View
309
Download
2
Category
Preview:
Citation preview
Erik van KoeveringeProgrammabureau e-facturerenPIANOo
e-factureren:Van 20 naar 100 in 30 maanden!Leveranciersbijeenkomst KINGGemeenten, Soesterberg, 1 april 2016
1Programmabureau e-factureren
Even Voorstellen - PIANOo• Expertisecentrum Aanbesteden
> Professionaliseren van inkopen en aanbesteden bij alle overheden> Rechtmatigheid én doelmatigheid > Value for tax payers' money> Zes thema’s
– Maatschappelijk verantwoord inkopen– E-Aanbesteden– EMVI– Integraal inkopen– Marktkennis– E-factureren
•Programmabureau E-factureren
2Programmabureau e-factureren
AANLEIDING PROGRAMMABUREAU• Richtlijn voor het kunnen ontvangen en verwerken E-Facturen,
uiterlijk einde 2018, 2014/55/EU• Ministerie van Economische Zaken stimuleert bedrijven
elektronische facturen te verzenden naar de overheid• Huidig daadwerkelijk gebruik e-facturen < 10%
• Indicatie dat <20% gemeenten klaar is voor e-factureren
3Programmabureau e-factureren
Van 20% naar 100% in 30 maanden
PROGRAMMABUREAU E-FACTUREREN• Doelstelling
> Ondersteunen van medeoverheden bij implementeren voorzieningen tot e-facturen
> Van Feb 2016 tot einde 2018• Doelgroep
> Gemeenten, provincies, waterschappen;> Op termijn: alle aanbestedende diensten;> ICT, Financiën, Inkoop, Algemeen bestuurlijk
• Activiteiten> Informatie verzamelen (bijvoorbeeld: best practices)> Informatie delen (website, handreikingen, e.d.)> Enthousiasmeren (presentaties, e.d.)
4Programmabureau e-factureren
E-FACTURATIE – EUROPESE CONTEXTVerplichting (EU Directive 2014/55/EU)• Europees semantisch standaard voor e-factuur• Voor alle overheden geldt: ontvangen en verwerken moet
uiterlijk eind 2018 mogelijk zijn.
Bestuurlijke afspraken • Via de inkoopvoorwaarden verplichten te verzenden• Verwachting Rijk 2016, Lokale overheden 2017
5Programmabureau e-factureren
WAT IS E-FACTUREREN• E-factuur is een gestructureerd, digitaal bestand (maar geen pdf) • Alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand • Alle gegevens hebben eigen betekenis hebben • Elektronische verwerking (geen handmatige tussenkomst)
6Programmabureau e-factureren
VOORDELEN E-FACTUREREN VOOR GEMEENTEN?
• Automatisch verwerking• Minder fouten• Betere leveranciers relaties• Voorspelbare betalingstermijn• Betere verantwoording• Proces innovatie (self billing)• Ruimte voor contractmanagement• Automatische Archivering
7Programmabureau e-factureren
Voordelen voor leveranciers (verzenders)
• Voorspelbare betalingstermijn• Automatisch verwerking• Minder fouten• Betere relatie opdrachtgever• Proces innovatie (self billing)
8Programmabureau e-factureren
Copyright: www.bloklandduinvrieswijk.nl
HOE WERKT E-FACTURERENVier modellen voor overheid
> Direct verbinding– E-factuur per relatie afgesproken en ingericht– Klassieke vorm
> Leveranciersportaal– Leverancier vult gegevens in– Afnemer bepaalt– Voorbeeld: DigiInkoop
> 3-corner model: Centrale dienstverlener– Verzorgt Transport– Leverancier en afnemer elk 1 verbinding per groep– Voorbeeld: DigiPoort
> 4-corner model: 2 dienstverleners– Gekoppeld aan eigen systeem– Meerdere branches / – Voorbeeld Simpler Invoicing (Peppol)
9Programmabureau e-factureren
Leverancier
Opstellen
factuur
Conversie
e-factuurVerzenden Transport Ontvangst
Import in
Admin.
