DESARROLLO profesional de la secretaria ejecutiva

DESARROLLO PROFESIONAL

DE LA SECRETARIA

EJECUTIVA.

OBJETIVO GENERAL

Conocer el desarrollo de la secretaria en general, enfocándonos en la

secretaria ejecutiva moderna Dando a conocer las características básicas y

específicas para el buen desarrollo profesional y actualizada con los

beneficios de las redes sociales para la satisfacción de clientes, y las

relaciones humanas que la secretaria debe saber manejar en el área laboral, y

la construcción de una buena imagen secretarial y empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Llevar a cabo las normas de una secretaria ejecutiva moderna

evitando así disgusto por parte de un cliente

2. Analizar el recorrido en el tiempo conociendo las diferencias

de la secretaria tradicional a la secretaria ejecutiva.

3. Buena atención al cliente evitando la insatisfacción de sus

superiores o clientes en un trabajo profesional mal

desempeñado

INTRODUCCIÓN

En nuestro trabajo, el desarrollo profesional de la secretaria

presentaremos las relaciones humanas dentro de la oficina,

funciones básicas y específicas de la secretaria, y su gran avance

debido a la era tecnológica actual además de estar presente en la

toma de decisiones dentro y fuera de la empresa, sus increíbles

equipos de trabajo laboral, el beneficio de las redes sociales que

estas les brinda a la secretaria actualizar información de la empresa

con ayuda de paginas web y programas de finanzas.

DESARROLLO PROFESIONAL DE UNA

SECRETARIA:

Para el desarrollo de la imagen profesional de una

secretaria es muy importante mostrar una actitud

totalmente positiva, ante cualquier situación que pueda

presentarse y solucionar cualquier problema dado en

ciertas circunstancias

CAPTIULO 1.

1.1 Funciones básicas de una secretaria

1.2 Funciones específicas de la secretaria moderna.

1.3 La secretaria en la empresa moderna

1.4 Secretos de una imagen exitosa para una buena presentación.

TEAM

ASSISTANT

COMPETENCIAS ACTITUDINALES DE LA

SECRETARIA

- Competencia nacional

- Competencias internacionales

- Innovaciones Tecnológicas

- Esferas socioculturales.

1. LA IMPORTANCIA SIGNIFICATIVA DEL CONOCIMIENTO

- Aperturas a internet

- Manejo de herramientas digitales

- Alcance de la competencia.

2. ROL DE LAS COMUNICACIONES

- La forma de llegada de información a los ciudadanos y

relaciones externas

- Inspección de programas

- Coordinación en la organización de eventos

3. MANEJOS MULTIPLES

1.1 FUNCIONES ESPECIFICAS

SON DE VITAL IMPORTANCIA EN LOS

SECTORES DE DESARROLLO EMPRESARIAL:

1. Mecanografía.

2. Ofimática.

3. Ortografía y gramática.

4. Caligrafía.

5. Archivo.

6. Idiomas extranjeros.

7. Matemática financiera.

8. Contabilidad.

1.2FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

• La redacción y la gestión de correspondencia.

• Los trabajos de toma de nota.

• Elaboración las actas de reuniones

Archivo de los documentos de la oficina

Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y de los archivos.

• Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y convenciones.

• Planificación de viajes, lo que implica planificar los transportes, compra de los boletos de viaje, las reservas en hoteles, ocuparse de los visados, etc.

• Gestión de las llamadas telefónicas de entrada y de salida.

SECRETARIA TRADICIONAL SECRETARIA EJECUTIVA

• Sus tareas no son administrativas o ejecutivas sino que solo son orientadas a tareas concretas.

• conocimientos mas de mecanografía o ortografía que de conocimientos modernos.

• software comunes, tales como hojas de cálculo, de procesamiento de textos o gráficos.

• publica artículos o eventos en una pagina web.

• salario fijo básico a sus conocimientos.

• Sus tareas son de negociación o administrativas y pueden tomar decisiones de forma independiente.

• Conocimientos superiores de gramática aplicaciones modernas, dos o más idiomas.

•conocimiento total del mundo virtual programas de software avanzados, equipada con equipos de oficina modernos.

