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PRE-EVENTO
EMPRESARIAL
Colegio Parroquial San Pedro Claver
Organización de eventos
11-01
2015
“
”
PRE-EVENTO EMPRESARIAL
Felipe Bermúdez Palacios
Daniela Valentina Burgos
Daniel Esteban Garay
Juan Sebastián Garzón
Juan Sebastián Murillo
María Alejandra Salazar
María Camila Vahos
Angie Sofía Zamora
¡ADVERTENCIA!
Suba el volumen de su ordenador
y use auriculares.
Para obtener mas información o
una aclaración sobre un tema
especifico de una diapositiva,
tendrá la oportunidad de
escuchar audios sobre el tema
requerido.
Para escuchar el audio haga clic
en el siguiente botón.
Los temas mas relevantes
contendrán este audio, y este se
encontrara en frente del mismo.
1. Tema 1
2. Tema 2
3. Tema 3
¿ Que es un evento ?
Un evento es una herramienta de
gestión táctica de área de
mercadeo y relaciones publicas
de una empresa o institución.
Los eventos deben tener
espacios y tiempos
predeterminados, objetivos y
metas especificas
Existen diferentes tipos de
eventos.
35 Años
FRUBI & CIA
A continuación se
establece el proceso que
se llevo acabo en el pre-
evento del aniversario de
la empresa FRUBI & CIA.
Clasificación y tipo de evento de los
eventos
Según su naturaleza , es
un evento Social.
Según su grado de
exclusividad, es un
evento privado (solo
invitados).
Según su alcance y
magnitud, es un evento
local
El tipo de evento es:
aniversario.
CLASIFICACION
Su naturalezaSu
exclusividadSu
magnitud
Según
Pre - evento
El pre – evento es todos
aquellos puntos que se
establecen con
anterioridad en la
organización del evento.
El pre - evento tiene
“pasos” determinados en
los cuales se cumple una
determinada función.
1. Definir objetivo del evento, TIPO y
nombre.
OBJETIVOS
General: celebrar el aniversario de 35 años de la empresa.
Específicos:
1. Conmemorar los momentos destacados de la empresa
2. Conmemorar al empleado del mes
3. Celebrar el avance de la empresa por medio de la unión e integración de todos los miembros de trabajo
NOMBRE
35 Años FRUBI & CIA
AÑOS35
2. Nombrar comité organizador
Coordinador general
Comisiones de trabajo
Coordinador general
Angie Sofía Zamora
Gerente
2. Nombrar comité organizador
Comité técnico - académico
Angie Sofía Zamora
María Camila Vahos
Comité de promoción, relaciones publicas y protocolo
María Alejandra Salazar
Juan Sebastián Garzón
2. Nombrar comité organizador
Comité de festejos y recreación
Daniel Esteban Garay
Felipe Bermúdez
Comité de logística
Daniela Valentina Burgos
Juan Sebastián Murillo
3. Seleccionar la fecha
El evento se realizara el día 29
de septiembre del presente
año (2015).
Se realizara a partir de la 5:00
pm y tendrá fin a las 11:00 pm.
Tendrá una duración total de 5
horas.
4. Determinar el numero y el tipo de
asistentes al evento
Asi
ste
nte
s
Participantes
Expositores o ponentes
Delegados
Invitados especiales
Acompañantes
4. Determinar el numero y el tipo de
asistentes al evento
Tipo de asistente Cantidad
Participantes 108
Expositor o Ponente 2
Delegados 5
Invitados especiales 3
Acompañantes 2
Total 120
4. Determinar el numero y el tipo de
asistentes al evento
Participantes - 108
Esta conformados por
los empleados de la
empresa, incluyendo a
los integrantes de los
comités organizadores
del evento.
Meseros - 3
Chef – 2
Expositor o ponente - 2
DANIEL RAMIREZ QUESADA
Presentador del evento
Comediante / Presentador
ANGIE SOFÍA ZAMORADirectora y coordinadora
Gerente
4. Determinar el numero y el tipo de
asistentes al evento
Delegados - 5
JUAN CARLOS RICAUTEAroma Te
LAURA TORRESPublicistas S.A
CRISTIAN JOYAJUMBO
LIAM SCRUMExportaciones S.A.S
FERNANDA RUIZSupermercados el campo
Invitados especiales - 3
NIDIA ELVIRA TORRES
Co – fundadora de FRUBI & CIA
Fabián Duarte
Saxofonista
P-Z
Grupo musical
4. Determinar el numero y el tipo de
asistentes al evento
Acompañantes - 2
Natalia Toro
Ingeniera de sonido
Camilo Zúñiga
Productor
5. Seleccionar el lugar o lugares de
realización
Hotel DANN CARLTON hotel de
lujo que combina el estilo clásico,
moderno y elegante; salón
imperial ideal para eventos
sociales y corporativos.
