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1Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Atelier sur la mise en oeuvre Atelier sur la mise en oeuvre des méthodes de travail collaborativesdes méthodes de travail collaboratives
2Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Mégalis en 2007 :• augmentation du nombre d'interlocuteurs• augmentations des services proposés
=> besoin d'organiser les échanges avec l'ensemble des interlocuteurs en fonction des besoins et objectifs fixés.
Aujourd'hui, Mégalis propose des outils permettant de faciliter les échanges.
Pour que de tels outils aient un apport concret, des méthodes de travail et d'organisations doivent être mises en place.
Outils de travail collaboratif et MégalisOutils de travail collaboratif et Mégalis
3Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Les outils à disposition au sein de Mégalis :
● sites Internet : Mégalis, e-mégalis, réseau du net public breton● listes de diffusion● visioconférence● webcollaboration● streaming video● base documentaire e-mégalis● Forums e-mégalis● Espace de rédaction collective e-mégalis
=> Outils pour les échanges entre les collectivités et Mégalis
=> à disposition des collectivités pour leurs besoins propres,
=> mais aussi pour des travaux entre collectivités et leurs partenaires
L'existant au sein de MégalisL'existant au sein de Mégalis
4Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Les lieux d'échanges entre Mégalis et les utilisateurs des services
Les lieux d'échangesLes lieux d'échanges
- E-administration- Education et formation
- Technique
Commissions thémaTIC Réunion Référents Mégalis
- Santé et services aux personnes- Culture numérique et vie dans la cité
Groupes de travail Présentation / démonstration au sein des collectivités
- Acheteurs- Actes
Réseau du net public breton- Archivage numérique
5Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Les différents acteurs au sein des collectivités
● Directeur général des services / Secrétaire général (Secrétaire de mairie)● Directeur informatique / Responsable informatique● Acheteur public● Référent Mégalis● Responsable services assemblées
Les acteurs de MégalisLes acteurs de Mégalis
6Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Le site www.megalis.org
Accès- site sous SPIP- rédaction par un prestataire extérieure- accès uniquement en lecture pour les internautes
Objectif Apporter de l'information à tous les publics sur le Syndicat mixte Mégalis et les services offerts.
Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis
7Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Le site www.e-megalisbretagne.org
Accès- site sous SPIP- rédaction par Mégalis et un prestataire extérieur- accès uniquement en lecture pour les internautes
Objectif - Apporter de l'information sur l'e-administration en général à tous les publics.
- Apporter de l'information sur les services proposés sur la plate-forme à tous les publics et principalement, aux entreprises et aux agents utilisant la plate-forme.
- Donner accès aux services proposés sur la plate-forme.
Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis
8Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Le site du réseau du net public bretonwww.megalis.org/reseau-netpublic
Accès- site sous SPIP + wiki sous Mediawiki- rédaction par un prestataire extérieure, et par flux RSS des partenaires- accès uniquement en lecture pour les internautes et en écriture sur le wiki
Objectif - Diffusion et valorisation des bonnes pratiques vers tout public
- wiki entre les partenaires pour la production de documents et l'organisation d'évènements
- wiki tout public pour échanger et faire connaître les bonnes pratiques des usages TIC en Bretagne
Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis
9Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Propositions d'évolutions
Espace réservé aux membres de Mégalis ? = création d'un compte Mégalis web ? = quid compte e-mégalis versus compte Mégalis web ?
Proposer des wikis ?
Regrouper tous les sites en un seul ?
Les sites Internet de MégalisLes sites Internet de Mégalis
10Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Accès- outil mailman- création et mise à jour par Mégalis
Objectif Liste d'informations uniquement => communication vers les membres et utilisateurs.
