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RECOMENDACIONES PARA EL RECIBO DE LA AUDITORÍA
CONTENIDO
• Qué busca el auditor
• Cómo prepararme para la auditoría
• Certificación del sistema de gestión
• Proceso de análisis de documentos para preparación de documentos de trabajo y realización de auditorías in-situ
• Secuencia de la entrevista de auditoría
• Auditoría al sistema de gestión
• Qué se audita en cada proceso
• Evaluación de conformidad
• Calificación de los hallazgos
¿QUÉ ES UNA AUDITORIA?
Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoría.
Verificar a través de su documentación (Manual de Calidad, Procedimientos, Instrucciones y Registros) si el SGC, atiende las disposiciones establecidas por el Sistema de Calidad. Verificar a través del análisis crítico de los métodos operativos que están siendo utilizados, si el Sistema de Calidad, cumple con lo que está escrito en los propios documentos.
¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE GESTION?
La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de
la calidad y mejorar continuamente su
eficacia.
Definir los procesos que hacen parte del
SGC
Documentar
(procedimientos,
guías, protocolos,
registros, etc., que
expresa el que
hacer del SGC
Realizar el hacer
de acuerdo con
los documentos
definidos para el
SGC
Revisar, verificar
que lo
documentado se
haga conforme a
lo definido
Perfeccionar algo, haciéndolo
pasar de un estado bueno a
otro mejor
¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR?
1. Documentación 2. Implementación 3. Cumplimiento 4. Eficacia,
eficiencia y efectividad
5. Mantenimiento 6. Mejora
CUMPLIMIENTO
Evidencia de conformidad en:
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Identifica y organiza el lugar donde archiva tus registros y documentos.
Comprender bien la misión, visión y en especial la política y objetivos de
calidad (Promesa de valor).
Estudia tu caracterización de procesos, procedimientos, e
instrucciones de trabajo para que no tengas que decir: “no sé”,
“no conozco el proceso”, “nunca se me ha dicho”, etc.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Debes estar listo para explicar tu proceso de trabajo según tus procedimientos.
No trates de contestar de memoria, consulta
tus documentos. Muestra un buen manejo de la documentación, esto resalta el
involucramiento y compromiso con el SGC. Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y en dónde está documentado.
• Antes de responder, asegúrate de comprender bien las preguntas.
• Sé sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo más concreto posible.
• Sólo responde a lo que te pregunten. • No discutas no conformidades, sólo básate en los
hechos y demuestra con evidencias. • Procura que no haya interrupciones de gente o teléfono. • No te presiones, si no puedes encontrar algún
documento o registro solicitado, pide un poco de tiempo, pida ayuda….
• No dejes que te invada el nerviosismo, tú sabes más del proceso que el auditor.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
• Las personas siguen y se apegan a los procedimientos e instrucciones de trabajo.
• El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados. • Las personas saben lo que deberían hacer. • Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se
autorizan y documentan. • Las descripciones y explicaciones de los entrevistados
concuerdan con las definiciones escritas. • Las condiciones observadas concuerdan con los
procedimientos e instrucciones corresponden a los estándares definidos a nivel nacional e institucional.
¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORÍA?
ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA SÓLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA.
Pero nuestro SGC, si está bien implementado, debe poder ser demostrado por cualquier persona que participe en el.
CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN
Conclusiones Información para otorgamiento
ETAPA 1
Determinar la conformidad del sistema documentado con los criterios de auditoría Facilitar la preparación del Plan Definir el alcance, planificar la auditoría de certificación (etapa 2) y para permitir el entendimiento del auditor sobre la entidad.
Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión del cliente. Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría. Reunir información para apoyar las actividades de auditoría
ETAPA 2
PROCESO DE CERTIFICACIÓN INICIAL EN 2 ETAPAS
PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA PREPARACIÓN DEL TRABAJO Y REALIZACIÓN DE
AUDITORÍAS IN-SITU
Usuarios Identificar requisitos de
partes interesadas
Identificar el proceso
Entender el proceso
Entender la gestión del
proceso
Objetivos Interacciones Actividades (PHVA) Servicios
Ubicación dentro del mapa de procesos y su función principal
Planes estructurados para la gestión Controles establecidos Documentos Registros Resultados de la gestión (indicadores) Acciones tomadas frente a resultados
SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA AUDITORÍA
Criterios Evidencia
Hallazgo Objetivo
Conclusión
Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable.
Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
Resultado de una auditoría , tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
Verificar la conformidad de los requisitos del SGC.
AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN
Clientes y partes
interesadas
Entorno a la entidad
Normas y leyes
aplicables a la
entidad
Funcionarios
Proveedores
Otros
PLANEAR
PLANES,
PROGRAMAS,
POLÍTICA Y
OBJETIVOS DE
CALIDAD
SEGUIMIENTOS,
MEDICIONES,
INDICADORES,
EVALUACIÓN
DE LOS
PROCESOS,
AUDITORÍAS
PREVENCIÓN
DE NO
CONFOR-
MIDADES
SATISFACCIÓN
DEL CLIENTE
Y DE
OTRAS PARTES
INTERESADAS
HACER VERIFICAR ACTUAR
Enfoque al Cliente
Determinar Requisitos
Planificar Servicio
Medición del servicio
Control de la prestación del servicio
MISION
VISION
Objetivos Estratégicos
Política de la Calidad
Objetivos de la Calidad
CD
CR
AI
CSNC
AC
AP
VARIABLES PARA CONTROLAR EL
PROCESO
Medición Satisfacción del cliente
DOCUMENTACION
Documentación Obligatoria
Revisión por la Dirección
D/ Necesaria
DE
M
S
Procedimientos
Guías
Instructivos
Manuales
Protocolos
Otros
Procesos
Misión
Visión
Auditoría Interna
Seguimiento y medición procesos
Seguimiento y medición
servicio
Control servicio no conforme
Corrección Acción correctiva Acción preventiva
Materiales
Análisis de Datos
Maquinaria
Medición
Medio Ambiente Métodos
PQR
Mano de obra
Objetivo Recursos
Infraestructura
Adquisición B y S
Ambiente de trabajo
Talento Humano
Indicadores
PROCESOS Entradas o
Insumos Requisitos
Salidas Servicios / Productos
Requisitos CLIO
Recursos e Infraestructura
Talento Humano Proveedores
Seguimientos Mediciones
Controles Riesgos
Clientes o partes interesadas
Políticas de operación
¿QUÉ SE AUDITA EN CADA PROCESO?
CORRESPONDE A LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS
EVALUACION DE LA CONFORMIDAD
Requisito
Cumple requisitos del cliente
Cumple requisitos legales
Cumple requisitos ISO
Cumple requisitos definidos por la organización
Necesidad o expectativa
establecida, generalmente
implícita u obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implícita"
significa que es habitual o una
práctica común para la entidad, sus
clientes y
otras partes interesadas, el que la
necesidad o expectativa bajo
consideración esté implícita.
NOTA 2 La palabra obligatoria, se
refiere, generalmente, a disposiciones
de carácter legal.
Cumplimiento
de un requisito
C
L
I
O
¡La Excelencia un Compromiso de Todos!
CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS
HALLAZGO DE LA AUDITORÍA
Evidencia de la auditoría.
Criterios de la auditoría.
Vs.
+ Aspectos relevantes Fortalezas - Requisito incumplido
* Evidencia - Impacto
Conjunto de políticas
Procedimientos
Requisitos
INFORMACION PARA LA AUDITORÍA
Para el ciclo de la auditoría se debe tener lista la siguiente información:
Conocimiento y aplicación de la política y objetivos de calidad a través de los procesos
Documentos del proceso: caracterización y procedimientos (ubicación y manejo, de
acuerdo a lo establecido en su documentación y por la entidad
Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos
Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos análisis de datos
Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados
Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes
Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada
proceso
Conocimiento sobre los resultados de la evaluación de la percepción de la satisfacción de
estudiantes
Conocimiento sobre los resultados de la revisión del sistema de gestión
Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes
Adecuaciones y mantenimientos sobre la infraestructura locativa donde se presta el servicio
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