Pre evento empresarial

PRE-EVENTO

EMPRESARIAL

Colegio Parroquial San Pedro Claver

Organización de eventos

11-01

2015

“

”

PRE-EVENTO EMPRESARIAL

Felipe Bermúdez Palacios

Daniela Valentina Burgos

Daniel Esteban Garay

Juan Sebastián Garzón

Juan Sebastián Murillo

María Alejandra Salazar

María Camila Vahos

Angie Sofía Zamora

¡ADVERTENCIA!

Suba el volumen de su ordenador

y use auriculares.

Para obtener mas información o

una aclaración sobre un tema

especifico de una diapositiva,

tendrá la oportunidad de

escuchar audios sobre el tema

requerido.

Para escuchar el audio haga clic

en el siguiente botón.

Los temas mas relevantes

contendrán este audio, y este se

encontrara en frente del mismo.

1. Tema 1

2. Tema 2

3. Tema 3

¿ Que es un evento ?

Un evento es una herramienta de

gestión táctica de área de

mercadeo y relaciones publicas

de una empresa o institución.

Los eventos deben tener

espacios y tiempos

predeterminados, objetivos y

metas especificas

Existen diferentes tipos de

eventos.

35 Años

FRUBI & CIA

A continuación se

establece el proceso que

se llevo acabo en el pre-

evento del aniversario de

la empresa FRUBI & CIA.

Clasificación y tipo de evento de los

eventos

Según su naturaleza , es

un evento Social.

Según su grado de

exclusividad, es un

evento privado (solo

invitados).

Según su alcance y

magnitud, es un evento

local

El tipo de evento es:

aniversario.

CLASIFICACION

Su naturalezaSu

exclusividadSu

magnitud

Según

Pre - evento

El pre – evento es todos

aquellos puntos que se

establecen con

anterioridad en la

organización del evento.

El pre - evento tiene

“pasos” determinados en

los cuales se cumple una

determinada función.

1. Definir objetivo del evento, TIPO y

nombre.

OBJETIVOS

General: celebrar el aniversario de 35 años de la empresa.

Específicos:

1. Conmemorar los momentos destacados de la empresa

2. Conmemorar al empleado del mes

3. Celebrar el avance de la empresa por medio de la unión e integración de todos los miembros de trabajo

NOMBRE

35 Años FRUBI & CIA

AÑOS35

2. Nombrar comité organizador

Coordinador general

Comisiones de trabajo

Coordinador general

Angie Sofía Zamora

Gerente

2. Nombrar comité organizador

Comité técnico - académico

Angie Sofía Zamora

María Camila Vahos

Comité de promoción, relaciones publicas y protocolo

María Alejandra Salazar

Juan Sebastián Garzón

2. Nombrar comité organizador

Comité de festejos y recreación

Daniel Esteban Garay

Felipe Bermúdez

Comité de logística

Daniela Valentina Burgos

Juan Sebastián Murillo

3. Seleccionar la fecha

El evento se realizara el día 29

de septiembre del presente

año (2015).

Se realizara a partir de la 5:00

pm y tendrá fin a las 11:00 pm.

Tendrá una duración total de 5

horas.

4. Determinar el numero y el tipo de

asistentes al evento

Asi

ste

nte

s

Participantes

Expositores o ponentes

Delegados

Invitados especiales

Acompañantes

4. Determinar el numero y el tipo de

asistentes al evento

Tipo de asistente Cantidad

Participantes 108

Expositor o Ponente 2

Delegados 5

Invitados especiales 3

Acompañantes 2

Total 120

4. Determinar el numero y el tipo de

asistentes al evento

Participantes - 108

Esta conformados por

los empleados de la

empresa, incluyendo a

los integrantes de los

comités organizadores

del evento.

Meseros - 3

Chef – 2

Expositor o ponente - 2

DANIEL RAMIREZ QUESADA

Presentador del evento

Comediante / Presentador

ANGIE SOFÍA ZAMORADirectora y coordinadora

Gerente

4. Determinar el numero y el tipo de

asistentes al evento

Delegados - 5

JUAN CARLOS RICAUTEAroma Te

LAURA TORRESPublicistas S.A

CRISTIAN JOYAJUMBO

LIAM SCRUMExportaciones S.A.S

FERNANDA RUIZSupermercados el campo

Invitados especiales - 3

NIDIA ELVIRA TORRES

Co – fundadora de FRUBI & CIA

Fabián Duarte

Saxofonista

P-Z

Grupo musical

4. Determinar el numero y el tipo de

asistentes al evento

Acompañantes - 2

Natalia Toro

Ingeniera de sonido

Camilo Zúñiga

Productor

5. Seleccionar el lugar o lugares de

realización

Hotel DANN CARLTON hotel de

lujo que combina el estilo clásico,

moderno y elegante; salón

imperial ideal para eventos

sociales y corporativos.

