Verslag van de technische compliance bijeenkomst van do.19Mei16

TECHNISCH COMPLIANCE MANAGEMENTEINDE MIDDAG BIJEENKOMST

Dit is een verslag van de derde bijeenkomst rond het onderwerp technische compliance, die door Stork Asset Management Consultancy op 19 Mei in samenspraak met KINT en NVDO is georganiseerd. In deze bijeenkomst is door vier sprekers op het onderwerp ingegaan, ieder vanuit het eigen perspectief namelijk Arno Eleveld van Twence, Ferry van der Starre van de Gasunie, Jeanette Ozinga van Ozinga Advocaten en Geert Henk Wijnants van Stork Asset Management Consultancy.

www.stork.com/asset-management-consultancy

www.stork.com/asset-management-consultancy

TECHNISCH COMPLIANCE MANAGEMENT

Arno Eleveld

Arno gaf aan hoe compliance manage-ment op basis van ISO 19.6000 een middel klein bedrijf van 220 medewer-kers heeft geholpen om de interne pro-cessen duidelijker af te stemmen op de eisen zoals die door de toezichthouders

worden gesteld. Dat is in dit verband de provincie Over-ijssel waar een convenant mee is opgesteld wat binnen Nederland op dit moment een unieke constructie is.

Groot voordeel van de huidige werkwijze is dat daar waar in het verleden soms met meerdere toezichthouders rekening gehouden moesten worden er nu met een veel geringere toezichtslast volstaan kan worden terwijl tegelijkertijd het overzicht over de van toepassing zijnde regelgeving centraal is vastgelegd en wordt beheerd.

Men wordt ook zelf in staat gesteld om afwijkingen die worden geconstateerd te corrigeren nadat deze zijn ge-meld zonder dat daar direct een sanctie tegenover staat. Het proactieve beleid heeft dus geleid tot een explicietere invulling van zelfcorrectie en een waarneembaar vertrou-wen in het eigen herstelvermogen als gevolg van de aanwezige compliance structuur.

Ook is men nu in de organisatie beter bekend met de benodigde werkprocessen waardoor er bij functieveran-dering minder problemen optreden. Men heeft hier een aparte systematiek voor ontwikkeld die is ingebed in het kwaliteitsmanagementsysteem.

De ontwikkelde transparante en traceerbare werkwijze heeft geleid tot het door de eigenaren van Twence, te weten een viertiental gemeentes en een aantal overige partijen, gewenste resultaat.

Ferry van der Starre

Ferry van de Starre vertelde hoe Gasunie Transport Services (GTS) naar aanleiding van de door de Autoriteit Consument en Markt gestelde eisen een certificeringstraject op basis van de NTA 8120 is opgestart en ontwikkeld.

Op basis van deze norm is Gasunie Transport Services nu gecertificeerd zoals meerdere beheerders van infrastruc-tuur voor elektriciteitsnetwerken (hoogspanningsleidin-gen) en gastransport pijpleidingen.

In tegenstelling tot Arno heeft Ferry een specifieke functie die volledig is gericht op het compliance manage-ment.

Ferry omschrijft als een belangrijk element in zijn rol om de organisatie betrokken te houden bij het compliance management, omdat dit toch duidelijk afwijkt van het dagdagelijkse normale operationele beheer. Met name de expliciete rapportages worden daarbij soms als “bureau-cratisch/administratief’ ervaren.

Ook voor GTS is gebleken dat het expliciet vastleggen van werkprocessen veel duidelijkheid en structuur in de organisatie brengt waarmee voorkomen wordt dat niet urgente en toch belangrijke zaken tussen de wal en schip terecht kunnen komen.

Door de gestructureerde aanpak is voor de autoriteit die toeziet op een effectief en efficiënt beheer zeker gesteld dat de juiste activiteiten met het benodigde niveau en intensiteit zijn ingericht.

EINDE MIDDAG BIJEENKOMST

www.stork.com/asset-management-consultancy

TECHNISCH COMPLIANCE MANAGEMENT

Jeanette Ozinga

Jeanette Ozinga ging in op het Juri-disch kader rond compliance manage-ment. Zij had daarbij een aantal aan-bevelingen voor de aanwezigen zoals het er op toe zien dat bij wijzigingen in de vergunning daar geen normen

in terecht komen die vervolgens een Trojaans paard aan vereisten met zich mee gaan brengen. Het credo daarbij is; hoe transparanter en directer hoe beter.

