Zelfsturing moet je organiseren - Tom Van Acker en Tim Van Daele - Flanders Synergy

Zelfsturing moet je

organiseren

Wat is teamwerk ?

Wat zegt de bron?

3

Een ICT organisatie

4

Een zorginstelling

1.

Zorgaanvraag

2.

Intake

3.

Zorgplanning

4. Uitvoering van de zorg

5. Evaluatie van de zorg

6.Zorgstop

7. Afstemming

8. Zorgadministratie

9. Kwaliteitsbewaking en - opvolging

Een school

7

Afstemming over de leerlingen tussen de verschillende leerjarenAfstemming over de leerlingen van hetzelfde jaarAfstemming over de vakken tussen de verschillende leerjaren/richtingen

Afstemming over het vak tussen parallelle klasgroepenAfstemming tussen de vakken in hetzelfde jaar

Afstemming over de relevante beleidsdomeinen van de school

De stroom van interafhankelijke

activiteiten zo weinig mogelijk knippen.

Het primair proces is leidend.

Het basisprincipe van ‘stroomsgewijs organiseren’

10

Teams (nesten) voor professionele en persoonlijke ondersteuning

Met betekenisvolle opdrachten en hiervoor gedeelde ambities

Met een grote set aan verantwoordelijkheden en bevoegheden

Waarin mensen intensief kunnen samenwerken in een cultuur van vertrouwen

Om samen de opdrachten van het team te realiseren zonder daarbij operationeel (te) afhankelijk te zijn van andere teams

Vanuit een gedeelde visie (passie) van de organisatie die betekenisvol is voor ons, voor onze klanten en belanghebbenden

Daarbij steunend op participatief leiderschap

Met tools en systemen die de teams ondersteuning bieden bij het werk

Een ICT organisatie

11

Een zorginstelling

1.

Zorgaanvraag

2.

Intake

3.

Zorgplanning

4. Uitvoering van de zorg

5. Evaluatie van de zorg

6.Zorgstop

7. Afstemming

8. Zorgadministratie

9. Kwaliteitsbewaking en - opvolging

Een zorginstelling

Directie/ managemen

t

TEAMSTeamcoach:

Helpt het team zelfsturend te

wordenStaat naast het

team

Ondersteuning / Staf:

Werken vraag-gestuurd

KADER

Een school

14

Bij wie van jullie is de organisatie ingedeeld in teams op basis van het primaire proces (zoveel mogelijk end-to-end) ?

Hoe maak ik van een team een zelfsturend of

ondernemend team ?

Resultaatgericht

werken(ondernemerschap)

Zelfstandig

organiserenVerbonden

samenwerken

Vakmanschap

ontwikkelen(procesbeheersing)

Groeiproces

18

Groeiproces naar zelfsturing

19

• Het team is gericht op haar VERMOGEN OM UIT TE VOEREN (SAMEN COMPETENT ZIJN)-> Fleximatrix

Set van individuen

• Groei naar ORGANISA-TORISCHE ZELFRED-ZAAMHEID

• -> Regelrollen

Groep • Team focus is op RESULTAAT-GEDREVEN SAMENWERKING EN SOCIALE MATURITEIT

• -> Sociale vaardigheden

Team

• Het Team is in staat om zelfstandig DOELEN TE STELLEN, CONTINU TE VERBETEREN & EXTERNE PARTIJEN TE BEHEREN

• -> KPIs

Zelfsturend Team

Ruwe teamfocus in haar ontwikkeling

20

• Het team is gericht op haar VERMOGEN OM UIT TE VOEREN (SAMEN COMPETENT ZIJN)-> Fleximatrix

Set van individuen

• Groei naar ORGANISA-TORISCHE ZELFRED-ZAAMHEID

• -> Sterrollen

Groep • Team focus is op RESULTAAT-GEDREVEN SAMENWERKING EN SOCIALE MATURITEIT

• -> Sociale vaardigheden

Team

• Het Team is in staat om zelfstandig DOELEN TE STELLEN, CONTINU TE VERBETEREN & EXTERNE PARTIJEN TE BEHEREN

• -> KPIs

Zelfsturend Team

Resultaatgericht

werken(ondernemerschap)

Zelfstandig

organiseren

Verbonden

samenwerken

Vakmanschap

ontwikkelen(procesbeheersing)

Stelling : “In functionele teams krijg je

geen Volledige autonomie”

Teamcharter

Stel,

23

Stel, je komt als nieuw teamlid een team binnen, en je merkt binnen dit team grote spanningen. Wat kan hiervan de oorzaak zijn ? Deel het met de collega’s aan de tafel

5 bouwstenen voor

goede teamwerking

24

Een gemeenschappelijk

doel

Rollen en

VerwachtingenGedeelde ambities

Afspraken en

Regels

PersoonlijkeRelaties

Ogers are like onions

25

Teams are like onions

Teams are like onions

27

Opdracht -Missie

Rollen en

Verwachtingen

Prioriteiten -

Ambities

Afspraken en

Regels

PersoonlijkeRelaties

Opdracht - missie

Wat is de betekenisvolle opdracht of bestaansreden van ons team ?