• diseña paginas web y las administra para su mayor organización.

• su salario aumenta cada vez más conforme vaya avanzando.

• Representa personalmente a su jefe o empresa.

1.3 LA SECRETARIA EN LA EMPRESA MODERNA

La secretaria es probablemente el símbolo más universal de la presencia de la mujer en este mundo de los negocios.

Se involucra en ella misma, el devenir histórico y participa muy de cerca en el desarrollo tecnológico, económico y cultural de la sociedad moderna.

La figura de la secretaria sigue evolucionando, como sigue evolucionando la empresa; y no sabemos especificar hasta qué punto dicha evolución se deba a ella.

La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva, como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.

EQUIPOS DE LA SECRETARIA

EJECUTIVA.

CONTAMONEY ICE MONEY LITEMICROSOFT EXCEL

APLICACIONES DE FINANZAS

PARA PEQUEÑAS EMPRESAS

O USO PERSONAL

BENEFICIOS DE LAS REDES SOCIALES EN

LA EMPRESA.

Skype es fácil y rápido de instalar.

Llamadas telefónicas gratuitas a otros usuarios de Skype en cualquierparte del mundo.

Funciona con todos los cortafuegos, NAT y router. Nada quereconfigurar.

Las llamadas con Skype tienen una alta calidad de sonido y sonaltamente seguras.

Skype funciona en la mayoría de los equipos: Windows, Mac OS X,Linux y Pocket Out.

¿QUE ES SKYPE?

1.4 UNA IMAGEN EXITOSA PARA LA

SECRETARA MODERNA

1.USA MÁXIMO 3

COLORES A LA VEZ.

2. USAR UN

MAQUILLAJE

DISCRETO

3.CUIDA MUCHO TU

HIGIENE EN

CABELLO Y MANOS.

PERFIL CORRECTO

SI 60%

NO 40%

1.¿considera usted que la actitud

positiva es un muy buen potencial para

el desempeño de la secretaria en si área

laboral?

SI 80%

NO 20%

2. ¿cuales de estas cualidades

debe de tener una secretaria?

3.¿Cree usted que la satisfacción deli

cliente se debe a la buena imagen de la

secretaria acompañada de los buenos

modales?

SI 60%

NO 40%

3.¿Considera usted que la

secretaria es la imagen de una

empresa en la actualidad?

SI 30%

NO 20%

5.¿esta de acuerdo que la secretara

pueda hablar más de un idioma?

SI 100%

NO 0%

LA MAYORÍA DE CLIENTES PREFIERE

CAPTIULO 2.

2.1 Relaciones humanas en la oficina

2.2 imagen y atención al cliente.

2.3 Tipos de clientes

2.4 Satisfacción del cliente

2.1 RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA

Se dedican a crear y mantener entre los individuos relaciones cordiales, vínculos

amistosos, basados en ciertas reglas aceptadas por todos y, fundamentalmente, en

el reconocimiento y respeto de la personalidad humana.

· Ayudar a que los demás se conozcan e integren.

· Saludar y despedirse ayuda a establecer relaciones armónicas.

· Pensar en los demás y olvidarse un poco de uno mismo.

· Ser leal quiere decir apoyar a los demás y reservar las críticas y comentarios negativos para hacérselos a la persona en forma privada.

· Ser discreta en los asuntos de la empresa.

· La persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones humanas esto se explica, por ejemplo a la cortesía, que se deben utilizar en la oficina hasta en los momentos de conflicto y presión.

· Cuidar los modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es decir, sociales.

· Ayudar a los empleados nuevos a integrarse a conocer las pautas y la mecánica del trabajo.

Es muy importante saber o tener en cuenta los siguientes puntos

claves para tener buenas relaciones humanas en la oficina:

PINTURITA: Bonita y atractiva, constituyendo la atracción de la

oficina. Se le atribuye poca capacidad y mucha influencia.

Estereotipada por muchos, generalmente joven y que pocos ven

como una secretaria.

EMPRENDEDORA: Capaz de enfrentar los cambios que vive la

empresa moderna, sin ni siquiera despeinarse. Un verdadero

apoyo para un gerente en proceso de cambio permanente,

asistiéndolo con ideas y manejando una agenda propia.

