачами, что в данном случае не считаю верным, так как личная система - это личная система, а для задач по конкретным направлениям бизнеса есть свои таск-трекеры. Никогда такая система не сравнится например с Jira по коллективной работе над багами. !Плюсы: Есть на всех устройствах, вполне приятный интерфейс. Минусы: Есть набор дополнительных фишек, которые скорее засоряют систему, нежели делают её более эффективной. Цена: freemium Цена: free !4. Remember The Milk?!Изначально - отличный онлайн список для активных пользователей GMail, который в последнее время обзавелся мобильными клиентами для всех платформ. По функциональности - это прежде всего просто списки, без какой-либо философии и системы. !Плюсы: Интеграция со крупными сервисами, такими как Gmail, Google Calendar и Evernote. Облачная синхронизация. Минусы: Своеобразный интерефейс, те, кому нравится интерфейс Google сервисов — будут довольны. Цена: freemium

Софт

База знаний

1. Структура

2. Правила работы

Это ваша персональная цифровая долговременная память, но, что самое главное - это еще и ваш личный университет в котором вы будете закреплять знания и вырабатывать новые навыки.

💡Дополнительно: Про организацию именно личных баз данных и файловых хранилищ (не знаний!): Марк Хёрст. Горшочек, не вари!, про создание инфо-скетчей: Майк Роуди. Визуальные заметки.

💡В Evernote есть ярлыки - это супер удобно для фокусировки на том, что в работе именно сейчас.

Правила1. При занесении - маркировать и определять

информацию, если с этим сложности - в INBOX.

2. Разбирать INBOX один раз в неделю, при планировании недели.

3. Просматривать всю базу раз в NEXT STEP период, верифицировать-обновлять категории и теги, удалять или переводить в архив ненужные материалы.

Софт и хард1. Evernote?!Лучшее, что есть для ведения электронной базы знаний с доступом со всех устройств на всех платформах. !Цена: freemium !2. MindNode?!Простой, доступный и приятный mindmap-редактор. Работает только под MacOS и iOS, синхронизируется через iCloud или Dropbox на всех устройствах. Для тех кто любит «advanced», есть альтернативы: MindJet, Mindo, XMind и т.д. !Цена: freemium !3. Adobe Ideas?!Отлично подходит для заметок “от пальца” на айпаде. Можно использовать и для обычных и для advanced скетчей. Есть синхронизация с adobe-облаком. !Цена: freemium !4. DayOne?!Наверное, самое приятное приложение по интерфейсу для ведения личного дневника. !Цена: freemium !!5. А4 тетрадка в клетку на пружинке, автоматический карандаш и ручка.?!Без комментариев. Ничего удобнее для заметок ещё никто не придумал. !Цена: 100 р.

Анти-Календарь1. Сначала планируются все нерабочие обязательные активности: принятие

пищи, сон, транспорт.

2. Обязательно заранее планируются рекреационные зоны. Такие как чтение, прогулки, свободное время, встречи с друзьями.

3. Добавляются ежедневные буферные часы на непредвиденные задачи.

А всё что осталось и есть тот реальный объем времени, который вы можете потратить на работу и личное развитие. Так что, анти-календарь прежде всего избавляет вас от иллюзий, что поспав 6 часов, у вас есть еще целых 18 часов на то, чтобы переделать все дела. У вас в 2, а то и в 4 раза меньше чистого времени на самом деле.

💡Подробнее: Нейл Фьоре. Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом. Дейв Креншоу. Миф о многозадачности.

Пример: типовая неделя

всего 5 чистых рабочих часов в день

всего 8 чистых часов на развитие в рабочую неделю + ещё 10-15

часов можно задействовать

5-7 часов в выходные на развитие

Почта. Входящие = 01. Почтовый ящик - не является элементом базы знаний или очередным списком задач.

Это всего лишь инструмент приема-передачи информации. Минимум раз в день удаляйте все письма из почты.

2. Все входящие письма подлежат такой же сортировке, как и инбоксе Things - требуют конкретно от меня действия или нет, если требуют, то могу ли я его совершить за 2 минуты (ответ на письмо), если не могу - то заношу в систему задач, базу знаний или в файловую систему с напоминанием.

3. Отключите все нотификейшены и проверяйте (доводите до нуля) почту исходя из своего, а не чужого расписания, например, 2 раза в день, при утреннем планировании и вечером в дороге.

