View
661
Download
1
Category
Preview:
DESCRIPTION
Rfid in Bree
Citation preview
Analyse van de werkprocessen
Basis voor implementatie RFID
Situatieschets Bree 2005
21 openingsuren 14.500 inwoners 4500 gebruikers 120.000 uitleningen Collectiebudget 58.000 euro Geen vrijwilligers 2 uitleenposten Personeelsuren:
38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent
Scholen: 1250 leerlingen basisschool 3000 leerlingen secundair onderwijs
Vaststelling: Te weinig tijd
Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen.
Maar we willen ook nieuwe dingen doen: Meer openingsuren Voorlezen op woensdag en zaterdag ZIZO implementeren Scholenwerking uitbreiden Leespromotie Informatiebemiddeling
Elke bib moet voor zichzelf bepalen wat zijn knelpunten zijn.
Meer personeelsuren nodig
Extra personeel aanwerven: Geen optie voor bestuur Bestuur is wel overtuigd dat meer openingsuren nodig zijn
Andere oplossingen ???? Vrijwilligers, artikel 60, samenwerking met andere
vrijetijdsdiensten,… RFID
Elke bib moet voor zichzelf bepalen of extra personeel nodig is.
Basisvraag: wat willen we bereiken met onze bib?
Foute vraag: Is RFID de oplossing voor mijn bib?
RFID is slechts een middel en ander middelen zijn mogelijk.
Duidelijk toekomstbeeld
Doorlichting van de bib
1. Klanten / Gebruikers
2. Maatschappelijke functie van de bib binnen het lokale beleid
3. Werkprocessen
4. Medewerkers
Locus en Provinciale Steunpunten
Uitwerken van instrumenten om doorlichting mogelijk te maken.
Durven alles in vraag te stellen
Voorbeelden: Volgorde van handelingen in verband met
boekverwerking Procedure voor aankoopsuggesties en IBL
Stroomdiagrammen
Werkprocessen
Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk prognose na verandering
Analyse van de kosten is noodzakelijk prognose na verandering
Is RFID de oplossing voor mijn bib??
Basisvragen
Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID?Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd? Is het personeel bereid andere taken te vervullen? Wat is het kostenplaatje?
Analyse van de werkprocessen prognose na implementatie van RFID
Analyse van de kosten prognose na implementatie van RFID
Waarom RFID in Bree?
Efficiënter gebruik van personeelsuren
Imago van de bib Meer openingsuren Interessanter werk bieden aan
personeel
Verwachte Situatieschets Bree 2008 31 openingsuren Geen uitleenposten Personeelsuren:
38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent
RFID met 100% zelfscan Betaalautomaat Time, Pay, Copy en Infotracs Vrijwilligerpools:
Voorlezen Opruimen van rekken
Samen programmeren met cultuur ( extraatje) Scholenwerking
Scholenwerking: +/- 21 weken
Basisscholen: Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de
leerjaar, 5de leerjaar Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste
leerjaar 8 X 3 auteurslezingen in JBW Vrije activiteit tijdens JBW Voorlezen en Lees 1 7
Secundaire scholen: Rondleiding 1ste jaar Mediargus en opzoeken: 2de jaar 2de en 3de graad: op afspraak
Onderzoeken: waar gaat onze werktijd naar toe positief onderzoeken:
tijdsbesteding bekijken
negatief onderzoeken: controle van de personeelsleden
Hoe rekenmodel invullen?
Diensthoofd: rekenmodel kostensoorten tijdschema opstellen gewenst tijdschema opstellen
Personeel:tijdsschema opstellengewenst tijdschema opstellen
Samen overlopen
Rekenmodel: kostensoorten
2005 2008
Personeel 190.000 210.000
Informatica 2.000 11.850
Administratie 6.800 10.085
Collectie 57.000 58.000
Collectieverzorging 6.700 9.250
Busvervoer 5.500
Gebouw 16.100 26.500
totaal 278.600 331.185
Bespreking kosten
Personeel
Van 190.000 euro naar 210.000 euro Zelfde personeel Meerkost: leeftijd, CAO,…
Meerkost niet omwille van RFID
Bespreking kosten
Informatica Onderhoudscontracten
Bidoc: 1650 euroNedap: 3500 euroTime, Pay, Copy en Infotracs en
betaalautomaat: 6000 euro
Meerkost wel omwille van RFID: 9500 euro
Bespreking kosten
Administratieve kosten van 6.800 naar 10.085: kopieerapparaatdrukwerk in huisstijl
Meerkost niet omwille van RFID
Bespreking kosten
Collectieverzorging van 6.700 naar 9.250Duurdere folieEtikettenRFID labels
Meerkost omwille van RFID labels
Bespreking kosten
Busvervoer: 5.500 euro Na afschaffing uitleenposten Gratis busvervoer voor
klasuitleningen en auteurslezingen
Meerkost niet omwillevan RFID
Bespreking kosten
Gebouw 16.100 naar 26.500Vrijmaking elektriciteitsmarktVerdere door verrekening naar de
diensten toe
Meerkost niet omwille van RFID
Bespreking kostensoorten
De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 %, waarvan 2% met RFID te maken hebben en de grootste kost het Trac contract is.
Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren.
Een personeelsbezetting van 21 naar 30 openingsuren: 2 jaar personeel = basisinvestering van de zelfscan
Rekenmodel: analyse van de werktijd
% %
1 2 3 4 5 6 7 8
Verwerven van info… 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20
Conserveren van info… 10 10 10 10 30 30
Catalogus 10 10 20 20 10 20 20 20 10 10 10 10 15 15
Ter beschikking stellen 5 5 25 5 20 5 20 5 20 5 20 5 30 5
Informatiebemiddeling 20 20 20 25 15 25 25 25 20 25 20 25 25 49
Bieden van internettoegang 5 1 5 1 25 5 5 1 5 1 5 1 5 1
Bib instructies 5 10 5 5 5 5 5 5 5 5
Leespromotie 10 10 10 10 10 10
Educatieve schoolprojecten 5 5 10 10 20 30 20 30
Tentoonstellingen 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 5
Publicaties 5 5 15 15
Organisatie : beheerstaken 30 30 10
Onderhoud 70 70
Bespreking van analyse van de werktijd 2005 t.o.v. 2007 Verschuiving van taken Ter beschikking stelling moet nog
verminderen Internettoegang moet ook nog
verminderen
Rekenmodel: tijdsanalyse 2005 2007 2005 2007
Aantal dagen per dienst Welk procent van de arbeidstijd gaat naar welke dienst
Verwerven van info… 98 98 9.42 9.42
Conserveren van info… 66 66 6.35 6.35
Catalogus 118 130 11.35 12.50
Ter beschikking stellen 61 45 15.48 4.33
Informatiebemiddeling 184 233 17.69 22.42
Bieden van internettoegang 69 13 6.63 1.33
Bib instructies 23 56 2.21 5.38
Leespromotie 24 48 2.31 4.62
Educatieve schoolprojecten 59 107 5.67 10.29
Tentoonstellingen 45 38 4.33 3.65
Publicaties 29 29 2.79 2.79
Organisatie : beheerstaken 66 78 6.35 7.50
Onderhoud 98 98 9.42 9.42
1040 1040 100% 100%
Bespreking van tijdsanalyse
Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculairReeds vroeger uitleenhandeling
gerationaliseerdVan 20 naar 31 openingsuren• Internettoegang van 6.5% naar 1.5%• Educatie, leespromotie,… stijgt
Rekenmodel: tijdsanalyse
tijdsanalyse per dienst
0,00%
2,00%
4,00%
6,00%
8,00%
10,00%
12,00%
14,00%
16,00%
18,00%
20,00%
1
tijdsanalyse per dienst
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
1
Bespreking van tijdsanalyse
Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering
Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus
Rekenmodel: kostenanalyse
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
Reeks1
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
Reeks1
Bespreking van kostenanalyse
Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info
Is een rekenmodel haalbaar?
Het is haalbaar: Eenvoudig modelletje dat iedereen
kan invullen. Wil om te veranderen, te verbeteren
Is rekenmodel zinvol?
Het is zinvol: Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil. Dus: cijfers voor het beleidsniveau zinvolle keuzes maken cijfers voor het personeel
Om dingen te veranderen Om efficiënter de organisatie te herschikken
inzicht in de werking van de organisatie Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie
Morgen mee starten?
Ja: als er wil is om te veranderenals er nood is om te veranderen
Neen: als je enkel probeert te overlevenals veranderingen niet nodig zijnals je voldoende middelen en personeel
hebt
Recommended