Основи письмових комунікацій. Сергій Кутузов

Основи письмових комунікацій

Основні функції комунікацій

1. Інформаційна (обмін інформаціїю)2. Особиста (взаємодія між людьми)

Види комунікацій

1. Усні2. Письмові3. Візуальні (малюнки, схеми)4. За допомогою міміки та жестів5. За допомогою дотиків

Переваги письмового спілкування

1. Можливість зберегти історію спілкування2. Основа для подальшого обговорення чи

доказів3. Можливість детально роз'яснити складне

питання4. Можливість надіслати листа людям які

зараз не на зв'язку5. Можливість надіслати повідомлення

декільком отримувачам

Недоліки письмового пілкування

1. Одностороння направленість

2. Великі затрати часу на написання листів

3. Відсутність підтвердження від адресата про отримання

4. Відсутність можливості корегувати повідомлення

Перешкоди, які можуть виникнути

1. Різночитання, не правильне розуміння суті2. Мовний бар'єр3. Спам фільтри4. Технічні проблеми

Електронні письмові комунікації

1. Чати2. SMS3. Електронні листи4. Форуми/Конференції

Норми ділової переписки

1. Обов'язково вказуйте тему, яка максимально чітко характеризує предмет

листа

2. Почніть з ввічливого звертання

3. В одному листі повинна міститись інформація лише з одного питання

4. Дотримуйтесь стилістичних та граматичних правил

5. Не залишайте без відповіді жодного повідомлення

6. У відповідь включайте всіх кому адресувався оригінальний лист

7. Виражайте думки лаконічно та зрозуміло

8. Подякуйте за увагу

Приклад вдалого листа

Шановний, Руслане Володимировичу!

1. "Опис ситуації, яка склалась

2. Наведені чіткі факти

3. Прохання чи інформація"

Дякую.

З повагою,

Сергій Кутузов.

Приклад невдалого листа

Нічо не вийде, вони не хочут, я за..

ався.

Всьо.

Розберемо лист

Шановні колеги!Ваша пропозиція щодо проведення перемовин з метою більш детального обговорення

можливостей та форм співпраці викликала щире схвалення нашого колективу.Ми раді, можливості якнайшвидше розпочати перемовини.Сподіваємось, що ви погодитесь на пропозицію детальніше проаналізувати останні інформаційні

матеріали та публікації, які складуть у Вас уявлення про ті чи інші фактори в сьогоднішньому стані кампаній.

Чекаємо Вашої відповіді з датою проведення перемовин.

З повагою,Директор компанії «А» Петренко І. І.

Налаштування поштових клієнів

1. Налаштуйте фільтри2. Налаштуйте папки3. Обов'язково відділяйте листи на які не

можете дати відповідь негайно4. Правильно налаштуйте підпис

Jira/MS Project

Переваги систем управління проектами1. Координація зусиль2. Моніторинг ходу виконання задач3. Постійне нагадування4. Розстановка пріоритетів

Для обговорення

1. Причини таких рішень?2. Переваги?3. Недоліки?

Завдання

Надішліть листа на пошту kutuzov@magneticone.com з пропозиціями щодо проведення наступних тренінгів

Вимоги:1. Лист оформлений в діловому стилі2. Містить посилання на дане завдання3.

Дякую за увагу :)

Тренінг провів:Сергій Кутузов