Rotary Distrito 4271 La secretaria en Rotary

ASAMBLEA DISTRITO 4271

Santa Marta, Marzo 29 de 2014

Heriberto Rodríguez heromol@gmail.com

SECRETARIA

COMO LOGRAR UNA SECRETARIA

EFICIENTE DURANTE NUESTRO AÑO

ROTARIO

• INTELIGENCIA• Compasión• Perseverancia• Inspiración• AMOR,• BONDAD• CREATIVIDAD

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Servicio

RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO

MANTENER REGISTRO DEL

CUADOR SOCIAL

ENVIAR NOTIFICACIONES

SOBRE REUNIONES DEL CLUB

LLEVAR Y MANTENER ACTAS

DE REUNIONES DEL CLUB

PRESENTAR INFORMES OBLIGATORIOS A R.I Y AL DISTRITO

LLEVAR REGISTRO DE ASISITENCIA A REUNIONES Y PRESENTAR INFORMES MENSUALES DE ASISITENCIA

COLABORAR CON LOS DEMAS LIDERES DEL CLUB

MANTENIMIENTO DE REGISTROS

GUARDIAN DE TODOS LOS

REGISTROS DEL CLUB: ARCHIVOS

ACTA CONSTITUTIVA

ESTATUTOS Y REGLAMENTOS HISTORIA

ACTAS

INFORMES ANUALES LISTADO DE SOCIOS

CONOZCAMOS Y

ENAMOREMONOS DE ROTARY

«Aquello de lo que te enamoras atrapa tu imaginación y acaba por ir dejando huella

en todo»

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Comunicación virtual

• www.rotary.org. Mi Rotary• Al Iniciar sesión/Registrarse:

FUNCIONESLeer los Estatutos y el reglamento de Rotary International y actualizar el Estatuto prescrito del club.

Colaborar con el Presidente en la preparación de las reuniones semanales.

Llevar la correspondencia del Club y colaborar con el presidente en la implementación de un procedimiento para responder correos electrónicos.

Colaborar en la elaboración del Boletín del Club.

Debe difundir los nombres que integraran los cargos en el Distrito y en el club.

Mantener información de los archivos de las contribuciones a la FUNDACIÓN ROTARIA

• Recibe el nombre del candidato propuesto y lo presenta a la Junta Directiva

• El secretario notificara la decisión de la junta al proponente

• Después de la elección de un nuevo socio el secretario notificará a RI

Participar en la propuesta y elección de nuevos socios

Inicio año

Rotario

Comenzar a estudiar manual del secretario, estatutos y reglamentos del club.

Asistir a la asamblea del distrito y junta directiva entrante.

Debe reunirse con el presidente entrante para organizar las actividades del Club.

Solicita los archivos, registros del club. (actas, estatutos. Historia del Club etc. ).

Debe ser el custodio del archivo del Club. En algunos casos hay un socio encargado de esto

«EL ÉXITO NO SE LOGRA SOLO CON CUALIDADES ESPECIALES, ES SOBRE TODO UN TRABAJO DE CONSTANCIA, DE METODO Y DE ORGANIZACIÓN»

J.P.SERGENT

CALENDARIO DEL SECRETARIO

Todas las semanas, recordar la reunión a todos los socios.

Una vez al mes, enviar al secretario distrital el informe mensual de asistencia, con copia a presidente y asistente de la gobernación.

Cada tres meses organizar la visita del asistente del gobernador.

Una vez al año, colabora en la visita del Gobernador

• Julio: Inscribirse en la pagina de ingreso para los rotarios: www.rotary.org

• Noviembre: actualizar lista de socios Ingreso/rotarios.

• Diciembre: Colaborar en la reunión anual destinada a elegir los nuevos funcionarios. Antes del 31 de dic., e informar a Rotary.

• Enero: Colaborar con el tesorero en el informe semestral como el de pago de cuotas.

• Febrero: Si el club decide nominar un socio como candidato a Gobernador, enviar la notificación al Comité Distrital de Propuestas.

• Marzo: diligenciar y enviar papeletas de votación apoyados por el club

para cargo de Gobernador y vicegobernador.

