Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Ongelmia ja kehityskohteita
Aleksi Koski, projektitutkija, FM
TIETOPYYNNÖT KUNNALLISHALLINNOSTA
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Lähtökohta
Perustuslaki 12§, 2. momentti:
”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta.”
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta
= Kansalaisten viranomaisia kohtaan suorittaman valvonnan sekä kansalaiskeskustelun mahdollistaminen
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Tutkijoiden näkökulma
1. Eettinen(/laillinen); julkisuusperiaate & lainsäädäntö
2. Tiedonhankintatutkimus; erityisesti sense-making metodologia
3. Yhteisöviestintä; kustannustehokas, koordinoitu toiminta
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
May 2, 2023
Toimintatutkimuksellinen interventio
301 tietopyyntöä sähköpostitse, > 120 puhelinkeskustelua, 9 teemahaastattelua sosiaalisen median ym. keskustelu
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Tuloksia tietopyyntöön
Kolmen päivän sisällä vastasi 41 kuntaa 128 kuntaa vastasi 4–12 päivän sisällä (24
vastausta 14pv kohdalla) 36 vastasi myöhässä 96 ei vastannut lainkaan - Sähköpostit ja liitetiedostot, yht. 1050 kpl (tähän mennessä)
Laadullinen analyysi menossa, kvantifiointia tukena (tilastoja)
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Valtaisa monimuotoisuus
Erilainen organisointi Erilaiset asianhallintajärjestelmät Erilaiset hinnoittelut Erilaiset ohjeistukset Erilainen asiakaspalvelu Isot ja pienet
– Isoilla enemmän väkeä, tietotekniikkaa (ison organisaation edut)
– Pienillä joustavampaa ja ketterämpää toimintaa (pienen organisaation edut)
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
1. Digitalisaation puute
On edelleen kuntia, joissa kaikki asiakirjat on vain paperilla, ei sähköistä asianhallintajärjestelmää
Asianhallintajärjestelmässä ei ole juuri automatisointia (kirjaukset ja käsittely käsin vaihe vaiheelta)
Asianhallinnan avoimuus internetiin puuttuu (ollut teknisesti ja laillisesti mahdollista internetin alkuajoista lähtien)
Sähköpostin kanssa (edelleen) ongelmia
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
2. Organisoinnin puute
Lain mukaan viranomaisen pitäisi vastata. Tavallisesti vain siirretään asiankäsittelijälle, jolloin:– Kaikki kunnanjohtajalle tai toimielimen päällikölle
ym.– Lomat, henkilöstövaihdokset (työpaikkavaihdos,
eläköityminen, kuolema) johtavat asian käsittelemättömyyteen (kesäsulut!)
– Asianhallinnan metatietojen ja muiden merkintöjen puute
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
= Läpinäkyvyyspainajainen
Julkinen tieto on johtavan asiankäsittelijän oman työn takana
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
”Helpot” ratkaisut
Sähköinen asianhallintajärjestelmä:– Mahdollisimman suuri automatisointi ja
asiankäsittelynseuranta– Metatiedot ja merkinnät kohdilleen kirjaamisvaiheessa
(Hyödyntäkää SÄHKE2)– Diaarin/asianhallintajärjestelmän avoimuus internetin
kautta (Myös kevytversio arkistonmuodostussuunnitelmasta verkkoon!)
Alueellinen päätearkisto/tietopalvelu, esim. SOTE-alueet– Asiantuntemus, tehokkuus– Asiakirjaa ei pyydetä asiankäsittelijältä– Tietojohtaminen mahdollistuu!
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Paljon ongelmia! Paljon kehitettävää!
MM. tietopyyntöterroristit, tekniset mokat, vuorovaikutuksen sudenkuopat, tietopyyntöjen kaamea perusasetelma, julkisuuslain ongelmakohdat…
Raportissa keväällä 2016 Siihen asti…
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
UNIVERSITY OF JYVÄSKYLÄ
Yhteystiedot
http://tietopyyntoongelmat.net @tietopyynto
Aleksi Koski, FMprojektitutkija@aksukoski
[email protected]+358 40 8054 146
Heikki Kuutti, FTtutkimuskoordinaattori
[email protected]+358 40 5767 865
