Rēķinu saskaņošana horizon web vidē

Rēķinu saskaņošana Horizon web vidē

Santa Mauriņa30.07.2014

|

Papīra bāzēta procesa riski• Nozaudēti apgādes dokumenti,

dubults aprites process• Kavēti maksājumi• Liels laika un resursu patēriņš, lai

pārbaudītu, apstiprinātu un iegrāmatotu izmaksas

• Vāja izmaksu kontrole, sarežģīts izmaksu sadalījuma process

• Sarežģīti un neizsekojami darījuma apstiprināšanas un apmaksas procesi

Risinājums nodrošina saņemto rēķinu un pavadzīmju pārvēršanu elektroniskajā formātā, elektronisku saskaņošanu un iegrāmatošanu, automatizējot visu rēķinu apstrādes procesu, kā rezultātā uzlabojas rēķinu aprites process, uzlabojas izmaksu kontrole un ir savlaicīga periodu slēgšana.

|

Risinājuma būtība

Risinājuma būtība2. Solis(Darbība notiek Horizon WEB un Horizon vidē)

•vairāku līmeņu saskaņošana web vidē

•izmaksu sadalīšana, rēķina informācijas papildināšana

•dokumentu ģenerēšana

1. Solis (nodrošina SIA LF Eksperts)

• Automatizēta dokumenta digitalizācija

• Dokumenta datu atpazīšana un nosūtīšana uz Horizon metarēķinu veidā

Alternatīva – grāmatvedis datus metarēķinā ievada manuāli

Ierastā kārtība Ierastā kārtība

Grāmatošana (informācijas

meklēšana kontēšanai)

Grāmatošana (informācijas

meklēšana kontēšanai)

Izpilde Izpilde

Saskaņošana/ Vīzēšana / Kopēšana

Saskaņošana/ Vīzēšana / Kopēšana

Rēķinu saņemšanas / saskaņošanas processRēķinu saņemšanas / saskaņošanas process

Saņemšana (papīra rēķini)Saņemšana (papīra rēķini)

*Manuāls process*Manuāls process

*Automātisks process

*Automātisks process

Identificēšana / MeklēšanaIdentificēšana / Meklēšana

Rēķinu ievadīšanas / apstrādes process HorizonRēķinu ievadīšanas / apstrādes process Horizon

Manuāla ievadīšanaManuāla ievadīšana

......

......

Risinājums Risinājums

Rēķinu ievadīšanas / apstrādes process HorizonRēķinu ievadīšanas / apstrādes process Horizon

Automātiska saistību

dokumenta ģenerācija

Izpilde (saistību radīšana)

Atbalsts Grāmatošana

4 5 6*Manuāls process

*Datorizēts process

Saņemšanas / Saskaņošanas processSaņemšanas / Saskaņošanas process

Saņemšana, skenēšana, atpazīšana

Automātiska sasaiste ar

Horizon klasifikatoriem

Automātiskā maršrutēšana

Elektroniskā saskaņošana

1 2 3 4

Dokumenti – Metarēķini (Horizon un WEB)

Dokumenti – Metarēķini

Automātiskā dokumentu maršrutēšana

Maršrutēšana, saskaņošana- Iespēja dokumentus maršrutēt atbilstoši uzņēmuma procedūrām

(piemēram, saskaņošana ar līguma atbildīgo, projekta atbildīgo, piegādātāja atbildīgo utt.)

- Dokumentu statusu kontrole – saņemts, saskaņošanā, noraidīts, apstiprināts, nodots grāmatvedībai

- Saskaņošana gan pēc scenārijiem, gan brīvi veidojami uzdevumi

- Saskaņošanas vēsture, paziņojumi uz e-pastu, atgādinājumi, uzdevumu izpildes termiņu kontrole

- Iespēja saskaņošanas laikā norādīt Horizon dimensijas un citus klasifikatorus, kas sagatavo datus grāmatošanai

Apgādes dokumentu aprites scenārija piemērs (dokumentiem virs 1000 Ls + PVN) Apgādes dokumentu aprites scenārija piemērs (dokumentiem virs 1000 Ls + PVN)

Līguma atbildīgais: Pārbauda rekvizītus, atbilstību līgumam

Nodaļas vadītājs: Apstiprina

Finanšu speciālists: Veic izmaksu sadalīšanu pa

dimensijām

stop

Finanšu direktors: Apstiprina apmaksu

Grāmatvedība: Automātiskā dokumentu

ģenerēšana Horizon, sagatavoti dati grāmatošanai, e-arhīvs

Izmaksu sadalīšana un informācija kontēšanai Izmaksu sadalīšana un informācija kontēšanai

Saskaņošanas vēsture Saskaņošanas vēsture

Apstiprināšanas uzdevumi Apstiprināšanas uzdevumi

Dokumentu ģenerēšana sistēmā Horizon

- Automātiskā saistību dokumentu ģenerēšana vienam vai vairākiem dokumentiem

- Automātiskas kontējumu shēmas

Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana

Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana, kontējuma shēmas izveide

Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana, kontējuma shēmas izveide

Kopsavilkums KopsavilkumsApgādes procesa automatizācija – laika un līdzekļu ekonomija no 30% līdz 65%

Elektroniskā saskaņošana un izdevumu sadale – ātrāki, pārskatāmāki procesi, grāmatvežu darba noslogojuma mazināšana, kļūdīšanās, dokumentu nozušanas iespēju novēršana.

Kontrole – standartizēta apstrāde unificētā Horizon vai WEB vidē, organizācijas apstiprināšanas matrica.

Digitālais arhīvs – operatīvi pieejami rēķinu attēli, saskaņošanas vēsture, informācija izdevumu atzīšanai, iespēja pievienot citus dokumentus (pien./nod. aktus u.c.)

Paldies!

Santa MauriņaKlientu attiecību vadītājaSIA FMSgsm.: +37125424581santa.maurina@fms.lv