Сухинина О.Л. Опыт внедрения СЭДД в Администрацию г.Омск

Опыт внедрения СЭДД в Администрации города Омска

1

Администрация города Омска

О.Л. Сухинина

Казенное учреждение города Омска

«Управление информационно-

коммуникационных технологий»

Система электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска (СЭДД)


2

Создается в рамках долгосрочной целевой программы города Омска

«Электронный Омск» c 2009 года

Цели внедрения СЭДД :

1. создание ядра информационной инфраструктуры Администрации

города Омска;

2. формирование единой (унифицированной) технологии работы с

документами в Администрации города Омска;

3. создание единого пространства хранения и обработки

документации для всех структурных подразделений Администрации

города Омска и муниципальных учреждений;

4. повышение уровня исполнительской дисциплины и личной

ответственности за результаты работ.

Состав СЭДД


3

1. Делопроизводство (БД «Входящие», «Исходящие», «Внутренние») - учет и контроль

исполнения входящей и исходящей внутренней корреспонденции, формирования

поручений по ним, хранение документов

2. Обращения граждан - обеспечение полного цикла работы с обращениями граждан

от регистрации и учета обращения до контроля исполнения и регистрации факта

направления ответа заявителю

3. Правовые акты - обеспечение полного цикла издания правовых актов, приказов,

распоряжений и других распорядительных документах от момента создания

проекта документа и его согласования до технической доработки, подписания,

регистрации и рассылки, формирования поручений по ним, хранения электронного

образа этих документов

4. Заседания - автоматизация процесса документооборота, сопровождающего

проведение заседаний коллегиальных органов управления

5. Договоры - работа с договорами, муниципальными контрактами и соглашениями

от момента подготовки, создания дополнительного соглашения, документов по

договору, получения исполнителями и до исполнения договораи направления в

дело

6. Служба «одного окна» - автоматизация деловых процессов, связанных с предоставлением

услуг

4

Хронология создания СЭДД

4


2009 год- Информационное обследование документооборота

- Проектирование системы

- Установка 600 РМ

- Обучение инструкторов, фокус-групп делопроизводителей, администраторов, пользователей

2010 год- Опытная эксплуатация СЭДД

- Переход в архитектуру единой организации

2011 год- Поэтапный перевод подсистем и процессов в промышленную эксплуатацию

«Делопроизводство», «Правовые акты» (регистрация), «Заседания»

- Промышленная эксплуатация шлюза официальный сайт –Обращения граждан

- Создание подсистемы «Служба одного окна»

- Увеличение количества рабочих мест СЭДД -2200 РМ

2012 год- Поэтапный перевод подсистем и процессов в промышленную эксплуатацию«Обращения

граждан», «Правовые акты» (подготовка, согласование, контроль исполнения)

2013 год- Опытная эксплуатация шлюза ЕСЭДО – СЭДД

- Внедрение ЭП

Преимущества единой организации

5

1. Единое информационное пространство

2. Единый прозрачный контроль за исполнением документов во

всех структурных подразделениях

3. Прозрачный выбор сотрудников других структурных

подразделений из единого справочника

4. Единый поиск документов в системе

5. Однократная регистрация документов => нет дублирования

информации

6. Ускорение доставки информации адресату

7. Проще администрировать


Архитектура (структура) СЭДД

6


7


2200 рабочих мест

32 структурных

подразделения

Администрации города Омска

8 казенных учреждений

19 зданий

Представительство города Омска в

Москве

2011 год – 290 тыс. документов

- 480 тыс. поручений

2012 год – 390 тыс. документов

- 580 тыс.поручений

8

Служба одного

окнаЗаявитель

Структурные подразделения

Администрации города Омска

Федеральные органы

исполнительной власти

Региональные органы


СЭДД


Концепция Службы одного окна

Лично

www.admomsk.ru

Подсистема «Служба одного окна» имеет:


9

1. инструмент описания и формализации предоставления услуги

(классификатор содержит – шаблоны документов и

запросов, необходимых для предоставления услуги, сроки

предоставления услуги),

2. инструмент формирования и контроля исполнения

внутриведомственных запросов (запрос, как правило, направляется

непосредственному исполнителю – тем самым сокращается

маршрут доставки документа);

3. инструмент учета и контроля исполнения межведомственных

запросов;

4. сервис информирования заявителя о статусе рассмотрения

заявления через официальный сайт Администрации города Омска.

5. интеграцию с официальным сайтом Админстрации города Омска в

части приема заявлений по некоторым услугам

10

Классификатор услуг


11

Формирование запросов


12

Контроль исполнения запросов


13

Информирование заявителей через официальный сайт


14

Сервисы на официальном сайте Администрации города Омска



15

Результатом использования преимуществ СЭДД, при

предоставлении гражданам и организациям муниципальных

услуг и документов является:

– организация совместной работы структурных подразделений

Администрации города Омска, муниципальных учреждений в

рамках процессов предоставления услуги.

