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La gestion de proyectos en el sector publico y su interrelacion con un software desarrollado para este fin
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Versión 2.0.0
Apoyar la gestión de proyectos, mediante elseguimiento y control de contratos. Generandoinformación en una base única para la toma oportunade decisiones a todos niveles.
Esta poderosa herramienta logra: Uniformar la información alimentada por los actores internos (Fiscaly Jefe de Unidad) y actores externos (Contratista y Supervisor).
El ingreso de información al sistema se la realiza por internet, amedida que se ejecutan los contratos, ofreciendo en tiempo real, lainformación a cerca del avance y estado de los contratos.
El sistema tiene un enfoque colaborativo, en el que los actoresconcurrentes pueden comentar el flujo de trabajo en distintos procesos
Se opera a través de internet
Funciona en Línea
Registra información en tiempo real
El sistema ha sido desarrollado con herramientas deultima generación, incorporando la Norma Básicavigente, convirtiéndose en un sistema actualizado ymoderno.Este sistema pretende transparentar el proceso deseguimiento y contratación dentro de las institucionespúblicas.
Las características de calidad, ambientales y de compatibilidad
establecidos son:
- El sistema fue desarrollado siguiendo los lineamientos de la Norma
de calidad de los productos de software ISO 9126.
- El sistema fue desarrollado en una arquitectura de capas en
ambiente web con características colaborativas.
- C# 2008, ASP.NET 2008 y AJAX se utilizo en el desarrollo del
software
- El gestor de base de datos es SQL Server 2008
REGISTRO CONTRATACIÓN EJECUCIÓN
LAS ETAPAS SON SECUENCIALES
MANTIENEN UNA DEPENDENCIA EN CADENA
ESTA CONCEBIDO PARA IMPEDIR SALTOS ENTRE ETAPAS
REGISTRA LA FECHAS DE CADA ETAPA Y SUS ESTADOS
REGISTRO
COMPONENTESUPERVISIÓN
COMPONENTEINFRAESTRUCTURA
COMPONENTEEQUIPAMIENTO
MODULO
MODULO
CONTRATO
MODULOCONTRATO
MODULO
MODULO
COMPONENTE
REGISTRO INFORMACIÓN BASICA
REGISTRO PRESUPUESTO REFERENCIAL
APOYO PARA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO DE PRESUPUESTO DEL DBC
REUTILIZACION DE PROYECTOS COMO PLANTILLAS TIPO
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA
Responsable Técnico Unidad Solicitante
•Ingresa al Sistema•Registra la información básica del contrato
Responsable Técnico Unidad Solicitante
•Registra presupuesto referencial por módulos
•En cada modulo inscribe las actividades del Clasificador
•Introduce las cantidades que multiplicadas por el precio unitario de la actividad arrojara el costo respectivo dentro del Presupuesto Referencial
Cada Actividad responde a una estructura de costos que basada en un formato de calculo arrojara el precio
unitario correspondiente
Responsable Técnico Unidad Solicitante
Revisa DBC
Jefe de la Unidad Solicitante
Jefe de la Unidad Administrativa
Publica en el SICOES y obtiene código CUCE
Utiliza el presupuesto referencial para elaborar el DBC , ya sea este de obras,
servicios, supervisión o consultoría
REGISTRO PRESUPUESTO REFERENCIAL
Selección de Actividades y Unidad de medida de un contrato por medio de un Clasificador.
El formato de calculo es parametrico, por lo que se adecua a cualquier tipo de institución
La homogenización en la formulación de proyectos permite clasificaciones diferenciales por centro de costo
Se realiza un solo registro , Unidad de medida y Cantidad para las etapas posteriores.
Registro sencillo de Cantidades o Volúmenes. Presupuesto Referencial en Reporte exportable a
PDF MSWORD MSEXEL y otros.
