Audit Sumber Daya Manusia

1

KOP KAPBandar Lampung, 03 Agustus 2009

No : 112/KAP.MABS/XII/2009

Lampiran : 3 eksemplar

Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth. Manajer PT Indojewel

di Bandar Lampung

Kami telah melakukan audit atas program pelatihan karyawan yang telah

dilakukan oleh PT Indojewel pada tahun 2008. Audit kami hanya mencakup di bidang

personalia untuk menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas atas kegiatan program

pelatihan karyawan terhadap proses produksi yang terdapat pada PT Indojewel. Kami

telah memberikan saran perbaikan atas kelemahan kegiatan program pelatihan

karyawan sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas

kekurangan tersebut dan perusahaan dapat melaksanakan proses produksi dengan

lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif sehingga dapat mencapai tujuan perusahaan.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

Bab I :Informasi latar belakang

Bab II :Kesimpulan Audit yang didukung dengan temuan audit

Bab III :Rekomendasi

Bab IV :Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan ,

dan kerja sama dari berbagai pihak jajaran direksi maupun staf yang berhubungan

dengan pelaksanaan audit ini.

BAB 4: Audit Sumber Daya Manusia [Date]

2

Untuk itu kami mengucapkan terimakasih atas kerjasama yang telah terjalin

dengan baik selama ini.

Kantor Akuntan Publik & Management Consultant

Rawiatmaja & Partner

Mr.Kris Palguna


3

Bab IInformasi Latar Belakang

A. Dasar Audit1. Surat Permintaan dari PT Indojewel nomor S-16/PTIJ/SDM/XX/2009 tanggal

1 Januari 2009.

2. Kontrak Audit dengan nomor kontrak K-333/AUDITSDM/PTIJ/XX/2009 tanggal

1 Maret 2009

3. Surat tugas nomor ST-052/KAP.MABS/XII/2009 tanggal 1 April 2009 tentang

Audit Sumber Daya Manusia Pada PT Indojewel Tahun berakhir 2008.

B. Tujuan AuditAdapun tujuan dilakukan Audit ini diantaranya:

1. Memberikan rekomendasi agar perusahaan dapat menurunkan tingkat

kegagalan produksi yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam

mengoperasikan mesin baru.

2. Memberikan rekomendasi agar perusahaan dapat meningkatkan keterampilan

karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program pelatihan

karyawan.

C. Data dan Informasi Auditan

PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara

dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang

terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar

dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil

pengembangan dari bagian penelitian dan pengembangan perusahaan yang dipimpin

oleh tenaga ahli di bidangnya.

Perusahaan memperkerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan

kontrak yang diperkerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara

dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan dengan penghasilan rata-rata sebesar

250% dari UMK yang diterapkan pemerintah.


4

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan

investasi sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 milyar untuk

membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh divisi

ke dalam suatu rangkaian operasi dan sistem pelaporan.

Susunan direksi :

Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno

Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi

Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana

Manajer SDM : Tn. Syam Nugroho

D. Alokasi AnggaranAnggaran untuk pelatihan pegawai PT Indojewel pada tahun 2008 adalah

sebesar Rp650,75 miliar yang didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007.

E. Hasil Pengujian dan review Sistem pengendalian manajemen a. Kemitraan antara departemen SDM dan manajemen lini dalam pengelolaan SDM

berjalan dengan baik sesuai pedoman yang berlaku

b. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang memerlukan pelatihan

c. Program pelatihann disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang

memerlukan, setelah terlebih dahulu disetujui oleh Direktur Akuntansi dan

Keuangan

d. Belum tersedia system review dan pelaporan yang didokumentasikan tentang

penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.


5

Bab IIKesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang dilakukan,

kami dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi :1. Pelatihan hanya diklakukan secara klasikal di kelas untuk memahami petunjuk

(manual mesin) tanpa melakukan kegiatan praktik di lapangan secara langsung.

