Embed Size (px)
DESCRIPTION
Seminārs "Horizon efektīvākam darbam" 30.07.2014 Santa Mauriņa, FMS
Citation preview
Rēķinu saskaņošana Horizon web vidē
Santa Mauriņa30.07.2014
|
Papīra bāzēta procesa riski• Nozaudēti apgādes dokumenti,
dubults aprites process• Kavēti maksājumi• Liels laika un resursu patēriņš, lai
pārbaudītu, apstiprinātu un iegrāmatotu izmaksas
• Vāja izmaksu kontrole, sarežģīts izmaksu sadalījuma process
• Sarežģīti un neizsekojami darījuma apstiprināšanas un apmaksas procesi
Risinājums nodrošina saņemto rēķinu un pavadzīmju pārvēršanu elektroniskajā formātā, elektronisku saskaņošanu un iegrāmatošanu, automatizējot visu rēķinu apstrādes procesu, kā rezultātā uzlabojas rēķinu aprites process, uzlabojas izmaksu kontrole un ir savlaicīga periodu slēgšana.
|
Risinājuma būtība
Risinājuma būtība2. Solis(Darbība notiek Horizon WEB un Horizon vidē)
•vairāku līmeņu saskaņošana web vidē
•izmaksu sadalīšana, rēķina informācijas papildināšana
•dokumentu ģenerēšana
1. Solis (nodrošina SIA LF Eksperts)
• Automatizēta dokumenta digitalizācija
• Dokumenta datu atpazīšana un nosūtīšana uz Horizon metarēķinu veidā
Alternatīva – grāmatvedis datus metarēķinā ievada manuāli
Ierastā kārtība Ierastā kārtība
Grāmatošana (informācijas
meklēšana kontēšanai)
Grāmatošana (informācijas
meklēšana kontēšanai)
Izpilde Izpilde
Saskaņošana/ Vīzēšana / Kopēšana
Saskaņošana/ Vīzēšana / Kopēšana
Rēķinu saņemšanas / saskaņošanas processRēķinu saņemšanas / saskaņošanas process
Saņemšana (papīra rēķini)Saņemšana (papīra rēķini)
*Manuāls process*Manuāls process
*Automātisks process
*Automātisks process
Identificēšana / MeklēšanaIdentificēšana / Meklēšana
Rēķinu ievadīšanas / apstrādes process HorizonRēķinu ievadīšanas / apstrādes process Horizon
Manuāla ievadīšanaManuāla ievadīšana
......
......
Risinājums Risinājums
Rēķinu ievadīšanas / apstrādes process HorizonRēķinu ievadīšanas / apstrādes process Horizon
Automātiska saistību
dokumenta ģenerācija
Izpilde (saistību radīšana)
Atbalsts Grāmatošana
4 5 6*Manuāls process
*Datorizēts process
Saņemšanas / Saskaņošanas processSaņemšanas / Saskaņošanas process
Saņemšana, skenēšana, atpazīšana
Automātiska sasaiste ar
Horizon klasifikatoriem
Automātiskā maršrutēšana
Elektroniskā saskaņošana
1 2 3 4
Dokumenti – Metarēķini (Horizon un WEB)
Dokumenti – Metarēķini
Automātiskā dokumentu maršrutēšana
Maršrutēšana, saskaņošana- Iespēja dokumentus maršrutēt atbilstoši uzņēmuma procedūrām
(piemēram, saskaņošana ar līguma atbildīgo, projekta atbildīgo, piegādātāja atbildīgo utt.)
- Dokumentu statusu kontrole – saņemts, saskaņošanā, noraidīts, apstiprināts, nodots grāmatvedībai
- Saskaņošana gan pēc scenārijiem, gan brīvi veidojami uzdevumi
- Saskaņošanas vēsture, paziņojumi uz e-pastu, atgādinājumi, uzdevumu izpildes termiņu kontrole
- Iespēja saskaņošanas laikā norādīt Horizon dimensijas un citus klasifikatorus, kas sagatavo datus grāmatošanai
Apgādes dokumentu aprites scenārija piemērs (dokumentiem virs 1000 Ls + PVN) Apgādes dokumentu aprites scenārija piemērs (dokumentiem virs 1000 Ls + PVN)
Līguma atbildīgais: Pārbauda rekvizītus, atbilstību līgumam
Nodaļas vadītājs: Apstiprina
Finanšu speciālists: Veic izmaksu sadalīšanu pa
dimensijām
stop
Finanšu direktors: Apstiprina apmaksu
Grāmatvedība: Automātiskā dokumentu
ģenerēšana Horizon, sagatavoti dati grāmatošanai, e-arhīvs
Izmaksu sadalīšana un informācija kontēšanai Izmaksu sadalīšana un informācija kontēšanai
Saskaņošanas vēsture Saskaņošanas vēsture
Apstiprināšanas uzdevumi Apstiprināšanas uzdevumi
Dokumentu ģenerēšana sistēmā Horizon
- Automātiskā saistību dokumentu ģenerēšana vienam vai vairākiem dokumentiem
- Automātiskas kontējumu shēmas
Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana
Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana, kontējuma shēmas izveide
Saistību dokumentu automātiska ģenerēšana, kontējuma shēmas izveide
Kopsavilkums KopsavilkumsApgādes procesa automatizācija – laika un līdzekļu ekonomija no 30% līdz 65%
Elektroniskā saskaņošana un izdevumu sadale – ātrāki, pārskatāmāki procesi, grāmatvežu darba noslogojuma mazināšana, kļūdīšanās, dokumentu nozušanas iespēju novēršana.
Kontrole – standartizēta apstrāde unificētā Horizon vai WEB vidē, organizācijas apstiprināšanas matrica.
Digitālais arhīvs – operatīvi pieejami rēķinu attēli, saskaņošanas vēsture, informācija izdevumu atzīšanai, iespēja pievienot citus dokumentus (pien./nod. aktus u.c.)