Listes existantes
Les listes de diffusionLes listes de diffusion
Groupe de travail Commissions thématiquesgrp.travail.actes@megalis.org usages@megalis.orggrp.travail.acheteurs@megalis.org commission.e-administration@megalis.orggrp.travail.dsi@megalis.org education.bretagne@megalis.orgarchives@megalis.org sante@megalis.orggrp.suivi.groupement-cde@megalis.org demat-pays-amf@megalis.org
demat-cci@megalis.org
11Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Evolution en cours des listes = création de listes adaptées aux besoins de communication de Mégalis
Fonctionnement du Syndicat Commissions thémaTICdelegues.titulaires@megalis.org commission.culture-numerique@megalis.orgdelegues.suppleants@megalis.org commission.e-administration@megalis.orgreferents@megalis.org commission.education-formation@megalis.orgdirection.generale@megalis.org commission.sante-services@megalis.orgdirection.xxx@megalis.org
Groupes de travail E-mégalisgrp.archivage.numerique@megalis.org organismes.professionnels@megalis.orggrp.suivi.groupement-cde@megalis.org admin-emegalis@megalis.orggrp.technique@megalis.orggrp.acheteurs@megalis.org
Partenairesliste-amf@megalis.orgliste-pays@megalis.org
formateurs-greta@megalis.org
grp.actes@megalis.org
Les listes de diffusionLes listes de diffusion
12Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Propositions d'évolutions
Créer d'autres listes ?
Créer des listes de diffusion avec modération ?
Créer des listes de diffusion sans modération ?
Les listes de diffusionLes listes de diffusion
13Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
La visioconférence
Accès- Service opéré par Novasight- Nécessite une salle dédiée et des équipements spécifiques sur chaque site- Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis ou via Internet.- Accès de sites non Mégalis par RNIS ou Internet
Objectif
Faciliter l'accès aux réunions organisées par Mégalis en évitant les déplacements
=> réunions des groupes de travail=> réunions des commissions thémaTIC.
Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration
14Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
La visioconférence
Fonctionnalités proposées :
- Une qualité sonore améliorée (son large bande 7Khz)
- La diffusion de documents numériques (radiographie, IRM, présentation de type powerpoint …) en format original et en simultané avec l’audio et la vidéo sur l’ensemble des sites compatibles (H.239)
- Une mosaïque des sites visualisés adaptable pour chaque site participant
- Une plus grande fluidité vidéo grâce à des débits plus importants et de nouvelles normes vidéo supportées (H.264)
- Un système de réservation des visioconférences sur Internet et la visualisation de l’occupation des terminaux de visioconférence sur 24 heures
Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration
15Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Le webcollaboration
Accès- Service opéré par Rétis Comunication- Ne nécessite pas de logiciel sur les ordinateurs concernés car utilise la technologie flash d'Adobe incluse dans tous les navigateurs- Accès aux bénéfiaires des services Mégalis via le réseau Mégalis et via Internet
Objectif
Faciliter l'organisation de réunions en permettant :
- l'accès aux échanges depuis son poste de travail, en évitant les déplacements dans des salles spécifiques,- le partage en ligne de documents et d'applications- la rediffusion de contenu multimédia (eLearning)
Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration
16Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Le webcollaboration
Fonctionnalités proposées
- Espaces privés virtuels de réunions
- Une salle de séminaire pour un grand nombre de participants
- Portail web pour la planification et la mise en place des réunions
- Notion de rôle - administrateur de site- présentateur- participant
- Stockage et rediffusion de documents
Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration
17Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Le streaming vidéo
Accès- Service opéré par FT/Fictis- Nécessite l'installation d'équipements et logiciels sur site pour produire la vidéo + ressource humaine pour la prise de vue et/ou le montage vidéo.- Ne nécisste pas d'installation particulière sur les postes pour lire les video diffusées
Objectif
Donner accès aux contenus filmés des réunions organisées
=> en temps réel
=> ou en différé.
Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration
18Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Le streaming vidéo
Fonctionnalités proposées
- Créer, gérer et diffuser des contenus audiovisuels par un logiciel Windows :- gestion d'une bibliothèque de contenus :
- stockage et indexation des contenus en base de données- gestion des méta-données descriptives.
- assistant de publication des contenus au sein d'espaces web.- gestion des statistiques d'accès aux contenus.
- Créer des contenus audiovisuels enrichis
- Opérer des retransmissions audiovisuelles d'évènements en direct
Les formats supportés sont Windows Media et Real video.Le format Flash video (flv) est possible (tranche conditionnelle)
Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration
19Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Propositions d'évolutions
Tout d'abord faire connnaître ...• organisation en avril de 4 réunions, une par dpt, présentant les outils visio, webcollaboration et streaming.• publication d'un guide « mode d'emploi de la visioconférence »
Ensuite utiliser les services au sein de Mégalis • Proposer la visioconférence pour tous les évènements organisés par Mégalis ?•Proposer le service Webcollaboration pour les réunions des groupes de travail ?
