PROJE HAZIRLAMA VE UYGULAMADA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

PROJE HAZIRLAMA VE UYGULAMADA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

SUNUM PLANI

I. Proje hazırlamadan önce ...

II. Proje hazırlarken ...

III. Proje uygularken…

Proje hazırlamadan önce ...

PROJE FİKRİM VAR, ANCAK FİNANSMAN

İMKANIM YOK !!!

AB HİBE İMKANLARI NELER ??

AB Hibeleri

I. Türkiye – AB Mali İşbirliği ( YENİ ADIYLA IPA – Instrument for Pre Accession Assistance/Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı) çerçevesinde verilen hibeler.

a. Özellikle kamu kurumlarına yönelik olanlar (Projeler “programlama yılı” temelinde seçilir)

b. Özellikle sivil toplum kuruluşlarına ve yerel yönetimlere yönelik olanlar

(Projeler “teklif çağrıları”nın öngördüğü esaslar çerçevesinde seçilir)

II. Topluluk Programları çerçevesinde verilen hibeler.

III. Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu Tarafından Yürütülen Hibe Programları çerçevesinde verilen hibeler.

IPA BİLEŞENLERİIPA BİLEŞENLERİ

1. Geçiş Dönemi Desteği ve Kurumsal Yapılanma Avrupa Birliği Genel Sekreterliği: www.abgs.gov.tr

2. Bölgesel ve Sınır Ötesi İşbirliği DPT: www.dpt.gov.tr

3. Bölgesel Kalkınma DPT:www.dpt.gov.tr

4. İnsan Kaynaklarını Geliştirme Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı:

www.csgb.gov.tr

5. Kırsal Kalkınma Tarım ve Köyişleri Bakanlığı: www.tarım.gov.tr

IPA Çerçevesindeki Hibe Programları

IPA çerçevesinde hazırlanmış bulunan büyük ölçekli projelerin içinde yer alan “hibe programları”nın teklif çağrıları Merkezi Finans ve İhale Birimi (Central Finance and Contracts Unit) tarafından yayınlanır

www.cfcu.gov.tr www.mfib.gov.tr

Topluluk Programları

7. Çerçeve http://fp7.tubitak.gov.tr

Eğitim ve Gençlik Programları (Youth in Action ve Lifelong Learning) www.ua.gov.tr

Halk Sağlığı Eylem Programı www.saglik.gov.tr

Türkiye toplam 20 topluluk programına üyedir. Bunların bir kısmı yalnızca kamu kuruluşlarına yönelik olup, bir kısmı hem kamu kuruluşlarının hem de hükümet dışı kuruluşların faydalanmasına açıktır.

Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu Hibe Programları

Hükümet dışı kuruluşların (STK’lar, odalar, birlikler, vakıflar, dernekler, kar amacı gütmeyen kuruluşlar …vb) desteklenmesine yönelik küçük hibeler.

www.deltur.cec.eu.int

Proje fikrim ne zaman hayata geçecek ??

IPA için süreç

Teklif çağrıları CFCU ve AB Komisyonu Türkiye Delegasyonu tarafından yayınlanan hibe programları için süreç

Belirli bir konuda teklif çağrısı yayınlanır. Teklif çağrısının yayınlanmasından yaklaşık iki ay

sonra proje dokümanları (hibe başvuru formu ve ekleri) Merkezi Finans ve İhale Birimi’ne/veya AB Komisyonu Türkiye Delegasyonu’na teslim edilir.

Sonuçlar bu tarihten yaklaşık iki ay sonra açıklanır. Seçilen projenin sahibi ile Merkezi Finans ve İhale

Birimi/veya AB Komisyonu Türkiye Delegasyonu arasında “hibe sözleşmesi” imzalanır.

Topluluk Programlarında Süreç Nasıl İşler? Her bir topluluk programının öncelikleri doğrultusunda belirli

dönemlerde teklif çağrıları yayınlanır. Teklif çağrısında öngörülen öncelikler ve süreler doğrultusunda

hazırlanan proje önerileri, ya programın AB’ye üye bir ülkedeki merkezine (örneğin Halk Sağlığı Eylem Programı), ya aday ülkedeki uygulama ajansına (örn: Life Long learning programı için Ulusal Ajansa), ya da ilgili programın aday ülkedeki koordinatör kurumuna (örn: 7. çerçeve programı için TÜBİTAK) sunulur.

Kabul edilen projelerin faydalanıcısı ile programın uygulama birimi arasında hibe sözleşmesi imzalanır.

Uygun finansman kaynağını buldum, proje yazarken nelere dikkat etmem gerekiyor?

Temel Format

İLK KURAL!!!

NE PROJE YAZIMI,NE DE PROJENİN UYGULANMASIBİR KİŞİNİN TEK BAŞINA ÜSTESİNDEN GELEBİLECEĞİ BİR SÜREÇTİR.

ÇÖZÜM: EKİBİNİZİ KURUN!

Bu adımları dikkatle takip edin…

1. Adım: Çözmek istediğiniz sorunu net bir şekilde ortaya koyun.

2. Adım: Çözmek istediğiniz sorunu ortaya çıkaran nedenleri tespit edin.Proje ekibinin yapacağı ön çalışma Beyin fırtınası, projenin ilgili olduğu alanda yapılmış olan akademik çalışmalar ve saha araştırmalarının incelenmesi

Bu adımları dikkatle takip edin…

3. Adım: Paydaş Analizi ve Paydaş Toplantıları

Paydaş analizi/paydaş katılımı neden önem taşır? Önemli çıkar gruplarının belirlenmesine ve

katılımına imkan tanır Gerekli bilginin elde edilmesine imkan tanır İlgili tarafların gerçekleri hangi yönde farklı

algıladıklarını gösterir Farklı ihtiyaçları vurgular Muhtemel ihtilafları/riskleri tanımlamaya yardımcı

olur Uygun hedeflerin belirlenmesine, strateji

seçilmesine ve faydalara yönelmeye yardım eder.