Wat zijn onze verantwoordelijkheden, naar wie toe ?

Met wie werken wij samen om deze opdracht te realiseren ?

Hoe past onze opdracht binnen de visie en het geheel van de organisatie ?

Welke waarden vinden wij belangrijk in het uitvoeren van onze opdracht ?

29

Leerlingen

Ouders

CLB

De school

De andere teams

Bedrijven

....

...

Ons team: 4 kernopdrachten

voor een community van leerlingen van de 1e graad, binnen de visie van de

school

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

...

...

...

...

...

...

...

...

... ...

Opdracht Belanghebbenden

Kenmerken

Verwachtingen

Bijdrage

30

Ambities

Wat zijn onze gedeelde, lange termijn ambities en hoe geven zij invulling aan de visie en ambities van de organisatie ?

Wat zijn daarbinnen onze korte termijn doelen voor de komende weken/maanden ?

Wie gaat hierin welke engagementen aan ?

Hoe volgen wij dit op en sturen we dit bij ?

Hoe zorgen wij voor een proces van continue verbetering ? Welke instrumenten helpen ons hierbij ?

32

Leerlingen

Ouders

CLB

De school

De andere teams

Bedrijven

....

...

Ons team: 4 kernopdrachten

voor een community van leerlingen van de 1e graad, binnen de visie van de

school

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

qsdklfhjqsd

hfqsdklfhjqsd

hf

...

...

...

...

...

...

...

...

... ...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Ambities

Teambord

33

34

Rollen en verwachtingen

Welke rollen hebben wij nodig binnen het

team (kern- en regelrollen) ?

Wat verwachten wij van een bepaalde rol

– wanneer heeft die goed werk geleverd ?

Wie neemt welke rol op zich ?

Kunnen wij als team continuïteit

garanderen?

Welke kennis en competenties moeten wij

binnen het team nog opbouwen?

Regel- en expertise rollen

36

Core team tasks

...

...

Product-

beleid

HR

Kwaliteit

Planning

Discipline X

Kerntaken

Afstemming binnen het team,

maar ook met andere teams

indien toegevoegde

waarde

Praktijk - fleximatrix

37

Afspraken en regels

Hoe gaan wij het werk organiseren?

Wat voor (team) overleg hebben wij nodig?

Hoe communiceren wij onderling?

Welke beslissingen kan kunnen individueel worden genomen, en welke in teamverband ?

Wat zijn regels en procedures die over teams heen gelden, en waaraan elk team (dus wij ook) zich dient te houden ?

Welke ondersteunende instrumenten/tools zijn er beschikbaar om ons te helpen ons werk te doen, competenties, vaardigheden en kennis te ontwikkelen ?

Een mogelijk proces

Organisatie state-of-the-

union

Team meeting (bord)

Ambitie en intervisie

Team meeting (bord)

Team meeting (bord)

Team meeting (bord)

Team meeting (bord)

Team ambitie & intervisie

Organisatie-doelen sessie

39

Een periodiek moment (bvb 2 maanden) om- Gerealiseerde doelen af te vinken en van het teambord te halen- Andere doelen te definiëren en/of bestaande doelen te prioritiseren en selecteren- De werking van het proces te bespreken- En waarom niet, aan team intervisie te doen (ook andere elementen van het charter)

Korte en frequente team meeting adhv teambord (incl operationele verbetercyclus)

Iets langere maar minder frequentesessies rond ambities, doelen en teamwerking

Een periodiek moment (bvb 6 maanden) om- Gerealiseerde organisatiedoelen op te volgen en

teamcontributies daarin te waarderen- Andere doelen te definiëren en/of bestaande doelen te

prioritiseren en selecteren- De werking van het proces te bespreken

Persoonlijke relaties

Hoe goed kennen we elkaar, zodat we

ieders sterktes kunnen inzetten en elkaar

leren begrijpen?

Wat is onze leefregel waar wij ons aan

willen houden?

Hoe geven wij elkaar feedback?

Hoe kunnen wij conflicten in ons voordeel

gebruiken?

41

Voorkeursgedrag

Insights

Ofman

Belbin

Quinn

...

42

Dat charter, formeel uitschrijven ?

ja of neen

43

Regel : als het niet vanzelf komt of snel moet gaan ...

De context bepaalt

45

Dus...

Primair proces is leidend. Niet knippen

maar plakken.

Teams groeien tot ondernemers,

managers en coaches

Teams are like onions

46

Bedankt!