การวางแผนกำลังคน Manpower planning

การวางแผนอัตรากาํลัง

(Manpower Planning)

THE

B (Manpower Planning)BEST

KNOWLEDGE

Present By : [email protected]

1. เพื�อการคาดคะเน กําลงัแรงงานให้เหมาะสมกบังานและระยะเวลา โดยคํานงึถงึ ความรู้ ทกัษะ และความสามารถตามตําแหน่งงานนั %นๆ

2. เพื�อเป็นแนวทางในการกําหนดแผนกลยทุธ์ ในแตล่ะด้านขององค์กร เช่น ด้านการตลาด ด้านการบริการ และด้านอื�นๆ

วัตถุประสงค์ของการวางแผนอัตรากาํลังคน (Manpower Planning)

THE

B เช่น ด้านการตลาด ด้านการบริการ และด้านอื�นๆ3. เพื�อให้ผู้ ที�เกี�ยวข้องในองค์กรมีความเข้าใจในกรอบและแผนอตัรา

กําลงัคน สําหรับเตรียมหามาตรการรองรับ และแก้ไขปัญหาเกี�ยวกบัแรงงาน ในอนาคต

4. เพื�อสร้างความเข้าใจร่วมกนัเกี�ยวกบัสภาพของทรัพยากรบคุคลในหน่วยงานตา่งๆ ภายในองค์การ ซึ�งจะเชื�อมโยง ไปถงึการไกลเ่กลี�ยกําลงัคนระหวา่งหน่วยงานในอนาคต

BEST

KNOWLEDGE Present By : Jktom

[email protected]

ความหมาย การวางแผนอัตรากาํลังคน (Manpower Planning)

เป็นการคาดคะเนจาํนวน ประเภทพนักงานที"มีความสามารถเหมาะสมที"จะมาปฏิบัตงิานให้พอเพียงกับการขยายตวั หรือลดขนาดขององค์กร เพื"อความเหมาะสมของขนาดองค์กร

THE

B ลดขนาดขององค์กร เพื"อความเหมาะสมของขนาดองค์กร ในอนาคต การวางแผนอัตรากาํลังคนนี )จัดเป็นการวางแผนประเภทหนึ"ง เช่นเดยีวกับการวางแผนการผลิต หรือการตลาด

BEST


[email protected]

ความสาํคัญของการวางแผนอัตรากาํลังคนความสาํคัญของการวางแผนอัตรากาํลังคน

ความสําคญัของการวางแผนกําลงัคน ทําให้ทราบวา่- จะต้องเตรียมเพิ�มหรือลดคนประเภทใด จํานวนเทา่ใด เมื�อใด- กรณีที�ต้องเพิ�มคน จะสรรหาคนได้จากที�ไหน

THE

B - กรณีที�ต้องเพิ�มคน จะสรรหาคนได้จากที�ไหน- จะฝึกอบรมพฒันาพนกังานอยา่งไร จงึจะมีคณุภาพตามที�ต้องการ- ควรพฒันาพนกังานขึ %นไปในระดบัสงูกวา่ปัจจบุนัอยา่งไร- คา่ใช้จ่ายด้านคา่จ้างแรงงานจะเป็นเทา่ใด- ต้องเตรียมเรื�องอื�นๆอยา่งไร เช่นสถานที�ทํางาน อปุกรณ์เครื�องใช้ ฯลฯ

BEST


[email protected]

การวางแผนทรัพยากรมนษุย์เชิงกลยทุธ์

การคาดการกําลงัคน ในช่วงเวลาที�ธุรกิจมีความต้องการ โดยทําการกําหนดกลยทุธ์การวางแผนกําลงัคนด้วยการประเมินสภาพแวดล้อมในการดําเนินธุรกิจ และกลยทุธ์ระดบับริษัทที�

THE

Bสภาพแวดล้อมในการดําเนินธุรกิจ และกลยทุธ์ระดบับริษัทที�เกี�ยวข้อง

BEST


[email protected]