💡В gmail можно настроить входящие так, чтобы были видны только непрочитанные письма.

💡Подробнее: Марк Хёрст. Горшочек не вари!

ПРИНЦИПЫ

Когда вы понимаете свой путь, спроектировали контрольную систему по достижению целей, надо иметь под рукой набор методик в сжатом и компактном виде, чтобы работа с инструментарием была ловкой и эффективной.

Важное-не важное, срочное - не срочное.

1. То, что нужно сделать именно сейчас, что уже горит. И отказаться от этих дел нельзя, иначе заблокируется деятельность.

2. Планирование важнее сиюминутных задач. Второй квадрат - проактивный и необходимый для движения по пути. Например, ТО (мед, авто) регулярное, шаблонизация, разгребает первый квадрат. Делает в нем меньше задач.

3. Срочные, но не важные это как правило такие дела, которые или можно делегировать или автоматизировать.

4. Социальные сети, новости, сериалы, общение с людьми из прошлого и т.д.

Сила черновика1. Черновик-mindmap - это хорошее начинание,

когда вы не знаете с чего начать. Начните с чего угодно, структура будет формироваться по ходу размышлений.

2. Очень сложно, а часто просто невозможно сразу выдать законченный результат. А вот дойти до результата, опираясь на построенный многослойный фундамент из черновиков - совершенно реально.

3. Гораздо эффективнее обсудить черновик и заранее получить фидбек, чем не обсудить ничего, вымучивая из себя идеальный результат с неясной перспективой попадания в ожидания.

4. И, да, это отличный инструмент для борьбы с прокрастинацией.

1. Слишком мало, чтобы успеть испугаться завала, но вполне достаточно, чтобы “включить все нейронные сети” и втянуться в дело.

2. 30-ти минутки сокращают работу до маленьких, осуществимых задач - чекбоксов, которые так приятно фиксировать.

3. Возможные передышки каждые 30 минут - мотивируют и позволяют контролировать свою загрузку.

4. Это простой квант для личного таймтрекинга и последующего улучшения планирования.

5. Но самое главное - это отличный инструмент для борьбы с прокрастинацией.

30-ти минутки концентрации

Обещай меньше, делай больше

• Это касается прежде всего договоренностей с самим собой. Не надо себе врать, это бесполезно.

• Это принцип реалистичного планирования, оглядываясь на анти-календарь и реально доступное для работы время, включая буферы.

• А в любых отношениях это позволит оставаться человеком своего слова и даже чуть больше.

Мозг

1. Ограниченный объем энергии префронтальной коры - аналитическая и вдумчивая работа - утром. Понятие сцены и ее размера.

2. Нет многозадачности. Сцена ограничена. Фибоначчи и русские сказки. 3. Шаблонизация в базальные ядра (как вождение, слепой набор и т.д.) 4. Упрощение, группировка, приоритезация - базовые навыки*. 5. Работа в потоке - правильные уровни дофамина (интерес) и норэпинефрина (страх).

💡Подробнее: Дэвид Рок. Мозг, инструкция к применению. Дейв Креншоу. Миф о многозадачности. * - Lumosity для тренировки п.4.

Пальма, небоскреб, МКС и бортовой журнал

1. Пальма для сверки движения в краткосрочной перспективе (неделя-месяц)

2. Небоскреб для зоны ближайшего развития, для контроля движения в рамках шага развития

3. МКС позволяет посмотреть весь путь, да еще и динамике, но что самое важное с МКС можно посмотреть и в космос. Это для чекпоинтов.

Бортовой журнал (рефлексия) нужен для того, чтобы оценить проделанный путь, выделить из него необходимое для развития, оценить то, что нужно убрать, от чего

избавиться.

МОТИВАЦИЯ

ИНСТРУМЕНТЫ ПРИНЦИПЫ

P.S. Если у вас есть комментарии, возражения, свои классные находки и вообще желание обсудить свои «системы» - welcome!

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

Список литературы• Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок (Getting Things Done) • Майк Роуди. Визуальные заметки. • Марк Хёрст. Горшочек, не вари! • Нейл Фьоре. Лёгкий способ перестать откладывать дела на потом. • Дейв Креншоу. Миф о многозадачности. • Дэвид Рок. Мозг, инструкция к применению.