CONFORMISTA: Dócil y siempre a disposición de todos. Es una

especie de animalito de carga que lleva en sus espaldas todos los

problemas de la sección. Es la que no sabe decir que no, por

miedo a herir a sus compañeros.

TELEFÓNICA: Se mantiene pegada al teléfono y no sobrevive ni

cinco minutos sin este. Mientras tanto el trabajo se acumula sobre

la mesa.

CENTRALIZADORA: No confía en el trabajo de los otros, por eso

se considera autosuficiente aunque cuente con apoyo. Es anti-

trabajo en equipo. Es aquella que no para ni un minuto, escribe,

atiende el teléfono, archiva, da órdenes, todo a la vez.

MISTERIOSA: Nadie sabe lo que piensa. Carga un eterno aire de

misterio. Es discreta, poco afecta a los grupos y se mantiene a

distancia de estos. Pero a pesar de todo eso, conoce los

entretelones de la oficina.

GUARDIAN: Es uno de los especímenes más comunes yconstituye el guardián de seguridad del templo del jefe y no dejaque nadie se le aproxime. Cree que mantenerlo inmune a laspersonas es señal de estatus y prestigio, e inconscientemente, lova aislando y desinformando.

SUPERMADRE: Manifiesta la impresión de pasar el día enteropensando en sus hijos, en los amigos de los hijos, en laalimentación de los hijos, en los carretes (salidas en la noche) delos hijos, etc... Les da decenas de telefonazos a sus"guaguas"(recién nacidos) durante el día y mantiene así el totalcontrol de su casa...... Pero sólo de su casa.

SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose

con todo. Es siempre la que se preocupa de los cumpleaños,

recolección de fondos para los funcionarios problemas, visita

enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos etc.

AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día a

día acumula poder, ampliando su influencia al punto de representar

una fuente de persuasión. Crea un imperio, donde ella es la reina y

el resto súbditos.

2.2 IMAGEN Y ATENCIÓN AL CLIENTE.

En el desarrollo de una carrera profesional existen otros componentes

que tienen más impacto en tu imagen personal y están relacionados con

su desempeño personal y la relación con sus clientes. Demostrar una

actitud positiva con una clara idea de mejorar continuamente y adaptarse

a los cambios sin inconvenientes de la decisión del cliente.

2.3 TIPOS DE CLIENTES

- El Cliente inseguro

Estos clientes están inseguros de sí mismos y la

manera de manifestarlo es mostrándose inseguros

y nerviosos ante la idea de fracasar o quedar mal.

Como actuar con un cliente inseguro?

Crear más confianza y reducir la percepción de riesgo.

Esto significa invertir más tiempo en el cara a cara,

transmitiéndoles seguridad con respecto a tu producto o

prestación de tus servicios, estableciendo diferentes

etapas clave de compromiso, incrementando cada vez

más la comunicación, y demostrándoles absoluta

formalidad y coherencia.

- El invasor de fronteras

Este tipo de clientes no son capaces de percibir ninguna

barrera, ni contigo ni con tu trabajo

Como actuar con un cliente invasor de fronteras?

lo mejor es dejar bien claros tus límites desde el comienzo

de la relación, especialmente si sospechas que esto puede

llegar a ser un problema

- El sabelotodo

Este es el tipo de cliente que cree saber más de tu trabajo

que tú mismo y que te está indicando constantemente cómo

hacer las cosas.

La solución:

restablecer las funciones respectivas entonces es el

momento de dar un golpe sobre la mesa ante un

cliente sabelotodo

- El Cliente Insaciable

Este cliente considera que el trabajo nunca es lo

suficientemente bueno, y también te controla de manera

excesiva- aunque por diferentes razones que el cliente

inseguro. Su comportamiento te puede llegar a vencer

completamente por razones de cansancio.

La solución:

calibrar cuidadosamente las expectativas al comienzo

de cada compromiso o transacción. Las empresas

de TLC cuentan con “acuerdos de nivel de servicio”

– tal vez tengas que profundizar en detalles

específicos sobre el tipo, la calidad y el formato

de tu producto para este cliente.