กระบวนการหรือขั %นตอนของการวางแผนกําลงัคน

1. ด้านบคุคลที�มีอยู่ในปัจจบุนั (Manpower inventory) จะต้องมีพร้อมทั %งในแงข่องข้อมลูและ รายละเอียดวา่ กําลงัคนในปัจจบุนัที�มีอยู่นั %นในเชิงปริมาณและคณุภาพเป็นอย่างไรบ้าง2. การคาดการณ์กําลงับคุคลในอนาคต (Manpower forecast) ต้องมีการคาดการณ์และระบไุว้พร้อมวา่ ในระยะเวลาข้างหน้าในอนาคตที�กําหนดไว้นั %นกําลงับคุคลที�

THE

B และระบไุว้พร้อมวา่ ในระยะเวลาข้างหน้าในอนาคตที�กําหนดไว้นั %นกําลงับคุคลที�ต้องการมีอะไรเทา่ไหร่ อย่างไรบ้าง ทั %งในแงข่องจํานวนรวมและแยกประเภท ตลอดจนเป็นการระบเุป็นรายละเอียดลงไปถึงคณุสมบตัิตา่งๆ เชน่ ความชํานาญงาน พื %นฐานการศกึษา และประสบการณ์3. แผนกําลงัคน (Manpower plans) หรือแผนเฉพาะที�แน่นอนสําหรับที�จะนํามาใช้ปฏิบตัิเพื�อเสริมสว่นที�ขาดระหวา่งข้อแตกตา่งที�เกิดขึ %นจากกําลงัคน ที�คาดการณ์และกําลงัคนที�มีอยู่

BEST


[email protected]

ปัจจยัที�ควรพิจารณาในการวางแผนอตัรากําลงัคนปัจจยัที�ควรพิจารณาในการวางแผนอตัรากําลงัคน

1. เป้าหมายของธุรกจิ การผลิต การขาย และการบริการ - ในช่วงที�จะวางแผนปีต่อปี หรือในอนาคตอีก 5 ปีข้างหน้า2. กาํลังคนปัจจบุันมีอย่างไร มีข้อที"ควรพจิารณา 2 ประเดน็ ได้แก่

2.1 กรณีที"มีคนเกิน ให้คาํนึงถงึระยะยาวเป็นหลัก คือ- จะสามารถโอนย้าย สบัเปลี�ยนไปยงัหน่วยงานใดที�ขาดคนได้หรือไม่- ถ้าไม่มีทางเลือก อาจจะต้องเตรียมปลดออกเพราะล้นงาน

2.2 กรณีที"มีคนขาด อาจจะต้องพจิารณาสรรหาจากคนภายในก่อน ซึ"งจะเกดิผลด ีคือ

THE

B 2.2 กรณีที"มีคนขาด อาจจะต้องพจิารณาสรรหาจากคนภายในก่อน ซึ"งจะเกดิผลด ีคือ - หากเป็นตําแหน่งงานในระดบัสงู จะเป็นการเปิดโอกาสให้พนกังานที�มีอยู่เดิมมีทางได้ก้าวหน้าในอาชีพการงาน ซึ�ง

จะเป็นการสร้างขวญักําลงัใจแก่พนกังาน- การสรรหา/คดัเลือกจากภายในก่อน ยงัจะทุ่นเวลาและค่าใช้จ่ายในการคดัเลือก และฝึกคนใหม่ได้มากกว่า

3. สิ"งแวดล้อมภายนอก- ได้แก่ การเปลี�ยนแปลงด้านวิทยาการ เทคโนโลยีต่างๆ และการนําอปุกรณ์เครื�องจกัรเข้ามาใช้ทดแทนคน

4. อื"นๆได้แก่ 4.1 การเปลี�ยนแปลงด้านนโยบายบคุคล เช่น การลด/ขยายเวลาเกษียณอายงุาน

