3 étapes pour réussir sa collaboration avec un assistant virtuel

Concentrez-vous sur l’essentiel !

TIANA RAOILISON !

Entrepreneur et General Manager Smartelia

!

SMARTELIA !

Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les entrepreneurs et dirigeants TPE-PME

1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?

4

Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagscar) est une véritable personne, qui réalise à votre place

des tâches hors coeur de métier afin de vous concentrer sur l’essentiel

Accompagner les entrepreneurs du web dans leur quête de gain de temps et d’organisation

pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité

Aider les dirigeants et chefs d’entreprise à se concentrer sur leur expertise :

développer le business et la stratégie de leur entreprise !

« Travailler sur l’entreprise et non dans leur entreprise »

Concentrez-vous sur l’essentiel !

Entrepreneur =

machine à répondre aux mails ?

Le Pro de la facturation ????

THE BEST ENCODEUR ?? Le Pro de la saisie des données

ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR !

Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision

ENTREPRENEUR n’est pas un technicien

ENTREPRENEUR n’est pas un Manager

Entrepreneur !

Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit

une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière

A terme, il Travaille SUR son entreprise et non

DANS son Entreprise

ENTREPRISE ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Les coulisses de production

de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

FOCUS

ESSENTIEL

sur quel aspect souhaitez-vous

vous concentrer ?

et vous ? où en êtes-vous

aujourd’hui ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Les coulisses de la production de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

60% de mon temps ?

20% de mon temps ?20% de mon temps ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Les Coulisses de la production de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

20% de mon temps ?20% de mon temps ?

60% de mon temps ?

Votre expertise haute valeur ajoutée

Back office !

Coulisse de la production de votre offre

Front office !

Mise à disposition de votre offre

80% de mon temps10% de mon temps 10% de mon temps

Vous concentrer uniquement sur votre expertise!et votre mission d’entrepreneur!

Evitez le Burn Out !

votre 1er obstacle ?

1er ennemi LE TEMPS

1 ressource

faîtes en un allié

Le temps Dépenser ou l’investir ?

L’investir comme une ressource !

Investir son temps pour en gagner plus ensuite

par quel moyen ?

DELEGUEZ

!

En déléguant vos tâches à faible valeur ajoutée, à un spécialiste ou

technicien des tâches administratives ou exécutives

!

Pourquoi pas à un Assistant à distance ?

37

3. QUE DELEGUER CONCRETEMENT A UN ASSISTANT VIRTUEL ?

COMMENT SAVOIR CE QUE JE DOIS DELEGUER ?

Identifier les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business !

ET Concentrez-vous sur ces tâches !

Identifier TOUTES les autres tâches à faible valeur ajoutée et qui se répètent plusieurs fois dans une journée, dans une semaine ou dans le mois

ET déléguez les !

ENTREPRENEUR Wonder délégator - aime déléguer !

La Boutique doit tourner même en son absence

ENTREPRENEUR

Un Wonder délégator qui aime déléguer !

Accélérer le développement de votre activité, en déléguant toutes vos tâches hors coeur de métier,

grâce à des procédures écrites claires, précises et définies dans le temps

COmment déléguer en 3 étapes ?

1. identifiez les tâches a déléguer !2. traduisez les tâches en

procédureS !3. briefez ces tâches et mesurez les

résultats

1. identifiez les tâches a déléguer !!

première étape !

COMMENT SAVOIR Si UNE TÂCHE PEUT ÊTRE DELEGUEE ?

Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire

en procédure impersonnelle

1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées

X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise

1 tâche récurrente

1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise

X

X

3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée

(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)

LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER

Traduisible en PROCEDURE

!2. traduisez les tâches en procédure

Seconde étape !

Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer

ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)

Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation

Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,

en passant par l’après-vente de vos produits

Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?

Exemple d’une

PROCEDURE

Les moyens

Succession de tâches

Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »

!

« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits

!

Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »

Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation

A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :

Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber

Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de

votre premier KIT de délégation

Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier à une Tierce Personne ou stagiaire ou autre

Exemple pour un E-commerçant entrepreneur

Vision & stratégie

Partenariat !

Sélection et relation Fournisseurs

Support client

Livraison

Commande Support client

Paiement

Livraison

Stock

Remontée de commandes place de marché

Création & Insertion fiche produit FAQ, Tutoriaux, blog

POUR UN SOLOENTREPRENUR

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Logistique Online Webinar, Formation, Atelier

Marketing de contenu

Finance Comptabilité

Agenda Prise de RDV

EmailSuivi

lead & Prospect

ET pour tout entrepreneur

Webinar

Inbox ZERO

Finance Comptabilité

O

Agenda prise de RDV

Recherche Internet

Stratégie - Vision Relation Client

Marketing - Commerciale RDV New biz

Suivi lead &

Prospect

Finance Comptabilité

!!

!3. briefez ces tâches et mesurez les

résultats !!!

troisième étape !

Prenez le temps de briefer

Phase Input : Ne pas négliger la phase d’entrée et de transmission d’informations

!= !

Accepter de « perdre » du temps pour en gagner ensuite

Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble

Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer

Feuille de route datée : planning de délégation

BRIEF TYPE

Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessaire Donner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase

Fournir la procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine

Estimer le temps passé par jour / par semaine pour la mission

Fournir un planning de délégation

X

X

X

X

X

XFixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?

X Donner les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)

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Ecueils à éviter

Un assistant sera plus rapide et efficace si vous acceptez d’investir du temps dans la phase de briefing :

Phase très importante d’assimilation de la mission générale : contexte, activité, objectif…

UN BRIEF NEGLIGE

Des procédures peu claires

Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours de votre assistant

Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité

Non respect de la phase d’assimilation et d’apprentissage

Conseil : soyez patient un assistant, bien que talentueux, ne pourra absorber d’un coup toutes les missions que vous avez prévu de déléguer…

Déléguez étape par étape !

Avant même de commencer la délégation, fixez dès maintenant la première mission à déléguer

et la date de démarrage des prochaines missions. Ce sera une première feuille de route pour avancer

Ne pas fixer une feuille de route, avec planning défini

Manque de suivi - feedback

Fixez vous des moments de débriefing Exemple : tous les lundis, faîtes un mini-meeting de 15mn pour balayer les

missions de la semaine : les urgences, les priorité et les encours

Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches

Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?

Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel

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DES QUESTIONS ?

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PRÊT A DELEGUER ?

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DES QUESTIONS ?

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CONTACTEZ-NOUS !

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CONTACT

tiana@smartelia.com@tianastef