CUIDAD: Bogotá
SEDE: Avenida 15 -103 60
CAPACIDAD del salón : 200
persona
Valor: $ 2.000.000.
BALCONES
Entrada Cocina
BAÑOS
Tarima
5. Seleccionar el lugar o lugares de realización
COMODIDAD:
El salón cuenta con el
respectivo y suficiente
espacio para la cantidad de
personas invitadas cada juna
con su respectivo lugar a la
mesa y distribuido de
acuerdo a sus cargos a
desempañar dentro de la
empresa, se encuentran
también dos baños
separados por genero, una
tarima y un balcón con vista
al norte de la cuidad.
5. Seleccionar el lugar o lugares de realización
ILUMINACION:
El salón es muy
luminoso ya que
cuenta con
aproximadamente
más de 50 luces led
de color blanco ´para
la facilidad en la
ubicación de los
participante así
evitando accidentes.
5. Seleccionar el lugar o lugares de realización
EQUIPOS:
Esta instalado el sonido en
las diferentes partes
estratégicas haciendo mas
fácil la comprensión y
escucha de todos los
participantes, se encuentra
también un video beam, una
pantalla gigante y un
micrófono.
5. Seleccionar el lugar o lugares de realización
ACCESO:
Para el acceso a este
evento de celebración de 35
años de aniversario hay unos
requisitos específicos como :
1 presentar documentación
necesaria.
2 trabajar o tener un vinculo
con la empresa.
5. Seleccionar el lugar o lugares de realización
SEÑALIZACION:
En la entrada del salón se encuentra un extintor de clasificación color verde para combatir incendios de clase A producidos por materiales como madera, papel, algodón, cartón o platicos, también se encuentra un detector de incendios y no hay ningún cartel de salida de emergencia debido a que solo hay una entrada y una salida.
6. Elaboración del cronograma de
actividades
JUNIO
ACTIVIDADPRIMERA SEMANA
SEGUNDA SEMANA
TERCERA SEMANA
CUARTA SEMANA
Establecimiento
Tipo de envento x
Nombre del evento , objetivo x
Nombramiento comites x
Delegación actividades de comites x
Establecer fecha-hora-dia x
Número de asistentes x
cotización asistentes especiales x
Elaborar cronograma x
Estimación de recursos x
6. Elaboración del cronograma de
actividades JULIO
Cotización de recursos x
Elaboración presupuesto x
Determinación fuentes financiamiento x x x x
Rifas x
Aparto del lugar x
Agosto
Elaboración publicidad evento x
Promoción de evento x
Determinación fuentes financiamieto x x x x
Cooperativa x x
6. Elaboración del cronograma de
actividades
Septiembre
Selección y capacitación personal x
Determinación fuentes financiamiento x x x x
ventas boletos (concierto) x
Adquisición recursos x
Verificación de los detalles x
Montaje x
Evento x
Desmontaje x
Evaluación de resultados x
Post - evento x
6. Elaboración del cronograma de
actividades 5:00 – 5:10 Llegada y organización de los asistentes
5:20 – 5:35 Bienvenida, a cargo de la gerente
5:40 – 6:30 Presentación saxofonista Fabián Duarte
6:40 – 7:00 Palabras de la cofundadora Nidia Torres
7:20 – 8:30 Cena
8:40 – 9:30 Presentación del empleado del mes, y entrega de
recordatorios a cargo de Daniel Ramírez
9:35 – 10:55 Presentación del grupo P-Z
10:55 – 11:05 Despedida y salida
7. Estimación de recursos
RECURSOS
HUMANOS MATERIALES TECNICOS
7. Estimación de recursosRecurso Cantidad Costo o valor
RECURSO MATERIAL
Lugar del evento……………………………………………………………………..$2.000.000
Hotel DANN CARLTON 1 $2.000.000
Mesas 12 $0
Sillas 150 $0
Decoración o Menaje……………………………………………………………………$55.000
Manteles 12 $15.000
Centros de mesa 12 $25.000
Cobertores de sillas 150 $15.000
Publicidad y promoción…………………………………………………………………$33.200
Folletos 50 $16.000
Carteles 2 $8.000
Invitaciones 120 $3.000
Carnet 17 $1.200
Otros - $5.000
Recordatorios…………………………………………………………………………..$150.000
Premio a los empleados del mes 5 $50.000
Recordatorio 120 $100.000
Comida………………………………………………………………………………..$3.500.000
Pasa bocas 210 -
Bebidas 300 -
Entradas 120 -
Plato fuerte 120 -
Postre 120 -
7. Estimación de recursos
RECURSO HUMANO
