Peranan dan tanggungjawab ahli jawatankuasa mesyuarat (1)

JENIS-JENIS MESYUARAT

Dibentang oleh Siti Amira binti Sallehudin

MESYUARAT AGUNG

• 1 kali 1 tahun

• Rencana :

– membentangkan aktiviti tahun lalu

– meluluskan penyata kira-kira

– merancang kegiatan tahun hadapan

– memilih ahli-ahli jawatankuasa kerja yang baru

– meluluskan cadangan yang dikemukakan

• Notis mesyuarat (agenda) diberi 14 hari awal.

MESYUARAT AGUNG

• Usul dihantar 7 hari awal (setiausaha)

• Setiausaha & penolong setiausaha

menyediakan semua laporan aktiviti.

• Bendahari menyediakan laporan kewangan

utk dibentangkan.

• Tatacara mesyuarat.

MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA

• Agenda :

- pertukaran jawatan semua ahli

jawatankuasa induk

- perubahan perlembagaan persatuan secara

mendadak

- penyelesaian masalah kewangan yang

mendesak

- hilang kepercayaan seluruh ahli jawatankuasa

yg lama

• Pemberitahuan mesyuarat 14 hari awal.

• Minit mesyuarat agung lepas tak perlu

dibincangkan

• Kehadiran ahli perlu 2/3 drpd jumlah

keseluruhan

• Melantik seorang ahli menjadi pencatat minit

mesyuarat

• Pembubaran boleh berlaku jika mesyuarat

memerlukan AJK baru.

MESYUARAT TERGEMPAR

• Perbincangan yg memerlukan kata putus

dgn segera drpd AJK

• Diadakan pd tarikh & masa yg diperlukan

• Pengerusi @ AJK yg menggantikan

pengerusi mengendalikan mesyuarat

• Kehadiran penuh (semua AJK)

MESYUARAT TERGEMPAR

• Setiausaha menyediakan minit mesyuarat

&

• Edarkan minit mesyuarat

• AJK perlu mengambil tindakan segera ttg

isu yg diputuskan

MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA

• Organisasi yg dikendalikan oleh 1

jawatankuasa (tugas khas)

• Mengikut tatacara & sebarang perubahan

bergantung kpd pengerusi

• Surat pemberitahuan & Agenda mesyuarat

(seminggu awal)

MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA

• Mengadakan perbincangan terbuka

(jika perlu)

• Usul rasmi jawatankuasa kecil dirasmikan

dlm mesyuarat ini.

• Tatacara mesyuarat

MESYUARAT KHAS

• Membincangkan isu penting

• Diadakan pd tarikh & masa yang amat

diperlukan.

• Dipengerusikan oleh pengerusi @ AJK lain

• Setiausaha mencatat & menyediakan

minit mesyuarat & edarkan pd semua AJK

MESYUARAT KHAS

• Kehadiran penuh (semua AJK)

• AJK perlu segera mengemukakan minit

mesyuarat dengan tujuan menyegerakan

pelaksanaan sesuatu projek.

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB AHLI

JAWATANKUASA MESYUARAT

Dibentang oleh :Siti Noor Amira binti Mohammad Johari

PENGERUSI

PengerusiPeranan dan tanggungjawab

• Memulakan mesyuarat setelah mencukupi korum dan pada waktu yang tetapkan.

Antara perkara yang perlu disentuh semasa mesyuarat dimulakan ialah :

• Semasa kata aluan, pengerusi perlu memperkenalkan jemputan khas kepada ahli

lain.

• Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat diadakan dan agenda-agenda yang perlu

dibincangkan.• Apabila mesyuarat pertama kali atau

mesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu menegaskan supaya ahli yang bercakap

memperkenalkan diri.• Semua pendapat perlu ditujukan kepada

pengerusi.

Semasa mesyuarat dijalankan seorang pengerusi seharusnya :

• Mengemukakan perkara –perkara yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat.

• Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan dalam bahasa yang mudah difahami.

• Menjadi orang yang paling aktif dan bertindak sebagai fasilitator.

• Pandai dan boleh mengawal suasana mesyuarat.

• Mengambil perhatian terhadap idea-idea yang dikemukakan.

• Sentiasa menjadi pendengar yang baik.

• Merumus agenda dengan padat dan tepat.

• Perlu memastikan supaya dua orang atau lebih ahli tidak bercakap pada satu masa yang sama.

• Tidak boleh mengundi kecuali dalam keadaan yang memerlukan kata putus dalam sesuatu keputusan yang kontroversial atau 50-50.

• Tidak boleh memperkecilkan pendapat dan cadangan ahli.

SETIAUSAHA

SetiausahaSebelum mesyuarat

• Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat.