4.2 การเลื�อน ลด ปลด ย้าย พนกังานด้วยเหตผุลตา่งๆที�อาจเกิดขึ %น 4.3 ทศันคติเกี�ยวกบัการกําหนดอตัรากําลงัคน (กําลงัคนมากไม่ได้แสดงถึงความสําคญัของ สายงานหรือผู้บงัคบับญัชาเสมอไป)

BEST


[email protected]

การวิเคราะห์อตัรากําลงัการวิเคราะห์อตัรากําลงั(Workforce Analysis)(Workforce Analysis)

การวิเคราะห์อตัรากําลงั เป็นกิจกรรมหนึ�งในกระบวนการวางแผนกําลงัคน เพื�อคํานวณกําลงัคนที�เหมาะสมที�จะใช้งานตามแผนงานของ

THE

B

องค์การ และเป็นเครื�องมืออยา่งหนึ�งในการทบทวนตรวจสอบกําลงัคนที�องค์การที�มีในปัจจบุนัวา่มีความเหมาะสมหรือไม่

BEST


[email protected]

เมื�อไรที�ตอ้งทาํการวิเคราะห์อตัรากาํลงั ???การวิเคราะห์อตัรากาํลงั อาจจะจดัขึ.น ในกรณีใดกรณีหนึ�ง ดงัต่อไปนี.

1. เมื�อมีการทาํแผนกาํลงัคน2. เมื�อตอ้งการสร้างเกณฑม์าตรฐานในการวเิคราะห์กาํลงัคนในองคก์าร

THE

B 2. เมื�อตอ้งการสร้างเกณฑม์าตรฐานในการวเิคราะห์กาํลงัคนในองคก์าร3. เมื�อมีการจดัตั.งหน่วยงานใหม่4. เมื�อมีการขยายงานหรือลดงานในหน่วยงานเดิม5. เมื�อมีการเปลี�ยนแปลงวธิีการทาํงานหรือนาํเทคโนโลยใีหม่มาใช้6. เมื�อตอ้งการตรวจหรือทบทวนการใชก้าํลงัคนที�มีอยู่

BEST


[email protected]

ขั %นตอนการวิเคราะห์อตัรากําลงัขั %นตอนการวิเคราะห์อตัรากําลงั

1. ศกึษาขอบเขตภาระหน้าที�ของหน่วยงานที�จะทําการวิเคราะห์อตัรากําลงั2. หาปัจจยัวดังาน (Task) และหน่วยนบั3. หาปริมาณงานแตล่ะ Task ที�ต้องทํา

THE

B 3. หาปริมาณงานแตล่ะ Task ที�ต้องทํา4. คํานวณอตัรากําลงัที�ต้องใช้ในแตล่ะงาน (Task)

5. สรุปอตัรากําลงัรวมของแตล่ะหน่วยงาน

BEST


[email protected]

- ปัจจยัวดังาน หมายถงึ ผลขั %นสดุท้าย (OUTPUT) อนัเกิดจากการปฏิบตังิานของพนกังาน ซึ�งก่อให้เกิดการเพิ�มผลผลติ (PRODUCTIVITY) ขององค์การ ซึ�งอาจออกมาในรูปของผลผลติ (PRODUCTS) หรือบริการ (SERVICES)

THE

B( หรือบริการ- หน่วยนบั หมายถงึ หน่วยนบัของผลงาน ซึ�งอาจมีหนว่ยเป็นชิ %นงาน โครงการ หรือ เป็นหนว่ยนบัของเวลา เช่น นาที ชั�วโมง หรือวนั เป็นต้น

BEST


[email protected]

เทคนิคการวิเคราะห์อตัรากําลงัเทคนิคการวิเคราะห์อตัรากําลงัโดยสว่นใหญ่หลายๆองค์กรจะใช้วิธีการและเทคนิควิเคราะห์อตัรากําลงั ดงันี %