- El callado.

Este tipo de cliente parece difícil de tratar porque es complicado saber

en qué piensan. Su silencio obedece a su temperamento y sólo

compra una vez que esté convencido del beneficio que le ofrece el

producto o servicio.

¿Cómo actuar con un cliente callado?

Mantener la calma.

Ser breves y precisos.

No meterles prisa porque se le podremos perder.

Nunca tratarlos con familiaridad.

Pedirle su opinión en determinados temas.

-El crítico.

A este tipo de cliente le reconoceremos porque se suele mostrar

impaciente y agitado. Mira con frecuencia el reloj.

¿Cómo actuar con un cliente crítico?

Escuchar lo que nos pide.

Ser rápidos y breves.

No hablar demasiado.

No se dejar que nos dominen los nervios.

-El violento.

Es una persona que le gusta discutir de forma permanente. Utiliza el

insulto o la agresión como medio de expresión para conseguir lo que

pretende. Pondrán a prueba tu paciencia. Suelen tener una

personalidad fuerte y dominante.

¿Cómo actuar con un cliente violento?

Prestarle atención inicial sin arrogancia ni hostilidad.

Mantener la calma en todo momento.

No discutir o adoptar la misma actitud del cliente.

No interrumpirle.

No pedirle o insinuarle que se calme.

Soporte impasibles su agresividad.

2.4 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

Existen diversas formas de encarar esta recopilación de información

acerca de la experiencia de los clientes, y una de ellas consiste en

realizarles una serie de preguntas inmediatamente después de

haberles brindado un servicio o de haber concluido una transacción

Muchos de estos procesos se hacen por medio de encuestas.

Otro recurso que muchas compañías utilizan es dar un pequeño

regalo de cumpleaños a sus clientes, similar a los bonos, la secretaria

es la encargada de llevar el orden de todos estos datos para que se

envíen los regalos en las fechas indicadas y a la persona

correcta

2.5 PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL

LOGRO DE BUENAS RELACIONES DEL TRABAJO

1) Amor al prójimo como a nosotros mismos.

2) Darle importancia a las aspiraciones de la gente.

3) Respetar las diferencias individuales.

4) Escuchar: queremos que nos escuchen, pero hay que escuchar al otro.

5) Aceptar a los demás como son.

6) Nos discutir jamás.

7) Ir conociendo los sentimientos del otro.

8) No ser dominante tratar siempre de persuadir.

9) Usar frases de cortesía.

10) Trata a los demás como te gustaría que te traten.

11) Ponerse en el lugar del prójimo.

12) Estudiar los gustos ajenos.

13) Pensar bien de todos.

14) Cultivar la simpatía.

15) Ser generoso en el elogio.

16) Corregir con cariño y en privado.

17) Dar confianza y animar.

18) Mostrarse agradecido.

19) Perdonar y olvidar.

20) Saludar y sonreír.

CAPTIULO 3.

3.1 secretaria ejecutiva

3.2 ¿como vender en la imagen secretarial?

3.3 ¿como se construye una buena imagen de una secretaria?

3.4 ¿cómo se construye la buena imagen de una empresa?

3.1 SECRETARIA EJECUTIVA

Un seminario taller sobre la Secretaría ejecutiva e imagen empresarial,

será dictado los días 5 y 6 de mayo fue dictado por la universidad de

Sabana en Colombia como parte de su programa de educación.

La imagen es muy importante por lo cual es muy importante respetar estos

principios:

Ø Evitar usar sandalias con medias

Ø Evitar los escotes

Ø En la oficina no deben llevarse minifaldas

Ø Evitar las transparencias en la ropa

Ø No se recomiendan las medias.

Ø Procurar usar un maquillaje discreto

Ø Siempre debe conservar un buen peinado

Ø El perfume debe ser ligero

Ø Evite comer en tu espacio de trabajo.

3.2 COMO VENDER EN LA IMAGEN

SECRETARIAL?

La forma más adecuada de buscar empleo es haciendo un buen

Marketing personal.

Vender la imagen secretarial.