REGISTRO CONTRATACIÓN
REGISTRO DE LOS OFERENTES
REVISIÓN ARITMÉTICA DE LAS OFERTAS
APOYO EN EL PROCESO DE CALIFICACIÓN -ADJUDICACIÓN
APOYO PROCESO DE CONTRATACIÓN
REGISTRO DE GARANTÍAS
ACTO DE APERTURA
Responsable Comisión Calificadora
•Ingresa al Sistema•Registra en el Sistema la información relacionada a las ofertas
Verifica lo establecido en el DBC
Responsable Comisión Calificadora
• Revisa la aritmética de las ofertas e ingresa al Sistema los precios por actividad de las propuestas•Provee un mecanismo de registro de propuestas vía archivo de texto, para aligerar la carga
• Recupera en el Sistema la información presupuestaria referencial que apoyara al proceso de licitación.• Adjudica la o las propuestas ganadoras
Asesor Legal
Solicita documentación Original
Asesor Legal
•Revisa la documentación original verifica la autenticidad de la misma.
En caso de cumplimiento registra en el Sistema:• El objeto del contrato• El Plazo del contrato• Las Garantías presentadas• Las Retenciones si corresponde• La relación de multas aplicadas• El cronograma de informes penalizables (inicial,final, especiales)• La estructura de tiempos para hitos penalizables• Asigna la supervisión contratada previamente
Formula la Resolución de adjudicación y el informe legal para la aprobación de las autoridades
Formula el contrato lo firma y lo hace firmar con las
autoridades y el oferente adjudicado
Asesor Legal
Firma de Contrato
Contrato Firmado
Asesor Legal
Remite las garantías originales al Jefe de la Unidad Administrativa.
Jefe Unidad Administrativa
Ingresa al SistemaRegistra la información relacionada a las garantías de la oferta ganadora
APOYO DEL SISTEMA EN CALIFICACIÓNY ADJUDICACIÓN
Facilita el Trabajo de la Comisión de Calificación. Registra los datos esenciales para que la comisión
elabore cuadros de calificación
APOYO DEL SISTEMA EN CONTRATACIÓN
El Asesor Legal recupera información básica para la elaboración del contrato y establece todas las condiciones contractuales, de seguimiento y penalización
REGISTRO CONTRATACIÓN EJECUCIÓN
Generación Anticipo (si hubiera)
Recepción Definitiva
Etapa de ejecución va
desde :
Los actores que intervienen en la operación de la Etapa de Ejecución, son los que están identificados en el DBC.
Todos los eventos relacionados a la ejecución de contratos son asistidos por el Sistema.
• REGISTRA• SOLICITA
CONTRATISTA
• REVISA• APRUEBA
SUPERVISOR
• REVISA• AUTORIZA
FISCAL
PLANILLAS DE AVANCE MODIFICACIONES AL CONTRATO
ANTICIPO
ÓRDENES DE PROCEDER
PLANILLAS DE AVANCE
ÓRDENES DE TRABAJO
ÓRDENES DE CAMBIO
CONTRATOS MODIFICATORIOS
RECEPCIÓN PROVISIONAL
PLANILLA DE CIERRE
RECEPCIÓN DEFINITIVA
REGISTRO DE INFORMES
CALCULO DE MULTAS INTERMEDIAS Y REGISTRO DE AMPLIACIONES
DIMENSIONAR HITOS EN MATERIA
DIMENSIONAR EL ALCANCE DE LA SUPERVISION
REPROGRAMACION DE HITOS
Contrato Firmado
Fiscal
Ingresa al Sistema
• Registra el objeto del contrato• Verifica garantías en el sistema.• Verifica información contratista.• Verifica datos del contrato supervisor• Genera Planilla de Anticipo (Planilla 0)• Autoriza planilla de anticipo en el sistema• Establece el contenido de los hitos de control y la entrega de informes
• Revisa Planilla de Anticipo con su documentación de respaldo • Formula memorándum o nota de pago
Jefe de Unidad Administrativa
Jefe de Unidad Ejecutora
Anticipo Solicitado
Jefe de Unidad Administrativa
• Verifica el monto del Anticipo o Planilla de avance en el sistema contra planilla física y memorándum o nota de pago • Revisa vigencia de las garantías en el sistema
Después de realizada la verificación, obtiene la factura del contratista
Registra el pago de la planilla
Anticipo Pagado (Si fue solicitado)
Contratista
•Ingresa al Sistema•Introduce las cantidades ejecutadas •Solicita pago planilla1 a N….