- เทคนิคในการวิเคราะห์อตัรากําลงัคนโดยการวิเคราะห์อตัราสว่น

- คํานวณจากหน้าที�รับผิดชอบ(Function)

THE

B- คํานวณจากหน้าที�รับผิดชอบ(Function)

- คํานวณโดยถือกระบวนการของงาน (Work Flow)

- คํานวณโดยการผลดัเปลี�ยนเวรเป็นหลกั- การวิเคราะห์โดยใช้ Job Description

BEST


[email protected]

เทคนิคในการวิเคราะห์อตัรากําลงัคนโดยการวิเคราะห์อตัราสว่นเทคนิคในการวิเคราะห์อตัรากําลงัคนโดยการวิเคราะห์อตัราสว่น

• จํานวนผลงานที�จะได้รับจากผู้ปฏิบตัิงาน 1 คน โดยเฉลี�ย อาจคดิจากจํานวนชิ 1นงานหรือลกูค้าที�มาติดต่อ หรือพื 1นที�ในการปฏิบตัิงาน

อตัราสว่นประสิทธิภาพ

อตัราสว่นผู้ใต้บงัคบับญัชากบัผู้บงัคบับญัชา

THE

B

• ใช้คํานวณหาอตัรากําลงัตําแหน่งผู้บงัคบับญัชา ในกรณีที�สามารถคํานวณอตัรากําลงัพนกังานในระดบัปฏิบตัิการได้จํานวนหนึ�ง

อตัราสว่นผู้ใต้บงัคบับญัชากบัผู้บงัคบับญัชา

• ใช้คํานวณกําลงัของตําแหน่งงานที�มีลกัษณะให้บริการแก่หน่วยงานอื�น

อตัราสว่นระหวา่งกําลงัคนในงานที�เกี�ยวข้องกนั

BEST


[email protected]


กําลงัคนที�ต้องการ = ปริมาณงานที�ต้องทําตามแผนอตัราสว่นประสิทธิภาพ

� อตัราส่วนประสิทธิภาพ

THE

B

ตวัอยา่งที� 1 คํานวณจากชิ 1นงาน� แผนกตดัเย็บเสื 1อผ้าสําเร็จรูป กําหนดเกณฑ์มาตรฐานในการเย็บเสื 1อสําเร็จรูป

สําหรับพนกังาน 1 คน จะต้องสามารถตดัเย็บเสื 1อสําเร็จรูปได้เดือนละ 20 ตวั ในปี2552 แผนกดงักลา่วมีแผนงานที�จะต้องผลติเสื 1อผ้าสําเร็จรูปให้ได้ 6,000 ตวั ดงันั 1น

กําลงัคนที�ต้องจดัเตรียม = 6,000 = 25 คน20 x 12

BEST


[email protected]


ตวัอยา่งที� 2 คํานวณจากพื 1นที�� บริษัท ก. ไก่ กําหนดเกณฑ์มาตรฐานในการให้บริการของแผนกรักษาความ

ปลอดภยัของพนกังานรักษาความปลอดภยั 1 คน จะต้องรับผิดชอบดแูลรถลกูค้าในพื 1นที� ที�ต้องรับผิดชอบคนละ 1,500 ตารางเมตร โดยพื 1นที�ที�แผนกรักษาความ

� อตัราส่วนประสิทธิภาพ (ต่อ)

THE

B ในพื 1นที� ที�ต้องรับผิดชอบคนละ 1,500 ตารางเมตร โดยพื 1นที�ที�แผนกรักษาความปลอดภยัจะต้องรับผิดชอบในการดแูลรถและบริการที�จอดรถมีทั 1งหมด 6,000 ตารางเมตร ดงันั 1น

กําลงัคนที�ต้องจดัเตรียม = 6,000 = 4 คน ตอ่ 1 กะ1,500

BEST


[email protected]


ตวัอยา่งที� 3 คํานวณจากจํานวนลกูค้าที�มาตดิตอ่ � ร้านอาหารแหง่หนึ�งกําหนดเกณฑ์มาตรฐานในการให้บริการลกูค้าของพนกังาน