“Depende que ésta profesional vende sus ideas, experiencias,

conocimientos, y habilidades”, es decir, que un buen marketing

personal se relaciona con la imagen que se proyecta y el impacto que

se genera en los demás, que obedece a la actitud del mismo y se debe

mercadear de la mejor forma.

Para hacerlo debe tener en cuenta varios aspectos:

PRESENTACIÓN PERSONAL:

Vestuario adecuado.

Profesionalismo.

Expresión verbal o gestual.

Utilizar diversas técnicas laborales.

Los gestos.

Forma de conducirse.

El vocabulario.

El aseo e higiene personal.

El tono y volumen de voz.

3.3 COMO SE CONSTRUYE UNA BUENA

IMAGEN DE UNA SECRETARIA?

1. El perfil de la secretaria perfecta. Por supuesto ponga aquello que

todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal

saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas,

Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto vamos a centrarnos.

2. Secretaria = confianza. Una buena secretaria debe ser acreedora

de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter,

personalidad... es clave para que exista una relación de confianza

absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la

empresa.

3. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.

Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso.

Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en

"buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e

inteligente.

4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta

dirección que tuve la suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono

transmitía la importancia de la empresa y de su máximo representante,

con tal maestría que se convertía en un factor de imagen, invaluable

para la empresa.

5. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe. Me comentaba uno de

los más altos directivos de América que su secretaria era la garantía de la

ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones.

7. Aprender, cursos especializados. Una buena secretaria necesita

aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo que es

importante en la empresa. Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque

sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología

financiera especializada.

8. Dominar Internet y todas las herramientas de productividad. Toda la

información está en Internet y hay decenas de Apps (aplicaciones

smartphones) para incrementar la productividad y hacer muy eficaz el

trabajo.

9. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación. Sobran

explicaciones una secretaria, especialmente de dirección, debe contribuir

a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que

antes nos referíamos.

10. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas

las personas tienen una "marca" personal que cuidar más allá de la marca

comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de

Linkedin, Google+, Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que

saber hacerlo.

3.4 ¿CÓMO SE CONSTRUYE LA

BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?

La imagen corporativa es la manera por la cual la empresa trasmite

quién es, qué es, qué hace y cómo lo hace.

Muchas veces este aspecto es dejado de lado, siendo que una buena

imagen puede tener resultados inesperados en su negocio.

Algunos de los aspectos que permiten transmitir una buena imagen

empresarial, independiente del tamaño de su negocio

1.Un buen servicio al cliente: Una atención de calidad, centrada en

satisfacer las necesidades de su cliente, es sinónimo de buena imagen.

2.Cumplir con ciertas normas de protocolo: En el mundo de los

negocios, existen ciertas normas protocolares que distinguen cuando una

empresa es profesional o no.

3.Contar con una atractiva presentación de su empresa y de sus

productos: Contar con catálogos tanto físicos como virtuales,

presentaciones multimedias, sitios webs, tarjetas de presentación y todo lo

que permita apoyar vi-sualmente a su empresa son factores que dan

profesionalismo y seriedad a su negocio.

4.Buenas relaciones empresariales: Tanto con sus clientes como con

sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son

factores que inciden en una buena imagen empresarial.

5.Preocuparse del diseño: Tanto del local como de sus productos,

pueden generar una imagen única en la mente del cliente. Un diseño

atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede

marcar la diferencia. Piense en qué aspectos pueden llamar la atención

de su cliente: la presentación, el tamaño, etc. En cuanto al diseño interno

del local, preocúpese de aspectos como la visibilidad, la iluminación, la

amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.

6.Asegurar la calidad de lo que ofrece: Comprobar que su producto o

servicio es el mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen

empresarial. Para ello, puede recurrir a estudios de marketing o encuestas

donde se compruebe la preferencia de sus clientes.

7.Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen

cuando actúa bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus

productos no son del todo seguros o bien carecen de ciertas

características, es mejor siempre ir con la verdad a ocultarla. Por ello,

existen empresas que se especializan en manejo de crisis. Ser siempre

transparente y reconocer los errores en el momento y lugar adecuados

hablarán de una empresa lo suficientemente profesional como para seguir

creyendo en ella.

CONCLUSIONES