CUIDAD: Bogotá

SEDE: Avenida 15 -103 60

CAPACIDAD del salón : 200

persona

Valor: $ 2.000.000.

BALCONES

Entrada Cocina

BAÑOS

Tarima

5. Seleccionar el lugar o lugares de realización

COMODIDAD:

El salón cuenta con el

respectivo y suficiente

espacio para la cantidad de

personas invitadas cada juna

con su respectivo lugar a la

mesa y distribuido de

acuerdo a sus cargos a

desempañar dentro de la

empresa, se encuentran

también dos baños

separados por genero, una

tarima y un balcón con vista

al norte de la cuidad.

5. Seleccionar el lugar o lugares de realización

ILUMINACION:

El salón es muy

luminoso ya que

cuenta con

aproximadamente

más de 50 luces led

de color blanco ´para

la facilidad en la

ubicación de los

participante así

evitando accidentes.

5. Seleccionar el lugar o lugares de realización

EQUIPOS:

Esta instalado el sonido en

las diferentes partes

estratégicas haciendo mas

fácil la comprensión y

escucha de todos los

participantes, se encuentra

también un video beam, una

pantalla gigante y un

micrófono.

5. Seleccionar el lugar o lugares de realización

ACCESO:

Para el acceso a este

evento de celebración de 35

años de aniversario hay unos

requisitos específicos como :

1 presentar documentación

necesaria.

2 trabajar o tener un vinculo

con la empresa.

5. Seleccionar el lugar o lugares de realización

SEÑALIZACION:

En la entrada del salón se encuentra un extintor de clasificación color verde para combatir incendios de clase A producidos por materiales como madera, papel, algodón, cartón o platicos, también se encuentra un detector de incendios y no hay ningún cartel de salida de emergencia debido a que solo hay una entrada y una salida.