เสริฟ์อาหาร จะต้องสามารถบริการลกูค้าได้คนละ 50 รายตอ่วนั จากการพยากรณ์ปริมาณลกูค้าที�มาใช้บริการ มีลกูค้าเฉลี�ยประมาณวนัละ 400 ราย ดงันั 1น

� อตัราส่วนประสิทธิภาพ (ต่อ)

THE

B ปริมาณลกูค้าที�มาใช้บริการ มีลกูค้าเฉลี�ยประมาณวนัละ 400 ราย ดงันั 1น

จํานวนพนกังานเสริฟ์ = 400 = 8 คน50

BEST


[email protected]


อตัรากําลงัผู้บงัคบับญัชา = จํานวนผู้ใต้บงัคบับญัชาทั %งหมดอตัราส่วนผู้ใต้บงัคบับญัชากบัผู้บงัคบับญัชา

� อตัราส่วนผูใ้ตบ้งัคบับญัชากบัผูบ้งัคบับญัชา

THE

B

ตวัอยา่ง� ห้างสรรพสนิค้าแหง่หนึ�ง คํานวณอตัรากําลงัพนกังานเก็บเงินในพื 1นที�ขายได้ทั 1งหมด

จํานวน 150 คน ต้องการที�จะกําหนดจํานวนตําแหน่งหวัหน้าพนกังานเก็บเงิน โดยได้กําหนดอตัราสว่นของผู้ใต้บงัคบับญัชา ตอ่ผู้บงัคบับญัชา เทา่กบั 10:1 ดงันั 1น

จํานวนหวัหน้าพนกังานเก็บเงิน = 150 = 15 คน10/1

BEST


[email protected]


จํานวนพนกังานผู้ให้บริการ = จํานวนผู้ใช้บริการอตัราส่วนของผู้ใช้บริการ ตอ่ ผู้ ให้บริการ

� อตัราส่วนระหวา่งกาํลงัคนในงานที�เกี�ยวขอ้งกนั

THE

Bตวัอยา่ง� โรงพยาบาล ก.ไก่มีพนกังานทั 1งสิ 1น 250 คน ได้เริ�มจดัตั 1งแผนกบคุคลขึ 1นใหมต่้องการ

กําหนดอตัรากําลงัของบคุลากรในแผนกบคุคล โดยกําหนดอตัราสว่นกําลงัคนที�เกี�ยวข้องไว้วา่เจ้าหน้าที�บคุคล 1 คน จะดแูลพนกังาน 50 คน ดงันั 1น

จํานวนเจ้าหน้าที�บคุคล = 250 = 5 คน50/1

BEST


[email protected]

- คาํนวณจากหนา้ที�รับผดิชอบ(Function)

วิธีนี %ไม่สู้จะดีนกั จะใช้กบัหน่วยงานใหมห่รือหน่วยงานเก่าที�ไม่ได้เก็บสถิติปริมาณงานไว้ แต่บางครั %งอาจต้องใช้วิธีนี %เพราะไม่อาจหาสถิติเชิงปริมาณงานได้ หรือเป็นงานที�มีความยากง่ายต่างกนัในเรื�องเดียวกนั หรืออาจเป็นงานใหมท่ี�ยงัไมไ่ด้มีการปฏิบตัิงาน หรือเป็นงานเดิมแตม่ิได้เก็บสถิติตวัเลขเป็นปริมาณงานเอาไว้ หรือเป็นงานที�ไม่สามารถเก็บสถิติเป็นตวัเลข

THE

B สามารถเก็บสถิติเป็นตวัเลข วิธีการคํานวณจากหน้าที�รับผิดชอบ(Function)นี % คํานวณจากการแบง่หน้าที�

