Подводные камни при внедрении электронного

архиваи оцифровке документов

ВЕБИНАР ОЛЕГА ИВАНОВАOivanov@lanit.ru +7 (495)967-6650 http://landocs.ru/

Электронный архив: два процесса, множество задач

• Сканирование и индексирование (оцифровка)

• Разработка и внедрение информационной системы (Электронный архив) и наполнение ее электронными документами

Оцифровка: варианты реализации

Самостоятельная оцифровка:• Закупка оборудования• Закупка ПО• Выделение ресурсов

Оцифровка силами внешнего исполнителя:• Выделение бюджета• Контроль выполнения работ

Оцифровка силами внешнего исполнителя

• Экспертиза• Разработка ТЗ и согласование его с

заказчиком• Выбор технологии, разработка

технологической документации• Подготовка бумажных документов• Сканирование

• Проверка результатов, дополнительная обработка образов• Обратная комплектация и возврат

документов в хранилище• Индексирование• Загрузка данных в систему

электронного архива

Экспертиза: основополагающий этап успешного проекта

Разработка технического задания

Выбор технологии. РегламентыВ пакет документации обычно входит:• Организационная схема выполнения работ• Общая технологическая схема процесса• Маршрутная схема перемещения документов (дел)• Маршрутная схема перемещения электронных файлов• Графики выполнения работ• Технологическое задание по процессу• Технологические инструкции по операциям (прием-передача массива

документов, транспортировка массива, подготовка массива к сканированию, сканирование, обработка электронных образов, проверка выполнения требований ТЗ, контроль качества, передача-прием массива документов)• Нормы производительности по каждой операции

Подготовка документов

• Доставка документов к месту обработки

• Книги: расшивка, сшивка• Архивные дела, папки: изъятие из

папок, расшивка, разделение на документы по описи

• Сборка документов в лотки (конверты- для ветхих крупноформатных), в соответствии с порядком сканирования

Сканирование: промышленный процесс

Сканирование: нарушение промышленного процесса

Индексирование: волшебство превращения информации из образа в запись БД

• Сепарация массива (какая именно информация требует индексации, а какая нет- к примеру, исключаются листы-разделители)• Работа с образом, ввод информации

(загрузка образа, логическое определение подлежащей индексированию информации)• Выгрузка результата в формирующуюся БД

Индексирование: методы

• Автоматическое распознавание (формализованные документы «машинописного» происхождения)• Наполнение БД в ручном режиме (рукописные, плохо читаемые

оригиналы)• Комбинированное (распознавание машинным способом, дополнение

полей и проверка- в ручном режиме. Наиболее часто встречающиеся- картотеки, входящая-исходящая корреспонденция)• Обеспечение приемлемого уровня качества массива (как правило, 99,8%)

Загрузка документов в электронный архив• Оцифровка документов или получение их электронных образов из

внешней организации (гибкий диск, жёсткий диск, флешка, интернет)• Составление или получение реестра файлов документов• Автоматическое сопоставление файлов с реквизитами документов на

основе реестра• Автоматическая процедура регистрации документов в электронном

архиве и загрузки файлов в них• Автоматическая регистрация в электронном архиве реестра файлов и

создание связок между реестром и новыми документами• Протоколирование работы с электронной версией реестра и процесса

загрузки

Загрузка документов в электронный архив: что будет, если это делать непрофессионально?• Потеря данных при загрузке (ошибки идентификации уже

зарегистрированных документов, новых версий файлов и т.д.)• Неоптимальная структура хранения документов

(структурирование, реквизитный состав, взаимосвязи документов, соотношение документ-файлы и т.д.)• Как результат первых пунктов – затруднённый поиск документов

в системе• Как общий результат – затягивание сроков обработки

документов в системе, репутационные и финансовые риски

Почему невозможно переоценить значимость проекта, или как можно потерять документы

Самостоятельная оцифровка• Оценка объема работ• Выбор поставщика оборудования и его закупка• Написание инструкций к работе с оборудованием• Выбор среды хранения и обработки документов• Написание инструкций по работе с системой• Самостоятельное обучение операторов и оплата их труда• Самостоятельный контроль работы операторов• Самостоятельное обслуживание оборудования и информационной

системы

Все риски ложатся на заказчика

Преимущества работы с внешним исполнителем• Отпадает необходимость закупки промышленного оборудования и

его обслуживания• Не нужно переучивать и нанимать дополнительный персонал• Не нужно покупать или разрабатывать собственную технологию,

новые регламенты, ОШС и тарифные сетки• Быстрые сроки реализации проекта, которые прописываются в

договоре• Контроль выполнения работ в режиме постоянного взаимодействия с

исполнителем (работа на территории заказчика)

• Гарантия качества работ

Дополнительные преимущества решения ЛАНИТ• Готовая среда хранения и поиска документов, которая может

быть доработана под требования заказчика на основании ТЗ• Экспертиза и подготовка документов к оцифровке, на основе

многолетнего опыта.• Сканирование документов и загрузка данных в электронный

архив по отработанной технологии

Мы предлагаем готовое решение, которое позволит уже через месяц работать с 5000 оцифрованных документов в электронном виде

Готовое решение «Электронный архив»

Состав решения• Сервер документов, сервер приложений, Web-сервисы LanDocs• Клиентские места в LanDocs, содержащие:

• настроенные регистрационно-контрольные карточки для документов и реестров,• настроенные журналы регистрации,• настроенный поиск по документам;

• Модуль загрузки, включающий:• возможность разметки файлов (сопоставления реквизитам документов) на основе

подготовленного реестра• возможность редактирования электронной версии реестра средствами модуля, а

также при взаимосвязи со справочниками LanDocs в режиме online• возможность сохранения промежуточных результатов работы с электронной версией

разметки файлов• формирование плана загрузки в режиме online (новый, документ, загрузка в

существующий документ, обновление версии файла или файлов)• подробное протоколирование процессов разметки и загрузки• индикация ошибок разметки

Готовый электронный архивАрхив загруженных документов – общий вид

Готовый электронный архивЭлектронные образы, объединённые общими реквизитами

Готовый электронный архивПеречень связок с ПСД в едином документе загрузке - реестре

Готовое решение «Электронный архив» на базе LanDocs, обеспечит надежную среду хранения и удобную среду обработки документов для 10 пользователей всего за 400 000 рублей. При этом вы получаете:• Надежную, масштабируемую и современную систему обработки документов отечественной

разработки

• Готовое решение для удобного хранения реквизитов и сканобразов документов

• Быстрый поиск, включая полнотекстовый поиск по содержимому документов

Оцифровка и загрузка 5000 документов или 50 000 листов, обеспечит перевод в электронный вид приоритетных документов компании за 150 000 рублей.

ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА И ОЦИФРОВКИ ДОКУМЕНТОВ ЗА 550 000 РУБЛЕЙ!

ДАННОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО ПРИ ПОДПИСАНИИ ДОГОВОРА ДО 31.03.2016Напишите в чате «!», чтобы получить КП уже затра.

Готовый электронный архив

При расчете стоимости оцифровки 5000 документов или 50 000 листов мы ориентируемся на расшитые документы с простым текстом на белой бумаге формата А4.

Если вам требуется оцифровка документов другого формата, мы готовы реализовать такой проект с учетом скидки 10% от прайсовой стоимости!

Скидка действительна для первых 10 зарегистрировавшихся на вебинар, оставивших заявку на расчет по ссылке

landocs.ru/ea

Ограничения