•Ingresa al Sistema •Verifica las cantidades ejecutadas por el contratista•Aprueba el pago de la planilla
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema •Verifica las cantidades ejecutadas por el contratista•Autoriza el pago de la planilla
Jefe de unidad Administrativa
Contrato Iniciado
Contratista
•Ingresa al Sistema•Introduce la modificación al contrato•Solicita la Modificación
•Ingresa al Sistema•Verifica la modificación solicitada por el contratista.•Aprueba o Rechaza la Modificación al Contrato.
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema•Verifica la Modificación al Contrato solicitada por el contratista y aprobada por el Supervisor.•Aprueba o Rechaza la Modificación al Contrato
•Aprueba la modificación al Contrato las Instancias necesarias
Contrato Iniciado
Contratista
•Ingresa al Sistema•Introduce informe correspondiente o solicita modificación de plazo
•Ingresa al Sistema•Verifica el informe o solicitud de ampliación de plazo•Aprueba o Rechaza
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema•Verifica el informe o solicitud de ampliación de plazo previamente aprobada por el Supervisor.•Aprueba o Rechaza
Avance Físico del Contrato 100%
Contratista
• Solicita la Recepción Provisional
•Si a juicio del supervisor procede la Recepción Provisional comunica hora y fecha al Fiscal.
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema•Imprime el acta de Recepción Provisional (descarga Formato tipo del SIGAP)•Lleva dicha acta a la entrega.
• Realizan el Acta de Recepción Provisional
Supervisor
•Ingresa al Sistema• Registra la fecha de la Recepción Provisional• Con dicho registro habilita la Planilla de Cierre
FiscalSupervisor
Contratista
Recepción Provisional
Contratista
•Ingresa al Sistema•Selecciona opción Planilla de Cierre• El SIGAP calcula todas las actividades al 100% de avance•Solicita pago Planilla de Cierre
• Ingresa al Sistema• Verifica la Planilla de Cierre solicitada por el contratista• Aprueba el pago de la planilla
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema•Verifica la Planilla de Cierre solicitada por el contratista y aprobada por el supervisor •Autoriza el pago de la planilla de cierre
Jefe de unidad Administrativa
Planilla de Cierre
Contratista
• Solicita la Recepción Definitiva
•Si a juicio del supervisor procede la Recepción Definitiva comunica hora y fecha al Fiscal.
Fiscal
Supervisor
•Ingresa al Sistema•Imprime el acta de Recepción Definitiva (descarga Formato tipo del SIGAP)•Lleva dicha acta a la entrega.
• Realizan el Acta de Recepción Definitiva
Fiscal
•Ingresa al Sistema• Registra la fecha de la Recepción Definitiva
FiscalSupervisor
Contratista
Beneficiarios
APOYO SISTEMA AL CONTRATISTA, SUPERVISOR, FISCAL, FUNCIONARIOS Y EJECUTIVOS DE LA PREFECTURA.
Planillas de Avance del Sistema exportables a distintos formatos (PDF, EXEL, WORD y otros) .
Información del sistema en línea mediante reportes acerca de su Contrato como: Avances , Pagos de planillas, Plazos, Vigencia de Garantías, Multas (Si existiera) y Avance Físico y Financiero.
Controla Modificaciones al Contrato, según los límites establecidos en la Norma Básica Vigente.
Obtiene información acerca de planillas solicitadas aprobadas para su cancelación.
Reportes Ejecutivos para el seguimiento y control.
INFORMACION PUBLICA
El sistema posee un módulo de consulta pública dondecualquier ciudadano puede ingresar e informarse de:. Estado de Proyectos. Presupuesto Adjudicado. Plazos contractuales. Responsables de Proyecto. ETC.
ALERTAS TEMPRANAS
El sistema posee una estructura de alerta tempranaprogramable, que permite controlar la vigencia de lasgarantías y el plazo de los contratos vía correoelectrónico, este módulo puede ser ampliado paracontrolar otro tipo de operaciones y circunstancias,tales como:. Días de retraso de entre actores en la etapa deejecución. Planillas Autorizadas para Pago. Vencimiento de informes. Etc.
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