Ook liet zij aan de hand van een aantal cases zien dat het voor de rechter niet van belang is hoe het op pa-pier staat maar dat het grootste belang is hoe het in de praktijk werkt. Dit betekent dus dat diegene die hoger in de organisatie zitten er niet mee weg komen om taken lager in de organisatie te delegeren op het moment dat daar ongewenste zaken uit voortvloeien die ze hadden kunnen weten en waar ze zelf wel degelijk invloed op uit hadden kunnen oefenen.

Jeannette ging ook nog in op de verschillende vormen van handhavingsmaatregelen die naast mekaar toege-past kunnen worden bijvoorbeeld bestuursrechtelijke en of strafrechtelijke maatregelen. Ook maakte zij er ook op attent dat ook al is een boete niet opgelegd deze geregis-treerd kan zijn waardoor bij herhaling er toch sprake kan zijn van een zogenaamde recidive. Er dient dan ook na een jaar verzocht te worden tot intrekking van de dwang-som teneinde zeker te zijn dat de lei weer leeg is.

Tenslotte ging zij nog in op de zogenaamde compliance paradox, waarmee gesuggereerd wordt dat hoe opener je bent je ook kwetsbaarder wordt. De praktijk heeft laten zien dat vertrouwen essentieel is en dat daarvoor een be-paalde mate van openheid noodzakelijk is. Een casus als Volkswagen heeft duidelijk gemaakt wat de consequentie kan zijn van een gebrek aan vertrouwen wat in de tijd ontstaat.

Geert Henk Wijnants

Als laatste ging Geert Henk Wijnants in op het compliance ABC wat Stork Asset Management Consultancy heeft ont-wikkeld. De visie die zij daar voor heeft ontwikkeld heeft zij getoetst bij partijen als Deltalinqs, DCMR, VNCI, Itanks en

ook een verzekeraar als HDI-Gerling, hetgeen heeft gere-sulteerd in een samenstelsel van maatregelen teneinde aantoonbaar aan de gestelde eisen te kunnen voldoen.

Één zo`n maatregel is het inrichten van een compliance register wat in de presentaties van zowel Ferry als van Arno ook al aan de orde was geweest. Een ander aspect is het opsplitsen van de specifieke eisen zoals die vanuit vergunning of vanuit een norm gesteld kunnen worden met betrekking tot (a) ontwerp (b) onderhoud en (c) beheer. Dit heet het “Compliance ABC”.

Aan de hand van een tweetal voorbeelden werd geïl-lustreerd hoe dit in de praktijk werkt. Een saillante casus werd gegeven aan de hand van de concept PGS 29 die momenteel in bewerking is en waar in een bepaling maar liefst 4 verwijzingen naar verschillende achterlig-gende normen verwerkt waren die betrekking hebben op respectievelijk A B en C. Hoe je dan aantoonbaar aan deze eisen zou kunnen voldoen wordt dan natuurlijk wel heel erg lastig, waar Jeanette in haar presentatie in feite ook al voor had gewaarschuwd.

Een andere factor waar Geert Henk op wees was dat sinds januari 2016 wettelijke dwingend opgelegde normen vrij beschikbaar dienen te zijn volgens het Kabinetsbesluit. In de praktijk kunnen we zien dat bijvoorbeeld vanuit een PGS -29 die via vergunningen ook als eis wordt opgelegd, er sprake is van tal van normen die niet openbaar be-schikbaar zijn waar vanuit die richtlijn dan naar verwezen wordt zónder dat directe expliciete tekst is overgenomen. Met andere woorden: transparantie is dan nog ver te zoeken.

EINDE MIDDAG BIJEENKOMST

www.stork.com/asset-management-consultancy

TECHNISCH COMPLIANCE MANAGEMENT

Afsluiting Hierna werd in de zaal en met de presentatoren nog in discussie gegaan over een aantal vragen, waarbij de vraag “hoe zeker kan ik zijn dat ik 100% compliant ben” ook hier weer naar voren kwam.

Na afronding van de sessies werd met de aanwezigen onder het genot van een hapje en een drankje nog nagepraat over hun eigen ervaringen met het onderwerp alsmede indrukken die men had gekregen naar aanlei-ding van de presentaties en de reacties die daarop zijn gegeven.

Event Beoordeling

Meer informatie?

Geert Henk WijnantsPrincipal ConsultantMob.: +31 (0) 613357246Email: GeertHenk.Wijnants@stork.com

Stork Asset Management ConsultancyVan Deventerlaan 121, 3528 AG Utrecht

EINDE MIDDAG BIJEENKOMST