Esitys Korruptionvastaisessa päivässä 9.12.2015

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

Ongelmia ja kehityskohteita

Aleksi Koski, projektitutkija, FM

TIETOPYYNNÖT KUNNALLISHALLINNOSTA

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

Lähtökohta

Perustuslaki 12§, 2. momentti:

”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.”

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta

= Kansalaisten viranomaisia kohtaan suorittaman valvonnan sekä kansalaiskeskustelun mahdollistaminen

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

Tutkijoiden näkökulma

1. Eettinen(/laillinen); julkisuusperiaate & lainsäädäntö

2. Tiedonhankintatutkimus; erityisesti sense-making metodologia

3. Yhteisöviestintä; kustannustehokas, koordinoitu toiminta

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

May 2, 2023

Toimintatutkimuksellinen interventio

301 tietopyyntöä sähköpostitse, > 120 puhelinkeskustelua, 9 teemahaastattelua sosiaalisen median ym. keskustelu

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

Tuloksia tietopyyntöön

Kolmen päivän sisällä vastasi 41 kuntaa 128 kuntaa vastasi 4–12 päivän sisällä (24

vastausta 14pv kohdalla) 36 vastasi myöhässä 96 ei vastannut lainkaan  - Sähköpostit ja liitetiedostot, yht. 1050 kpl (tähän mennessä)

Laadullinen analyysi menossa, kvantifiointia tukena (tilastoja)

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

Valtaisa monimuotoisuus

Erilainen organisointi Erilaiset asianhallintajärjestelmät Erilaiset hinnoittelut Erilaiset ohjeistukset Erilainen asiakaspalvelu Isot ja pienet

– Isoilla enemmän väkeä, tietotekniikkaa (ison organisaation edut)

– Pienillä joustavampaa ja ketterämpää toimintaa (pienen organisaation edut)

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

1. Digitalisaation puute

On edelleen kuntia, joissa kaikki asiakirjat on vain paperilla, ei sähköistä asianhallintajärjestelmää

Asianhallintajärjestelmässä ei ole juuri automatisointia (kirjaukset ja käsittely käsin vaihe vaiheelta)

Asianhallinnan avoimuus internetiin puuttuu (ollut teknisesti ja laillisesti mahdollista internetin alkuajoista lähtien)

Sähköpostin kanssa (edelleen) ongelmia

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

2. Organisoinnin puute

Lain mukaan viranomaisen pitäisi vastata. Tavallisesti vain siirretään asiankäsittelijälle, jolloin:– Kaikki kunnanjohtajalle tai toimielimen päällikölle

ym.– Lomat, henkilöstövaihdokset (työpaikkavaihdos,

eläköityminen, kuolema) johtavat asian käsittelemättömyyteen (kesäsulut!)

– Asianhallinnan metatietojen ja muiden merkintöjen puute

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

= Läpinäkyvyyspainajainen

Julkinen tieto on johtavan asiankäsittelijän oman työn takana

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

”Helpot” ratkaisut

Sähköinen asianhallintajärjestelmä:– Mahdollisimman suuri automatisointi ja

asiankäsittelynseuranta– Metatiedot ja merkinnät kohdilleen kirjaamisvaiheessa

(Hyödyntäkää SÄHKE2)– Diaarin/asianhallintajärjestelmän avoimuus internetin

kautta (Myös kevytversio arkistonmuodostussuunnitelmasta verkkoon!)

Alueellinen päätearkisto/tietopalvelu, esim. SOTE-alueet– Asiantuntemus, tehokkuus– Asiakirjaa ei pyydetä asiankäsittelijältä– Tietojohtaminen mahdollistuu!

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

Paljon ongelmia! Paljon kehitettävää!

MM. tietopyyntöterroristit, tekniset mokat, vuorovaikutuksen sudenkuopat, tietopyyntöjen kaamea perusasetelma, julkisuuslain ongelmakohdat…

Raportissa keväällä 2016 Siihen asti…

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ

Yhteystiedot

http://tietopyyntoongelmat.net @tietopyynto

Aleksi Koski, FMprojektitutkija@aksukoski

aleksi.koski@jyu.fi+358 40 8054 146

Heikki Kuutti, FTtutkimuskoordinaattori

heikki.kuutti@jyu.fi+358 40 5767 865