• Preparar Credenciales para la Convención de R.I. y la Conferencia Distrital.

• Mayo: actualizar lista de socios Ingreso/rotarios.

INFORMESINFORME REMITIR A PLAZO

Informe semestral RI, con copia al Gobernador. Internet

1 de julio y 1 de enero

Informe mensual de asistencia a las reuniones

Gobernador del Distrito Dentro de 5 días posteriores a la última reunión del mes

Informe sobre cambios en el cuadro social

RI, Gobernador. Internet

Continuo

Informe de la asistencia de rotarios visitantes

Club del rotario visitante Continuo

Cambios en la información de contacto del club

RI, Gobernador. Internet

Continuo

Información Para el directorio Oficial

RI, GobernadorInternet

31 de diciembre

INFORME SEMESTRAL(SAR)

DOS VECES AL AÑO R.I. ENVIA:COPIA ELECTRONICA DEL INFORME sAR

• Finales de Junio(para periodo de facturación de Julio)

• Finales de Diciembre(periodo de facturación de Enero)

INFORME SEMESTRAL(SAR)

• Para garantizar que los correos de Rotary no sean rechazados por su filtro de correo no deseado(spam) añada estas direcciones a su lista de contactos rotary_international_sar@microdg.comy

• riclub_finance@rotaryintl.org

INFORME SEMESTRALSAR

• ASSEGURESE MANTENER AL DIA LA INFORMACION DE LOS SOCIO(REGISTROS R.I)

• A 1 DE JULIO -1 DE ENERO EL SECRETARIO RECIBIRÁ UN JUEGO DE MATERIALES: HOJA DE CALCULO DEL INFORME SEMESTRAL El TESORERO ES RESPONSABLE DE ESTA SECCION DEL INFORME(RECALCULA EL MONTO DEL PAGO USANDO ESTA HOJA)

• FORMULARRIO PARA INFORMAR NUEVOS SOCIOS• SI PARA LA TERCERA SEMANA DE JULIO O ENERO NO SE HA

RECIBIDO , SE ENVÍA UN CORREO CON NOMBRE Y NUMERO DE IDENTIFICACIÓN DEL CLUB SOLICITANDO COPIA ADICIONAL A

data@rotary.org

(CLUBES CON MENOS DE 10 SOCIOS DEBEN PAGAR AL MENOS POR 10 SOCIOS)

INFORME SEMESTRALSAR

• Mantenga lista de socios actualizada y correcta

• Opte por recibir solo versión electrónica, actualizando sus preferencias en: Actualizar datos del club de My Rotary

Métodos de pago

• En línea con tarjeta de crédito• Cheque o giro bancario junto con la factura

correspondiente al informe semestral• Transferencia bancaria• Dirija toda consulta relacionada con la factura

semestral a su representante de finanzas.

•Informe semestrales•cambios en el cuadro social,•información del club • información para directorio oficial

Ingreso /Rotarioswww.rotary.org

INFORME MENSUAL DE ASISTENCIADISTRITO 4271

MES

# Socios

Inicio

Mes

# Socios

Final Mes

Variació

n

# Reuniones

# Asistente

s

# Asistentes

# Asistente

s

# Asistentes

# Asistente

s

# Pro

medio

Asistente

s

% Asistencia

jul-1425  25  0 5  15  20  18   20 18  18.2

72.8%

ago-14

    0             0 0%  

sep-14

    0             0 0%  

oct-14     0             0 0%  nov-

14    0             0 0%  

dic-14     0             0 0%  ene-

15    0             0 0%  

feb-15     0             0 0%  mar-

15    0             0 0%  

abr-15

    0             0 0%  

may-15

    0             0 0%  

jun-15     0             0 0%  

TOTAL                        Observaciones

 suma asistentes:91 divide # reuniones:5=18.2/#total de socios 25 x100=72.8%

• «EL Dios todo amoroso creo al hombre para que irradie

luz divina e ilumine al mundo por sus palabras, su

acción y su vida» Abdul-Baha

Gracias