Personal…………………………………………………………………………………$500.000
Meseros 3 $0
Chef 2 $0
Expositores 2 $100.000
Invitados especiales 3 $400.000
RECURSOS TECNICOS
Tecnologico……………………………………………………………………………………..$0
Equipo de sonido - $0
Video beam 1 $0
Computador $0
TOTAL - $6.238.200
8. Elaborar presupuesto y determinar
fuentes de financiamiento
Egresos Valor Ingresos Ganancia
Recursos humanos $500.000 Rifa
Inversión:
$2.000.000
$7.000.000
Recursos materiales $5.738.200 Cooperativa
Inversión:
$600.000
$1.200.000
Recursos técnicos $0 Venta boletas
(concierto)
Inversión:
$500.000
$2.000.000
Total $6.238.200 Total $10.200.000
Se recupero la inversión de dichas actividades y se costeo el evento, con las
ganancias de las mismas.
9. Promoción del evento
El evento se promocionara por medio de folletos
9. Promoción del evento
El evento se promocionara por medio de invitaciones
9. Promoción del evento El evento se promocionara por medio de una invitación electrónica
https://www.smore.com/dd9zn-aniversario-de-los-35-a-os
10. Diseño y elaboración de impresos
Carteles Carnets
Aniversario
35 años
11. Selección y capacitación del
personal
Se escoge el personal adecuado
para:
A. Las presentaciones musicales
B. Presentación de premios
C. Palabras de conmemoración del
evento
D. Equipo de banquete
12. Adquisición o contratación de
materiales, equipos y servicios
Se contratara:
1. Grupo musical
2. Saxofonista
3. Ponente
4. Salón de eventos
5. Meseros
6. Chefs
13. Después del Pre – evento
Después de realizar el pre – evento se realiza:
Montaje: Se realiza la disposición del equipo a
utilizar en el evento.
Ejecución: Como su nombre lo dice es la
realización del protocolo y cronograma
establecido para el evento.
Desmontaje: Se realiza el “desmontaje” y
organización de los recursos utilizados en el
evento.
Evaluación de resultados: Como su nombre lo
dice se “evalúa” si el evento logro cumplir
con su objetivo.
Post – evento: Se recolecta toda la evidencia
y las conclusiones del evento.
14. Glosario
• OPRGANIZACION DE EVENTOS: Es el proceso de diseño, planificación y producción de
eventos, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. planificar y coordinar todos
los recursos disponibles.
• EVENTO: Es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una
competición, una convención, entre otros, y que ya sea por las personas que acudirán a la misma
o por el valor y la carga emotiva que el individuo le ponga a estas.
• PRE-EVENTO: Es la etapa en la cual se desarrollan acciones que ayudan a posicionar una
imagen única del evento en la mente del publico objetivo
• EVALUACION: Es una parte del post-evento, es por el cual se da a conocer si se han cumplido
como mínimo con los objetivos previstos al organizar el evento
• POST-EVENTO: Es la etapa en el cual se aplica en la mayoría de eventos una encuesta de
satisfacción y reportes de resultado del mismo
• OBJETIVOS: Metas o propósito a lograr en el evento
14. Glosario• COMITÉ ORGANIZADOR: Comisión de personas encargadas para la realización de un
evento
• LUGAR: Porción del espacio, real o imaginada, en que se sitúa algo.
• INVITADOS: Personas las cuales han recibido una invitación para asistir a un evento
determinado
• LOGISTICA: Actividad centrada en gestionar los recursos de manera eficaz y eficiente para
la celebración de un evento
• PROTOCOLO: Procedimiento establecido para la realización del evento
• EJECUCION: Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo
lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas
• MONTAJE: Disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se
utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.
• DESMONTAJE: Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron
utilizados en el evento.
“
”
GRACIAS POR VER
Felipe Bermúdez Palacios
Daniela Valentina Burgos
Daniel Esteban Garay
Juan Sebastián Garzón
Juan Sebastián Murillo
María Alejandra Salazar
María Camila Vahos
Angie Sofía Zamora