Bu adımları dikkatle takip edin …

4. Adım: Projenizin hedeflerini net bir şekilde ortaya koyun.

5. Adım: Hedefe ulaşmak için size en uygun,en gerçekçi stratejiyi tespit edin.

Araçlar Maliyetler

1. Proje Tanımı

2. Doğrulanabilir göstergeler

4. Varsayımlar

Genel hedef

Proje Amacı

Sonuçlar

Faaliyetler

3.Doğrulama kaynakları

Ön koşullar

6. Adım: Mantıksal Çerçeve Matrisi6. Adım: Mantıksal Çerçeve Matrisi

Bu adımları dikkatle takip edin

6. Adım: Mantıksal Çerçeve Matrisini Hazırlayın (Mantıksal çerçeve matrisini hazırlamadan proje fişi/hibe başvuru formu yazmaya kesinlikle başlamayın)

7. Adım: Faaliyet ve kaynak planlamanızı yapın

Bu adımları dikkatle takip edin

8. Adım: Proje Fişi / Hibe Başvuru Formunu yazın.- Başvurduğunuz programın öngördüğü format üzerinde oynama yapılmaması gerekir.- Proje fişini/hibe başvuru formunu doldurmadan önce “teklif çağrısı” ile birlikte yayınlanan “başvuranlar için rehber”i bir kez daha çok dikkatli okuyun.

Bu adımları dikkatle takip edin

9. Adım: Proje fişi/hibe başvuru formunun eklerini doldurun.

İlgili makama sunulacak ekler, başvurduğunuz programın içeriği ve özelliğine göre değişiklik gösterebilir.

10. Adım: Projenizin içeriğine göre, gerekli iş tanım belgelerini ve teknik şartnameleri hazırlayın.

Bu adımları dikkatle takip edin

11. Adım: Proje yazımı ile ilgili hazırlıklarınızın, teklifinizi ilgili makama sunmadan en az 20 gün önce bitmiş olmasına özen gösterin. Bu hem proje teklifinizi tekrar gözden geçirmenize, hem de teklif sunma sürecinde tamamlanması gereken birtakım bürokratik işlemlerin ve kırtasiye işlerinin son ana kalmamasına imkan sağlar.

Gerekli süreler …

Proje yazma: en az 2 hafta

Tercümelerin yapılması: 3 gün

Kopyaların hazırlanması: 1 gün

Gerekli belgelerin hazırlanması: 12 gün

Proje başvurusunun gönderilmesi: 2 gün

Projeyi Uygularken

İyi bir proje ekibi:- Proje lideri- Proje asistanı- Muhasebeci - Projenin konusunun gerektirdiği kadar tam zamanlı, yarı-zamanlı uzmanlar, eğitmenler … vb

İzleme ve değerlendirme süreci …

İZLEME NEDİR?

Projelerin takip sürecinin ilk safhasıdır ve sürekli bir aktivitedir.

Proje ile eş zamanlı bir süreçtir. Projenin uygulanması aşamasında sistematik şekilde

bilgi toplanması ve bu bilgilerin analizidir. Bu bilgiler yöneticiler tarafından:-mevcut durum analizi,-problemleri tanımlama,-yön tayini ve karar alma,-proje aktivitelerini belirlenen takvim dahilinde tutma,-hedefler doğrultusunda gelişimi ölçme,-ileriki amaçları revize etmek için kullanılır.

İzlemeye kimler ihtiyaç duyar?

• AB Katılım Öncesi Mali Yardımından faydalananlar (faydalanıcılar-beneficiaries)

• Avrupa Komisyonu Türkiye Delegasyonu• Avrupa Birliği Genel Sekreterliği• Avrupa Komisyonu - İlgili Genel Müdürlükler• Merkezi Finans ve İhale Birimi• Ulusal Fon• Ara Değerlendirme Ekibi

Ara değerlendirme

Projelerin takip sürecinin ikinci safhasıdır. Bu süreç sonunda Bağımsız Ara Değerlendirme

Ekibi tarafından ara değerlendirme raporları hazırlanır.

5 Kritere göre yapılır: ilgililik (relevance), etkililik (effectiveness), verimlilik (efficiency), etki (impact), sürdürülebilirlik (sustainability).

Sonuçlar: Çok başarısız, başarısız, yeterli, başarılı, çok başarılı (-2, +2)

Raporlar hem sektörlere hem de Ortak İzleme Komitesine yönelik tavsiyelerde bulunur.

İzleme ve Değerlendirme (Farklar)

İzleme proje faydalanıcısı tarafından yapılır. Ara değerlendirme bağımsız Ara

Değerlendirme Ekibi tarafından yürütülür. İzleme bilgi temini ve aktarımına dayanır. Ara değerlendirme izleme sürecinde elde

edilen bilgiden faydalanır. İzleme ne olduğu, nasıl ve niçin olduğu

sorularını cevaplarken, değerlendirme nasıl bir farkın ortaya konduğu sorusuna cevap arar.

İzleme sürekli bir aktivite olmakla beraber, değerlendirme uygulamadan önce, uygulama sırasında ve uygulama sonrasında yani, belirli sıklıklarla yapılır.

Dikkat edilecek hususlar

Belgelendirme ve raporlama konularına azami dikkat gösterilmeli

İzleme raporları (haftalık ve aylık bazda)

Final raporu (proje sonunda)