CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

MATERIAL DE APOYO

ELABORADO POR: ING. HAROLD RODRIGUEZ

JULIO 2013

Objetivo General:

Formar y entrenar al personal encargado de llevar archivos secretariales, departamentales y sectoriales; con la finalidad de tecnificar los archivos de la institución mediante la correcta administración de documentos.

Objetivos Específicos: Administrar eficientemente el proceso de la

correspondencia en todas sus fases, previo el proceso técnico-archivístico de selección, evaluación y descarte de documentos.

Promover y aplicar modernas técnicas de archivo mediante la utilización de un sistema unificado y óptimo, de acuerdo a una situación específica de trabajo.

Identificar y utilizar los conceptos técnicos archivísticos.

Inducir a los participantes en el campo de la archivología.

Temario: 1. Administración de correspondencia 2. Reglas de clasificación para el archivo 3. Posiciones básicas para un sistema de

archivo 4. Clasificación de los archivos 5. Principios básicos de la archivología 6. Conceptos técnicos archivísticos

Temario:

7. Proceso técnico archivístico de selección, evaluación y descarte de documentos.

8. Sistemas de archivo

INTRODUCCIÓN

Empresa como una Organización:

La empresa es una actividad en la cual varias

personas cambian algo de valor, bien sean

mercancías o servicios, para obtener una

ganancia o utilidad recíproca.

El Archivo como un Proceso:

PRODUCTOS INSUMOS

• Materiales

• Información

• Energía

• Capital

• Equipos

• Especificaciones

• Procedimientos

• Personal

• Controles

• Bienes

• Servicios

P R O V E E D O R

C L I E N T E

PROCESO

ENTRADAS SALIDAS PROCESO

El Triángulo de Servicio:

Estrategia de

Servicio

Cliente

Sistema Gente

TEMA No. 1

Administración de correspondencia

Concepto.-

Acción y efecto de corresponder (CO + Responder).

La correspondencia es el trato recíproco entre

dos (2) personas mediante el intercambio de

Cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos,

folletos, etc.

Clasificación.-

La correspondencia tiene muy variadas formas,

con características especiales que las distinguen

según la fuente de emisión, la intención de sus

contenidos, estilos de mecanografiados y

tramitación de su envío o despacho; de acuerdo

a su clasificación se mencionan las siguientes:

1. Por su destino

2. Por su contenido

3. Por su tramitación

4. Por su puntuación

5. Por su extensión

6. Por su forma

Beneficios de la organización de documentos

en archivos.-

1. Proporcionar una memoria corporativa

2. Formular políticas

3. Tomar decisiones apropiadas

4. Alcanzar más eficiencia, productividad y coherencia

5. Cumplir con los requisitos legales y las regulaciones vigentes.

6. Proteger los intereses de la organización y

aquellos de su personal y clientes.

7. Reducir los riesgos relacionados con la falta

de pruebas de decisiones y acciones.

8. Documentar acciones y logros.

El criterio de oportunidad.- La administración de correspondencia ha de lograr sus objetivos cuando aplique lo que se conoce como Gestión de documentos, que es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contiene esté disponible para la organización y el exterior.

Características esenciales de los documentos.- Son estáticos en su forma Tienen autoridad Son singulares en su contexto Son auténticos De ello se desprende que los documentos deben ser administrados con sistemas de gestión que Los controlan durante su ciclo de vida.

Ciclo de vida de un documento.-

1. Creación o recibo

2. Archivo y protección

3. Utilización

4. Transferencia

5. Eliminación

1. Creación o recibo: La mayor parte de estos documentos se conservan con base en sistemas de archivo, de tal manera que puedan ser consultadas en el momento que se necesite. 2. Archivo y protección: Escoger bien el sistema que se va a usar Usar sistemas cruzados

Utilizar colores como ayuda visual a la clasificación.

3. Utilización:

Los documentos se guardan por un motivo principal: para su consulta.

Se necesita conocer el giro de la empresa, las leyes sobre su conservación y poseer un buen sentido común.

4. Transferencia: Los documentos de poco empleo se extraen periódicamente y se colocan en gavetas para documentos inactivos o se transfieren al archivo muerto. 5. Eliminación: Todos los documentos que dejan de ser útiles se deben destruirse, de acuerdo con la administración de cada empresa y regidos por la ley.

Importancia del proceso de archivar.-

Guardar documentos para evitar que se pierdan es una parte vital del procedimiento de archivar.