– оптимизация деловых процессов на основе использования

«горизонтальных» связей.

В 2012 году с использованием подсистемы «Служба одного

окна» СЭДД оказано 23600 услуг, в том числе 8380 заявок

поступило через официальный сайт Администрации города

Омска. Обеспечено направление 7500 внутриведомственных

запросов.


16

СЭДД - это среда взаимодействия, обеспечивающая

1. сокращение временных издержек сотрудников Администрации

города Омска за счет:

- формирования типовых процедур работы с документами;

- уменьшения сроков на пересылку документов,

- открытости выполнения коллективных и параллельных работ,

- ускорения процедур по обработке информационных запросов,

- упрощения доступа к документам.

2. сокращение временных издержек граждан и организаций за счет

изменения способа взаимодействия с муниципалитетом – через

«Службу одного окна» и официальный сайт Администрации города

Омска, интегрированный с СЭДД.

3. сокращение материальных издержек – за счет организации

внутриведомственного взаимодействия в электронном виде.

Благодарю за внимание!

17

Отличительные особенности СЭДД


18

1. Построение архитектуры СЭДД по принципу «единой

организации». Администрация города Омска – это

совокупность равноправных структурных

подразделений, взаимодействие между которыми

осуществляется по принципу «внутреннего

документооборота», что предполагает однократную

регистрацию документов на протяжении всего процесса

работы с документом.

2. Наличие специализированной подсистемы

СЭДД, предназначенной для автоматизации деловых

процессов, связанных с предоставлением услуг – «Служба

«одного окна»

Преимущества единой организации

19

В результате достигнуты:

– унификация типовых процессов работы с документами;

– оперативность передачи документов, прозрачность

движения документов, упрощение поиска и обработки

информации;

– объединение в рамках единых деловых процессов

работы с документами сотрудников всех структурных

подразделений Администрации города Омска, в том

числе территориально удаленных.


20

Количество созданных в СЭДД документов, поручений


Тип 2011 год 2012 года

Документов Поручений Документов Поручений

Исходящие документы 82444 119117

Входящие документы 54541 234112 72568 323739

Внутренние документы 112028 115300 118381 139819

Правовые акты 15356 25230 16224 40877

Обращения граждан 18514 65120 39731 28139

Всего 282883 439762 363355 532568

21

Критерии выбора границ «системной» организации


1. Существование отдельной канцелярии — наличие своего подразделения,

осуществляющего регистрацию всей или адресованной руководству входящей

корреспонденции, регистрацию и отправку (или контроль отправки) исходящей

корреспонденции в объеме всей корреспонденции или только той, которая подписана

руководством организации

2. Наличие между подразделениями организации внутренней служебной переписки, не

оформляемой как исходящая и входящая корреспонденция с регистрацией в канцелярии и

соответственно не отправляемой в виде корреспонденции во внешние организации

3. Граница подконтрольной зоны — необходимость составления сводок по исполнительской

дисциплине по различным исполнителям и подразделениям в рамках организации

4. Необходимость оперативного предоставления или ограничения доступа к информации для

различных сотрудников организации

5. Высокая вероятность структурных изменений и перемещений по оргструктуре, после

которых необходимо сохранять доступ к информации (переходы с сохранением функций)

СОО – цели, задачи, принципы функционирования


23

Количество услуг, оказываемых на базе Службы «одного окна»

2

49

Общее количество услуг — 72

23

Организовано

межведомственное

взаимодействие

Услуги федеральных

органов исполнительной

власти, органов


субъектов федерации

Услуги Администрации

города Омска

23


Стадии рассмотрения заявления в СОО

1. Прием заявления (Служба «одного окна», официальный сайт Администрации

города Омска, структурные подразделения АГ)

2. Регистрация заявления (Служба «одного окна», структурные подразделения АГ)

3. Формирование внутриведомственных, межведомственных запросов. Контроль

исполнения запросов. (Служба «одного окна»)

4. Направление заявления с пакетом документов в структурное подразделение -

исполнитель. Контроль сроков рассмотрения заявления

5. Информирование о статусе рассмотрения заявления (телефон, официальный сайт

Администрации города Омска)

6. Выдача результатов


25

Новации в СЭДД, разработанные для СОО

1. Классификатор услуг: описание услуги содержит – документы,

необходимые для предоставления услуги; сроки предоставления услуги,

запросы необходимые для предоставления услуги

2. Процедура формирования внутриведомственных запросов через инструмент

резолюций. Запрос, как правило, направляется непосредственному

исполнителю – тем самым сокращается маршрут доставки документа.

Формирование гиперссылок на связанные документы ответы.

3. Учет межведомственных запросов

4. Инструменты контроля исполнения запросов

5. Сервис информирования заявителя о статусе рассмотрения заявления

через официальный портал Администрации города Омска


Business

Сухинина О.Л. Опыт внедрения СЭДД в Администрацию г.Омск