6. Elaboración del cronograma de

actividades

JUNIO

ACTIVIDADPRIMERA SEMANA

SEGUNDA SEMANA

TERCERA SEMANA

CUARTA SEMANA

Establecimiento

Tipo de envento x

Nombre del evento , objetivo x

Nombramiento comites x

Delegación actividades de comites x

Establecer fecha-hora-dia x

Número de asistentes x

cotización asistentes especiales x

Elaborar cronograma x

Estimación de recursos x

6. Elaboración del cronograma de

actividades JULIO

Cotización de recursos x

Elaboración presupuesto x

Determinación fuentes financiamiento x x x x

Rifas x

Aparto del lugar x

Agosto

Elaboración publicidad evento x

Promoción de evento x

Determinación fuentes financiamieto x x x x

Cooperativa x x

6. Elaboración del cronograma de

actividades

Septiembre

Selección y capacitación personal x

Determinación fuentes financiamiento x x x x

ventas boletos (concierto) x

Adquisición recursos x

Verificación de los detalles x

Montaje x

Evento x

Desmontaje x

Evaluación de resultados x

Post - evento x

6. Elaboración del cronograma de

actividades 5:00 – 5:10 Llegada y organización de los asistentes

5:20 – 5:35 Bienvenida, a cargo de la gerente

5:40 – 6:30 Presentación saxofonista Fabián Duarte

6:40 – 7:00 Palabras de la cofundadora Nidia Torres

7:20 – 8:30 Cena

8:40 – 9:30 Presentación del empleado del mes, y entrega de

recordatorios a cargo de Daniel Ramírez

9:35 – 10:55 Presentación del grupo P-Z

10:55 – 11:05 Despedida y salida

7. Estimación de recursos

RECURSOS

HUMANOS MATERIALES TECNICOS

7. Estimación de recursosRecurso Cantidad Costo o valor

RECURSO MATERIAL

Lugar del evento……………………………………………………………………..$2.000.000

Hotel DANN CARLTON 1 $2.000.000

Mesas 12 $0

Sillas 150 $0

Decoración o Menaje……………………………………………………………………$55.000

Manteles 12 $15.000

Centros de mesa 12 $25.000

Cobertores de sillas 150 $15.000

Publicidad y promoción…………………………………………………………………$33.200

Folletos 50 $16.000

Carteles 2 $8.000

Invitaciones 120 $3.000

Carnet 17 $1.200

Otros - $5.000

Recordatorios…………………………………………………………………………..$150.000

Premio a los empleados del mes 5 $50.000

Recordatorio 120 $100.000

Comida………………………………………………………………………………..$3.500.000

Pasa bocas 210 -

Bebidas 300 -

Entradas 120 -

Plato fuerte 120 -

Postre 120 -

7. Estimación de recursos

RECURSO HUMANO

Personal…………………………………………………………………………………$500.000

Meseros 3 $0

Chef 2 $0

Expositores 2 $100.000

Invitados especiales 3 $400.000

RECURSOS TECNICOS

Tecnologico……………………………………………………………………………………..$0

Equipo de sonido - $0

Video beam 1 $0

Computador $0

TOTAL - $6.238.200

8. Elaborar presupuesto y determinar

fuentes de financiamiento

Egresos Valor Ingresos Ganancia

Recursos humanos $500.000 Rifa

Inversión:

$2.000.000

$7.000.000

Recursos materiales $5.738.200 Cooperativa

Inversión:

$600.000

$1.200.000

Recursos técnicos $0 Venta boletas

(concierto)

Inversión:

$500.000

$2.000.000

Total $6.238.200 Total $10.200.000

Se recupero la inversión de dichas actividades y se costeo el evento, con las

ganancias de las mismas.

9. Promoción del evento

El evento se promocionara por medio de folletos

9. Promoción del evento

El evento se promocionara por medio de invitaciones

9. Promoción del evento El evento se promocionara por medio de una invitación electrónica

https://www.smore.com/dd9zn-aniversario-de-los-35-a-os

10. Diseño y elaboración de impresos

Carteles Carnets

Aniversario

35 años

11. Selección y capacitación del

personal

Se escoge el personal adecuado

para:

A. Las presentaciones musicales

B. Presentación de premios

C. Palabras de conmemoración del

evento

D. Equipo de banquete

12. Adquisición o contratación de

materiales, equipos y servicios

Se contratara:

1. Grupo musical

2. Saxofonista

3. Ponente

4. Salón de eventos

5. Meseros

6. Chefs

13. Después del Pre – evento

Después de realizar el pre – evento se realiza:

Montaje: Se realiza la disposición del equipo a

utilizar en el evento.

Ejecución: Como su nombre lo dice es la

realización del protocolo y cronograma

establecido para el evento.

Desmontaje: Se realiza el “desmontaje” y

organización de los recursos utilizados en el

evento.

Evaluación de resultados: Como su nombre lo

dice se “evalúa” si el evento logro cumplir

con su objetivo.

Post – evento: Se recolecta toda la evidencia

y las conclusiones del evento.

14. Glosario

• OPRGANIZACION DE EVENTOS: Es el proceso de diseño, planificación y producción de

eventos, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. planificar y coordinar todos

los recursos disponibles.

• EVENTO: Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una

competición, una convención, entre otros, y que ya sea por las personas que acudirán a la misma

o por el valor y la carga emotiva que el individuo le ponga a estas.

• PRE-EVENTO: Es la etapa en la cual se desarrollan acciones que ayudan a posicionar una

imagen única del evento en la mente del publico objetivo

• EVALUACION: Es una parte del post-evento, es por el cual se da a conocer si se han cumplido

como mínimo con los objetivos previstos al organizar el evento

• POST-EVENTO: Es la etapa en el cual se aplica en la mayoría de eventos una encuesta de

satisfacción y reportes de resultado del mismo

• OBJETIVOS: Metas o propósito a lograr en el evento

14. Glosario• COMITÉ ORGANIZADOR: Comisión de personas encargadas para la realización de un

evento

• LUGAR: Porción del espacio, real o imaginada, en que se sitúa algo.

• INVITADOS: Personas las cuales han recibido una invitación para asistir a un evento

determinado

• LOGISTICA: Actividad centrada en gestionar los recursos de manera eficaz y eficiente para

la celebración de un evento

• PROTOCOLO: Procedimiento establecido para la realización del evento

• EJECUCION: Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo

lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

• MONTAJE: Disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se

utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

• DESMONTAJE: Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron

utilizados en el evento.

“

”

GRACIAS POR VER

Felipe Bermúdez Palacios

Daniela Valentina Burgos

Daniel Esteban Garay

Juan Sebastián Garzón

Juan Sebastián Murillo

María Alejandra Salazar

María Camila Vahos

Angie Sofía Zamora