Menyusun sop

MenyusunMenyusunStandard Operating ProceduresStandard Operating Procedures

(SOP) (SOP)

Oleh Oleh Ir. R. Budi Setiawan, MM. CISCPIr. R. Budi Setiawan, MM. CISCP

r.budi.s.68@gmail.comr.budi.s.68@gmail.com

Strandard Operating Procedures (SOP)

“ Pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar dan sistematis ”

Kesiapan Organisasi untuk menyusun SOP yang efektif terkait adanya :

Visi & Misi Organisasi Tujuan & Sasaran Organisasi Struktur Organisasi yang jelas Manajemen Organisasi dengan definisi tugas yang jelas Operasional yang berjalan dengan baik Kepastian bahwa perubahan yang berakitan dengan organisasi ,

manajemen dan operasional tidak akan berpengaruh secara signifikan bagi organisasi organisasi menjadi lemah atau bubar

Komitmen dari seluruh anggota organisasi

Struktur Organisasi

Fungsi Organisasi

Tugas, Wewenang & Tanggung Jawab SOP yang efektif

Kontrol

Kegiatan Organisasi

SOP Internal Control

Hubungan Kegiatan Organisasi, SOP & Internal Control

Manfaat SOP dalam Organisasi

Pedoman Kebijakan Pedoman Kegiatan Pedoman Birokrasi Pedoman Administrasi Pedoman Evaluasi Kinerja Pedoman Integrasi

7 Criteria of SOP as Manual Operation

1. Spesific2. Complete3. Understandable4. Applicable5. Controllable6. Auditable7. Changeable

9 Manfaat menyusun & menerapkan SOP bagi Organisasi

1. Menjamin adanya standar kebijakan2. Menjamin adanya standar pelaksanaan kegiatan3. Menjamin adanya standarisasi penggunaan dan

distribusi formulir, blangko dan dokumen4. Menjamin adanya sistem administrasi dan

dokumentasi5. Menjamin adanya standarisasi pelaporan6. Menjamin adanya standarisasi kontrol

9 Manfaat menyusun & menerapkan SOP bagi Organisasi

7. Menjamin adanya standarisasi keterpaduan dan keterikatan antar prosedur

8. Menjamin adanya acuan formal bagi anggota organisasi dalam melaksanakan tugas, tanggung jawab dan wewenang

9. Menjamin adanya acuan formal bagi pengembangan atau perbaikan prosedur untuk masa yang akan datang

Penyusunan SOP1. Penyusunan baru2. Pengembangan sebagian3. Pengembangan keseluruhan, dan4. Pengembangan berkala

Hambatan Penyusunan SOP1. Organisasional2. Operasional3. Manajerial4. Personal

Hambatan Penyusunan SOP1. Organisasional

a. Gaya Manajemenb. Struktur Organisasi

1) Job Description2) Jumlah lapisan (layer)3) Rentang kendali jabatan (span of control)

c. Pola Komunikasi di Dalam Organisasi1) Lisan2) Tertulis

d. Kualitas SDMe. Budaya Organisasi

Hambatan Penyusunan SOP2. Operasional

a. Karakteristik Bisnis 1) Jasa2) Manufactur 3) Perdagangan4) Distribusi, dll

b. Kemampuan melaksanakan prosedur secara efektif

c. Keterkaitan dengan peraturan pemerintahd. Ukuran Operasional ada & tidaknya cabang,

unit, divisi, dll

Hambatan Penyusunan SOP3. Manajerial

a. Visi, Misi & Strategi Organisasib. Dukungan Manajerialc. Kontrol Manajeriald. Tekanan Manajerial

Hambatan Penyusunan SOP4. Personal

a. Tidak memiliki kemampuan mengikuti perubahan

b. Tidak memiliki motivasic. Memiliki kepentingan

PROSEDURPEMBELIAN BARANG

NOMOR PCH 01 HALAMAN KE 1 dari ……

TANGGAL BERLAKU 24 Desember 2008 REVISI

1.TUJUANUntuk menjadi pedoman dalam proses pembelian barang 2.RUANG LINGKUPProsedur ini digunakan diseluruh PT. ………………..3.DEFINISI

a. Pembelian adalah proses memperoleh suatu barang yang dilakukan dengan cara membelib. User adalah bagian yang membutuhkan dan meminta barang

•PROSEDUR1. Permintaan pembelian dilakukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum barang dipergunakan2. Pembelian dilakukan apabila :

• Barang yang tersedia tersedia di gudang telah mencapai :• Minimum stock• Buffer stock

3. Adanya permintaan barang dari user dan barang tersebut tidak tersedia di gudanga. Permintaan barang dari user ke gudang dengan menggunakan dokumen Permintaan Barang (Store

Request)b. Bagian Gudang atau Logistik membuat Purchase Request rangkap 2 (dua) berdasarkan:

• Permintaan Barang (Store Request)• Minimum Stock• Buffer Stock

yang ditujukan kepada Bagian Pembelian dan sebagai arsip• ………………………

3.DOKUMEN1. Form Permintaan Barang (Store Request)2. Purchase Request (PR)3. Purchase Order (PO)4. ………..

DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI

Business Process Manager Director