• Mettre en oeuvre le Streaming vidéo pour :•les réunions des commissions thémaTIC ?•les réunions des groupes de travail ?•tous les évènements organisés par Mégalis ?
Les outils de communication et de collaborationLes outils de communication et de collaboration
20Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
La base de connaissance e-mégalis
Accès- plate-forme e-mégalisbretagne.org- en lecture à tout utilisateur ayant un compte- en écriture à une liste d'utilisateurs paramétrée par Mégalis
Objectif Donner accès à des documents : sur des thèmes métiers utiles aux agents des collectivités, sur des projets de Mégalis, etc ...
Propositions d'évolutionsMise en ligne de tous documents validés, qui n'ont pas vocation à évoluer :
- marchés publics : modèles de CCTP, de CCAP, étude juridique, etc.- Compte-rendus de réunions
La plate-forme e-mégalisLa plate-forme e-mégalis
21Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Les forums e-mégalis
Accès- plate-forme e-mégalisbretagne.org- création des thèmatiques par Mégalis- en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte
Objectif Donner la possibilité aux agents des collectivités d'échanger sur des thèmatiques.
Propositions d'évolutionsCréation de grandes thématiques :
- Marchés publics ?- Systèmes d'informations ?- Actes ?
La plate-forme e-mégalisLa plate-forme e-mégalis
22Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
L'espace de rédaction collective e-mégalis
Accès- plate-forme e-mégalisbretagne.org- en lecture/écriture à tout utilisateur ayant un compte
Objectif Création de documents de manière collective : mise en ligne de documents, définition des contributeurs, réservation de documents, gestion des versions et historiques des contributions.
Propositions d'évolutionsCréation de compte-rendus de réunion ?Création de cahier des charges ?
La plate-forme e-mégalisLa plate-forme e-mégalis
23Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Mise en oeuvre d'un nouveau service
• Constituer un groupe de travail
• Organiser les réunions
• Suivre les inscriptions
• Diffuser les comptes-rendus
• Valider les comptes-rendus
• Mettre en ligne des documents validés : ordre du jour, présentations, compte-rendus, feuille émargement, ...
• Discuter en dehors des réunions en temps réel ou différé
• Prendre des décisions
• Elargir le groupe de travail
Exemple d'échanges au sein de MégalisExemple d'échanges au sein de Mégalis
24Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Outils
x x x x
listes de diffusion x x x
visioconférence x
webcollaboration x
streaming video
x x
Forums e-mégalis x
x
Constituer un groupe de travail
Organiser les réunions, suivre les
inscriptions
Participer aux réunions
Diffuser les comptes-rendus
Valider les comptes-rendus
Mettre en ligne des documents
validés
site Internet, blog, wiki, ...
base documentaire e-mégalis
Espace de rédaction collective e-mégalis
Exemple d'échanges au sein de MégalisExemple d'échanges au sein de Mégalis
Mise en oeuvre d'un nouveau service
25Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Exemple d'échanges au sein de MégalisExemple d'échanges au sein de Mégalis
Outils
x x
listes de diffusion x x
visioconférence x
webcollaboration x x
streaming video
Forums e-mégalis x
Discuter en dehors des réunions en temps réel ou différé Prendre des décisions Elargir le groupe de
travail
site Internet, blog, wiki, ...
base documentaire e-mégalis
Espace de rédaction collective e-mégalis
Mise en oeuvre d'un nouveau service
26Journée Mégalis/DGME – 17 janvier 2008
Avant la mise en oeuvre, prendre en compte les impacts en terme d’organisation au sein de Mégalis, et dans les collectivités
=> avoir visibilité sur le planning prévisionnel des évènements/réunions=> pouvoir estimer la charge de travail de chaque type d'acteurs
Une fois les choix effectués, faire connaître au plus grand nombre, l'organisation et les outils choisis => définir un plan de communication
Mise en oeuvre d'une organisation collaborative =
Echanges, partages=
enrichissement mutuel de tous les partenaires
Les outils de travail collaboratifLes outils de travail collaboratif
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