Los documentos conservados deben ser protegidos contra riesgos de extravío, para evitar pérdidas y económicas a la empresa.

TEMA No. 2 Reglas de clasificación para el archivo

Manejo de la documentación y conformación

de expedientes.- La documentación y/o correspondencia, de acuerdo

con su fuente existen diferentes clasificaciones; por esto, la clasificación de la correspondencia depende de la recepción, registro, jerarquización y seguimiento que

se le da, con base en el procedimiento de archivo (inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y archivar) de todos los documentos que se reciben o generan en una oficina.

Tipología de documentación-correspondencia.-

Correspondencia recibida es la que llega de empresas externas.

Correspondencia enviada es aquella que se remite a individuos o compañías externas.

Correspondencia interna es la que se incluye entre departamentos de la misma empresa.

Clasificación de documentos.-

Es el proceso de asignar un documento a su lugar físico en un esquema de clasificación.

Es ordenar los objetos y documentos designando a cada uno un lugar respectivo.

Consiste en distribuir la correspondencia y la documentación de interés para la empresa, dando a cada especie distinta situación mediante la aplicación de un orden correlativo.

El proceso al archivar conlleva los siguientes pasos:

1. Clasificar.- Se trata de decidir el nombre bajo el cual se archivará un documento. Es establecer un orden riguroso atendiendo a un sistema o criterio definido.

2. Ordenar.- Separar los documentos en aquellos grupos en que la clasificación ha señalado.

3. Archivar.- Colocar los documentos en un lugar determinado.

TEMA No. 3 Posiciones básicas para un sistema de archivo

Se refiere a la ubicación, nivel o clase para la colocación de los documentos para el archivo Para el proceso de Gestión Documental se utiliza las siglas de identificación y numeración del documento. Las siglas estarán en función del orgánico funcional.

1. Sección Mayor.- Se define las instancias, dentro del orgánico funcional, en que una institución se está estructurando. En esta sección comprenderán los niveles superiores de gestión de la organización.

2. División.- Cada nivel superior a su vez se halla compuesto por dependencias.

3. Subdivisión.- La dependencia a su vez está integrada por unidades administrativas.

4. Primera Sub-división 5. Segunda Sub-división

TEMA No. 4 Clasificación de los archivos

Archivo Activo.- Comprende todos los documentos cuya frecuencia de consulta es bastante alta. Este primer sector del archivo es a nivel del puesto de trabajo, en que se conservan los documentos y las cartas que acaban de entrar a la empresa y que requieren el inicio o la continuación de acciones particulares y urgentes.

Archivo Semiactivo.- Está vinculado al nivel de las direcciones operativas y tiene todos los documentos que los archivos descargan en él, apenas han terminado todas las operaciones que éstas exigen. Por ende recoge todos los papeles que han perdido casi todo su valor operativo para pasar a tener uno puramente documental.

Archivo Inactivo o Pasivo.-

El cual se caracteriza por una frecuencia de

consulta medianamente baja. En él se conservan

todos los documentos que tienen un valor

permanentemente documental hasta que llega

el momento de proceder a su destrucción.

Transferencia y eliminación de documentos.- Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo analizan y clasifican, de acuerdo con las leyes existentes, de la siguiente manera: 1. Documentos vitales 2. Documentos importantes 3. Documentos útiles 4. Documentos no esenciales

TEMA No. 5 Principios básicos de la archivología

La archivología es la disciplina que estudia los archivos en todos sus aspectos. Por ello hemos de considerar que hay principios o sustentos en que debemos apoyar la Gestión de la Documentación, para que sus objetivos sean alcanzables.

1. Orden.- Implica la regularidad en su funcionamiento, clasificación, estructuración, sistema y disposición de los documentos que el usuario lo requiera. Se caracteriza por:

a. Organización tanto en la clasificación como en la localización.

b. Principio de orden original c. Principio de procedencia

2. Arreglo.- Expresa que los documentos, en cuanto se refiere a su acomodo se lo haga en base al sistema de administración de la documentación y que esté en relación con la estructura orgánica institucional y el sistema de posiciones del archivo.

3. Referencia.- Que los documentos sean la fuente de narración de hechos anteriores y/o de acontecimiento reciente y que éstos se constituyan a su vez en pilar o fuente de reseña, crónica, dependencia y testimonio que certifica la “memoria institucional.”