2. Pelatihan hanya bersifat situasional tidak dilakukan secara priodik.

3. Biaya pelatihan sangat kecil sebesar 0.25% selama satu tahun dari laba bersih

setelah pajak tahun sebelumnya

4. Tidak adanya indikator keberhasilan pelatihan

5. Waktu pelatihan sangat singkat dan tidak cukup waktu untuk memahami materi

tersebut.

6. Kegagalan produk terbesar terjadi pada proses produksi (40%), proses pengepakan

(35%) dan proses penggudangan (25%).

7. Besarnya pengembalian produk oleh pelanggan yng terjadi selama tahun 2008

sebesar 7,5% dari total penjualan Rp7,5 triliun.

Kriteria :1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan dengan jelas dan

disosialisasikan ke seluruh manajer tim.

2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara

periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan

pelatihan sebelum program ditetapkan, meliputi:

a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga

mampu bekontribusi maksimal kepada perusahaan,

b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengindentifikasi topik pelatihan

yang tepat,


6

c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk

mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya

d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam

mengelola program pelatihan dan pengembangan.

4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai

umpan balik dalam meningkatkan kulaitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab :1. Pelatihan tidak dilakukan secara intensif hanya bersifat klasikal di kelas.

2. Waktu pelatihan sangat singkat dan peserta tidak memiliki cukup waktu untuk

memahami materi yang diberikan.

3. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program

pelatihan hanya berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam

waktu singkat tanpa melalui identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang

sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

4. Biaya pelatihan yang dianggarkan sangat kecil hanya sebesar 0,25% selama satu

tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya.

5. Tidak adanya indikator keberhasilan terhadap program pelatihan karyawan.

6. Kegagalan produksi secara terus menerus dan pemborosan pada proses produksi.

Akibat :1. Karyawan tidak terampil dalam menggunakan mesin baru.

2. Proses produksi tidak berjalan sesuai dengan standar produksi yang seharusnya,

tidak sesuai dengan prinsip efisien, efektif dan ekonomis.

3. Hasi produksi tidak sesuai dengan standa mutu yang ditetapkan oleh perusahaan

sehingga banyak pengembalian produk oleh pelanggan.

4. Hasil produksi dan penjualan menurun.

5. Pembororsan sumber daya akibat kurang terampilnya karyawan dalam

menggunakan mesin baru.


7

Pejabat yang bertanggungjawab :

Manajer SDM

Direktur Produksi

Direktur Akuntansi dan Keuangan


8

Bab IIIRekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi

perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokan

menjadi :

1. Kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas

pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan.

2. Kelemahan atas kurangnya evaluasi atas peningkatan hasil program

pelatihan karyawan guna kepentingan peningkatan kualitas produk yang dihasilkan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi

atas langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan

tersebut.

Atas Permasalah tersebut kami rekomendasikan kepada Direktur PT Indojewel untuk:

1. Menganggarkan biaya yang cukup untuk melakukan program pelatihan

karyawan secara intensif.

2. Menambah waktu pelatihan dengan menambahkan praktik pengoperasian mesin

secara langsung di lapangan.

3. Membuat waktu pelatihan secara periodik untuk mengevaluasi atau menambah

pengetahuan karyawan terhadap proses produksi yang efektif, efisien dan

ekonomis.

4. Membuat indikator keberhasilan program pelatihan yang telah dilakukan dan

melaporkannya ke pihak manajemen.

5. Melakukan evaluasi dan penataan ulang karyawan yang mampu

mengoperasikan mesin baru dan yang belum mampu mengoperasikannya.

6. Adanya pemantauan yang menyeluruh mulai dari proses produksi sampai proses

penjualan dan melaporkannya secara periodik kepada pihak manajemen.


9

Bab IVRuang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya

meliputi kegiatan program pelatihan karyawan yang telah dilakukan perusahaan tahun

2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan rencana program pelatihan

karyawan, pengendalian manajemen atas pengelolaan program pelatihan karyawan

dan evaluasi karyawan atas hasil keterampilan yang diperoleh selama pelatihan.

Referensi:

Bayangkara, IBK. 2015. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Jakarta:

Salemba Empat, hlm 59-66.


Business

Audit Sumber Daya Manusia