• Menghantar surat jemputan mesyuarat lebih awal.

• Memastikan tempat mesyuarat.• Menyediakan peralatan yang berkaitan

seperti kertas, pen dan sebagainya.• Menyediakan minit mesyuarat yang lepas.

Semasa mesyuarat

• Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna.

• Mencatat butir dan perbincangan mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.

• Mengedar kertas/borang kehadiran mesyuarat kepada ahli yang hadir.

Selepas mesyuarat

• Menyiapkan minit mesyuarat seberapa segera.

• Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.

AHLI

Ahli Peranan dan tanggungjawab

• Ahli Jawatankuasa yang terlantik bertanggungjawab untuk memberikan buah fikiran

yang bernas untuk memajukan pertubuhan atau untuk menjayakan projek.

• Ia juga harus sanggup bekerjasama dengan semua ahli jawatankuasa lain dengan baik serta sanggup pula memberikan khidmat bakti secara ikhlas dan

jujur

25

Dibentang oleh Ateeq Medina bt

Mohd Maliki

PENGURUSAN MESYUARAT

26

Agenda Mesyuarat

• Perutusan pengerusi• Pengesahan minit mesyuarat yang lepas• Perkara-perkara berbangkit• Pembentangan kertas kerja• Hal-hal lain• Penutup

27

PENGURUSAN MESYUARAT

– Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul.

– Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan.

– Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi.

– Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa.

28

TINDAKAN PRA-MESYUARAT

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempatmesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa

2. Membuat tempahan bilik mesyuarat– Tempahan secara bertulis – Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi,

setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan

29

3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan– Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat– Tentukan bilangan salinan kertas kerja– Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya

melebihi 15 muka surat

4. Menghantar surat jemputan mesyuarat– Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat– Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa,

agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian

30

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat– Bilik bersih dan kemas– Tempat duduk mencukupi– Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan

pembesar suara

6. Menentukan kehadiran – Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir– Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat

31

7. Perbincangan pra mesyuarat– Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu

diambil bagi menyelesaikan masalah

8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat– Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi– Tepati masa– Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

32

TINDAKAN SEMASA MESYUARAT

Catatan minit mesyuarat• Senarai kehadiran mesyuarat• Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat• Keputusan yang dibuat • Tindakan susulan yang perlu diambil

33

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

• Penyediaan Minit• Format Minit Mesyuarat• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat• Catatan Perbincangan• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan • Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau

Jabatan Bertanggungjawab

34

i) Penyediaan Minit

• Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat

• Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat

Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat

35

iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat

• Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir

iv) Catatan Perbincangan

Direkodkan secara padat, tepat dan jelas Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang

menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja

36

v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat

• Bilangan • Rujukan minit• Perkara• Tarikh hantar• Kementerian atau jabatan• Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia• Tarikh maklumbalas dibentangkan• Status

37

vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

• Cabutan keputusan • Ringkasan dan ulasan urusetia

• Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan

• Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas

38

vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan

Cabutan keputusan Kedudukan masakini Peringkat pelaksanaan / pencapaian Masalah pelaksanaan Cadangan penyelesaian masalah

39

viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian /

Jabatan Bertanggungjawab

• Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam

• Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program

TATACARA DAN MINIT MESYUARAT

Dibentang oleh Rosiah binti Omar

Tatacara Mesyuarat

• Presiden boleh menunggu tidak lebih daripada 15 atau 30 minit untuk korum dipenuhi oleh ahli jawatankuasa. Selepas itu, jika masih tidak mencukupi bilangan yang hadir, mesyuarat mesti dibatalkan dan satu mesyuarat baru dipanggil semula.

Tatacara Mesyuarat

• Jangan tiba lewat.• Elakkan gangguan telefon kecuali perkara

terpenting.• Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa

kebenaran• Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan

menunjukkan kurang minat.

Tatacara Mesyuarat

• Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian.

• Memberi sumbangan.• Memberi tumpuan supaya objektif

mesyuarat tercapai.• Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

Tatacara Mesyuarat

Minit Mesyuarat

Minit mesyuarat harus mengandungi perkara perkara berikut :

• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.• Tarikh, masa dan tempat.• Senarai kehadiran.• Senarai hadir bersama.• Urusetia – senaraikan pegawai-pegawai yang

menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

• Perutusan Pengerusi.

Minit Mesyuarat

• Pengesahan minit mesyuarat.• Perkara-perkara Berbangkit.• Perbincangan perkara baru – susunan tajuk

adalah mengikut agenda mesyuarat.• Perbincangan kertas kerja.• Hal-hal lain.• Penutup.• Nama setiausaha/urusetia yang mencatatkan

minit.• Tarikh.

CONTOH MINIT MESYUARAT