Routeren &
Verwerken
LeverancierLeverancier
Gemeente
Gemeente
LeverancierLeverancierLeverancier
Gemeente
Gemeente
Portaal
Portaal
Gemeente
LeverancierLeverancierLeverancier
GemeenteGemeente
Dienstverlener
Dienstverlener Gemeente
LeverancierLeverancierLeverancier
GemeenteGemeenteDienst-
verlenerGemeente
Dienst-verlener
4-CORNER MODEL
10Programmabureau e-factureren
Verstuurt Factuur
Leverancier Gemeente
SML
SMP
Uitwisseling van factuur tussen Access Points
Ontvangt Factuur1
2 3
4
Adresserings functie (OIN nummer)
Register
Bron: peppol.eu
Leverancier’s Access Point valideert factuur en verstuurt
Access Point van ontvanger ontvangt UBL factuur
STANDAARDISATIE VOORKOMT
• Afspraken over> Begrippen en termen
> Opbouw en formaat van bestand> Adressering (trusted partners)> Transport en aflevering
– Betrouwbaar– Beveiligd– Ongewijzigd– Gegarandeerde levering
• Standaard(en)> SMEF semantisch model (SETU)
> Syntax: SI-UBL, OHNL (HRXML)
> O.b.v. OIN nummers > Digipoort of Simpler Invoicing
(Peppol)
11Programmabureau e-factureren
• Onduidelijke afspraken• Haperende techniek• Point-to-point connecties
MOGELIJKE OPLOSSINGEN • Simpler Invoicing• Digipoort• Email + UBL (XML)• Leveranciers portaal
• N.B. : email + PDF wordt NIET als e-factuur gezien> Authenticatie (Verificatie afzender)> Beveiligde verbinding> Volledige herkenning (gestructureerde data)
12Programmabureau e-factureren 12
TENDENS E-FACTUREREN: ONOMKEERBAAR
• Europese richtlijn e-facturering bij overheidsopdrachten 2014/55/EU;
• Inkoopvoorwaarden;• Digitale agenda;• Standaarden (UBL) en
netwerken (Simplerinvoicing) liggen er nu;
• Steeds meer softwarepakketten bouwen de standaard in.
13Programmabureau e-factureren
Hoe nu verder met e-factureren
15Programmabureau e-factureren
ROADMAP GEMEENTEN• Bepalen Visie, Strategie• Afstemmen met ICT –architectuur en inkoopbeleid• Aanpak
> Mogelijkheden leveranciers, make/ buy/ outsource> Implementatie:
– Organisatie– Leveranciers (on-boarding)– Proces– Systeem
ICT-ARCHITECTUUR OVERWEGINGEN• Positionering binnen het IT portfolio• Benadering vanuit bestaand portfolio:
> Wat kunnen huidige leveranciers bieden?> Visie op e-factureren> Tijdigheid: Roadmap voor productontwikkeling
• Kennis in huis en markt• Kosten:
> Licenties / SaaS-fee> Implementatie> Integratie
16Programmabureau e-factureren
ZOEKEN NAAR DE JUISTE OPLOSSINGAanmaken Factuur Transport Factuur
PortaalScannen (paper2PDF)
Herkennen (OCR)
Conversie(PDF2XML/UBL) Verificatie
Inkoop administratie
Workflow / Goedkeuring
Factuur matching
Financiële administratie
ERPVerkoop-admin
Leverancier 7
Leverancier 6
Leverancier 8
Leverancier 13
Leverancier 19
Leverancier 20
ERP Generiek: Leverancier 22
Simpler Invoicing
Leverancier 14
Leverancier 1
Leverancier 17
Geïntegreerde oplossingen
Gemeente administratie: Leverancier 23
Leverancier 21
Leverancier 21
Leverancier 15
Leverancier 18
Leverancier 3
Leverancier 9
Leverancier 4
Leverancier 10
Leverancier 2
Leverancier 5Leverancier 5
Leverancier 9
Leverancier 16
Factuur Portaal
DigiPoort Digi Inkoop
+/+ 10 anderen….
Scan & OCR modules
Scan & OCR modules
17Programmabureau e-factureren
WAT WORDT VAN DE LEVERANCIER VERWACHT?• Leverancier van e-facturatie oplossing
> Bieden e-facturatievoorziening> SMEF-compliant> SI-UBL of UBL OHNL> Invoicing network
– DigiPoort of Simpler Invoicing> Deeloplossingen?
• Alle leveranciers - Verzenders> Voorbereiden e-facturen kan nu al
– Eigen verkoopadministratie– Aansluiten op invoicing network
18Programmabureau e-factureren
WAAROM NU• Tendens e-factureren is onontkoombaar• Eu richtlijn, Wetgeving en inkoopvoorwaarden dwingen af• Techniek ligt er, afspraken zijn gemaakt• NU inspelen op de vraag levert voordelen
> Gemeenten komen in actie– Aanschaf software / diensten– Heroriëntatie inkoop- en financiële processen– Implementatie
> En niet te vergeten als verzender– Voordelen zijn evident– Vraag vanuit klant
19Programmabureau e-factureren
Van 20 naar 100 in 30 maanden!
BRONNEN• RICHTLIJN 2014/55/EUhttp://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32014L0055&from=EN
• SMEF standaard:https://smef-standaard.nl
• Simpler Invoicinghttp://www.simplerinvoicing.org/nlNetwerk: www.peppol.eu
• CEF Call: CEF-TC-2016-3- eInvoicing (open 13 sept 2016, deadline 15 dec 2016 )https://ec.europa.eu/inea/en/connecting-europe-facility/cef-telecom/apply-funding/2016-cef-telecom-calls-proposalshttp://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement/e-invoicing/index_en.htm
20Programmabureau e-factureren
Hulp bij e-facturerenhulpbijefactureren@pianoo.nl070 - 379 82 89
21Programmabureau e-factureren
Hartelijk dank!
Recommended