รับผิดชอบออกเป็นกลุม่ๆ เช่น แผนกบญัชี การเงิน จดัซื %อ และหลายๆแผนก ซึ�งแตล่ะงาน จะมีความยากง่ายของเนื %องาน และเวลาที�ใช้ในการปฏิบตัิงานไม่เท่ากนั จากนั %นพิจารณา ว่าแตล่ะงานควรใช้เจ้าหน้าที�ในการปฏิบตัิงาน 1 หรือ 2 คน หรือมากกวา่นั %น และควรใช้อตัรากําลงัเริ�มต้นที�น้อยที�สดุไว้ก่อนเพื�อทดลองปฏิบตัิงาน แล้วให้เพิ�มขึ %นในภายหลงัเมื�อพบว่าภาระงานมากเกินไปที�จะรับผิดชอบได้ ซึ�งจะดีกว่าการที�ให้มีจํานวนเจ้าหน้าที�มากเกินความจําเป็นในครั %งแรก แล้วต้องมาลดลงในภายหลงั ซึ�งอาจจะก่อให้เกิดปัญหาตามมามากมายในองค์กร

BEST


[email protected]

คาํนวณโดยถือกระบวนการของงาน

วธิีนี. พิจารณาจาก งานชิ.นหนึ�งๆมีขั.นตอนการทาํงานอยา่งไร(Work Flow) กี�ขั.นตอน และในแต่ละขั.นตอนนั.นทาํอะไรบา้ง โดยพิจารณาจากสถิติและปริมาณงาน บางครั. งอาจตอ้งใชว้ธิีการคาํนวณแบบอื�นๆ มาประกอบดว้ย เพื�อคาํนวณวา่ในแต่ละ

THE

Bบางครั. งอาจตอ้งใชว้ธิีการคาํนวณแบบอื�นๆ มาประกอบดว้ย เพื�อคาํนวณวา่ในแต่ละขั.นตอนของงานควรมีเจา้หนา้ที�กี�คน

BEST


[email protected]

คํานวณโดยการผลดัเปลี�ยนเวรเป็นหลกัคํานวณโดยการผลดัเปลี�ยนเวรเป็นหลกั

วิธีนี %เหมาะสําหรับงานบางลกัษณะที�ต้องปฏิบตังิานตลอด24 ชั�วโมง เช่น การรักษาความปลอดภยั , การรักษาพยาบาล , งานไฟฟ้า-ประปา-โทรศพัท์ เป็นต้น ซึ�งจําเป็นต้องมีการผลดัเปลี�ยนเวรกนัใน 24 ชั�วโมง อาจเป็นผลดัๆ วนัละ 2-4 ผลดั

THE

Bผลดัเปลี�ยนเวรกนัใน 24 ชั�วโมง อาจเป็นผลดัๆ วนัละ 2-4 ผลดั

BEST


[email protected]

การวิเคราะห์โดยใช้ การวิเคราะห์โดยใช้ Job DescriptionJob Description

วิธีนี %เป็นการวิเคราะห์โดยการแบง่หน้าที�ที�ต้องรับผิดชอบของเจ้าหน้าที�ในแผนกนั %นๆ และจดัสรรความรับผิดชอบในงานที�ทําของแตล่ะสว่นงาน วิธีนี %เป็นวิธีที�ผู้บริหารหรือผู้พิจารณาในการอนมุตัอิตัรากําลงั จะสามารถพิจารณาในการอนมุตัหิรือไม่อนมุตัไิด้ดีที�สดุ ซึ�งจะทําให้รู้วา่เจ้าหน้าที�ของแผนกนั %นมีหน้าที�ๆ

THE

Bการอนมุตัอิตัรากําลงั จะสามารถพิจารณาในการอนมุตัหิรือไม่อนมุตัไิด้ดีที�สดุ ซึ�งจะทําให้รู้วา่เจ้าหน้าที�ของแผนกนั %นมีหน้าที�ๆรับผิดชอบอะไรบ้าง

BEST


[email protected]

Business

การวางแผนกำลังคน Manpower planning