TEMA No. 6 Conceptos técnicos archivísticos

Archivo.-

Sitio donde se custodian o guardan documentos. Archivalía.-

Todo material escrito, gráfico proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades, desde el momento en que cumplió su

objetivo inmediato que originó su creación y se conserva con fines administrativos, jurídicos, científicos o culturales.

Archivología.-

Es una ciencia de carácter social que forma

parte de las Ciencias de la Documentación-

Información, que mantiene un vínculo con la

Bibliotecología y con otras disciplinas y ciencias

en las cuales se apoya.

TEMA No. 7 Proceso técnico archivístico de selección,

evaluación y descarte de documentos 1. Valores de los documentos.- Es la actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

a. Valor primario.- Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable. b. Valor secundario.- Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.

c. Valor documental.-

Período durante el cual un documento de

archivo mantiene sus valores administrativos,

legales, fiscales o contables de conformidad con

las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

2. Tablas de valoración (TPCD).- Para la elaboración de éstas tablas se observará la

parte legal, el valor que tienen los documentos administrativos, financieros, técnicos y legales; documentos históricos y demás documentos beneficiosos para futuras investigaciones.

Los plazos de conservación señalados deberán contarse a partir del último día al que corresponde el expediente. Los plazos se aplicarán siempre y cuando los documentos correspondan a trámites concluidos.

Previa a la eliminación de los documentos que han cumplido los plazos de conservación, las instituciones solicitarán la autorización al Consejo Nacional de Archivos. Los documentos que esta institución considere con valor permanente o histórico, podrán transferirse al archivo intermedio de la Administración Pública y aquellos que no sean calificados como tales se dispondrá su eliminación, previo informe escrito.

TEMA No. 8

Sistemas de archivo

1. Alfabético por asunto.-

En este sistema con frecuencia se establece la referencia cruzada porque hay correspondencia que trata dos o más asuntos en un mismo documento. Además el sistema por asunto es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas.

La ordenación puede hacerse de la siguiente manera:

- Alfabético por asuntos combinados

- Alfabético por asuntos con lineamientos

enciclopédico y de diccionario

2. Numérico por asunto.-

Tiene la ventaja del archivo numérico. La codificación es mucha más sencilla porque sólo se anota un número y no un encabezamiento largo por tema en el expediente del documento.

Son más fáciles de ampliar porque se pueden colocar nuevos temas al final de éstos, debido a que todos los temas tienen un número de código.

3. Alfanumérico por asunto.- Estos códigos colocan los documentos en su lugar

apropiado y proporcionan una serie concisa y singular; así como sus identificaciones.

Los sistemas de clasificación también pueden indicar relaciones lógicas entre series y entre documentos dentro de una serie.

La codificación se mantendrá lo más simple posible; los códigos no consistirán en más de cuatro elementos.

4. Orgánico alfabético.- Se refiere a la aplicación del organigrama a pero a partir del orden alfabético 5. Orgánico funcional.- Es una variación del anterior pero el punto de partida son las funciones del puesto (nombre del puesto)

6. Alfabético simple.- La ordenación alfabética de los documentos y

expedientes es la base del sistema alfabético, que es el más utilizado.

El uso adecuado de este sistema es fundamental para la localización rápida de los documentos.

Se basa en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados (el alfabeto).

Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones.

7. Alfabético subdividido.- Es una variante del esquema anterior 8. Cronológico simple.- En este sistema, la base de ordenación es la fecha

del documento. Se organiza con guías principales (meses) y guías

secundarias (días). Se establece un archivo principal cronológico y un

catálogo auxiliar alfabético.

9. Toponómico o Geográfico.-

La base de ordenación de este sistema es la

división geográfica (país, provincia, ciudad, localidad, barrio, sector).

Como es indirecto, requiere de un catálogo auxiliar y en casos especiales, se tendrá que manejar la referencia cruzada.

Los archivos en este sistema pueden organizarse de la siguiente manera:

- Sistema geográfico simple - Sistema geográfico alfabético Los factores que determinan la forma en que se va

a establecer el archivo son: tipo de negocio, la forma en que se van a utilizar los documentos y las áreas geográficas en las cuales tiene negocios la compañía.

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

- Un archivo principal - Un catálogo auxiliar o índice de tarjetas

El proceso de archivo en este sistema es el siguiente: - Inspección

- Clasificación

- Codificación - Distribución

- Archivo